تصور کنید یک مدیر پرمشغله‌ی رده‌بالا هستید که چندین زیردست دارید. اعضای تیم مدیریتی‌تان باید هر هفته گزارشی از فعالیت‌های بخش خود تهیه کنند. این گزارش‌ها شامل جزئیات مربوط به سود، هزینه، بهره وری و پیشنهادهایی برای آینده است.
مطالعه‌ی همه‌ی این گزارش‌ها وقت زیادی می‌گیرد اما مشکل بزرگ‌تر این است که هیچ‌کدام از این گزارش‌ها از چارچوب مشخصی پیروی نمی‌کنند و تفاوت‌های زیادی دارند. برخی از مدیران در آغاز و برخی دیگر در پایان و در پیوست گزارش به آمار و ارقام پرداخته‌اند؛ برخی گزارش‌ها خلاصه‌ی مدیریتی یا بخشی شامل نتیجه‌گیری و توصیه‌هایی برای آینده ندارند و این یعنی شما باید زمان زیادی را صرف جست‌وجو و یافتن اطلاعات موردنیازتان از میان گزارش‌های متعدد کنید.
چطور می‌توان از صرف چنین زمانی برای یافتن داده‌های ضروری اجتناب کرد؟ یا چطور می‌توان مطمئن شد که دیگران گزارش‌های ما را مطالعه و به خوبی آن را درک می‌کنند؟ با پیروی از الگو و چارچوبی یکسان، زمان مطالعه و دسترسی به اطلاعات موردِ نیاز به شکل قابل‌توجهی کاهش می‌یابد.
به همین دلیل طی سال‌های اخیر یک چارچوب استاندارد (که به چارچوب گزارش کسب‌وکار معروف است) شکل گرفته است. در این مقاله به مزیت‌های این روش و چگونگی استفاده از آن می‌پردازیم.
اهمیت چارچوب
یکی از مهم‌ترین علت‌های استفاده از چارچوب گزارش کسب‌وکار، کمبود وقت است. بسیاری از افرادی که گزارش‌هایتان را برای آنها می‌نویسید، وقت کافی برای خواندن تمام گزارش ندارند. شاید عده‌ی کمی گزارش‌ها را تمام و کمال بخوانند اما استفاده از روشی استاندارد، یافتن و دسترسی به اطلاعات موردِ نیاز را سرعت می‌بخشد و امکان گذر از اطلاعات غیرضروری را فراهم می‌کند.
به‌کارگیری یک روش استاندارد همچنین امکان سازمان‌دهی داده‌های مرتبط را فراهم می‌کند. مطالعه‌ی برخی گزارش‌ها به ویژه هنگامی که با داده‌ها و اطلاعات بسیاری سروکار دارند، طاقت‌فرساست. با استفاده از این چارچوب، اطلاعات در یک روند منطقی تنظیم می‌شوند و دنبال کردن و درک آنها برای خواننده آسان‌تر می‌شود. همچنین احتمالِ از قلم انداختن موضوع یا نکته‌ها کاهش می‌یابد.
چارچوب گزارش کسب‌وکار
بخش‌های اصلی این چارچوب را در ادامه می‌بینید.
۱. عنوان (یا عنوان هر بخش)
این بخش شامل عنوان گزارش، نام نویسنده و تاریخ تهیه‌ی آن است. بهتر است در این بخش به دلیل تهیه‌ی گزارش هم اشاره شود زیرا با این کار ارتباط بهتری میان ذهن خواننده و مشکلات و فرصت‌هایی موجود برقرار می‌کنید. اگر گزارش طولانی است می‌توانید به این بخش فهرست عنوان‌ها را هم اضافه کنید.
۲. خلاصه‌ی مدیریتی
محتوای این قسمت در بیشترین حالت باید یک صفحه باشد. خلاصه‌ی مدیریتی به طور چکیده مشکل موجود، فهرستی از اطلاعات و نتایج مهم، جزئیات راهکارها و پیشنهادها را بیان می‌کند.
در بیشتر اوقات این صفحه تنها صفحه‌ای است که توسط مخاطب خوانده می‌شود! بنابراین توصیه می‌شود خلاصه‌ی مدیریتی را چنان بنویسید که انگار خودش یک گزارش است. نشانه‌گذاری یا شماره‌گذاری را برای برجسته‌سازی و تأکید بر نکته‌های مهم فراموش نکنید.
۳. شیوه‌شناسی یا روش تحلیل
در این بخش روش‌های به کار رفته برای تحقیق و نتیجه‌گیری را توصیف کنید. مثلا اشاره کنید که آیا از جلسه با گروه متخصصان استفاده کردید یا به صورت رودررو با آنها مصاحبه انجام دادید، از اطلاعات موجود در بایگانی شرکت استفاده کردید یا از منابع بیرونی؟ جزئیات فرایند تحقیق و دلیل استفاده از این روش و منابع را توضیح دهید.
۴. مقدمه
علت اهمیت این گزارش را برای خواننده بیان کنید و به طور اجمالی به آنچه در بدنه‌ی اصلی گزارش مطرح می‌شود اشاره کنید.
۵. بدنه‌ی اصلی
این قسمت «قلب» گزارش است. تحقیق‌تان را ارائه و دلایل‌تان را تبیین کنید؛ فراموش نکنید که اولویت با بیان مهم‌ترین نکته‌ها و اطلاعات است.
۶. نتیجه‌گیری
نتایج تحقیق را در این قسمت تحلیل، دسته‌بندی و سازمان‌دهی کنید. افراد بسیاری این بخش را مطالعه می‌کنند بنابراین نتیجه‌گیری باید خلاصه و روان باشد.
۷. توصیه‌ها
راهکارها و اقداماتی که برای حل مشکل موجود لازم است؛ به خواننده (یا شرکت) ارائه کنید. بهتر است از شماره‌گذاری یا نشانه‌گذاری استفاده کنید.
این بخش هم جزو بخش‌هایی است که توسط افراد زیادی خوانده می‌شود بنابراین نظرات خود را خیلی شفاف بیان کنید. شما بر مبنای تحقیقی که انجام داده‌اید صحبت می‌کنید پس سرراست بگویید چه کارهایی باید انجام شود. اگر تغییر عمده‌ای را پیشنهاد می‌دهید، برای پیاده‌سازی گام‌به‌گام آن یک استراتژی ارائه کنید.
۸. پیوست
در این قسمت همه‌ی منابع و داده‌های تحقیق را با جزئیات ذکر کنید. افراد کمی این بخش را مطالعه می‌کنند اما این قسمت شامل اطلاعاتی است که مبنای گزارش و تفسیرهای شماست پس نباید از آن غافل شوید.
نکته‌های کاربردی
- اهداف‌تان را مشخص کنید: پیش از تحقیق و آغاز نوشتن، مشخص کنید به چه دلیل این گزارش را می‌نویسید و مخاطب‌تان چه کسی است.
- ساده و خودمانی بنویسید: اگر امکان دارد لحنی نسبتا غیررسمی که خواندن آن ساده‌تر است به کار بگیرید. حرفه‌ای باشید اما در عین حال به مخاطب‌تان توجه کنید. اگر ساده و نزدیک به زبان گفتار بنویسید، خواننده در زمان کمتر و به راحتی حرف‌تان را می‌فهمد.
- خلاصه بنویسید: به یاد داشته باشید که زمان باارزش است و بیشتر افراد از کمبود آن می‌نالند! پس از جمله‌های کوتاه و روشن استفاده کنید.
- داده‌ها و منابع اطلاعاتی را به کار بگیرید: هر زمان که می‌توانید از آمار و نقل قول استفاده کنید. معمولا افراد به اعداد و ارقام بیشتر از نظرهای شخصی اعتماد می‌کنند.
- با عنوان‌های مناسب و دقیق متن‌تان را مرتب کنید: با استفاده از تیترها و زیرتیترها متن را دسته‌بندی کنید. این کار خواندن متن را ساده‌تر می‌کند و باعث می‌شود افراد به سادگی اطلاعات دلخواه‌شان را پیدا کنند.
- با مهم‌ترین نکته‌ها شروع کنید: در هر بخش نخست مهم‌ترین نکته‌ها و مسائل را بیان کنید. دوباره تأکید می‌کنم زمان برای افراد مهم است! بنابراین در کوتاه‌ترین زمان آنچه را لازم دارند به آنها ارائه کنید.
- داده‌های پشتیبان را نگه دارید: پس از پایان تحقیق اولیه با داده‌ها و اطلاعات زیادی مواجه هستید که شاید به همه‌ی آنها نیاز نداشته باشید. بنابراین باید تصمیم بگیرید که کدام داده‌ها و اطلاعات را در گزارش بیاورید. مراقب باشید که داده‌ها را تنها به دلیل اینکه خوشایندتان است یا عقیده‌ی شما را تأیید می‌کند، انتخاب نکنید. همه‌ی داده‌ها و اطلاعاتی را که کسب کرده‌اید در بایگانی شخصی‌تان نگهداری کنید (حتی اگر از آنها استفاده نکردید)؛ تا در صورتی که از شما خواسته شد از یافته‌هایتان دفاع کنید، امکان رجوع به آنها را داشته باشید.
- دستِ‌کم دو پیش‌نویس تهیه کنید: ممکن است نسخه‌ی اول گزارش، منظور شما را برساند اما نسخه‌ی دوم را می‌توانید با اصلاح ریزه‌کاری‌های مورد نیاز، ویرایش و به این ترتیب گزارش بهتری تنطیم کنید.
سلام
ممنونم