تفویض اختیار فرایندی است که طی آن قدرت و اختیار با زیردستان تقسیم می‌شود. وقتی کار و مشغله‌ی مدیری فراتر از ظرفیت اوست، باید کارها و وظایف خود را تقسیم کند. به همین دلیل تفویض اختیار نقش مهمی در عملکرد سازمان دارد. در واقع مدیران با تفویض اختیار، ظرفیت خود را چند برابر می‌کنند و از عهده‌ی مدیریت کارهای بیشتری بر می‌آیند.
اهمیت تفویض اختیار
در ادامه برخی از دلایل اهمیت تفویض اختیار را می‌خوانید:
۱. مدیر با تفویض اختیار قادر است تا کارها را بین زیردستان خود تقسیم کند که این امر باعث می‌شود تا فشار کاری‌اش کم‌تر شود و امکان رسیدگی به امور مهم‌تری مانند برنامه ریزی، سازماندهی، ارزیابی و تحلیل فرصت‌های کسب‌وکار و … را پیدا کرده و عملکرد بهتری در این زمینه‌ها داشته باشد.
۲. با کاهش فشار کاری او زمان و نیروی بیشتری را برای رسیدگی به مسائل مهمی که نقش حیاتی در کسب‌وکار دارند، خواهد داشت. با صرف وقت و نیروی بیشتر اثربخشی مدیر افزایش می‌یابد و او می‌تواند از مهارت‌ها و قابلیت‌هایش به بهترین شکل بهره گیرد.
۳. تفویض اختیار بنیان رابطه‌ی رئیس و مرئوس است. به این ترتیب قدرت، اختیار و عملکرد موثر از رده‌های بالا به پایین جریان می‌یابد و در نتیجه دستیابی به اهداف را ممکن می‌سازد.
۴. تفویض اختیار به زیردستان، امکان شکوفا شدن را با بهره‌گیری از قابلیت‌های آنان نیز می‌کند. واگذاری قدرت به زیردستان، به آنها حس مهم و ارزشمند بودن را القا می‌کند که نتیجه‌ی آن افزایش انگیزه برای کار کردن و خلق نتایج بهتر است. رضایت شغلی به عنوان یکی از معیارهای مهم ثبات و سلامت رابطه‌ی رئيس و مرئوس، نتیجه‌ی همین تفویض اختیار است. تفویض اختیار، یکنواختی و سستی کارکنان را نیز از بین می‌برد و خلاقیت و ابتکار آنها را تقویت می‌کند.
تفویض اختیار به مدیران در جهت توسعه‌ی مهارت‌ها و توانایی‌های‌شان نیز کمک می‌کند. با واگذاری کارها به زیردستان و داشتن وقت کافی برای وظایف مهم، مهارت‌های مهم مدیریتی همچون تصمیم گیری، مهارت های ارتباطی، نظارت و راهنمایی، انگیزه‌بخشی مؤثر و ویژگی‌های رهبری در آنها شکوفا و تقویت می‌شود. به عبارتی مدیران تنها با تفویض اختیار، فرصت سنجش قابلیت‌ها و توانا‌یی‌های خود را به‌دست خواهند آورد.
۵. تفویض اختیار هم برای رؤسا و هم برای زیردستان سودمند است. تفویض اختیار به ثبات کاری کمک می‌کند. با خلق نتایج بهتر امکان ایجاد بخش‌ها و اداره‌های بیشتر فراهم می‌شود که نیازمند مدیران بیشتری است و به این طریق فرصت بهره‌گیری از مدیران باتجربه و خبره را در این موقعیت‌های جدید فراهم می‌کند.
بنابراین تفویض اختیار تنها یک فرایند نیست بلکه راهی است برای افزایش ظرفیت مدیر که ثبات، توانمندی و سلامت کار را به همراه دارد.
اصول تفویض اختیار
دستورالعمل‌های زیر که در قالب اصول و مبانی طراحی شده‌اند، شما را در مراحل تفویض اختیار، یاری خواهند کرد.
۱. اصل نتیجه‌ی مورد انتظار
مدیران پیش از تفویض اختیار باید به روشنی اهداف موردِ نظر و نتیجه‌ی موردِ انتظار را برای زیردستان توضیح دهند. اهداف باید به روشنی و با جزئیات تعریف و معیارهای عملکرد نیز به روشنی مشخص شوند. مثلا مدیر بازاریابی در توضیح اهداف فروش باید تعداد فروش روزانه را به روشنی مشخص کند و بگوید هدف مثلا فروش ۱۰ واحد در روز است. مدیر بازاریابی در حین ارائه‌ی توصیه‌ها و راهکارهایی برای فروش، با ذکر اهداف فروش برای فروشندگان چارچوب ذهنی روشنی خلق می‌کند که به افزایش اثربخشی آنها منجر می‌شود.
۲. اصل توازن اختیار و مسئولیت
مدیران باید بین مسئولیتی که واگذار می‌کنند و اختیاری که به افراد می‌دهند، توازن برقرار کنند. مسئولیت و اختیار باید هم‌پای یکدیگر پیش بروند.
اگر مسئولیتی را به زیردستان خود واگذار می‌کنید باید اختیار و استقلال لازم برای انجام مؤثر آن را نیز به آنها بدهید. البته نباید در واگذاری اختیارات زیاده‌روی کنید، این مسئله گاهی منجر به سوء استفاده از قدرت می‌شود. اختیارات باید همخوان و متناسب با مسئولیت واگذاری‌شده باشند. بنابراین، همیشه باید هر دو فاکتور را همگام با یکدیگر مورد توجه قرار داد.
۳. اصل مسئولیت مطلق
بر مبنای این اصل، هرگز نباید مسئولیت را به‌طور تام به زیردستان واگذار کنید. مدیران در هر سطح و رتبه‌ای که باشند همیشه باید در مورد وظایف و مسئولیت‌هایی که تفویض می‌کنند به رؤسا و مدیران بالادستی خود پاسخگو باشند. تفویض اختیار به معنای شانه خالی کردن از مسئولیت نیست بلکه تفویض‌کننده تا پایان مأموریت مسئولیت آن را به عهده دارد.
هر مدیری مسئولیت کارها و اقدامات زیردستانش را به عهده دارد و باید درباره‌ی آنها به مدیران بالادستی پاسخگو باشد. مدیران نباید تقصیر را متوجه زیردستان خود کنند حتی اگر اختیارات ویژه‌ای به زیردستان داده باشند. مثلا اگر مدیر تولید به دلیل خرابی ماشین‌آلات نتواند مطابق با برنامه پیش برود حتی وقتی تعمیرکار از عهده‌ی تعمیر ماشین‌آلات برنمی‌آید، این مدیر تولید است که باید نسبت به این عقب‌ماندگی پاسخگو باشد.
۴. اصل سطوح اختیار
مدیران باید در محدوده‌ی اختیارات‌شان و در چارچوبی تعریف‌شده اقدام کنند. به عبارت دیگر، مدیران موظف هستند که در مورد موضوعات مهمی که فراتر از سطح اختیارات آنهاست با رؤسای خود مشورت کنند و از اینکه اجازه‌ی تصمیم‌گیری درباره‌ی آن موضوع را دارند مطمئن شوند. از سوی دیگر مدیران یا زیردستان باید از مراجعه‌ی پی‌درپی به مدیران بالادستی برای ارائه‌ی شکایت‌ها و پیشنهادها خودداری کنند مگر اینکه از آنها خواسته شود. این اصل به درجه‌ی اختیار و سطح بسط آن اشاره دارد.
تمرکزگرایی در مقابل تمرکززدایی
تمرکزگرایی به این معناست که تصمیم‌گیری در سازمان در اختیار افراد محدودی قرار دارد و همه‌ی تصمیمات و اقدامات مهمِ رده‌های پایین‌تر سازمان در گروی تأیید مدیران رده‌بالا است. به گفته‌ی آلن (Allen) تمرکزگرایی تلاشی نظام‌مند و پیوسته برای حفظ قدرت در هسته‌ی مرکزی سازمان یا شرکت است. برخی از الزامات تمرکزگرایی عبارتند از:
- تمرکز اختیار تصمیم‌گیری در سطوح بالای مدیریتی
- تمرکز قدرت عمل در سطوح میانی مدیریتی
- تمرکز اقدامات و فعالیت‌ها در سطوح پایین سازمان که در جهت تصمیمات مدیران رده‌بالا است.
- در سازمان تمرکزگرا، دستورات و تصمیم‌های مهم توسط مدیران رده‌بالا اتخاذ می‌شود و دیگر بخش‌های سازمان مسئول پیاده‌سازی آن تصمیم‌ها هستند.
در مقابل، تمرکززدایی تلاشی برای واگذاری قدرت و اختیار به سطوح مختلف سازمان و تمام بخش‌های آن است. در سازمانهای تمرکززدا، مدیران رده‌بالا درباره‌ی مسائل کلیدی و سیاست‌های کلی تصمیم می‌گیرند و تصمیم‌گیری درباره‌ی باقی موارد به سطوح مدیریتی پایین‌تر سازمان واگذار می‌شود.
درجه‌ی تمرکزگرایی یا تمرکززدایی به میزان تفویض اختیار به پایین‌ترین سطوح سازمان بستگی دارد. به عقیده‌ی آلن، «تمرکززدایی یعنی، تفویض تمامی اختیارات به پایین‌ترین سطوح سازمان؛ البته به جز اختیاراتی که تنها هسته‌ی مرکزی سازمان قابلیت اجرا و مدیریت آنها را دارد.»
تمرکززدایی معادل تفویض اختیار نیست. تمرکززدایی نتیجه‌ی بیشترین میزان تفویض اختیار است. تفویض اختیار فرایندی است که با واگذاری قدرت و اختیار از فردی به فرد دیگر کامل می‌شود اما تمرکززادیی وقتی محقق می‌شود که تفویض اختیار تا حد امکان و در بیشترین دامنه‌ی ممکن انجام شود. مثلا وقتی مدیر منابع انسانی وظیفه‌ی بررسی درخواست‌های مرخصی را به رئیس بخش می‌سپرد تفویض اختیار کرده است اما با واگذاری این وظیفه به رؤسای تمامی بخش‌های موجود در سازمان، تمرکززدایی اتفاق می‌افتد. بنابراین تمرکززدایی تفویض اختیار در دامنه‌ای گسترده‌تر است که در صورت نیاز با انتقال مسئولیت همراه است اما با تفویض اختیار، مسئولیت هنوز به عهده‌ی تفویض‌کننده است.
برخی ویژگی‌های تمرکززدایی
- ۱. بار کمتری بر دوش مدیران اجرایی است.
- ۲. فرصت تصمیم‌گیری مستقل، مهارت‌های کارکنان را تقویت می‌کند. با این کار سازمان از کارکنان خبره و با استعداد خود محافظت می‌کند.
- ۳. تمرکززدایی گوناگونی و تنوع را تسهیل می‌کند و تنوع فعالیت‌هایی که در واحدهای تازه‌تأسیس به شکلی مؤثر انجام می‌شوند؛ بیشتر می‌شود.
- ۴. ساختار و فعالیت‌های سازمان در سطوح کوچک‌تر قابل پیاده‌سازی است؛ کاری که در سازمانهای متمرکز ممکن نیست.
- ۵. حس استقلال در کارکنان انگیزه و روحیه‌ی آنها را تقویت می‌کند.
- ۶. ممکن است در سازمان نامتمرکز حفظ هماهنگی در برخی سطوح به دلیل تعدد بخش‌ها مشکل باشد.
تمرکزگرایی و تمرکززدایی الگوی ارتباط و سطح اختیار را مشخص می‌کند. درجه‌ی هر یک به عوامل مختلفی از جمله ماهیت سازمان، میزان درآمد، تعداد بخش‌ها، اندازه‌ی سازمان بستگی دارد. هر چه اندازه‌ی سازمان بزرگ‌تر باشد، تمرکززدایی منافع بیشتری خواهد داشت.
خلاصه تفاوت‌های تفویض اختیار و تمرکززدایی
می‌توان تمرکززدایی را نوعی تفویض اختیار توسعه‌یافته دانست. به عبارت مناسب‌تر وقتی تفویض اختیار در گسترده‌ترین محدوده اجرایی شود، نتیجه آن تمرکز زدایی خواهد بود. در شکل زیر تفاوت‌های این دو مفهوم به خوبی ذکر شده است.
با سلام وعرض تشکر .در قسمت خلاصه تفاوت های تفویض اختیار و تمرکز زدایی از چه منابعی استفاده شده است.