آیا خود را فرد مؤثری در محل کار می‌دانید؟ اگر چه بسیاری از ما دوست داریم صددرصد مؤثر باشیم، اما واقعیت این است که بیشترمان نقاط قوت و ضعفی داریم که بر اثربخشی‌مان تأثیر می‌گذارند. بسیاری از ما می‌توانیم با بهبود حداقل چند مهارت خود به فرد مؤثرتری تبدیل شویم. برای مثال شاید در مدیریت زمان عالی عمل می‌کنید. اما چه مقدار زمان برای یادگیری مهارت‌های جدید یا ماندن در صدر گرایش‌های جدید صنعت اختصاص می‌دهید؟ یا شاید در مدیریت تقاضاهای قابل توجهی که روزانه با آن مواجه هستید، ماهرید. اما زمانی که اوضاع بسیار پیچیده و گیج‌کننده می‌شود، مهارت های ارتباطی شما با افزایش سطح استرس صدمه می‌بینند.
اثربخشی واقعی در کار می‌تواند برای حرفه‌ی شما منفعت داشته باشد. کارمندان مؤثر، پروژه‌های هیجان‌انگیزتری دریافت می‌کنند، مشتریان مهمی را جذب می‌کنند و مورد احترام همکاران و رؤسا هستند. اما چگونه می‌توانید مؤثرتر باشید و مطمئن شوید که این فرصت‌های عالی را از دست نمی‌دهید؟ و باید بر چه چیزی تمرکز کنید؟ این چیزی است که در این مقاله به آن می‌پردازیم. نگاهی به مهارت‌هایی خواهیم داشت که می‌توانید آنها را به منظور مؤثرتر بودن در کار به وجود آورید و راهبردها و منابعی را بررسی می‌کنیم که می‌توانید برای افزایش اثربخشی‌تان استفاده کنید.
مرحله‌ی ۱: اولویت‌ها را تعیین کنید
اگر کسی از شما بپرسد که هدف از شغل‌تان چیست و دقیقا چه کاری انجام می‌دهید، آیا پاسخ مناسبی خواهید داشت؟
یکی از مراحل اصلی کاملا اثربخش بودن، دانستن هدف‌تان در محل کار است. بالاخره اگر ندانید هدف از شغل‌تان چیست، چگونه می‌توانید اولویت‌های مناسبی را برقرار کنید؟ (اگر تعیین اولویت نکنید همیشه زیر کوهی از وظایف می‌مانید و نمی‌توانید فرق بین مسائل مهم و غیرمهم را تشخیص بدهید.) برای شناسایی هدف واقعی شغل‌تان و تعریف آنچه باید در موقعیت فعلی به آن دست یابید، شغل‌تان را به خوبی تحلیل کنید تا اهداف مهم آن را شناسایی کرده و بتوانید وظایف را به طور مؤثری اولویت‌بندی کنید.
مرحله‌ی ۲: نگرش خوبی اتخاذ کنید
کارمندان مؤثر، نگرش خوبی دارند. اما این واقعا به چه معناست؟
افراد با نگرش خوب هر زمان که بتوانند اقدام به عمل می‌کنند. آنها با کمال میل به همکار نیازمندشان کمک می‌کنند، کار کسی را که به خاطر بیماری در مرخصی است به خوبی انجام می‌دهند تا مطمئن شوند که کار با بالاترین استاندارد انجام شده است. «به حد کافی خوب» هیچ‌گاه برای آنها کاملا به حد کافی خوب نیست! نگرش خوب در محل کار چیزی بیشتر از کسب احترام برای شماست. تعیین استاندارد برای کار و رفتارتان، یعنی مسئولیتی را بر عهده می‌گیرید. این ویژگی قابل تحسین در بسیاری از سازمان‌ها به سادگی یافت نمی‌شود. اما نشان دادن تصمیم‌گیری اخلاقی و اخلاق‌مداری می‌تواند درهای زیادی را در آینده به روی شما باز کند. پس، رویِ داشتنِ نگرشی خوب در محل کار متمرکز شوید و تصمیمات درست بگیرید. با این کار حداقل شب‌ها آسوده‌تر می‌خوابید.
مرحله‌ی ۳: مهارت‌های ضروری را یاد بگیرید
این احتمال وجود دارد که در یک زمان محدود کارهای زیادی روی سرتان بریزد. یکی از بهترین راه‌ها برای مؤثرتر بودن در محل کار، یادگیری این مسئله است که چگونه زمان‌تان را بهتر مدیریت کنید. حوزه‌های کلیدی دیگر عبارتند از یادگیری چگونگی مدیریت استرس، بهبود مهارت‌های ارتباطی و اقدام برای توسعه‌ی حرفه و شغل. همه‌ی این موارد می‌توانند تأثیر بزرگی بر مؤثر بودن شما در کار داشته باشند.
حالا به طور مفصل‌تر به هر یک از این مهارت‌ها نگاهی خواهیم داشت.
مدیریت زمان و بهره‌وری
احتمالا مهم‌ترین چیزی که می‌توانید برای اثربخشی بیشتر در کار انجام دهید، یادگیری مدیریت زمان است. بدون این مهارت، گذشت روزها مثل مسابقه‌ای دیوانه‌کننده خواهد بود که هر پروژه، ایمیل یا تماس تلفنی برای جلب توجه شما رقابت می‌کنند.
کار خود را با نگاه کردن به برنامه‌ی روزانه‌تان شروع کنید. می‌دانید که چگونه هر روز زمان خود را صرف می‌کنید؟ اگر نه، پاسخ این سؤال شما را شگفت‌زده خواهد کرد. از نوشتن گزارش فعالیت‌ها برای تحلیل میزان زمان اختصاص یافته به وظایف‌تان مثل ملاقات‌ها، چک کردن ایمیل و تلفن زدن استفاده کنید. این کار می‌تواند تجربه‌ای روشن‌گرانه برای بررسی عینی این موضوع باشد؛ به ویژه اگر بفهمید که زمان زیادی را صرف کارهایی می‌کنید که در رسیدن به اهداف‌تان، هیچ کمکی نمی‌کنند.
وقتی که بدانید چه میزان زمانی را صرف کارهای مختلف می‌کنید، باید چگونگی اولویت‌بندی آنها را یاد بگیرید. اگر بدانید چه کارهایی مهم هستند و اینکه کدام را می‌توان به تأخیر انداخت، می‌توانید روی کاری تمرکز کنید که بیشترین ارزش را دارد. برای پیگیری این مسئله از ابزار سازمان‌دهنده‌ای مثل فهرست کارهایی که باید انجام شوند یا برنامه‌ریزی عملی استفاده کنید تا مطمئن شوید که وظایف و تعهدات مهم را فراموش نمی‌کنید.
مؤثر بودن در محل کار به این معنی است که از زمان به نفع خودتان استفاده کنید. ارزشمندترین کارتان را برای مواقعی از روز زمان‌بندی کنید که حس می‌کنید بیشترین انرژی را دارید. این کار احتمال مقاومت در برابر حواس‌پرتی‌ها و ورود به حالت در جریان بودن به هنگام کار را بالا می‌برد. این مقاله‌ی ما کمک می‌کند تا زمان اوج انرژی خود را پیدا کنید و بتوانید کارتان را مطابق با آن زمان‌بندی جلو ببرید.
هدف‌گذاری عنصر مهم دیگری در بهره‌ورکردن کارهاست. وقتی تحلیل شغلی انجام دادید، باید درک روشنی از نقش خود داشته باشید. از این اطلاعات برای تعیین اهداف کوتاه مدت و بلندمدت استفاده کنید. مزیت این کار این است که اهداف‌تان به عنوان نقشه‌ی راه عمل می‌کنند. هر چه که باشد، اگر ندانید به کجا می‌روید، به هیچ کجا نخواهید رسید.
سازمان‌دهی خوب نیز برای کار مؤثر و ثمربخش مهم است. اگر بدون سازمان‌دهی باشید، زمان زیادی را تنها صرف پیدا کردن اقلام گمشده می‌کنید. بنابراین چگونگی دسته‌بندی اسناد و چگونگی برنامه‌ریزی مؤثر را یاد بگیرید.
مهارت‌های ارتباطی
تصور کنید هر روز چقدر ارتباط برقرار می‌کنیم. تلفن می‌زنیم، به جلسه می‌رویم، ایمیل می‌دهیم، ارائه می‌دهیم، با مشتریان حرف می‌زنیم و غیره. به نظر می‌رسد کل روز را با افراد پیرامون‌مان ارتباط برقرار می‌کنیم. به همین دلیل است که مهارت‌های ارتباطیِ خوب ضروری هستند به ویژه زمانی که هدف‌تان کار کردن مؤثرتر باشد.
با ایجاد مهارت گوش دادن فعالانه شروع کنید. این یعنی شما دارید تلاش می‌کنید تا آنچه که دیگران به شما می‌گویند را واقعا شنیده و درک کنید. اجازه ندهید ذهن‌تان با چیزهای پیرامونی منحرف شود. وقتی شخصی مشغول صحبت کردن است، برنامه‌ریزی نکنید که چه چیزی می‌خواهید بگویید. در عوض، فقط به آنچه آنها می‌گویند؛ گوش دهید. اگر بدانید فقط با گوش دادن فعالانه، از چه میزان سوءِ ارتباط می‌توان جلوگیری کرد، تعجب خواهید کرد.
در مرحله‌ی بعد به مهارت‌های نوشتاری خود نگاه کنید. عملکردتان در ارتباط نوشتاری چگونه است؟ با ایمیل‌هایتان شروع کنید. بیشتر ما هر روز چندین و چند ایمیل می‌نویسیم. اما تکنیک‌هایی وجود دارند که می‌توانیم برای نوشتن ایمیل‌های مؤثر، ایمیل‌هایی که واقعا خوانده شوند، استفاده کنیم. برای مثال همیشه در نوشتن ایمیل به موضوع اصلی بپردازید. گذاشتن چند موضوع مهم کنار هم در یک پیام، اولویت‌بندی و ترتیب اطلاعات را برای همکاران‌تان دشوار می‌کند. اگر می‌خواهید چند نکته‌ی مختلف را مطرح کنید، آنها را به ترتیب شماره‌گذاری کنید یا در پیام‌های متفاوت با عنوان‌های مرتبط تقسیم‌بندی کنید.
البته نوشته‌های ما فراتر از ایمیل می‌رود. ما از طریق پیام‌رسان‌های فوری به دوستان‌مان پیام می‌دهیم، گزارش می‌نویسیم و ارائه‌هایی را آماده می‌کنیم. اگر بدانید چگونه می‌توانید ارتباط بهتری از طریق این رسانه‌ها داشته باشید، مطمئنا نقش مؤثرتری خواهید داشت و رئیس و همکاران‌تان هم قطعا مهارت‌های شما را تحسین می‌کنند، چرا که آنها بیشترین منفعت را از این موضوع خواهند برد.
استرس
کمی فشارِ کاری می‌تواند چیز خوبی باشد. اما زمانی که فشاری فراتر از توان‌تان بر شما تحمیل می‌شود بهره‌وری پایین می‌آید و بدخلق می‌شوید. توانایی‌تان در تصمیم‌گیری منطقی را هم از دست می‌دهید؛ و استرس بیش از حد باعث بروز مشکلات برای سلامتی‌تان در کوتاه‌مدت و بلندمدت می‌شود.
فارغ از اینکه چه کاری می‌کنید، احتمالا زمان‌های زیادی استرس را در طول حرفه‌ی خود تجربه خواهید کرد، حتی شاید به طور منظم. به همین دلیل است که یاد گرفتن مدیریت استرس، عامل مهمی برای مؤثرتر بودن در محل کار است.
سعی کنید هر شب خواب خوبی داشته باشید و تا می‌توانید از آوردن کار به منزل خودداری کنید. زمانی که از کار بر می‌گردید هم لازم است استراحت کنید. اگر نمی‌دانید چه چیزی باعث استرس‌تان می‌شود، به مدت یک تا دو هفته، از دفتر ثبت استرس استفاده کنید. این کار کمک می‌کند تا رویدادهایی را که موجب استرس می‌شوند و میزان استرس را مشخص کنید. زمانی که احساس آرامش می‌کنید می‌توانید این عوامل را تحلیل کرده و راهبردهای مؤثری را برای مدیریت آنها پیدا کنید.
توسعه‌ی حرفه و یادگیری
فارغ از اینکه در چه حوزه‌ای هستید، باید مهارت‌هایتان را افزایش بدهید. برای شروع، تحلیل SWOT را برای شخصِ خودتان انجام دهید تا حوزه‌هایی را که باید بیشتر روی آنها کار کنید شناسایی کنید. علاوه بر مهارت‌های تخصصی لازم برای انجام شغل‌تان، لازم است بر مهارت‌های نرم هم تمرکز داشته باشید. این مهارت‌ها شامل حوزه‌هایی مثل مهارت‌های رهبری، تکنیک‌های حل مسئله، مهارت‌های مربوط به هوش هیجانی وتفکر خلاقانه است. هرچه بیشتر بتوانید روی بهبود این مهارت‌ها کار کنید، در محل کار بازده بیشتری خواهند داشت.
در ضمن ببینید که آیا صلاحیت‌هایی وجود دارند که برای حوزه‌تان مناسب‌اند، اما فاقد آنها هستید. اگر پاسخ بله است، آیا نبود این صلاحیت‌ها از پیشرفت یا ترفیع‌تان جلوگیری می‌کنند؟ برای مثال آیا داشتن مدرک یا گواهی خاصی می‌تواند برای درخواست منصب‌های مدیریتی مفید باشد؟ آیا فاقد برخی مهارت‌ها هستید؟ در برخی نقش‌ها، به‌روز بودن با پیشرفت‌های صنعت به شما کمک می‌کند تا فرد معتبری باقی بمانید. این کار به شما کمک خواهد کرد تا همین‌طور که پله‌های ترقی را طی می‌کنید، کارتان را هم بهتر انجام بدهید.
چگونه در سازمان خود پله‌های ترقی را به‌سرعت طی کنیم.
