اگر نگران این مسئله هستید که آیا گروه یا کل سازمان‌تان به طور مؤثری از زمان‌شان استفاده می‌کنند یا نه؛ استفاده از تحلیل DILO برای پیگیری و ثبتِ این موارد که واقعا چه کاری، توسط چه کسی و برای چه مدت انجام شده، شیوه‌ای ساده و روشن برای رسیدن به پاسخ است.
با این تحلیل می‌توانید پرسش‌های زیر را مطرح کنید:
- آیا افراد بیشتر زمان خود را هدفمند سپری می‌کنند؟
- آیا انرژی‌های آنها متمرکز بر وظایف هدف‌محور است یا متمرکز بر لذت‌بخش‌ترین و آسان‌ترین وظایف؟
- آیا افراد در سطح درستی از جزئیات کار می‌کنند؟
- آیا آنها کار را به خوبی به دیگران محول می‌کنند؟
- آیا حجم کار افراد با تجارب آنها هم‌خوانی دارد؟
- قسمت اعظم فعالیت‌های افراد، برنامه ریزی شده است یا خودجوش؟
پس از انجام تحلیل DILO، درک بهتری از مسائل مربوط به زمان و چالش‌های پیش روی گروه‌تان خواهید داشت و بهتر می‌توانید به دیگران کمک کنید تا از روز کاری‌شان، استفاده‌ی مؤثری داشته باشند.
DILO چیست؟
تکنیک «یک روز از زندگی» نخستین بار در سال ۱۹۹۴ در مقاله‌ای توسط فرانسیس گوئیلارت (Francis Gouillart) و فردریک دی استوردیوانت (Frederick D. Sturdivant) با عنوان «Spending a Day in the Life of Your Customers» مطرح شد که برای سناریوهای تحقیق بازار در بخش تولید متمرکز بود. شما نیز با تمرکز بر فعالیت‌های گروه‌تان، می‌توانید ابزار مشاهده‌ای قدرتمندی به وجود آورید که از تجارب روزانه‌ی اعضا استفاده می‌کند و مروری واقع‌گرایانه‌ای بر روزهای کاری آنها دارد.
با DILO می‌توانید وظایف افراد را شناسایی کنید و نقش‌هایی را که آنها به عنوان بخشی از کار روزانه‌شان ایفا می‌کنند؛ مورد تحلیل قرار دهید. می‌توانید مشکلات و چالش‌های عملیاتی روزمره‌شان را به طور واضح ببینید و روش‌هایی برای رسیدگی به آنها کشف کنید. وقتی تصویر شفافی از شیوه‌ی استفاده از زمان داشته باشید، دیگر نیازی نیست در مورد آنچه رخ می‌دهد فرضیه‌پردازی کنید و هنگام تخصیص منابع احتمالی دچار اشتباه شوید.
شما می‌توانید ببینید که افراد چقدر از زمان‌شان را صرف کارهایی می‌کنند که ارزش‌آفرینی به همراه دارند (و مردم برای آنها پول پرداخت خواهند کرد) و چقدر زمان صرف کارهایی می‌شود که ارزش‌آفرینی ندارند؛ بعد هم به جای آنکه وقت خود را بیهوده صرف مشکلات فرضی کنید، می‌توانید به حل مشکلات واقعی بپردازید.
برای مثال به خلاصه‌ی یک ساعت از زندگی کارمند فرودگاه در شکل زیر دقت کنید. مقیاس رتبه‌بندی از ۱ (کم) تا ۵ (زیاد) بوده و نشان‌دهنده‌ی استفاده‌ی مؤثر از زمان است.
قدرت واقعی DILO این است که باعث می‌شود باب گفت‌وگو پیرامون اینکه چه کاری توسط چه کسی باید صورت بگیرد باز بشود. همواره برخی از نتایج تعجب‌آور خواهند بود: آنچه که فکر می‌کنید افراد وقت خود را صرف آن می‌کنند و آنچه واقعا انجام می‌دهند، دو چیز متفاوت هستند.
استفاده از تحلیل DILO
هفت مرحله‌ی زیر را دنبال کنید:
مرحله‌ی ۱: محدوده‌ی خود را مشخص کنید
محدوده‌ی تحلیل شما از طریق اهداف کلی‌تان؛ فرایندها، فعالیت‌ها و اقداماتی که نیاز به تحلیل آنها دارید و همین‌طور افرادی که باید در آن شرکت کنند مشخص می‌شود.
آیا می‌خواهید فرایند ویژه‌ای را بهبود دهید؟ یا می‌خواهید استرس گروه خاصی را کاهش دهید؟ یا منابع جدیدی را جایگزین کنید؟ اگر کار خود را با روشن ساختن اهداف تحلیل آغاز کنید، می‌توانید از این تکنیک حداکثر بهره را ببرید.
وقتی اهداف روشنی دارید، می‌توانید مشخص کنید که کدام گروه‌ها و افراد باید در تحلیل‌تان شرکت کنند. در صورت امکان، افراد مختلفی را اضافه کنید که فعالیت‌های کلیدی مشابهی را انجام می‌دهند چرا که می‌توانید از روش‌های متفاوتی که افراد برای انجام نقش‌های مشابه استفاده می‌کنند چیزهای زیادی بیاموزید.
چارچوب زمانی تحلیل DILO خود را هم در نظر داشته باشید. نام این تحلیل متضمن آن است که به بررسی وظایف روزمره می‌پردازید، اما آیا این وظایف را در طول دوره‌ای یک روزه، یک هفته‌ای یا یک ماهه مورد بررسی قرار می‌دهید؟ هر چه بیشتر ادامه دهید، تصویر دقیق‌تری به دست خواهید آورد اما باید طول این زمان را با تلاش لازم برای جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل آنها هماهنگ کنید.
مرحله‌ی ۲: هدف‌تان را بیان کنید
قبل از شروع تحلیل DILO، باید به همکاران و اعضای گروه توضیح دهید که چگونه از اطلاعات استفاده خواهید کرد. تأکید کنید که از داده‌های جمع‌آوری شده به منظور بهبود شیوه‌ی عملکرد فرایندها استفاده خواهید کرد، نه برای ارزیابی عملکرد فردی آنها.
اگر افراد فکر کنند که مورد بررسی و قضاوت قرار می‌گیرند، ممکن است شیوه‌ی عملکرد خود را به اشتباه گزارش داده یا آن را تغییر بدهند.
مرحله‌ی ۳: انواع فعالیت و فعالیت‌های اصلی را شناسایی کنید
برای جمع‌آوری داده‌های تحلیل DILO و به منظور ایجاد ارقام قابل استفاده و قابل اطمینان باید مجموعه‌ی یکپارچه‌ای از انواع دسته‌بندی‌هایی را داشته باشید که نشان می‌دهند افراد چگونه زمان خود را صرف فعالیت‌های مختلف می‌کنند.
فعالیت‌های اصلی بستگی به کاری دارند که به تحلیل آن می‌پردازید، اما معمولا شامل موارد زیر می‌شوند:
- مدیریت
- وظایف روزمره
- وقفه‌ها
- زمان انتظار
- فعالیت مربوط به پروژه
- جلسات
- آموزش
- مصاحبه
- سفر
دسته‌بندی‌های زیادی نداشته باشید. اگر تعداد دسته‌بندی‌ها زیاد باشد، افراد سردرگم می‌شوند و فعالیت‌ها را به اشتباه دسته‌بندی می‌کنند.
مرحله‌ی ۴: کاربرگ DILO خود را آماده کنید
با استفاده از دسته‌بندی‌های فعالیت‌تان، کاربرگ DILO برای شرکت‌کنندگان آماده کنید تا آن را پر کنند. می‌توانید از الگویی که در شکل بالا ارائه شد استفاده کنید یا اصلا کاربرگ دلخواه‌تان را بسازید.
در کاربرگ‌تان جایی برای ثبت موارد زیر در نظر بگیرید:
- توصیف مختصری از هر فعالیت از زمانی که فرد آن فعالیت را شروع می‌کند تا لحظه‌ای که آن را به پایان می‌رساند. اگر مجموعه‌ای از فعالیت‌های اصلی را مشخص کرده‌اید، از افراد بخواهید تا در صورت لزوم از آنها استفاده کنند و هر فعالیت دیگری که انجام می‌دهند را توصیف کنید.
- استفاده از دسته‌بندی‌هایی که در مرحله‌ی ۳ مشخص کردید برای دسته‌بندی کار آنها.
- رتبه‌بندی میزان استفاده‌ی مؤثر از زمان، از نظر اعضا در مقیاسی از ۱ تا ۵ (۱ یعنی کم، ۵ یعنی زیاد).
فضایی برای جمع‌آوری توضیحات دقیق‌تر اختصاص دهید. نقل‌قول‌ها، نظرات و مشاهدات، تصویر کلی کار افراد مورد بررسی را برجسته‌تر می‌کنند.
مرحله‌ی ۵: تحلیل فعالیت شرکت‌کنندگان را با یکدیگر مقایسه کنید
شما می‌توانید کاربرگ DILO را به شرکت‌کنندگان داده و از آنها بخواهید آن را پر کنند، یا شخص دیگری می‌تواند داده‌ها را جمع‌آوری کند. اگر از افراد بخواهید DILO خود را کامل کنند، کار آسان‌تر خواهد بود، اگر چه داشتن فردی مجزا جهت بررسی و ثبت داده‌ها نیز دو مزیت عمده در پی دارد.
نخست آنکه این فرایند با روز کاری افراد مورد بررسی تداخل پیدا نمی‌کند. دوم آنکه وقتی کار فرد دیگری را بررسی می‌کنید، ساده‌تر است که عینی‌تر باشید. فردی که به طور مستقل به بررسی می‌پردازد، احتمال بیشتری دارد که مدت و ماهیت هر وظیفه را به طور دقیق ثبت کند.
احتمالا باید تأکید کنید که زمان ثبت شده با کل زمان موجود در روز برابر باشد. در غیر این صورت، احتمالا «حفره‌های» زیادی در ثبت زمان مشاهده خواهید کرد.
هر فرد بررسی‌کننده مستقل باید نسبت به احساسات و نیازهای فردی که مورد بررسی قرار می‌گیرد حساس باشد و از انتقاد کردن، نظر دادن، کمک کردن، یا دخالت کردن اجتناب کند. او حضور دارد تا فقط به مشاهده و ثبت بپردازد.
از افراد بخواهید تا زمان‌های استراحت و ناهار، قرار ملاقات‌ها و جلسات و زمان خواندن و فکر کردن را علاوه بر کار زمان‌بندی شده‌ی خود ثبت کنند.
مرحله‌ی ۶: کاربرگ DILO را تحلیل کنید
وقتی کار ثبت تمام شد، کاربرگ‌ها را جمع‌آوری کرده و تحلیل خود را آماده کنید.
وظایفی که ارزش‌آفرینی می‌کنند (که آنها را VA می‌نامیم) را از وظایفی که ارزش‌آفرینی نمی‌کنند (NVA) تفکیک کنید. وظایفی که ارزش‌آفرینی می‌کنند، همان‌هایی هستند که مشتریان بابت‌شان پول پرداخت می‌کنند یا به نفع محصول یا سازمان‌تان هستند و ادامه دادن آنها معقولانه به نظر می‌رسد. وظایفی غیر از این موارد، آنهایی هستند که ارزش‌آفرینی نمی‌کنند.
برخی از وظایفی که ارزش‌آفرینی نمی‌کنند، مانند چک کردن ایمیل یا پر کردن درخواست هزینه‌ها، ضروری و غیرقابل اجتناب هستند (که به آنها NVAU گفته می‌شود و U دلالت بر «غیر قابل اجتناب» دارد). برخی دیگر مانند زمان‌های طولانی که صرف خواندن وب‌سایت‌های خبری می‌شود، احتمالا اجتناب‌پذیر هستند (که به آنها NVAA گفته می‌شود و A دلالت بر «اجتناب‌پذیر» دارد) و شاید بخواهید انجام‌شان را متوقف کنید.
با توجه به کل داده‌ها، می‌توانید فرصت‌هایی را برای بهبود مشاهده کنید؛ مانند نیاز به منابع یا کارمندان بیشتر در زمان‌های خاصی از روز؛ و می‌توانید مسائلی که باید رفع شوند را هم مورد ملاحظه قرار دهید، مانند اختلال در کارها توسط امور غیرضروری در ساعات پرمشغله.
مرحله‌ی ۷: به منظور پیشرفت، DILOها را به اشتراک بگذارید و برنامه‌ریزی کنید
هدف کلی تحلیل DILO بهبود اثربخشی محیط کار است. پس از آنکه تحلیل کامل شد، اطلاعات را با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید و آنها را به بحث ترغیب کنید. می‌توانید:
- در مورد فرصت‌ها و مسائل صحبت کنید.
- DILOهای فردی را به اشتراک بگذارید و در مورد آنها بحث کنید.
- به افراد امکان صحبت در مورد تجارب خود را از تحلیل بدهید.
- در مورد اینکه کدام نتایج تعجب‌آور بودند صحبت کنید.
- به افراد کمک کنید تا بهتر به مدیریت زمان بپردازند تا بتوانند عادت‌های کاری‌شان را بهبود دهند.
- برای بهبود، شروع به برنامه‌ریزی کنید.
- تاریخی برای تحلیل DILO بعدی مشخص کنید تا تغییرات را ببینید.
بسته به هدف‌تان از بررسی شرکت‌کنندگان، اگر DILO به این شیوه استفاده شود، می‌تواند مبنایی برای تداوم بهبود عملکرد و بررسی‌های اثربخشی به وجود آورد.
اگر قول دادید که از DILO برای پایش عملکرد فردی استفاده نکنید، به قول خود عمل کنید. در غیر این صورت، اعتماد گروه را نسبت به خودتان از دست خواهید داد و اگر در آینده باز هم از این تکنیک استفاده کنید، اعتبار کمی خواهید داشت.
