هفته‌ی گذشته، در حالی که قبل از رفتن به جلسه، داشتم با عجله یک کارت تبریک برای تولد دوستم می‌خریدم، کارتی توجهم را به خودش جلب کرد. روی این کارت تصویری به رنگ قهوه‌ای مایل به قرمز از اسکله‌ای قدیمی بود که به سمت دریاچه‌ای آرام کشیده شده بود. مطمئنا این اسلکه، زمانی روزهای خوبی را پشت سر گذاشته بوده اما حالا تعدادی از چوب‌های کف آن شکسته شده و بعضی از قسمت‌های حفاظ‌ش هم از بین رفته بودند. از آنجا که به نظرم زیبایی در چیزهای نامتقارن است، تصمیم گرفتم آن را بخرم.
وقتی بعد‌از‌ظهر آن روز با آرامش نشستم تا آدرس دوستم را پشت آن بنویسم، متوجه نوشته‌‌ی پشت کارت شدم: «بر رؤیاهایت تکیه کن». به نظر من در کنار هم قرار دادن اسکله‌ی قدیمی و بدون ثبات با مفهوم «تکیه کردن» تضادی خیلی جالب ایجاد می‌کرد. این پیامی ظریف از طرف آن عکاس درباره‌ی قدرت رؤیاها و الهامات ما در زمان بی‌ثباتی و تزلزل بود.
به قول جان فاینلی (John Finley)، تاریخ‌دان و ریاضی‌دان انگلیسی: «بلوغ ذهن یعنی ظرفیتِ تحملِ ناپایداری و عدم قطعیت». توانایی محکم و استوار بودن در مواقعی که تغییرات و آشفتگی در زندگی شخصی و حرفه‌ای‌مان رخ میدهند، قابلیتی فردی است که در هر کسی دیده نمی‌شود.
در مطالعه‌ای که توسط «The Centre for Creative Leadership» صورت گرفت، ناتوانی در کنترل و مدیریت تغییرات به عنوان یکی از مهم‌ترین دلایل از مسیر خارج شدنِ مدیران شمرده شده بود (عدم قابلیت انجام کار گروهی و کمبود مهارت‌های میان‌فردی در مرتبه‌ی بعدی قرار داشتند). بارها پیش آمده که رهبران شایسته و موفقی را دیده‌ام که هوش بالا و دانش فوق‌العاده‌ای در حوزه‌ی تخصص خود دارند، اما به دلیل اینکه حاضر نیستند خودشان را با تغییرات سازگار کنند و لجوجانه در مقابل آنها مقاومت می‌کنند، به مسیر اشتباه می‌افتند.
معمولا در زمان بی‌ثباتی و تغییراتِ آشفته است که شخصیت واقعی‌مان از طریق رفتار‌مان خودش را بروز می‌دهد. من به شخصه درگیر تعداد زیادی از این موقعیت‌ها بوده‌ام. در تغییرات مدیریتی، ادغام شرکت‌ها، دوران سریع رشد، تعدیل نیرو و شرایط متغیر و ناپایدار اقتصادی و تحولات از این دست، دو دسته از افراد را دیده‌ام: آنهایی که نیمه‌ی تاریک وجودشان را نشان میدهند و افرادی که به خودشان و اطرافیان‌شان کمک می‌کنند تا از این طوفان‌ها جان سالم به در ببرند. این دسته از افراد، همان‌هایی هستند که می‌درخشند و به عنوان رهبر یک سر و گردن از دیگران بالاتر می‌ایستند.
همین‌طور که همه‌ی مدیران پروژه به خوبی می‌دانند، عدم‌ثبات در سرمایه گذاری های با ریسک بالا یا اشتباهاتی که در بعضی پروژه‌ها رخ میدهند، می‌توانند عواقب وخیمی داشته باشند و حتی ممکن است بقیه‌ی سازمان را نیز با خود پایین بکشند و بر همه‌ی کارکنان شرکت از یک کارمند اداری ساده گرفته تا مدیر‌عامل تأثیر منفی بگذارند. خریدی بی‌دقت، عدم توجه به هم‌زمان شدن چند پروژه و عدم پیش‌بینی بعضی از تغییرات، بعضی از این نوع اشتباهات هستند. بنابراین مدیریت صحیحِ ناپایداری و عدم قطعیت از اهمیت بالایی برخوردار است. مقاله‌ی کوتاهی که تحت عنوان «Managing Project Uncertainty» در«MIT Sloan Management Review» به چاپ رسیده، چهار نوع اصلی از ناپایداری و عدم‌قطعیت را مشخص می‌کند:
- تخمین‌های نادرست: علی‌رغم برنامه‌های خوب و منظم برای پروژه‌ها، زمان‌بندی و بودجه‌ی آنها با هزینه و زمان واقعی برای انجام آنها مطابقت ندارد.
- عدم قطعیت‌های پیش‌بینی شده: تأثیراتی که رخ‌دادن آنها قطعی نیست اما پیش‌بینی شده و قابل شناسایی هستند.
- عدم قطعیت‌های پیش‌بینی نشده: بعضی از عوامل مهم هستند که نمی‌توان آنها را پیش‌بینی کرد.
- آشفتگی: مواقعی که ساختار اصلی پروژه بی‌ثبات است.
نویسنده‌های این مقاله اظهار می‌کنند گذراندن وقت بیشتری قبل از شروع پروژه برای ایجاد «پروفایل عدم‌قطعیت»، که مشخص می‌کند احتمال بروز کدام یک از انواع ناپایداری‌ها در پروژه بیشتر است؛ میتواند برای مقابله‌ی سریع با آن و همین‌طور انتخاب استراتژی مدیریتی مناسب بسیار مفید باشد. در این مقاله ابزارها و تکنیک‌های مختلفی برای مدیریت هر کدام از انواع ناپایداری‌ها ذکر شده است. از این تکنیک‌ها می‌توان به تکنیک‌های درخت تصمیم گیری و تقسیم کردن لیست خطرات با همه‌ی ذی‌نفعان اشاره کرد.
مقاله‌ی دیگری با نام «The Quest for Resilience» در مجله کسب‌وکار هاروارد در همین راستا نوشته شده است که در آن به این موضوع اشاره می‌شود که مهم‌ترین موردی که در مواقع آشفتگی و عدم‌ثبات باید به آن توجه کرد، این است که قبل از اینکه دیر شود مدل کسب و کار خود را بازسازی کنیم.
در میان نکات زیرکانه‌ای که در این مقاله دیده می‌شود، چیزی که توجه من را جلب کرد این بود که باید «فیلتر‌کننده‌ها را فیلتر کرد». منظور از این جمله این است که باید افرادی را در سازمان پیدا کنید که به شدت آینده‌نگر هستند و با الزامات مدل کسب‌وکار سازمان شما به خوبی آشنایی دارند. به این افراد اجازه بدهید تا نظرات خود را آزادانه بیان کنند و اجازه ندهید افرادی که وظیفه‌ی مراقبت از حفظ وضعیت کنونی را بر عهده دارند و قصدشان این است که مانع رسیدن خبرهای ناامید کننده به شما شوند، حرف‌ها و نظرات آنها را سانسور کنند. نویسنده، خیلی خوب به این نکته اشاره می‌کند: «شما باید نگران کسانی باشید که از نگه داشتن شما در جهل و بی‌خبری سود می‌برند».
عدم قطعیت سازمانی به این راحتی‌ها از بین نمی‌رود. افراد موفق در این نوع سازمان‌ها افرادی هستند که خیلی زود خود را با تغییر شرایط و موقعیت سازگار می‌کنند. تاکتیک‌هایی وجود دارند که می‌توانند به شما کمک کنند تا با عدم قطعیت‌ها و بی‌ثباتی‌های سازمانی مقابله کنید تا در برابر تغییرات این‌چنینی مقاوم شوید. در اینجا چند توصیه برای رهبران و کارمندان این گونه سازمان‌ها بیان می‌کنیم:
- اگر شما مسئولیت هدایت دیگران را بر عهده دارید، مراقب علائم فرهنگ خطرناکِ از خود راضی بودن باشید. این نشانه‌ها معمولا در مواقعی بروز می‌کند که همه چیز خوب پیش می‌رود. سعی کنید همین حالا همه چیز را در جهتِ داشتنِ یک فرهنگ سازمانی غنی تغییر بدهید. با این کار لطف بزرگی در حق تیم‌تان می‌کنید. بعضی از استراتژی‌هایی که باید در نظر بگیرید شامل تقویت موارد ضروری و اولویت‌ها، متعهد کردن کارمندان و تلاش برای شناخت نقاط قوت و ضعف آنها، مدیریت استعدادها در سازمان و انتقال دادن اطلاعات و داشتن تعامل به صورت مداوم و صادقانه با کارمندان می‌شود.
- دلسوزی را در جایگاه رهبر تمرین کنید و به افراد اجازه بدهید تا تردید‌ها و اضطراب های خود را آزادانه بیان کنند. آنها نیاز دارند خودشان را تخلیه کنند. فضای امنی برای صحبت کردن آنها ایجاد کنید.
- برنامه‌ای برای ارزشمند کردن خود برای سازمان‌تان طراحی کنید. اگر شرکت‌تان نمی‌تواند برای آموزش شما هزینه کند، خودتان در این موضوع سرمایه‌گذاری کنید. جایی را در سازمان یا در بخش خود پیدا کنید که نیاز به تخصص یا مهارت یا استعداد خاصی دارد و سعی کنید آن مهارت را به دست بیاورید و شکاف را پُر کنید. افزایش ارزش خود برای شرکت، حتی در زمانی که قرار نیست تغییری روی دهد، استراتژی‌ای منطقی و هوشمندانه است.
- داوطلب شوید که در کمیته‌های مختلف همکاری کنید یا پروژه‌ای ارزشمند را شروع کنید که نظر همه را به خود جلب می‌کند. با انجام این کارها خود را در سازمان مطرح می‌کنید. معمولا این موضوع را می‌دانیم اما به دلیل کمبود وقت یا نداشتن انگیزه کافی، کاری در این زمینه انجام نمی‌دهیم. (چند سال پیش یکی از مشتریانم در یک شرکت تکنولوژی محور، داوطلب شد تا کمیته‌ی تحقیقاتیِ تک نفره ایجاد کند. او در اوقات فراغتش شروع به مطالعه‌ی مطالبی کرد که تحت تأثیر روندهای آینده در محصولات و تکنولوژی شرکتش بود. او ایده‌هایش را با همه‌ی افراد سازمان در میان گذاشت. این ابتکار، سر و صدای زیادی ایجاد کرد و باعث شد او از تغییراتی که بعدها در سازمان رخ داد مصون بماند).
- مواقعی که خبرهای ناگوار و استرس‌زا در سازمان اعلام می‌شود، مراقب رفتارتان باشید. آیا شما از آن دسته افرادی هستید که خیلی زود جلسه را ترک می‌کنید و تعبیر خود را از تمامی جنبه‌های منفی موقعیت با دیگران به اشتراک می‌گذارید؟ یا اینکه صبر می‌کنید تا ببینید مدیران شرکت چه رویکردی برای سازگاری خود با این شرایط سخت به کار می‌گیرند؟
- فرقی نمی‌کند که شرایط عدم قطعیت تا چه حد آشفته‌کننده باشد، در هر شرایطی تعهد کاری خود را از دست ندهید و زودتر از موعد تسلیم نشوید. از دست دادن هدف و معنای کاری که انجام می‌دهیم و منتظر پیش آمدن اتفاقات بد ماندن برای روحیه‌ی ما بسیار خطرناک است. هر کاری از دست‌تان بر می‌آید برای بازسازی تعهد خود انجام دهید. این کار میتواند قدرت و منزلت‌تان را افزایش دهد.
- فراموش نکنید که یکی از مهم‌ترین قابلیت‌ها در هوش هیجانی، مدیریت تغییرات است. در اولین سطح، این به معنی داشتن قابلیتی برای تعیین نیازهای عمومی برای تغییر در حوزه‌ی مسئولیت‌هایی است که بر عهده دارید. سطح بعدی، اقدام برای حمایت از تغییر است و سطح سوم این است که تغییر را شخصا هدایت کنید و سطح چهارم دفاع از تغییر است. بهتر است سطح شایستگی خود را در این زمینه بشناسید. با کمی تلاش و آموزش، همه‌ی ما می‌توانیم در زمینه‌ی مدیریت تغییرات تخصص پیدا کنیم.
- از همه مهم‌تر اینکه اجازه ندهید عدم‌ثبات و فرسودگی شغلی انرژی شما را تخلیه کند و از اهداف شخصی و الهاماتی که برای خودتان برنامه ریزی کرده‌اید، دورتان کند. از انرژیِ منفی که هنگام ناامیدی در ذهن‌تان احساس می‌کنید به منظور تلاش بیشتر و بهتر شدن استفاده کنید. برای این کار باید زمانی که با ناامیدی و از دست دادن انگیزه مواجه می‌شوید، آگاهانه وارد عمل شوید و به خودتان یادآوری کنید که می‌توانید از زمان‌تان استفاده‌ی بهتری ببرید.
در نهایت کارت تبریک تولدی را که برای دوستم خریده بودم برای خودم نگه داشتم. آن را روی میزم گذاشتم تا همیشه یادم باشد تکیه کردن بر رؤیاها، اهداف و علایقم در مواقع سختی و ناپایداری شرایط، چه قدرتی به من می‌دهد. اینها عواملی هستند که به ما انگیزه و انرژی میدهند و ما را به جلو هدایت می‌کنند. چیزهایی که حتی فکر کردن به آنها آتشی در دل‌مان روشن می‌کند.
«چیزی که همه‌ی انسان‌ها بدون توجه به شغل‌شان و نوع کاری که انجام میدهند به آن نیاز دارند، چشم‌اندازی از جایگاه‌شان در حال و آینده است. انسان به هدف نیاز دارد، باید حس کند که دارد کار با ارزشی انجام می‌دهد. چیزی که هیچ‌کس نمی‌تواند به او بگوید چیست. خودش باید آن را پیدا کند.»
جوزف ام. داج، استاد دانشگاه فلوریدا
به این فکر نکنید که اتفاقی که در حال حاضر رخ داده تا ابد ادامه خواهد داشت. به جای اینکه به چیزی که نمی‌خواهید، فکر کنید؛ به چیزی که از آینده می‌خواهید تمرکز کنید. وقتی این تغییر را در دیدگاه‌مان ایجاد می‌کنیم، اتفاقات جالبی خواهد افتاد.
