بیشتر مدیران و رهبران تازه کار می‌دانند که اگر رئیس شوند باید اوضاع را تغییر دهند و برای موفق شدن در شغل‌شان به مجموعه‌ی متفاوتی از مهارت‌ها نیاز دارند. با این حال و علیرغم اینکه برای چالشی که پیش رو دارند خود را آماده می‌کنند، ممکن است با چیزهای غیرمنتظره‌ای رو‌به‌رو شوند.
مایکل پورتر (Michael Porter)، جی لورش (Jay Lorsch) و نیتین نوهریا (Nitin Nohria) در مقاله‌ای که در سال ۲۰۰۴ در مجله کسبوکار هاروارد منتشر شد به بررسی چند تصور رایج و اشتباه درباره‌ی مدیریت پرداختند. با اینکه مبنای این مقاله، مشاهدات این افراد از کارگاه‌هایی بوده که برای مدیرانِ عامل تازه کار برگزار گردیده، اما می‌توان یافته‌های آنان را به سایر نقش‌های مدیریتی هم تعمیم داد.
در این مقاله نگاه دقیق‌تری به این هفت مسئله غافلگیرکننده می‌اندازیم و به شما کمک می‌کنیم تا برای نقش خود بیشتر آماده شوید؛ خواه این نقش مدیریت سازمان باشد یا مدیریت یک واحد و یا تیمی کوچک.
غافلگیری اول: شما نمیتوانید به تنهایی شرکت یا واحد خود را بگردانید!
به عنوان یک مدیر جدید اول از همه باید متوجه شوید که نمیتوانید به طور مستقیم در تک تک پروژه‌هایی که تیم روی آنها کار می‌کند؛ درگیر شوید و نمیتوانید روی تک تک اتفاقاتی که در پروژه‌ها رخ می‌دهند؛ تأثیر مستقیم داشته باشید. بنابراین دیدگاه شما باید از انجام همه‌ی کارها توسط خودتان، به انجام کارها به کمک دیگران تغییر کند. (به نظر نکته‌ای بدیهی است اما بسیاری از مدیران تازه کار با آن مشکل دارند) برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- به طور موثری از تفویض اختیار استفاده کنید.
- تنها در جلساتی شرکت کنید که حضور شما در آنها ضروری است.
- از خودتان بپرسید که آیا لازم است مستقیم در این کار درگیر شوید یا کافی است در جریان نتایج کار قرار بگیرید.
- مراقب باشید زیاد به جای دیگران تصمیم نگیرید؛ وقتی افراد درباره‌ی چیزی از شما سئوال می‌کنند اول بپرسید پیشنهاد خودشان چیست.
- منابع و راهنمایی‌های لازم را در اختیار افراد بگذارید تا خودشان کار را انجام بدهند. این باعث می‌شود وقت‌تان برای مدیریت و رهبری تیم آزاد شود.
غافلگیری دوم: دستور دادن هزینه دارد!
به عنوان مدیر شما باید به موقعیتی برسید که دیگر نیازی نباشد به افراد بگویید چه بکنند و در عوض باید بتوانید به آنها برای گرفتن تصمیمات درست اعتماد کنید.
بعضی افراد ممکن است نسبت به توانایی خود در تصمیم گیری تردید داشته باشند. در چنین حالتی احتمال بیشتری دارد که فرد برای گرفتن تأیید در هر موضوعی به شما مراجعه کند. این باعث «وابستگی به مدیر» شده و می‌تواند گلوگاه تصمیم‌گیری شما و احتمالا مانعی سر راه پیشرفت تیم باشد. به علاوه، تغییرات دقیقه‌ی نودی یا ردکردن تصمیمات دیگران می‌تواند باعث تلف شدن مقدار زیادی زمان و منابع شده و اعتماد به نفس افراد را تضعیف کند. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- درباره‌ی چشم انداز و ارزش‌های سازمان با افراد تیم‌تان صحبت کنید؛ آنها را در جریان اتفاقات قرار دهید؛ افراد را آموزش بدهید و مربی آنها باشید تا دانش و اعتماد به نفس لازم را برای تصمیم‌گیری بر مبنای صلاح سازمان به دست آورند.
- برای کمک به افراد در درک اینکه چه کاری و چگونه باید انجام شود، سیستم‌ها و ساختارهایی به وجود بیاورید.
- تکنیک های تصمیم گیری موثر را به افراد معرفی کرده و به آنها نشان دهید چطور باید از آنها استفاده کنند.
- به افراد خود تفهیم کنید که اشتباه بخشی از فرآیند پیشرفت است و اینکه ترجیح می‌دهید دچار اشتباه شوید تا ریسک تردید را قبول کنید (روشن است که این مسئله در همه‌ی مشاغل صادق نیست بنابراین دقت کنید).
- توجه کنید که ایجاد اعتماد در دیگران چه تأثیری بر عملکرد تیم‌تان دارد.
غافلگیری سوم: فهمیدن اینکه واقعا چه اتفاقاتی در جریان هست، کار مشکلی است!
هیچ کس نمی‌خواهد اخبار بد به رئیس‌اش بدهد. واقعیت این است که احتمال دارد خبرها تا به رسیدن به شما کمی شاخ و برگ گرفته باشند و کاملا قابل اتکا نباشند. اما شما برای مدیریت کارآمد به اطلاعات دقیق نیاز دارید. بنابراین باید از هر منبعی که می‌توانید اطلاعات کسب کنید. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- از مدیریت همراه با گشت‌زنی استفاده کنید. این باعث می‌شود با افراد سازمان خود در ارتباط باشید و به صورت دست اول از اتفاقات باخبر شوید.
- به طور منظم با تأمین‌کنندگان و مشتریان صحبت کنید و روابطی قوی با این افراد برقرار کنید.
- تمام ذی‌نفعان خود را تجزیه و تحلیل کنید و برای اطمینان از اینکه می‌دانید چه فکر می‌کنند اغلب با آنها ارتباط داشته باشید.
غافلگیری چهارم: همیشه در حال ارسال پیام هستید!
اعمال و گفتار شما به عنوان مدیر وزن زیادی دارد. افراد درباره‌ی اینکه چرا چیزی را گفته یا کاری را انجام داده‌اید برای خودشان تصوراتی می‌کنند و تلاش خواهند کرد پیام پنهان پشت رفتار و گفتار شما را پیدا کنند. احوالات شما هم روی تیم‌تان تأثیر می‌گذارد و هرچه بگویید تجزیه و تحلیل خواهد شد.
مدیران چه بخواهند و چه نخواهند با رفتارشان، الگوسازی و رهبری می‌کنند، بنابراین باید مراقب این الگویی که با رفتار خود می‌سازید باشید. این یعنی باید نسبت به پیام‌هایی که -عمدی یا غیرعمدی- ارسال می‌کنید؛ آگاه باشید. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- هنگام صحبت با افراد از زبان ساده و روشن استفاده کنید.
- به جای اینکه فرض کنید افراد معنای واقعی چیزی را که می‌گویید، درک کرده‌اند؛ از آنها بخواهید شفاف‌سازی کنند.
- متوجه زبان بدن خود باشید و از آن برای ارسال پیام درست استفاده کنید.
- الگوی خوبی برای افراد خود باشید و با الگوسازی رهبری کنید.
غافلگیری پنجم: شما رئیس نیستید!
اگرچه ممکن است رئیس تیم خودتان باشید اما رئیس اصلی و نهایی نیستید. (حتی صاحب کسبوکار هم در نهایت باید جوابگوی مشتریان‌اش باشد) همیشه کسی خواهد بود که لازم باشد به او گزارش بدهید بنابراین نباید به خودتان اجازه دهید که در مقام والا و مهم خود غرق شوید!
به عنوان یک مدیر باید بدانید که لازم است همیشه از مسائل مطلع باشید و برای به دست آوردن حمایت اطرافیان خود به سختی کار کنید. به علاوه باید مدیریت رو به بالا داشته باشید و بدانید چطور باید با افرادی که به آنها گزارش می‌دهید برخورد کنید.
مدیربودنِ شما به این معنا نیست که جریان اطلاعات باید با شما متوقف شود. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- یاد بگیرید که چطور با افراد قدرتمند سازمان خود ارتباط موثر برقرار کنید.
- راهی برای همکاری با افرادی که به آنها گزارش می‌دهید و کسب اعتماد آنها، پیدا کنید.
- به خاطر داشته باشید که باید به صورت منظم اطلاعات و منابع را هم با افراد تیم خود و هم با دیگران به اشتراک بگذارید.
غافلگیری ششم: همیشه هدف، راضی کردن ذی‌نفعان نیست!
ذی‌نفعان واحد یا سازمان شما -چه سهامداران سنتی و چه سایر ذی‌نفعان- معمولا دیدگاهی کوتاه مدت و نزدیک‌بینانه دارند و ممکن است سودمحور یا عملکرد‌محور باشند. اما، ملاحظات بلند‌مدت دیگری وجود دارند که ممکن است از اهداف ذی‌نفعان مهم‌تر باشند و شما به عنوان یک مدیر باید از این ملاحظات آگاه باشید.
به عنوان مثال، آیا منافع شرکت بر نگرانی‌های ایمنی و سلامتی که در مورد اعضاء تیم خود دارید ارجحیت دارند؟ آیا حاضر هستید اعضای تیم خود را مجبور کنید پروژه ای را که غیرممکن است زودتر از موعد تمام شود، انجام دهند؛ فقط به این خاطر که رئیس‌تان به شما فشار آورده است؟ اگر مدیری اجرایی با یکی از افراد شما رفتار نامناسبی دارد چه زمانی تصمیم می‌گیرید که واکنش نشان بدهید؟
گرفتن اینگونه تصمیمات مستلزم آن است که بدانید در نهایت باید پاسخگوی چه کسی باشید. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- برای درک ارزش‌های فردی خود و اینکه چطور با ارزش‌های سازمان در تناسب قرار می‌گیرند، وقت بگذارید.
- چشم‌انداز شرکت و معنای آن را درک کنید. تصمیمات خود را برمبنای این چشم‌انداز و ارزش‌ها اتخاذ کنید. به رفتارهای تیمی که این ارزش‌ها را محقق می‌کنند پاداش بدهید.
- استراتژی روشنی برای تیم خود تهیه کرده و اطمینان حاصل کنید که با استراتژی شرکت هماهنگ و در یک راستا است.
- آدمهایی را در تیم خود جذب و استخدام کنید که با چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان شما همخوانی دارند.
- مدیریت برمبنای ارزش را درک کنید؛ یعنی بدانید که شما باید به دنبال به دست آوردن بهترین ارزش کسبوکار خود در دراز مدت باشید نه اینکه آینده را فدای درآمد این دوره‌ی مالی کنید.
غافلگیری هفتم: شما هنوز انسان هستید!
به عنوان یک مدیر باید به خاطر داشته باشید که موقعیت شما باعث نمی‌شود انسانی بهتر یا تواناتر از دیگران بشوید. شما همچنان اشتباه خواهید کرد و نظر اطرافیان با شما تفاوت خواهد داشت.
البته مدیر شدن احساس مسئولیت شما را افزایش خواهد داد و باید این مسئولیت پذیری را نشان دهید. برای اجتناب از مشکلات مرتبط با این غافلگیری:
- فروتن و قدردان باشید و به اطرافیانی که باعث می‌شوند شما و تیم‌تان بهتر به نظر بیایید پاداش بدهید.
- از هوش هیجانی خود برای حفظ ارتباط با همکاران، خانواده و دوستان بهره بگیرید.
- به خودتان یادآوری کنید که برای اینکه به بهترین وجه عمل کنید باید تعادل میان کار و زندگی را رعایت کنید.
این مجموعه حاصل تجربیات اساتید هاروارد است که هر یک، از کارآفرینان و مشاوران بزرگ در دنیا هستند.
