زندگی در آپارتمان‌ها و مجتمع‌های مسکونی پیچیدگی‌های خاص خود را دارد. وجود مشاعات زیاد، هزینه‌های مشترک، مسائل حقوقی و بسیاری از چیزهای دیگر مستلزم این است که فردی به نمایندگی از تمامی مالکان، مسئولیت ادارهٔ کل ساختمان را برعهده بگیرد و به کارها رسیدگی کند. براساس قانون تملک آپارتمان‌ها که نخستین بار در سال ۱۳۴۳ به تصویب رسیده است، برای ادارهٔ ساختمان‌هایی که بیش از ۳ مالک دارند، حتما به مدیر ساختمان احتیاج است و این فرد را برای مدت یک سال اعضای مجمع عمومی ساختمان که از مالکان یا نماینده‌های آنها تشکیل شده، انتخاب می‌کنند.
برخلاف آنچه که ممکن است در نگاه اول به نظر برسد، مدیریت ساختمان کاری بسیار زمان‌گیر و پرزحمت است و وظایف زیادی بر عهدهٔ مدیر ساختمان قرار دارد. در ادامه به برخی از این وظایف اشاره می‌کنیم و راهکارهایی برای تسهیل در انجام وظایف مدیر ساختمان پیشنهاد می‌دهیم.
مسئولیت‌های مدیر ساختمان
پیش بردن کارهای روزانه و جاری آپارتمان‌ها و مجتمع‌های مسکونی چندان ساده نیست و مسئولیت‌های زیادی را برعهدهٔ مدیر ساختمان می‌گذارد. این وظایف عبارت‌اند از:
تعمیر و نگهداری
مدیر ساختمان باید فضاهای عمومی ساختمان و مشاعات را در شرایطی ایمن و قابل سکونت نگه دارد. مراقبت از تأسیسات و لوله کشی ساختمان، نگهداری از حیاط و باغچه‌ها، نگهداری‌های عمومی، تعمیرات ضروری، نظافت و تمیز‌کاری از جمله کارهایی است که مدیر ساختمان باید بر آنها نظارت داشته باشد تا به بهترین شکل انجام شوند.
نظارت بر مسئولیت‌ها
ممکن است در ساختمان افراد دیگری مثل سرایدار، نگهبانی، مسئولان نظافت، باغبان و… نیز وظیفه‌هایی بر عهده داشته باشند. استخدام این افراد، نظارت بر حسن انجام وظایف، پرداخت حقوق و حتی اخراج کردن آنها از جمله وظایف مدیر ساختمان است.
مدیریت بودجه و مستندسازی هزینه‌ها
براساس شارژی که ماهانه از اهالی مجتمع دریافت می‌شود، بودجه‌ای در اختیار مدیر ساختمان قرار می‌گیرد و او تصمیم می‌گیرد که این بودجه صرف چه چیزهایی شود. برای مثال هزینه‌های مربوط به پرداخت حقوق کارمندان ساختمان، تعمیر و نگهداری ساختمان، زیباسازی و هزینه‌های ضروری و پرداخت قبوض از این محل تأمین می‌شود. همچنین مدیر ساختمان برای شفاف‌سازی باید گزارش این هزینه‌ها را به صورت ماهانه به اهالی ساختمان ارائه و آنها را از نحوهٔ هزینه‌کرد بودجه آگاه کند.
دریافت شارژ ماهانه از ساکنین
یکی از دشوار‌ترین و پردردسرترین کارهای مدیر ساختمان گرفتن شارژ ماهانه از ساکنین ساختمان است. همیشه افرادی پیدا می‌شوند که حتی پس از اینکه هزینه‌های ساختمان برایشان به طور کامل توضیح داده می‌شود، باز هم حاضر نیستند سهم‌شان را از این هزینه‌ها پرداخت کنند. مدیر ساختمان باید شرایطی فراهم کند که افراد با رضایت کامل شارژ ماهانه‌شان را پرداخت کنند و روش‌های مناسبی برای جریمه کردن افرادی که شارژ ماهانه‌شان را به‌موقع تحویل نمی‌دهند، در نظر داشته باشد تا حق سایر ساکنین ساختمان ضایع نشود.
توصیه‌هایی برای تسهیل مدیریت ساختمان
مدیریت ساختمان کاری دشوار و وقت‌گیر است و در مجتمع‌های بزرگ می‌تواند همچون کاری تمام‌وقت مدیر را درگیر خود کند و لازم است از ابزارهای مناسب برای انجام این کار استفاده شود. در ادامه، چند راهکار و ابزار مفید برای انجام بهتر و ساده‌تر این کار پیشنهاد می‌کنیم.
۱. با اهالی ساختمان تعاملی سازنده برقرار کنید
نخستین چیزی که یک مدیر ساختمان خوب مانند هر مدیر دیگری به آن احتیاج دارد، تعامل مناسب و سازنده با مالکان و ساکنان ساختمان است. یک مدیر ساختمان خوب باید سعی کند شیوهٔ مناسب کنار آمدن با هر کدام از اهالی و مالکین را پیدا کند و تا جایی که امکان دارد امور ساختمان و اختلاف‌ها را به شیوه‌های مسالمت‌آمیز پیش ببرد. البته این کار چندان ساده نیست و گاهی وقت‌ها چاره‌ای جز روی آوردن به رویکرد‌های قهری و تنبیهی باقی نمی‌ماند؛ اما تا حد امکان باید از آنها پرهیز کرد.
۲. به صورت منظم به ساکنین و مالکین گزارش دهید
یکی دیگر از راهکارهایی که افراد را به‌خوبی متقاعد می‌کند که با مدیریت ساختمان همکاری داشته باشند، این است که به صورت منظم، دو هفته یک‌بار یا ماهانه، از نحوه‌ی هزینهٔ شارژ‌های دریافتی و اقدامات انجام‌شده برای تعمیر، نگهداری و زیباسازی ساختمان گزارش داده شود. این گزارش‌ها علاوه بر شفاف‌سازی، افراد را از نظر ذهنی آماده می‌کند تا همکاری بهتری با مدیر ساختمان داشته باشند. می‌توان این گزارش‌ها را در لابی ساختمان نصب کرد یا در گروه، کانال یا اپلیکیشنی که همه‌ی افراد شرکت‌کننده در جلسات ساختمان در آن حاضر هستند، منتشر کرد تا همه در جریان فعالیت‌های انجام‌شده قرار بگیرند.
۳. از ابزارها و اپلیکیشن‌های مناسب استفاده کنید
مدیریت کردن هزینه‌های ساختمان، محاسبهٔ شارژ و گزارش‌دهی به اهالی ساختمان کاری زمان‌بر و پرزحمت است که با استفاده از برخی از ابزارها و اپلیکیشن‌ها می‌توان تا حد زیادی آن را ساده کرد. در ادامه، تعدادی از این ابزارها را معرفی می‌کنیم:
نرم‌افزار اکسل یا گوگل شیت
اگر به استفاده از اپلیکیشن‌های موبایل علاقه‌ای ندارید، می‌توانید از نرم‌افزار اکسل یا گوگل شیت (Google Sheet) برای مدیریت هزینه‌ها استفاده کنید.کسانی که تجربهٔ کار با اکسل را دارند، به‌خوبی می‌دانند که این نرم‌افزار امکانات خوبی در اختیارشان قرار می‌دهد اما کار کردن با آن به کمی تجربه احتیاج دارد و خودتان باید عملیات ریاضی و فرمول‌های محاسبهٔ شارژ را برای این نرم‌افزار تعریف کنید.
پس از اینکه که این موارد برای اکسل تعریف شد، فقط کافی است اعداد را وارد کنید تا هزینهٔ هر یک از واحد‌ها مشخص شود. اما اگر دنبال ابزارهای ساده‌تری برای مدیریت ساختمان هستید، می‌توانید از اپلیکشن‌های موبایلی مختلفی استفاده کنید که در این زمینه ارائه می‌شوند. گوگل شیت و اکسل تا حد زیادی مشابه هم هستند؛ با این تفاوت که گوگل شیت فایل اکسلی است که با دیگران به اشتراک گذاشته می‌شود. با این قابلیت نیازی نیست که شما گزارش مالی را برای افراد ساختمان ارسال کنید؛ بلکه آنها می‌توانند از طریق یک لینک، هر زمان که بخواهند، وضعیت حسابرسی و گزارش‌های مالی مدیریت ساختمان را مشاهده کنند.
اپلیکیشن قوانین آپارتمان نشینی
اپلیکیشن قوانین آپارتمان نشینی یکی از اپلیکیشن‌های جالبی است که فقط با پرداخت ۲۰۰۰ تومان، می‌توانید آن را دانلود کنید. این اپلیکیشن بیشتر به توضیح قوانین مربوط به مدیریت ساختمان می‌پردازد و به مدیر ساختمان کمک می‌کند با وظایف و اختیارت خود و مجمع عمومی ساختمان به‌خوبی آشنا شود. ارزش این اپلیکیشن به این است که مدیر ساختمان می‌تواند از جایگاهی کاملا حقوقی کارها را پیش ببرد و در همهٔ اختلاف‌‌نظر‌ها به شکلی قانونی اقدامات لازم را انجام دهد. توصیه می‌شود همهٔ افرادی که در نشست‌های ساختمان حاضر می‌شوند، یک نسخه از این اپلیکیشن را داشته باشند تا آنها نیز از قوانین و مقرارت عمومی حاکم بر ساختمان آگاه باشند.
شارژمان
شارژمان اپلیکیشنی است که برای محاسبهٔ هزینه‌ها و شارژ ساختمان طراحی شده است و این امکان را برای شما فراهم می‌کند که با توجه به مساحت واحد‌ها، تعداد نفرات، تعداد پارکینگ و سایر موارد، شارژ هر واحد را مشخص کنید. همچنین می‌توانید ریزگزارش هزینه‌ها ساختمان را برای ساکنین بفرستید و اهالی ساختمان نیز می‌توانند شارژ ماهانه‌شان را از طریق این اپلیکیشن پرداخت کنند.
سامون
سامون نیز یکی دیگر از اپلیکیشن‌هایی است که به شما برای مدیریت هزینه‌های ساختمان کمک می‌کند. این اپلیکیشن نیز می‌تواند شارژ ماهانه هر واحد را محاسبه کند، گزارش هزینه‌کرد و گزارش پرداخت اهالی را در اختیارتان قرار دهد؛ همچنین امکان مدیریت هم‌زمان چند مجتمع را برایتان فراهم می‌کند و کارهایی که باید در هر ماه برای ساختمان انجام شود را به شما یاد‌آوری می‌کند.
به‌غیر از اپلیکیشن‌هایی که به زبان فارسی‌اند، اپلیکیشن‌های انگلیسی‌زبان زیادی نیز برای مدیریت ساختمان وجود دارد؛ اما به دلیل اینکه مدیریت ساختمان در خارج از کشور کمی با مدیریت ساختمان در ایران تفاوت دارد، ممکن است همهٔ امکانات اپلیکیشن‌های خارجی به کارتان نیاید، اما در اینجا دو مورد از بهترین اپلیکیشن‌های خارجی را نیز به شما معرفی می‌کنیم.
Neighbium
Neighbium یکی از بهترین اپلیکیشن‌هایی است که برای این منظور طراحی شده است و علاوه بر انجام عملیات حسابداری برای مدیریت هزینه‌ها و محاسبه‌ی شارژ، امکانات متعدد دیگری نیز برایتان فراهم می‌کند. برای مثال می‌توانید با همسایه‌ها از طریق این اپلیکیشن چت کنید، جلسات ساختمان را هماهنگ کنید، اهالی ساختمان می‌توانند با استفاده از این اپلیکیشن امکانات رفاهی ساختمان مانند استخر یا باشگاه بدنسازی را رزرو کنند. ارائه‌ی گزارش‌های حسابداری، پرداخت قبوض و امکان ثبت شکایت توسط اهالی ساختمان نیز از دیگر ویژگی‌های این اپلیکیشن است.
ApartmentADDA
ApartmentADDA یکی دیگر از اپلیکیشن‌های پرطرفدار برای مدیریت ساختمان است که مانند همهٔ ابزارهایی که برای این کار وجود دارند، عملیات محاسبهٔ شارژ و تقسیم هزینه، ارائهٔ گزارش‌های مالی، چت کردن با همسایه‌ها و هماهنگی جلسات را انجام می‌دهد. اما یکی از ویژگی‌های جالبش این است که با استفاده از آن می‌توانید گزارش تصویری نیز تهیه کنید. برای مثال می‌توانید آلبوم‌های عکسی از خرابی‌های ساختمان، تعمیرات انجام‌شده و اقدامات زیباسازی ساختمان تهیه کنید؛ به این ترتیب، اهالی ساختمان درک بهتری از کارهای انجام‌شده پیدا خواهند کرد.
سخن آخر
در انتها، بار دیگر تأکید می‌کنیم که با خرید خانه کار تمام نمی‌شود و مدیریت کردن ساختمان (به‌ویژه در مجتمع‌های پرجمعیت) کاری دشوار، زمان‌بر و کاملا تخصصی است و یک مدیر ساختمان خوب علاوه بر آشنایی با اصول مدیریت، باید با قوانین این حوزه نیز به‌خوبی آشنا باشد و ابزارهای مناسب برای انجام این کار را به خدمت بگیرد تا به بهترین شکل و با کمترین دردسر بتواند وظایفش را انجام دهد. فراموش نکنید شفافیت و سعهٔ صدر مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که یک مدیر ساختمان خوب باید در خود پرورش دهد.
ممنون از معرفی نرم افزارها
من خودم همه اون ها رو مقایسه کردم
و در آخر سامون رو انتخاب کردم. جا داره از تولید کنندگان این نرم افزار تشکر کنم . و از شما که سبب خیر شدین