فرض کنید رسیده‌اید شرکت و حسابی هم مشتاق شروع کارتان هستید، اما به علت مشکلات فنی، ۲۰ دقیقه‌ای طول می‌کشد که لپ‌تاپ‌تان بالا بیاید.
بعدش چشمان‌تان به علت چشمک زدن چراغ روی میز، درد می‌گیرد و در ضمن مجبورید در دفتر کت بپوشید زیرا سیستم گرمایش دوباره خراب شده است. به علاوه، نیاز به کمک دارید، اما جایگاه مسئول اجرایی شما در اداره هنوز خالی است و هر چه می‌گردید، دستگاه منگنه را هم پیدا نمی‌کنید!
اگر چه این مثالی اغراق‌آمیز است، اما بیشتر ما می‌دانیم که کار بدون پشتیبانی درست، یعنی اوضاع بدون کمکِ ابزارها و منابع مورد نیاز برای انجام اثربخش کارها، چقدر می‌تواند ناامیدکننده و استرس‌زا باشد.
اگر سِمت مدیریتی دارید، یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌هایتان اطمینان از این است که اعضای گروه‌تان هر چیزی را که برای کار ایمن، راحت و مؤثر نیاز دارند، در اختیار داشته باشند. در این مقاله، آنچه را برای رسیدن به این هدف باید انجام دهید، بررسی می‌کنیم.
اهمیت پشتیبانی خوب
همه‌ی ما به «ابزارهایی» مناسب برای انجام کارمان نیاز داریم. این ابزارها میتوانند اشیائی فیزیکی، مانند کامپیوتر، صندلی راحت، تلفن همراه و چراغ رومیزی سالم یا ابزارهای غیر‌ملموسی، مانند آموزش، حمایت مدیران و همکاران یا جریان منظم اطلاعات قابل اعتماد باشند. اگر ابزارهای مورد نیاز برای انجام کارمان را نداشته باشیم، کارایی پایین می‌آید و سریع ناامید، عصبانی و دچار استرس می‌شویم.
بر اساس نظر رود واگنر (Rodd Wagner) و جیمز هارتر (James Harter)، محققان گالوپ و نویسندگان کتاب «The Elements of Great Managing» در سال ۲۰۰۶، مهم‌ترین کاری که برای شادی و اثربخشی افرادتان می‌توانید انجام بدهید، ارائه‌ی ابزارها، منابع و تجهیزات درست به آنهاست.
مزایای بسیاری در حصول اطمینان از اینکه اعضای گروه‌تان دارای حمایت مورد نیاز باشند، وجود دارد. این امر، کار را به‌وضوح راحت‌تر، ایمن‌تر و لذت‌بخش‌تر می‌کند و به افرادتان کمک می‌کند تا کارایی بیشتری داشته باشند.
علاوه بر اینها، همه‌ی ما می‌خواهیم کارمان را درست انجام دهیم و می‌خواهیم در جهان پیرامون‌مان تغییری ایجاد کنیم. وقتی ابزارها و حمایت‌های درست را نداشته باشیم، نمی‌توانیم کار ارزشمندی انجام دهیم و بودن در این موقعیت، ناامیدکننده و از نظر احساسی، خسته‌کننده است.
اینکه اعضای گروه‌تان منابع مورد نیازشان برای انجام درست کار را داشته باشند، نه‌تنها علامتی از حمایت و اعتماد شما به آنها، بلکه نشانه‌ی حمایت و اعتماد از سوی کل سازمان است و این انگیزه مهمی است.
توجه داشته باشید که وقتی از اعضای گروه‌تان حمایت می‌کنید، در حقیقت آنها را قادر می‌سازید که خودشان کار را انجام دهند؛ نه اینکه شما برای‌شان انجام دهید.
ارائه‌ی پشتیبانی درست
بنابراین، چگونه مطمئن می‌شوید که افرادتان هر چیزی را که برای انجام کار مفید لازم دارند در اختیار خواهند داشت؟ شش مرحله‌ی زیر را برای تجهیز گروه‌تان در راه موفقیت دنبال کنید.
مرحله‌ی ۱: بپرسید
بسیار واضح است؛ یکی از بهترین راه‌ها برای یافتن چیزهایی که اعضای گروه‌تان نیاز دارند، پرسیدن از آنهاست. آنها میتوانند بلافاصله بگویند که چه چیزهایی خوب است و چه چیزهایی نه.
گاهی اوقات، پرسیدن سؤال‌های بسیار خاص می‌تواند برای مشخص کردن ابزارها و منابعی که اعضای گروه نیاز دارند، کمک‌تان کند. این پرسش‌ها را امتحان کنید:
- بزرگترین سرخوردگی‌هایتان در کار چه هستند؟
- آیا ابزارهای فیزیکی لازم برای کارتان را در اختیار دارید؟
- آیا اغلب مجبور می‌شوید برای اطلاعات مهم، پرس‌وجو کرده یا در اینترنت جست‌وجو کنید؟
- آیا می‌توانید به راحتی با دیگر اعضای گروه تماس بگیرید؟
- آیا جریان اطلاعات موجود در اداره یا گروه، موثر است؟
- آیا هیچ بخشی از کار روزانه یا فرایندهای چرخه‌ی کاری‌تان ناکارآمد هستند؟
- آیا آموزش‌های لازم برای انجام درست کار را گذرانده‌اید؟
- آیا آموزش‌های اضافی کارتان را بهبود می‌بخشد، یا آن را کارامدتر می‌کند؟
- چه چیزی در طول روز بیشترین فشار را به شما می‌آورد؟
می‌توانید این پرسش را شخصا، از طریق ایمیل، یا حتی از طریق بررسی رضایت کارمندان مطرح کنید.
مرحله‌ی ۲: نظارت مؤثر بر کار
چقدر کار گروه‌تان را از نزدیک دنبال می‌کنید؟ یکی از روش‌های مهم برای اینکه حمایت کنید، این است که با وظایف و پروژه‌های گروه‌تان درگیر بمانید. مدیرانی که دیده می‌شوند، از کسانی که دور هستند یا دسترسی به آنها سخت است، قابل اعتمادترند.
یکی از بهترین راه‌های نظارت بر کار گروه‌تان، این است که مدیریت با گشت‌زنی (MBWA) به اطراف را انجام دهید. این کار، هر روزه فرصت دیده شدن، ارتباط با گروه و دادن اطلاعات را به آنهایی که برای کار مؤثر به آن نیاز دارند فراهم می‌کند.
اگر چه باید بالای سر گروه‌تان باشید، اما از مدیریت ذره‌بینی روی اعضای گروه بپرهیزید. اگر بیش از اندازه دنبال‌شان کنید، یا بیش از حد درگیر وظایف‌شان شوید، باعث می‌شوید احساس استرس یا بی‌میلی کنند. با بررسی‌های منظم و نشان دادن علاقه‌ای صادقانه به آنچه انجام می‌دهند و بعد هم اعتماد به آنها در انجام کارهایشان، تعادل مناسبی ایجاد کنید.
جنبه‌ی مهم دیگر حمایت، ارائه‌ی بازخورد موثر و منظم است. این موضوع اطلاعات مورد نیاز برای پیشرفت و رشد را در اختیار افرادتان قرار می‌دهد. اگر آنها بازخوردی دریافت نکنند، شاید فکر کنند که شما اصلا برای آنها اهمیتی قائل نیستید یا توجهی ندارید. در بدترین حالت، احساس می‌کنند که کارشان اصلا اهمیتی ندارد.
مرحله‌ی ۳: حمایت مدیریتی ارائه کنید
اعضای گروه‌تان نیازمند حمایت شما در جایگاه مدیر هم هستند.
ابتدا مطمئن شوید که می‌دانند چه انتظاری از آنها دارید. مطمئن شوید که شرح وظایف شغلی مشخص است، از مدیریت بر مبنای اهداف استفاده کنید، اهداف مناسب را تعیین کنید و به افراد کمک کنید برای رسیدن به آن اهداف،، تلاش کنند.
باید با برقراری ارتباط با اعضای گروه‌تان، از آنها حمایت کنید. این کار یعنی مطلع نگه داشتن آنها در موقعیت‌های استرس‌زا، اطمینان از این که آنها می‌دانند کجای پروژه‌های بزرگ هستند و برقراری ارتباط از طریق کار روزمره‌ی همیشگی‌تان.
شما به عنوان مدیر، باید بزرگترین مشوق آنها باشید. آنچه را می‌توانید برای حمایت از ایده‌ها، تصمیم‌ها و ابتکارات‌شان به کار ببرید. اعضای گروه‌تان باید این را هم بدانند که شما نسبت به آنچه انجام می‌دهند هیجان‌زده هستید و از تلاش‌هایشان حمایت می‌کنید. تشکر کردن و تحسین گروه‌تان در زمان مناسب، روش مهم دیگری برای انگیزه دادن به کارمندان است.
در نهایت، به آموزش‌ها و مهارت‌های اعضای گروه‌تان نگاه کنید. آیا دانش مورد نیاز را برای انجام موثر کارهایشان دارند؟ اگر مطمئن نیستید، نیازهای آموزشی آنها را ارزیابی کنید تا دریابید آیا آنها آموزش مورد نیاز را دیده‌اند یا نه.
مرحله‌ی ۴: به ایمنی توجه کنید
افراد شما شایسته‌ی محیط کاری سالم و ایمن هستند. این وظیفه‌ی شماست که مطمئن شوید آنها شاد و راضی هستند و میتوانند کارشان را به‌درستی انجام دهند.
در سازمان یا اداره‌تان قدم بزنید. مطمئن شوید که فضا تمیز و راحت است و روشنایی خوبی دارد. ساختمان‌تان باید سالم و دارای تهویه‌ی مطبوع هم باشد و به‌طور ایده‌آل باید محیط کاریِ شاد و راحتی باشد. به میز و صندلی اعضای گروه‌تان هم نگاه کنید. آیا کسی از عدم راحتی یا استرس‌های مکرر شکایت دارد؟ اگر چنین است، مشکل را پیدا کنید.
مرحله‌ی ۵: تجهیزات و لجستیک را تأمین کنید
تجهیزات و لجستیک گروه‌تان، اشیائی فیزیکی هستند که اعضاء برای انجام درست کارشان به آنها نیاز دارند.
هر وقت که امکانش هست، به اعضای گروه‌تان اجازه بدهید ابزارها و تجهیزات مورد نیازشان را برای انجام کار انتخاب کنند. واگذاری این مسئولیت نه تنها به آنها خودمختاری می‌دهد، بلکه موثرتر هم هست؛ زیرا آنها بهترین کسانی هستند که میتوانند بهترین ابزار را برای انجام کارشان انتخاب کنند.
مرحله‌ی ۶: ارائه‌ی حمایت احساسی
زمان‌هایی هم هست که باید با ارائه‌ی کمک‌های احساسی از اعضای گروه‌تان حمایت کنید. گاهی اوقات آنها تنها نیاز به گوشی شنوا دارند و گاهی به کمک شما در مسئله‌ای شخصی، یا حتی مشاوره‌ی شما نیاز پیدا می‌کنند.
با همه‌ی اینها، همه‌ی ما خارج از محیط کار هم زندگی می‌کنیم و شاید پیش‌آمدهای ناخوشایندی در زندگی همه‌ی ما اتفاق بیفتند. به همین دلیل باید در بعضی مواقع مثل اوقاتی که افرادتان واقعا لحظات دشواری را سپری می‌کنند، به آنها محبت کنید و همدردی نشان دهید.
به عنوان بخشی از این موضوع، مطمئن شوید که توجه مناسبی به زندگی خانوادگی افرادتان نشان می‌دهید، به‌گونه‌ای که وقتی شرایط دشواری را می‌گذرانند، در جریان باشید و مطمئن شوید که خوب می‌دانید وقتی به شما نزدیک می‌شوند، چگونه به آنها گوش دهید. هر وقت کسی از اعضای گروه‌تان درخواست کمک می‌کند، از تکنیک‌های گوش کردن فعالانه و گوش کردن همدلانه استفاده کنید. به‌خاطر داشته باشید که اگر افراد به شما اعتماد نداشته باشند، برای حمایت احساسی پیش شما نخواهند آمد. با حضور به موقع در مواقع نیازشان، به این اعتماد ارج بگذارید.
