شما تازه به دفتر کار خود که به طور مشترک با یکی از همکارانتان از آن استفاده می‌کنید، رسیده‌اید و به نظر می‌رسد امروز هم مانند روزهای قبل روزی پُر‌تَنش در انتظارتان است.
بخشی از دفتر کار که متعلق به شماست، بسیار تمیز و مرتب است. همیشه به موقع می‌رسید، هیچ وقت با صدای بلند با تلفن صحبت نمی‌کنید تا برای دیگران مزاحمت ایجاد نشود، ولی رفتار همکارتان کاملا برعکس است. در قسمتی از دفتر که متعلق به اوست، لیوان‌های خالی و پرونده‌های خاک گرفته دیده می‌شوند. او اغلب دیر می‌رسد و گاهی در هنگام کار به رادیو گوش می‌کند و تمرکز شما را به هم می‌ریزد. شما کارتان را دوست دارید، اما اینکه مجبورید فضای کاری خود را با همکارتان قسمت کنید باعث شده از کار کردن لذت کافی را نبرید. او اعصاب شما را بهم می‌ریزد و اغلب با هم مشاجره می‌کنید.
اگر خوب به این موضوع فکر کنید متوجه خواهید شد که دلیل ناسازگاری‌تان این است که دو سبکِ کاریِ کاملا متضاد دارید. وقتی این موضوع را متوجه شدید، می‌توانید از آن به عنوان نقطه‌ی شروع برای حل اختلاف و رسیدن به تفاهم استفاده کنید. شاید همه‌ی ما تجربه‌ی این گونه اختلافات را در محیط کار داشته باشیم. اختلاف می‌تواند باعث رشد افراد و بهتر شدن ارتباط بین آنها شود و از این لحاظ می‌تواند مفید باشد. با این حال، این اتفاق زمانی می‌افتد که شما علت و ریشه‌ی اختلاف‌تان را به خوبی بشناسید. وقتی ریشه‌ی مشکل را شناسایی کردید، می‌توانید قدم‌های مثبتی برای حل آن بردارید.
در این مقاله ما می‌خواهیم شما را با هشت علت اصلی ناسازگاری در محیط کار آشنا کنیم و بررسی کنیم که چطور می‌توانید از این هشت مورد برای مدیریت و حل کردن اختلاف‌تان استفاده کنید.
توضیحی درباره‌ی این هشت علت
مطابق نظریه‌ی روانشاسان «آرت بل» (Art Bell) و «برت هارت» (Brett Hart)، هشت دلیل رایج برای اختلاف در محیط کاری وجود دارد. بل و هارت در مقاله‌های جداگانه درباره‌ی اختلافات و ناسازگاری‌های کاری که در سال‌های ۲۰۰۰ و ۲۰۰۲ به چاپ رسیدند، هشت علت را شناسایی کردند.
این هشت مورد عبارتند از:
- منابع ناسازگار
- سبک‌های ناسازگار
- دیدگاه‌های ناسازگار
- فشارهای کاری ناسازگار
- وظایف ناسازگار
- ارزش‌های شخصی متفاوت
- سیاست‌های غیر قابل پیش‌بینی
با استفاده از این دسته‌بندی می‌توانید دلایل اختلاف را شناسایی کنید. بعد از اینکه آنها را شناسایی کردید، می‌توانید جلوی پیش آمدن اختلاف را بگیرید یا اینکه استراتژی رفع ناسازگاری را برای اصلاح موقعیت در پیش بگیرید.
چطور از این ابزار استفاده کنیم؟
اجازه دهید نگاه دقیق‌تری به تک تک این موارد بیندازیم و راه‌حل‌هایی برای اجتناب و رفع هر کدام از آنها پیشنهاد دهیم.
۱. منابع ناسازگار
همه‌ی ما باید در محیط کار به یک سری منابع دسترسی داشته باشیم، این منابع می‌توانند وسائل مورد نیاز ما در دفتر کار، کمک‌هایی از طرف همکاران‌مان یا حتی اتاق جلسه باشند. وقتی بیشتر از یک فرد یا گروه به منبع خاصی نیاز داشته باشد، اختلاف پیش میآید.
اگر شما و همکارانتان به خاطر دسترسی به منابع با هم اختلاف دارید، برای رسیدن به توافق می‌توانید از تکنیک‌هایی مانند مذاکره‌ی بُرد-بُرد یا مدل تأثیرگذاری استفاده کنید.
همچنین اگر مدیریت تیم بر عهده‌ی شماست، می‌توانید با فراهم آوردن منابع مورد نیازِ افراد و گروه‌های مختلف از بروز این نوع درگیری‌ها خودداری کنید. به آنها بیاموزید چطور زمان و منابع‌شان را اولویت‌بندی کنند، همچنین چطور برای اجتناب از این نوع اختلافات با هم مذاکره کنند.
اگر افراد به خاطر منبع خاصی با هم اختلاف دارند، از هر دو طرف درخواست کنید که بنشینند و درباره‌ی نیازهایشان با هم صحبت کنند. بحث آزاد حول محور مشکل، می‌تواند به افراد کمک کند تا از دیدگاه طرف دیگر آگاه شوند و نسبت به هم و نیازهای یکدیگر احساس همدلی داشته باشند.
۲. سبک‌های ناسازگار
افراد مختلف بسته به نیازها و شخصیت فردی‌شان روش‌های کاری متفاوتی دارند. مثلا، بعضی از افراد دوست دارند کارشان را در دقیقه‌ی نود انجام بدهند، در حالی که دیگران نیاز به ساختار مشخص و ضرب‌الاجل زمانی دقیق دارند. با این حال، وقتی سبک‌های مختلف کاری با هم تقابل پیدا می‌کنند، ناسازگاری به وجود میآید.
برای اینکه این گونه اختلافات در تیم‌تان بروز نکنند، زمانی که گروه خود را تشکیل می‌دهید به سبک‌های کاری افراد و وظایف افراد در گروه دقت کنید.
همچنین می‌توانید کارمندان را تشویق به انجام تست شخصیت‌شناسی، از جمله تست شخصیت‌شناسی مِیِر-بریگز کنید. این کار می‌تواند به آنها کمک کند تا سبکِ کاری دیگران را راحت‌تر بپذیرند و انعطاف‌پذیرتر باشند.
۳. دیدگاه‌های ناسازگار
همه‌ی ما دنیا را از دریچه‌ی نگاه خود می‌بینیم و دیدگاه‌های متفاوت نسبت به رویدادهای مختلف، می‌توانند باعث بروز اختلاف شوند، خصوصا وقتی یکی از افراد چیزهایی می‌داند که فرد دیگر نمی‌داند و او خودش از این موضوع مطلع نیست.
اگر معمولا اعضای تیم شما بر سر وظایف و قلمرو کاری در محیط کار اختلاف دارند یا زیاد غیبت همدیگر را می‌کنند، احتمالا مشکل اصلی به دلیل اختلاف دیدگاه بروز کرده است. داشتن عملکرد منفی و شکایات مشتریان معمولا نتیجه‌ی این نوع اختلافات هستند.
برای حذف این گونه مشکلات بهترین پیشنهاد ما این است که با اعضای تیم‌تان خیلی رُک و صادقانه صحبت کنید، حتی وقتی مجبورید که خبرهای بد را به آنها منتقل کنید. هرچقدر که شما اطلاعات بیشتری در اختیار تیم‌تان قرار بدهید، احتمال اینکه آنها رویدادها را با دیدگاه خودشان تعبیر و تفسیر کنند کمتر می‌شود.
اختلاف دیدگاه می‌تواند به دلیل سیاست‌های کاری هم روی دهد. مثلا، اگر شما پروژه‌ای را که معمولا وظیفه‌ی یک فرد خاص از تیم‌تان است به فرد دیگری بسپارید، به احتمال زیاد آتش اختلاف را بین آن دو نفر روشن می‌کنید. به سیاست‌های کاربردی در محل کار، اهمیت بیشتری بدهید و آنها را به اعضای تیم‌تان نیز بیاموزید.
۴. اهداف ناسازگار
گاهی اوقات در محیط کاری ما با اهداف متضاد رو‌به‌رو می‌شویم. مثلا، ممکن است یکی از مدیران‌مان به ما بگوید که مهم‌ترین هدفِ ما در برابر مشتریان، سرعت در ارائه‌ی خدمات است، در حالی که نظر یکی دیگر از مدیران این باشد که خدماتِ با کیفیت در اولویت قرار دارند. گاهی وقت‌ها، نزدیک کردن دو هدف به هم کار دشواری می‌شود.
هر وقت، اهدافی را برای اعضای تیم‌تان مشخص می‌کنید، حتما مطمئن شوید که این اهداف با اهداف دیگری که برای کار آن فرد تعیین شده‌اند در تضاد نباشند و اگر اهدافی که برای شما تعیین شده با هم ناسازگار هستند، حتما با رئیس‌تان درباره‌ی اهدافی که برای همه مفید هستند مذاکره کنید.
۵. فشارهای کاری ناسازگار
ما معمولا برای اینکه وظایف‌مان را به خوبی انجام دهیم، مجبوریم به همکاران‌مان تکیه کنیم. اما چه اتفاقی می‌افتد اگر شما از یکی از همکارانتان بخواهید که تا ظهر گزارشی را به دست شما برساند، در حالی که او در حال آماده کردن گزارشی برای فرد دیگری در همان فرجه‌ی زمانی است؟
فشارهای ناسازگار، شبیه اهدافِ ناسازگار هستند؛ تنها فرق‌شان این است که فشارهای ناسازگار معمولا به کارهای فوری و سریع مربوط می‌شوند، در حالی که اهداف ناسازگار معمولا به پروژ‌ه‌هایی با مدت زمان طولانی‌تر مرتبط هستند.
اگر متوجه شدید که اعضای تیم‌تان به دلیل تقابل اهداف کوتاه‌مدت با هم به مشکل برخورده‌اند، برنامه‌ی زمانی وظایف را تغییر دهید تا کارمندان تحت فشار قرار نگیرند.
۶. وظایف ناسازگار
گاهی وقت‌ها مجبور هستیم کارهایی را انجام دهیم که خارج از وظایف و مسئولیت‌های معمول‌مان هستند. اگر این باعث شود که وارد «قلمروی» فرد دیگری بشویم، ممکن است منجر به بروز اختلاف بر سر قدرت بشود. برعکسِ این موضوع هم درست است: گاهی وقت‌ها ممکن است فکر کنیم که وظیفه‌ی خاصی باید توسط فرد دیگری انجام شود.
وظایف ناسازگار به دیدگاه‌های ناسازگار شباهت دارند. ممکن است یکی از اعضای تیم، وظیفه‌ای را جزو مسئولیت‌ها و قلمروی خودش بداند، و وقتی فرد دیگری مسئولیت آن کار را بر عهده می‌گیرد، اختلاف به وجود میآید.
اگر فکر می‌کنید که اعضای تیم بر سر وظایف‌شان با هم اختلاف دارند، دلیل اینکه چرا آن وظایف و پروژه‌ها را بر عهده‌ی آنها گذاشته‌اید، برای‌شان توضیح دهید. شاید همین توضیح دادن باعث کمتر شدن تنش بشود. همچنین می‌توانید با استفاده از یک منشور تیمی، وظایف و مسئولیت‌های افراد را مشخص کنید.
۷. ارزش‌های شخصی متفاوت
فرض کنید که رئیس‌تان وظیفه‌ای را به شما محول کرده که با استانداردهای اخلاقی‌تان سازگاری ندارد. آیا کاری که رئیس‌تان خواسته است را انجام می‌دهید یا آن را رد می‌کنید؟ اگر آن را رد کنید، آیا ممکن است اعتماد رئیس‌تان و حتی شغل‌تان را از دست بدهید؟
اگر عقاید ما با وظایف کاری‌مان در تضاد باشند، این نوع اختلافات بروز می‌کنند.
برای اینکه از این نوع اختلافات در تیم‌تان جلوگیری کنید، با استفاده از اصول رهبری اخلاقی، سعی کنید از اعضای تیم‌تان وظایفی را که با عقاید‌شان در تضاد هستند درخواست نکنید.
ممکن است گاهی وقت‌ها از شما خواسته شود کاری را که بر خلاف اصول اخلاقی‌تان است انجام بدهید، در این صورت، مقاله‌ی ما در مورد حفظ اصالت، به شما کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را بگیرید.
۸. سیاست‌های غیر قابل پیش‌بینی
وقتی در محیط کار، سیاست یا قانونی تغییر می‌کند و شما این موضوع را به اطلاع اعضای تیم‌تان نمی‌رسانید، اختلافات و مشکلاتی پیش خواهند آمد.
وقتی قوانین یا سیاست‌های کاری تغییر می‌کنند، حتما آنها را به اطلاع اعضای تیم برسانید تا فعالیت‌های خود را با قوانین جدید هماهنگ کنند. به یاد داشته باشید که حتما دلیل تغییر کردن قوانین را نیز توضیح دهید، چون وقتی افراد می‌دانند چرا چنین قوانینی وجود دارند، بهتر آنها را می‌پذیرند.
وقتی افراد با قوانین جدید آشنا شدند، در جهت تقویت آن قوانین تلاش کنید و بر اجرای آنها نظارت داشته باشید.
با اینکه بل و هارت این هشت علت را برای توضیح ریشه‌ی اختلافات در محیط کار ارائه داده‌اند، اما هیچ روشی برای مقابله با آنها پیشنهاد نداده‌اند. پس حتما، مقاله‌ی اخلاق حرفه‌ایو مدیریت تعارض در سازمان را بخوانید تا بتوانید در حل کردن این مشکلات هم موفق عمل کنید.
