آیا اعضای گروه‌تان کمتر از آنچه انتظار دارید کنش‌گرا هستند؟ آیا به دلیل فقدان خلاقیت‌شان از آنها ناامید شده‌اید؟ آیا احساس می‌کنید قوانین و دستورالعمل‌ها شما را محدود کرده‌اند؟ اگر پاسخ‌تان به هر کدام از این پرسش‌ها مثبت است، زمان آن رسیده که افراد خود را تشویق کنید تا از خود ابتکار عمل نشان بدهند.
افرادی که ابتکار عمل ندارند، به پتانسیل‌شان جامه‌ی عمل نمی‌پوشانند. آنها ساعت ۸ صبح ورود خود را ثبت می‌کنند، رفع تکلیف می‌کنند و ساعت ۵ بعدازظهر محل کار را ترک می‌کنند. ممکن است اهمیتی برای کار خود قائل نباشند یا شاید هم ناامید باشند، زیرا «مجاز» به فکر کردن برای خودشان نیستند. در هر صورت، این وضعیت دو سر باخت است.
شاید تشویق به داشتن ابتکار عمل در گروه دشوار به نظر برسد، اما ایجاد برخی تغییرات در فرهنگ محل کارتان می‌تواند تأثیرات مثبتی داشته باشد که گستره‌ی آن می‌تواند بسیار فراتر از افراد برود. اگر افراد برای خودشان فکر و عمل می‌کنند، این رویه به گروه‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا جرقه‌های تفکرشان را بازیابی کنند.
ما در این مقاله به بررسی اهمیت پرورش ابتکار عمل در گروه خواهیم پرداخت و نگاهی خواهیم داشت به شیوه‌ی دست‌یابی به این امر.
اهمیت ابتکار عمل
مایکل فرس (Michael Frese) از دانشگاه آمستردام و ولفگانگ کرینگ (Wolfgang Kring)، آندریا سوس (Andrea Soose) و ژانت زمپل (Jeannette Zempel) از دانشگاه گیسن، ابتکار عملِ فردی را به عنوان «اتخاذ رویکردی فعالانه و خودجوش نسبت به کار و فرارفتن از آنچه که رسما در شغل معینی لازم است» تعریف می‌کنند.
هنگامی که ابتکار عمل در سازمان افزایش یاید طی آن، افراد فورا به تغییرات واکنش نشان می‌دهند، جمع‌آوری اطلاعات سرعت می‌یابد، مدیران کارهای بیشتری را واگذار می‌کنند و افراد به دنبال موفقیت‌های شخصی بزرگ‌تری می‌روند. مدیران، سبک های رهبری دستوری را رها می‌کنند تا اعضای گروه‌شان را تشویق کنند که «خودشان در موقعیت‌های دشوار فکر کنند و تصمیم بگیرند» تا چابک‌تر و راغب‌تر باشند و ابتکار عمل بیشتری نشان بدهند، حتی اگر این مسئله به معنای این باشد که کار صد در صد مطابق با قوانین انجام نشود.
چه زمانی ابتکار عمل ایده‌ی خوبی نیست
ابتکار عمل برای همه‌ی نقش‌ها مناسب نیست. در برخی موارد، ابتکار عمل می‌تواند زیان‌آور باشد، حتی وقتی با بهترین اهداف به کار رود. برای مثال ابتکار عمل می‌تواند اعضای گروه را از مسئولیت‌هایشان و تصمیم‌گیرندگان را از مشکلاتی که باید به آنها رسیدگی کنند دور نگه دارد. افراد هم ممکن است از ابتکار عمل خود به دلایل خودخواهانه‌ای استفاده کنند، مثلا برای سود یا منافع شخصی. یا ممکن است به دلیل فقدان اطلاعات کلیدی، تصمیمات ضعیفی بگیرند.
وقتی موفقیت به فردی در جایگاه مشخص و در زمان مشخص یا به انجام وظایف تعریف شده با توالی دقیقی بستگی دارد، استفاده از ابتکار عمل می‌تواند موجب مشکلات بزرگی شود. برای مثال کارمند بانکی را در نظر بگیرید که قوانین را آسان می‌گیرد تا به زوج جوان و ناامیدی وام بدهد. بنابراین برخی اوقات پیروی دقیق از قوانین، ضروری است.
مزایای پرورش ابتکار عمل
ابتکار عمل می‌تواند جرقه‌ای باشد که برای تغییر گروهی کم کار، متمرکز بر فرایند و بی‌اعتنا، به آن نیاز دارید. فرهنگی که ابتکار عمل را ترویج می‌دهد می‌تواند افراد را به کارکنانی کنش‌گرا، راغب و متعهد به عملکرد کسب‌وکار تبدیل کند و می‌تواند به جذب بهترین کارمندان و حفظ آنها کمک کند.
افرادی که از ابتکار عمل استفاده می‌کنند معمولا چابک‌تر، مشتاق‌تر و انعطاف‌پذیرتر هستند. وقتی اتفاق غیرمنتظره‌ای رخ می‌دهد آنها می‌توانند واکنش سریع، انعطاف‌پذیر و هوشمندانه‌ای از خود نشان دهند. برای مثال وقتی سخت‌افزاری دچار مشکل می‌شود یا مشتریان نظر خود را تغییر می‌دهند، ابتکار عمل در این وضعیت می‌تواند نجات‌بخش باشد.
کسانی که به طور مستقل فکر و عمل می‌کنند، می‌توانند موجب تغییر شوند و در بهبود مستمر سهیم باشند. مدیران مبنای ابتکار عمل را بر تعداد محدودی از استراتژی‌های فعلی قرار می‌دهند، در حالی‌که اعضای گروه با تکیه بر تجربه‌ی بیشتر خود، ابتکار عمل به وجود می‌آورند. این کار منجر به محیط‌های کاری کارامدتر می‌شود و می‌تواند کسب‌وکارها را به مسیرهای جدید و جالبی سوق بدهد.
افرادی که ابتکار عمل دارند، می‌توانند دست‌تان را باز بگذارند تا بر روی کارهای ارزشمند تمرکز کنید. با این حال، واگذاری و غیرمتمرکز کردن مسئولیت، خطوط سنتی بین مدیران و اعضای گروه را محو و کدر می‌سازد و همه‌ی مدیران احساس خوبی نسبت به این مسئله ندارند. اما اگر پذیرای این امر باشید، زمان کمتری را صرف نظارت بر دیگران می‌کنید و زمان‌تان را بیشتر صرف کار خودتان می‌کنید. از روابط کاری باکیفیت‌تر با افرادتان هم لذت خواهید برد زیرا آنها احساس می‌کنند که اختیار بیشتری دارند و بیشتر مورد اعتماد هستند.
چگونگی پرورش ابتکار عمل در دیگران
از این چهار استراتژی برای تشویق افرادتان به نشان دادن ابتکار عمل در محل کار و ایجاد گروهی پویاتر استفاده کنید:
۱. قبل از شروع مشخص کنید چه چیزی مهم است
قبل از شروع ترغیب به ابتکار عمل در گروه‌تان، درک اهداف و آنچه که می‌خواهید به آن دست یابید مهم است.
- اهداف نهایی را تعریف کنید. وقتی افراد اهداف روشن و موجزی برای کار کردن داشته باشند، می‌توانند آنها را از آن خود بدانند و مسئولیت رسیدن به آن اهداف را بر عهده بگیرند. (درخواست کمک از اعضای گروه برای طرح بیانیه مأموریت، می‌تواند در این مرحله کمک‌تان کند)
- اهداف را نسبت به فرایندها در اولویت قرار دهید. افراد را تشویق کنید که اهداف شخصی، گروهی و سازمانی را اولویت بندی کنند و تأکید کنید که فرایندها باید انعطاف‌پذیر و در معرض تغییر باشند.
- ریسک‌ها را مورد تحلیل قرار بدهید. با تحلیل و آگاهی از خطرات در موقعیت‌های متداول، افراد را تشویق کنید تا در صورت لزوم، ابتکار عمل آگاهانه داشته باشند.
- معیارهای کیفی و استانداردهای عملکرد برقرار کنید. شما به عنوان مدیر، باید مطمئن شوید که اعضای گروه‌تان به طور مؤثری کار می‌کنند و کار با کیفیتی تولید می‌کنند. پرورش ابتکار عمل به معنای چشم‌پوشی از مسئولیت‌هایتان نیست؛ بلکه به معنای تحقق بخشیدن به آنها به شیوه‌ی مشارکتی‌تر است. به این فکر کنید که چگونه می‌توانید از راه دور، از اعضای گروه حمایت کنید و بر آنها نظارت داشته باشید.
- «حوزه‌های ثابت» و ارزش‌های اصلی را تعریف کنید. مشخص کردن و اطلاع رسانی درباره‌ی ارزش‌های اصلی سازمان مهم است تا افراد بدانند چه زمانی باید از قوانین پیروی کنند. دستورالعمل‌هایی وضع کنید در خصوص اینکه اعضای گروه در موقعیت‌های عادی چه کاری باید انجام بدهند و بر مسئولیت‌ها و فرایندهای ثابت تأکید کنید. با این حال از تعیین پارامترهای بسیار زیاد اجتناب کنید، در غیر این صورت مانع ابتکار عمل آنها می‌شوید.
۲. صلاحیت به وجود آورید
افراد باید در نقش خود صلاحیت و اختیار داشته باشند تا بتوانند برای خودشان فکر و عمل کنند و عملکرد حرفه‌ای داشته باشند.
- آموزش دهید. آموزش صحیح به اعضای گروه، به آنها امکان می‌دهد تا ابتکار عمل نشان بدهند و راه‌حل‌های نوآورانه ارائه کنند. با کمک به افراد در شناسایی خلأهای موجود در مهارت و دانش خود، آموزش‌تان را بر ابتکار عمل متمرکز کنید و تفکر انتقادی، آموزش متقابل، تصمیم گیری، مدیریت ریسک و رشد مهارت‌های کلی را به آن اضافه کنید تا قادر به ارزیابی موقعیت‌ها باشند و اقدام شایسته‌ای انجام بدهند.
- به افراد امکان دسترسی به اطلاعات بدهید. منابع و دانش در اختیار اعضای گروه قرار بدهید تا بتوانند تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرند و ایده‌های خوب را به اقدامات موفقیت‌آمیز تبدیل کنند.
- سطوح اختیار را مشخص کنید. مطمئن شوید که اعضای گروه‌تان برای ایفای نقش خود دارای اختیارات درستی هستند. برای مثال اگر عنصر مالی یا مدیریتی در نقش آنها وجود دارد، ممکن است به اختیاراتی مانند امضای صورت‌حساب‌ها یا تغییر در جایگاه شغلی افراد نیاز داشته باشند.
- ابتکار عمل را ترویج دهید. افراد را تشویق کنید تا برای خودشان فکر کنند و در مسیر کار خود ابتکار نشان دهند. اینجاست که عبارت «با مشکلات نزد من نیا، با راه‌حل‌ها بیا» اهمیت زیادی پیدا می‌کند!
۳. اطمینان به وجود آورید
صلاحیت به تنهایی برای افرادی که با موفقیت ابتکار عمل را به دست می‌گیرند کافی نیست. آنها به اطمینان خاطر هم نیاز دارند.
- ترس را از معادله حذف کنید. اگر افراد در محل کار ترس را تجربه کنند، محال است قوانین را رها کرده و به طور مستقل فکر کنند. به آنها اطمینان دهید که از آنها حمایت می‌کنید و امنیت لازم برای پیشی گرفتن را برای‌شان تأمین کنید.
- طرح‌های احتمالی را آماده داشته باشید. وقتی «نقشه‌ی بعدی» خوبی وجود دارد، افراد اطمینان خاطر بیشتری خواهند داشت. وقتی اعضای گروه‌تان می‌دانند که در صورت خوب پیش نرفتن امور چه کاری باید انجام بدهند، می‌توانند پس از شکست‌ها به سرعت خود را بازیابند و تصمیمات تحت فشار خوبی اتخاذ کنند.
- روابط دوجانبه مبتنی بر اعتماد به وجود آورید. ترویج روابط متقابل مبتنی بر اعتماد مهم است، به ویژه در مکان‌های کاری منعطف‌تر که در آنها پایش عملکرد اعضا با توجه به معیارهایی کلیدی، کار آسانی نیست. افراد باید از داشتن ارتباط مؤثر و ایمن با شما خاطر جمع باشند.
- به افراد کمک کنید تا احساس کنند سهمی حیاتی در مأموریت سازمان دارند. با ارائه‌ی بازخورد سازنده و شرکت دادن اعضای گروه در تصمیم‌گیری، آنها را تشویق کنید تا احساس کنند سهمی در مأموریت سازمان دارند. وقتی در مأموریت‌های سازمانی و گروهی روی افراد سرمایه گذاری می‌شود، آنها فراتر از حد انتظار حرکت خواهند کرد.
- خلاقیت را ترویج دهید. می‌توانید این کار را از طریق تشویق افراد به صحبت، مباحثه و طوفان فکری انجام دهید. این کار به آنها کمک می‌کند تا از طریق یافتن روش‌های جدید برای بهبود ساختارهای فعلی و ارائه ایده‌های خلاقانه، دست به ابتکار عمل بزنند.
- ابتکار عمل را به صورت عرف در آورید. ابتکار عمل را به بخشی از نحوه‌ی کارکرد سازمان‌تان تبدیل کنید. گروه‌ها و بخش‌ها را تشویق به اتخاذ فلسفه‌ی کایزن کنید و بر روی بهبود مستمر تمرکز کنید.
۴. ببینید چه کار دیگری می‌توانید انجام دهید
آدم‌ها متفاوت هستند و اگر چه برخی افراد از هر فرصتی برای اتخاذ رویکردی فعالانه و خودجوش استفاده می‌کنند، اما ممکن است برخی دیگر به تشویق بیشتری نیاز داشته باشند. در زیر توصیه‌های دیگری برای پرورش ابتکار عمل در دیگران ارائه می‌شود:
- محرک‌های انگیزشی پیشنهاد دهید. این محرک‌های انگیزشی می‌توانند مالی باشند، اما پیاده‌سازی محرک‌های دیگر، از تحسین ساده‌ای گرفته تا پاداش‌های قابل توجه، می‌تواند آسان‌تر و به همان اندازه مؤثر باشد.
- سبک رهبری خود را تغییر دهید. اعمال تغییرات کوچک در سبک رهبری‌تان، می‌تواند تأثیر زیادی روی اعضای گروه داشته باشد. به خاطر داشته باشید که به وجود آوردن امکان ابتکار عمل برای افراد، نشان‌دهنده‌ی ضعف مدیریتی شما نیست. در واقع، مسئله کاملا عکس این قضیه است. ترس از دست دادن ابتکار عمل را کنار گذاشته و در عوض، این مسئله را با گروه‌تان در میان بگذارید.
- ابتکار عمل را به بخش جدایی‌ناپذیری از فرهنگ گروه و سازمان تبدیل کنید. ترویج فرهنگ ابتکار عمل در گروه می‌تواند افراد را ترغیب کند تا رویکرد خودجوشی اتخاذ کنند. ابتکار عمل توسط فرد شروع می‌شود، اما تبدیل آن به نتیجه‌ی موفقیت‌آمیز، اغلب مستلزم حمایت دیگران است.
- گروهی متنوع تشکیل دهید. یک گروه متنوع و ناهمگون با طیف وسیعی از تجربه، مهارت‌ها و دانش، هنگام نیاز به ابتکار عمل مؤثرتر است. گروه‌هایی که ابتکار عمل دارند؛ خلاقیت، ارتباط، تصمیم‌گیری، اعتماد، احترام و بهره وری بهتری از خود نشان می‌دهند.
