شاید به خاطر میز بزرگ و درهای بسته باشد، شاید به دلیل حضور همکاری است که زیاد و بلند حرف می‌زند، شاید هم به این دلیل که آقای مدیر روبه‌رویتان نشسته است.
هر دلیلی که داشته باشد، ممکن است در جلسه واژه‌ها فراموش‌تان شده باشد و شما را ازحس شرمندگی و خجالت از اینکه اعصاب خراب‌تان بر شما مسلط شده پر کرده باشد. از سوی دیگر شاید در اشتراک‌گذاریِ افکارتان موفق شده باشید، اما به خاطر وجود صداهای رساتری در اتاق نادیده گرفته و یا خاموش شده باشید.
اگر چه ممکن است این احساس را داشته باشید که شما تنها فردی هستید که با این مسائل در طی جلسات دست و پنجه نرم می‌کنید، اما یقینا دیگرانی هم هستند که همین احساس را دارند و همان‌طور که آنها توانسته‌اند بر خجالت‌شان مسلط شوند و صحبت کنند، شما هم می‌توانید.
ابتدا بیایید ببینیم چرا شنیده شدن در جلسات مهم است.
چرا باید شنیده شوید؟
دیده شدن در محل کار، برای موفقیت شما بسیار مهم است و جلسات، آوردگاه مهمی برای انجام این کار هستند، به ویژه اگر مدیرتان هم حضور داشته باشد. وقتی در جلسه‌ای خودتان را حسابی نشان می‌دهید و اطمینان و فعال بودن را به نمایش می‌گذارید، این مسئله می‌تواند شما را به عنوان مدیر آینده نشانه‌گذاری کند.
متاسفانه همکاران‌تان نمی‌توانند ذهن شما را بخوانند، پس اهمیتی ندارد که چه ایده‌های بزرگی در سر دارید، چرا که تا وقتی آنها را به زبان نیاورید، برای خودتان و گروه‌تان بی‌مصرف هستند.
نداشتن فرصت برای صحبت کردن، یا احساس عدم شنیده شدن در حین صحبت، می‌تواند بسیار دل‌سردکننده باشد، به ویژه اگر به‌طور مداوم تکرار شود. اگر این احساس دل‌سردی، بی‌انگیزگی یا نداشتن قدرت، بدون مدیریت رها شود، ممکن است به بقیه‌ی زندگی کاری‌تان هم سرایت کند. گروه یا سازمان‌تان نیز ممکن است به‌طور هم‌زمان اعتماد خود را به دانش و تجربه‌ی شما از دست بدهد و اهمیت کمتری برای‌تان قائل شود.
پس بیایید نگاهی به هفت روشِ ایجاد اعتماد به‌نفس و در دست گرفتنِ اختیار، که می‌توانند برای داشتن مشارکتی ارزشمند در جلسات بعدی به شما کمک کنند، بیندازیم.
چگونه شنیده شوید؟
۱. به ارزش خود اطمینان داشته باشید
شما به این جلسه دعوت شده‌اید، پس حتما چیزی برای ارائه دارید. احتمالا دانش تخصصی یا مهارت‌های مربوط به موضوع مورد بحث را دارید. شاید هم مدیرتان فکر می‌کند این فرصت مناسبی برای یادگیری شماست، یا می‌خواهد عملکردتان را در این موقعیت را بسنجد.
اگر دلیل شرکت‌تان روشن نیست، از مدیر یا مسئول جلسه بپرسید. در هر صورت شما آنجا هستید چون شما را خواسته‌اند و حضورتان ارزشمند است، پس اعتماد به نفس داشته باشید.
۲. سوال بپرسید
اگر بیان ایده یا دیدگاهِ خودتان دشوار است، با پرسیدن سوالاتی درباره‌ی آنچه دیگران می‌گویند، شروع کنید. این کار نشان می‌دهد که شما حاضر، درگیر و علاقه‌مند هستید. اگر معمولا در جلسات به خاطر دلهره سکوت می‌کنید، پیش از شروع جلسه، چند پرسش روی برگه‌ای بنویسید. اما مراقب باشید که تعداد پرسش‌های شما به‌گونه‌ای نباشد که موجب اختلال یا تاخیر در برگزاری جلسه شود.
۳. در حمایت از دیگران صحبت کنید
یادگیری اینکه چگونه خود را به جلو هل دهیم، می‌تواند دشوار باشد، درحالی که کمک به دیگران و تمجید از آنها برای ما آسان‌تر به‌نظر می‌آید. پس اعتماد به نفس‌تان را با توجه کردن به دیگر حضار جلسه تقویت کنید. اگر حرفِ کسی قطع شد، چیزی بگویید که توجه دیگران را دوباره به او جلب کند؛ چیز ساده‌ای مثل اینکه «سیاوش، تو یه چیزی می‌خواستی بگی!»
اگر کسی چیزی گفت که با آن موافق بودید، موافقت خود را اعلام کنید. با اعتبار دادن به ایده‌ی او، شاید بتوانید ایده‌های خودتان را هم به آن اضافه کنید.
وقتی برای صحبت راجع‌به دیگران اعتماد به نفس پیدا کردید، برای صحبت‌های خودتان، احساس خجالت کمتری خواهید کرد.
به یاد داشته باشید که زبان بدن شما بسیار رساست. داشتن وضعیتی مناسب پشت میز، برداشت مثبتی ایجاد می‌کند و این را به ذهن طرف مقابل متبادر می‌کند که شما هوشیار، درگیر جلسه و مؤدب هستید.
۴. در صحبت کردن، یکی از اولین‌ها باشید
با زود صحبت کردن در جلسات، می‌توانید حرف خود را بزنید و در ادامه‌ی جلسه بیشتر احساس راحتی، پذیرش و مثبت بودن داشته باشید. اگر عقب بمانید، احتمالا عصبی می‌شوید و ممکن است شخص دیگری ایده‌ی فوق‌العاده‌ی شما را مطرح کند. یافتن فاصله‌ای در بحث برای گفتن آنچه در ذهن دارید هم می‌تواند دشوار باشد، پس جلو بروید و قاطع باشید.
آگاه باشید که قاطع بودن به معنای رفتار پرخاشگرانه نیست و اولین سخنگو بودن به معنای همیشه اول بودن نیست.
۵. مهارت‌های درون‌گرایی را دریابید
اگر طبیعتا درون‌گرا هستید، احساس نکنید که در اتاق جلسه این موضوع علیه شما خواهد بود، بلکه می‌تواند کاملا برعکس باشد . کتاب سوزان کین (Susan Cain) به نام «Quiet» ادعا می‌کند که حضور درون‌گراها برای موفقیت سازمان ضروری است.
از این واقعیت که شما فردی بازتاب‌دهنده، استراتژیک، متفکر، شنونده‌ای خوب و مشاهده‌گر هستید، بهره ببرید. به دو شکل می‌توانید بر این ویژگی‌ها تکیه کنید: قبل از جلسه درباره‌ی موضوع بحث، بررسی مختصری انجام دهید. آنچه می‌خواهید بگویید را برنامه‌ریزی کنید؛ وقتی در جلسه هستید، آنچه گفته شده را خلاصه کنید و نظر مرتبطی ارائه بدهید.
۶. به ایده‌ی خود مزیت بدهید
اگر می‌توانید، خود را در فهرست دستورجلسه قرار دهید تا فرصتی تضمین‌شده برای صحبت داشته باشید. اگر امکان انجام این کار نیست، از پیش به همه اطلاع دهید که می‌خواهید موضوعی را مطرح کنید. برای مثال، اگر ایمیلی درباره‌ی شرکت در جلسه دریافت کرده‌اید، پاسخ دهید «مشتاق شرکت در این جلسه و بیان ایده‌های جدیدم درباره‌ی فلان مسئله هستم.» این‌گونه روشن می‌کنید که چیزی برای ارائه دارید. این‌‌کار می‌تواند در دیگران ایجاد علاقه کند و باعث شود که تمامی توجه آنها در جلسه به شما معطوف شود.
۷. کوتاه، بدون عذرخواهی
صحبت خود را محکم شروع کنید و محکم به پایان برسانید. از شروع با عبارات عذرخواهانه‌ای مثل «متاسفم، اما…» پرهیز کنید. این عبارت فوراً موقعیت شما را تضعیف می‌کند. با افتخار و قدرت شروع کنید و بگویید «می‌خواهم بگویم…» یا «می‌توانم اضافه کنم که…».
به محض اینکه آنچه را که در ذهن داشتید بیان کردید، صحبت‌تان را تمام کنید. به این ترتیب دیگران از ارائه‌ی مؤثر شما تمجید خواهند کرد.
از گفتن «مخالفم» بپرهیزید. دیگران این را می‌شنوند و فوراً احساس تقابل و آزاردگی می‌کنند، و احتمالا دست از گوش دادن به شما می‌کشند. بسیار بهتر است که یکی از این موارد را استفاده کنید:
-«فکر می‌کنم این را هم باید در نظر بگیریم که…»
-«من این قضیه را با دید متفاوتی می‌بینم، چون…»
-«تا حدی موافقم، اما کمی هم شک دارم که…»
وقتی احساس اعتماد به نفس می‌کنید
جلسات برای سازمان هزینه بالایی دارند. برای درک این مسئله، کافی است نرخ ساعاتی که همه حاضر هستند را جمع بزنید! بنابراین جلسات باید ارزشمند و مؤثر باشند و نباید به صحنه‌ی خودنمایی افرادی خاص تبدیل شوند. گاهی اوقات شاید لازم باشد حرفی بزنید و جلسه را به روال قبلی‌اش برگردانید، مثلا: « نظرتان چیست که نکات عملیِ مورد آخرِ دستورجلسه را خلاصه کنیم.»
با تمرین، شاید از مشارکت در جلسات لذت ببرید و فرصت‌های مناسب دیگری برای صحبت را بیابید، فرصت‌هایی مانند ارائه‌هایی برای گروه‌های بزرگتر در محل کار، یا حتی تمرینِ سخنرانی برای عموم به عنوان مجری جلسه.
چگونه به دیگران کمک کنیم صدایشان شنیده شود
اگر شما رئیس یا برگزارکننده‌ی جلسه هستید، اطمینان حاصل کنید که محیط مولدی برای همه ایجاد می‌کنید:
- در مدیریت جلسه، الگو داشته باشید و رفتارهایی غیرقضاوتی، همه‌گیر و محترمانه‌ای برای گروه‌تان مشخص کنید.
- مشوق باشید، به ایده‌ها توجه کنید و آنها را توسعه دهید، اما آنها را برای خود نکنید!
- از همه بخواهید در جلسه مشارکت کنند تا کسی برای بیان ایده‌ها از قلم نیفتد.
- پس از ارائه‌ی اطلاعات جدید، از شرکت‌کنندگان انتظار پاسخ‌های فوری و در عین حال قابل توجه نداشته باشید. به آنها فرصت آماده شدن بدهید.
