تجربهٔ کار بلندمدت با بخش مدیریت شرکت‌ها نشان می‌دهد مدیران تصمیم‌هایی می‌گیرند که بر عملکرد مالی شرکت‌شان اثر می‌گذارد: از برنامه‌ریزی برای عملیات گوناگون، استخدام و اخراج پرسنل گرفته تا آماده‌سازی بودجه، تأیید یک سرمایه‌گذاری ثابت و فرستادن صورت‌حساب برای پرداخت. بیشتر وقت‌ها این مدیران به‌علت نداشتن چند مهارت مالی اساسی یا نداشتن مشاوره مالی، مشاوره مالیاتی یا حسابداری مناسب، نمی‌توانند پیامدهای مالی تصمیم‌هایشان را درک کنند. درنتیجه، منابع را هدر می‌دهند؛ تصمیم‌های ضعیف و نادرستی می‌گیرند و به عملکرد مالی سازمان آسیب می‌زنند.
لیانابل الیور،مدیر یک شرکت آموزش مالی، براساس تجربه کاری طولانی‌اش با کارآفرینان و صاحبان کسب‌وکار ۵ مهارت مالی اساسی را شناسایی کرده است که معتقد است هر فردی با مسئولیت‌های مدیریتی و نظارتی باید به آن‌ها مسلط باشد. این مهارت‌ها را در ادامهٔ این مطلب شرح داده‌ایم تا از این پس با چشمانی باز نسبت به مسائل مالی سازمان یا استارتاپ خود را مدیریت کنید.
۱. حسابداری نقدی در برابر حسابداری تعهدی
برای ثبت تراکنش‌های تجاری، از دو روش حسابداری بهره می‌گیریم: حسابداری نقدی و حسابداری تعهدی. اغلب شرکت‌های متوسط تا بزرگ از حسابداری تعهدی استفاده می‌کنند؛ پس مهم است که بفهمید این نوع حسابداری یا حسابداری مالی چه معنایی برای شمای مدیر دارد. چه زمانی هزینه‌‌ای به حساب بودجه‌‌تان نوشته می‌شود؟ چه زمانی برای فروش، اعتبار دریافت می‌کنید؟ آیا سفارش خرید، یک تراکنش حسابداری تولید می‌کند؟
درک تفاوت میان این دو روش حسابداری برای مدیریت نقدینگی، سطوح هزینه، تعهدات به فروشندگان‌تان و طلب دریافتنی از مشتریان‌تان مهم است.
۲. صورت‌های مالی پایه
مدیران باید با آن دسته از صورت‌های مالی پایه آشنا باشند که برای کاربران خارجی آماده می‌شوند. آن‌ها باید بدانند چه اطلاعاتی در هر صورت مالی ارائه می‌شود. وقتی صورت‌های مالی را درک کنید، با اصطلاحات اولیه‌ای که برای ارتباط با کارکنان حسابداری و مالی لازم دارید، آشنا می‌شوید.
چه اطلاعاتی در صورت‌های مالی ارائه می‌شود؟ اقداماتم چطور در این صورت‌ها منعکس می‌شود و بر چه سرفصل‌هایی از اقلام اصلی اثر می‌گذارد؟ آیا شرکتم از شکل خاصی از گزارش مالی داخلی استفاده می‌کند؟ آیا می‌دانم که چطور از این گزارش بهره بگیرم تا عملکرد مالی و عملیاتی را برای حوزه‌های مسئولیتم بهبود ببخشم؟
۳. آماده‌سازی بودجه
مدیران باید بدانند که چطور بودجهٔ دپارتمانی را تهیه کنند. بودجه به‌معنای تعیین میزان منابعی است که برای تحقق اهداف و طرح‌های عملیاتیِ سال مالی بعدی نیاز دارید. پس توجه کنید که تهیهٔ بودجه فقط تشریفاتی برای پاسخ‌گویی به تقاضاهای مدیران رده‌بالا، وام‌دهندگان یا سرمایه‌گذاران نیست.
فرایند آماده‌سازی بودجه این پرسش را مطرح می‌کند که منابع چطور استفاده می‌شوند و اینکه آیا می‌توان آن‌ها را به‌شکلی بهره‌ورانه‌تر به کار گرفت. هزینهٔ دپارتمانی باید ارتباط مستقیمی با اهداف، راهبردها و طرح‌های عملیاتی برای بودجهٔ سالیانه داشته باشد و هم‌راستا با طرح راهبردی شرکت مدیریت شود.
مدیران باید فرض‌های عملیاتی که سطوح هزینه‌هایشان را پیش می‌برند، شناسایی و مستند کنند. هر سرفصل از اقلام اصلی باید پایهٔ تخمین منطقی داشته باشد؛ مانند حجم فروش یا تولید، شمار کارکنان، میزان حقوق کارکنان، هزینهٔ سرانهٔ کارمندان و غیره.
۴. تحلیل واریانس
مدیران باید اختلاف‌های موجود با بودجه را پیش‌بینی و تحلیل کنند. آن‌ها باید تمام تفاوت‌های معنادار، چه مثبت و چه منفی را، به‌درستی بررسی کنند.
مدیران باید بتوانند تفاوت‌ها را به آنچه در آن مدت مشخص در دپارتمان یا حوزهٔ کارشان روی داده است، ربط بدهند. آیا این اختلافی یک‌باره است یا برای بقیهٔ سال هم تکرار خواهد شد؟ آیا لازم است این تفاوت مثبت یا منفی را در پیش‌بینی مالیِ فصل یا سال مالی بعد در نظر بگیرید؟ اگر نتوانستید اختلاف‌های بودجه‌ای را براساس دانش‌تان از عملیات توضیح بدهید، باید فورا با بخش مالی تماس بگیرید.
۵. تحلیل مالی سرمایه‌گذاری‌های ثابت و ابتکارهای راهبردی
مدیران غالبا سرمایه‌گذاری‌های ثابت و ابتکارهای راهبردی را که به‌منظور بهبود عملکرد عملیاتی و مالی طراحی می‌شوند، معرفی و از آن دفاع می‌کنند. ارزیابی مالی و ارزیابی ریسک این پروژه‌ها مؤلفه‌ای کلیدی در فرایند تأیید است.
مدیران باید از فرض‌هایی که تحلیل مالی هر پروژه‌ای را تشکیل می‌دهند آگاه باشند. آن‌ها باید با طرح پرسش‌های پیچیده، احتمال خطا در تحلیل‌های مالی را تاحدامکان کاهش دهند. شرکت‌هایی را می‌بینیم که میلیون‌ها دلار در پروژه‌ها و ابتکارهایی هدر داده‌اند که براساس تحلیل مالی نادرستی بوده‌اند.
مدیران باید با مفهوم بازده سرمایه‌گذاری نیز آشنا باشند و بدانند چطور نتایج فنون مالی رایج را برای سنجش بازده سرمایه‌گذاری تفسیر کنند: بازپرداخت، ارزش خالص فعلی و میزان بازده داخلی. آن‌ها باید مشخص کنند که یک پروژه، چطور بر سرفصل‌هایی از اقلام اصلی خاص در ترازنامه و صورت سود و زیان اثر می‌گذارد و اگر اهداف مالی پروژه محقق نشود، چه اثری بر عملکرد مالی سایت یا شرکت می‌گذارد.
مهارت‌های مالی مکمل جعبه‌ابزار پایه‌ای هستند که هر مدیری باید به آن مجهز باشد. مدیران باید بدانند پیامدهای مالی تصمیم‌هایشان چیست و اینکه چطور می‌توانند با بهره‌گیری از داده‌های مالی، عملکرد شرکت‌شان را بهبود بخشند. سازمان‌های آموزش و توسعهٔ مدیریت باید در برنامه‌های رشد رهبری‌شان، آموزش این دسته از مهارت‌های مالی را به‌شکلی مؤثر و کاربردی بگنجانند. تسلط عملی بر این مهارت‌ها هر مدیری را در رهبری کسب‌وکار خود بیش‌از‌پیش اثربخش می‌کند.
اگر یک کارآفرین یا مدیر یک مجموعه هستید، لازم است مهارت‌هایی را برای کنترل و بررسی امور حسابداری شرکتتان یاد بگیرید. فراموش نکنید که ممکن است بسته به نوع و مقیاس کسب‌وکارتان و برنامه‌هایی که برای توسعه کسب‌وکارتان دارید نیاز باشد که از یک مشاور مالی و یا مشاور مالیاتی کمک بگیرید.
این مجموعه حاصل تجربیات اساتید هاروارد است که هر یک، از کارآفرینان و مشاوران بزرگ در دنیا هستند.
