آیا کنترل زمان در ساعت‌های کاری از دستتان خارج می‌شود؟ گاهی روز خود را با یک برنامه پُروپیمان و لیست بلندبالایی از کارها شروع می‌کنید اما وقتی به خودتان می‌آیید، می‌بینید که تمام ساعت‌های گذشته را مشغول انجام کارهای بی‌اهمیت یا کم‌اهمیت بوده‌اید و کارهای اصلی را پشت‌گوش انداخته‌اید. اگر بارها و بارها در چنین موقعیت‌هایی قرار می‌گیرید، احتمالا مدام از خودتان می‌پرسید که چطور باید افسار زمان را در دست بگیرید. راه‌حل واحدی برای پربار کردن ساعات کاری وجود ندارد. در این مقاله برخی از تکنیک‌های افزایش بهره وری در ساعات کاری معرفی خواهند شد. از بین این تکنیک‌ها، موارد همخوان با شخصیت و سبک کاری‌تان را انتخاب و اجرا کنید.
بخش اول: سه اصل بهره‌وری
قوانین زیر را به خاطر بسپارید. این قوانین شما را در طول روزِ کاری هدایت می‌کنند. همه کارمندان مثل هم نیستند. روزهای کاری نیز همیشه مثل هم نیستند؛ اما اگر از این تفاوت‌ها صرف‌نظر کنیم، سه ایده کلی و عام وجود دارند که در تمام ترفندهای افزایش بهره وری صدق می‌کنند:
۱. پیشرفت‌های کوچک را ارزشمند بدانید
انتظار نداشته باشید که عادت‌های کاری چندین‌ساله خود را یک‌‌شبه ترک کنید؛ اما این را بدانید که تغییرات مثبت کوچک در عادت‌های کاری، به‌مرور زمان، تغییرات چشمگیری در بهره‌وری ساعات کاری شما ایجاد خواهند کرد. با یک تغییر مثبت شروع کنید. با شناختن راهکارهایی که بهتر درمورد شما جواب می‌دهند، به‌مرور، تعداد این تغییرات را افزایش دهید.
۲. مسئولیت‌پذیر باشید
می‌توانید در آخر هر هفته، کارهای انجام‌شده را به همکارتان گزارش دهید یا سررسید کارها را برای خودتان مشخص کنید و دیگران را نیز در جریان آن قرار دهید. به هرصورت، زمانی که خودتان را ملزم کنید که در مقابل فرد دیگری پاسخ‌گو باشید، خودتان را وادار خواهید کرد که کارهایتان را به‌موقع انجام دهید.
۳. خودتان را ببخشید
شما هم مثل هر انسان دیگری ممکن‌الخطا هستید. قبول کنید که ممکن است گاهی مرتکب اشتباه شوید، کارها را سروقت انجام ندهید و یک روز کاری را از دست بدهید؛ پس به‌جای سرزنش خود، اشتباهتان را بپذیرید و به راهتان ادامه دهید.
بخش دوم: چندوظیفه‌ای‌ها بخوانند!
وقتی با یک دست دو هندوانه برمی‌دارید و دوست دارید چندین کار را باهم انجام دهید، معمولا هیچ‌یک از کارها به سرانجام نمی‌رسند.
محال بودن انجام همزمان چندکار از لحاظ بیولوژیکی
اگر فکر می‌کنید که با تلاش برای انجام چند کار در آنِ واحد هنر می‌کنید، سخت در اشتباهید. وقتی در حین ارسال یک پیام و خواندن یک مقاله، با همکارتان نیز صحبت می‌کنید، بهره‌وری شما به حداکثر نمی‌رسد و به‌احتمال قوی هیچ‌کدام از این کارها به‌نحو احسن انجام نخواهند شد.
دامنه ذهن انسان محدود است؛ به این معنا که شما نمی‌توانید در یک لحظه به چند چیز مختلف فکر کنید. شاید به‌اشتباه فکر کنید که ظرفیت مغز شما از آنچه که هست، بیشتر است؛ اما در واقع، فکر کردن همزمان به چند چیز و رفت‌وبرگشت بین آنها برای مغز انسان بسیار دشوار است. توانایی شما در انجام کارها به قدرت شما در تمرکز بر روی انجام یک کار بستگی دارد. این تمرکز ممکن است ۵ دقیقه یا ۱ ساعت طول بکشد.
اِرل کا میلر (Earl K. Miller) پروفسور عصب‌شناس مؤسسه یادگیری و حافظه پیوکوور (Picower) در انستیتوی فناوری ماساچوست است. او می‌گوید: «چندوظیفگی (انجام همزمان چند کار در یک زمان) برای انسان غیرممکن است.»
خطای زیاد و خلاقیت کم
دکتر میلر می‌گوید: «انجام همزمان چند کار در یک زمان، احتمال خطا را بالا می‌برد. هنگامی‌که مدام از یک کار به کار دیگر تغییر وضعیت می‌دهید، شبکه عصبی مغز شما برای ازسرگیری یک کار باید دوباره پیکربندی شود.» این فعالیت‌های اضافی باعث می‌شود کند عمل کنید و احتمال خطا افزایش یابد. او اضافه می‌کند: «افراد تک‌وظیفه‌ای بهره‌وری بیشتری نسبت به افراد چندوظیفه‌ای دارند.» تلاش برای انجام همزمان چند وظیفه، خلاقیت را از بین می‌برد. تفکر خلاقانه زمانی خود را نشان می‌دهد که به مغزمان اجازه دهیم یک مسیر منطقی بین ایده‌ها و فکرهای مرتبط را دنبال کند. وقتی به‌مدت طولانی روی یک مسیر ذهنی واحد تمرکز می‌کنید، مقدمه تفکر خلاقانه را برای مغز فراهم می‌کنید.
دکتر میلر می‌گوید: «مغز مثل یک ماهیچه است؛ هرچه بیشتر از آن کار بکشید، قوی‌تر خواهد شد.»
در تمرینات بدنسازی، تمرکز روی یک عضله موجب تقویت آن عضله می‌شود. به همین ترتیب، زمانی‌که روی یک کار تمرکز می‌کنید، ارتباطات ذهنی قدرتمندی در مغز ایجاد می‌شوند. درنهایت، این تمرکز باعث انجام مؤثرتر کارها خواهد شد.
چطور تک‌وظیفه‌ای عمل کنیم؟
درصورت امکان، محیطی را برای کار انتخاب کنید که شما را به تک‌وظیفه‌ای بودن و انجام یک کار در آنِ واحد تشویق کند. البته این تصور که در محیط کار ساعت‌های متوالی را صرف انجام یک وظیفه کنیم، چندان با واقعیت جور نیست؛ اما بدانید که حتی ۵ دقیقه تمرکز روی یک کار، قدم بزرگی در افزایش بهره‌وری به حساب می‌آید. برای شروع، راهکارهای زیر را امتحان کنید.
۱. وسوسه نشوید
زمانی‌که روی یک کار تمرکز کرده‌اید، به وسوسه کنترل مداوم و بی‌مورد شبکه های اجتماعی جواب ندهید. اگر کار از کار گذشته و معتاد شبکه های اجتماعی و گشت‌وگذار بی‌هدف در اینترنت شده‌اید، نرم‌افزارهایی وجود دارند که دسترسی شما به این شبکه‌ها را برای مدت مشخصی محدود می‌کنند تا حواستان از کار پرت نشود.
۲. فقط با یک صفحه‌نمایش کار کنید
هنگام کار، موبایل، تبلت، تلویزیون و هر مانیتور غیرمربوط به کارتان را کنار بگذارید.
۳. حرکت کنید
دکتر میلر توصیه می‌کند: «اگر مدام تمرکزتان را از دست می‌دهید (مثلا یک جمله را بارها می‌خوانید یا ذهنتان مدام به بیراهه می‌رود)، از پشت میز کارتان بلند شوید و کمی قدم بزنید.» چند دقیقه راه‌رفتن در داخل اتاق، روحیه شما را بالا می‌برد و کمک می‌کند که تمرکزتان را دوباره به دست آورید.
۴. وقفه‌های کاری داشته باشید
۱۰ دقیقه وقت بگیرید و خود را ملزم کنید که در این مدت فقط روی کارتان تمرکز کنید. ۱ دقیقه کار را رها کنید و دوباره به‌مدت ۵ تا ۱۰ دقیقه روی کار تمرکز کنید.
وقتی دچار حواس‌پرتی می‌شویم
حواس پرتی یکی از ویژگی‌های ذاتی و اولیه انسان است؛ پس اگر حواستان پرت شد، خودتان را ببخشید. ریشه حواس‌پرتی به دوران انسان‌های اولیه برمی‌گردد: زمانی‌که اجداد ما نیاز داشتند که در لحظه به شیر و ببر و سایر حیوانات درنده که جانشان را تهدید می‌کردند واکنش نشان دهند، آنها در آن لحظه در برابر هر عامل محرک بیرونی بسیار حساس بودند و نحوه واکنش آنها با این عامل گاهی مسئله مرگ و زندگی بوده است. ذهن ما این مکانسیم قدیمی بقا را حفظ کرده است؛ به همین دلیل، وقتی روی کاری متمرکز می‌شویم، یک ضربه ساده روی شانه‌مان با عکس‌العمل سریع از طرف ما مواجه می‌شود. خوشبختانه با تمرین و تکرار تمرکز روی یک کار و نادیده‌گرفتن عوامل حواس‌پرتی، قشر جلوی پیشانی ما ورزیده‌تر شده و بخش بزرگ‌تری از مغز ما درگیر کار می‌شود؛ درنتیجه، تمرکز آسان‌تر است.
بخش سوم: برای افرادی که کارها را پشت گوش می‌اندازند
مسئول و پاسخ‌گو بودن، چه درمقابل خودتان چه در مقابل دیگران، تأثیر چشمگیری بر افزایش بهره‌وری ساعات کاری دارد.
مسئول باشید
برای ترک عادت طفره‌رفتن از کارها، درمورد کارهایتان به یک نفر (رئیس یا یکی از همکارانتان) پاسخ‌گو باشید. شما باید به‌صورت منظم میزان پیشرفت پروژه را به این فرد گزارش کنید. فردی که انتخاب می‌کنید باید جدی باشد و درصورتی‌که کارها را مطابق برنامه پیش نبرید، شما را بازخواست کند؛ همچنین درصورتی‌که طبق برنامه عمل کنید، او باید شما را تشویق کند. درنظرگرفتن پاداش (مثل یک ناهار مجانی) و تنبیه (مثل اعتراف به اشتباهتان در حضور سایر همکاران) یک گزینه خوب برای افرادی است که عادت طفره‌رفتن از کار در آنها شدیدتر است.
از مسیر خارج نشوید
«لیست انجام کارها» برای افزایش مسئولیت پذیری شماست. اگر از این لیست به‌درستی استفاده کنید، بدون تأخیر می‌توانید کارها را به پایان برسانید. جولی مورگنسترن (Julie Morgenstern)، متخصص مدیریت زمان می‌گوید: «در پایان ساعت کاری، ۵ تا ۸ هدف را برای روز کاری آینده مشخص کنید.» در یک لیست جداگانه، تمام کارهای شخصی خود برای فردا (مثل رزرو بلیط برای تعطیلات آخر هفته یا خرید هدیه تولد) را یادداشت کنید. تعداد آیتم‌های این لیست باید حداکثر سه مورد باشد. درباره کارهایی که در طول یک روز قادر به انجامشان هستید، واقع‌بین باشید. گنجاندن لیست کارهای یک هفته در یک روز موجب استرس و آشفتگی شما می‌شود. بهتر است مواردی که در لیست «انجام کارها» می‌نویسید، ساده، واقع‌بینانه و مشخص باشند.
تعداد زیادی از کارها را به‌عنوان یک کار در لیست «انجام کارها» نگنجانید. عبارتی مثل «تمام کردن پروژه» بسیار کلی است. بهتر است پروژه را به اجزای کوچک‌تر تقسیم و اجرای هر قسمت را زمان‌بندی کنید.
معایب لیست «انجام کارها»
باتوجه‌به اینکه مغز ما به‌صورت ذاتی تمایل به حواس‌پرتی دارد، استفاده از لیست معروف «انجام کارها» تا حدود زیادی از وقفه‌های بی‌مورد در طول روزِ کاری جلوگیری می‌کند. اما انسان‌ها مستعد «طفره رفتن‌های سازمان‌یافته» هستند؛ یعنی برای فرار از انجام یک کار طاقت‌فرسا اما مهم، خود را با کارهای آسان و کم‌اهمیت مشغول می‌کنند. پاسخ به یک ایمیل بی‌اهمیت یا پرسه‌زدن در اینترنت نمونه‌هایی از طفره رفتن‌های سازمان‌یافته هستند. صرف وقت زیاد برای نوشتن لیست «انجام کارها» نیز ممکن نوعی طفره رفتن سازمان‌یافته به حساب می‌آید. پس هر روز صبح ۵ دقیقه یا کمتر را برای نوشتن این لیست در نظر بگیرید. سعی کنید لیست‌تان کوتاه و دقیق باشد تا زمانی که برای بررسی انجام‌شدن کارها صرف می‌کنید، از زمان انجام آنها طولانی‌تر نشود.
نوشتن لیست
برخی افراد دوست دارند لیست کارهای خود را روی کاغذ بنویسند و با انجام هر کار، کنار آن تیک بزنند. برخی از افراد نیز برای تنظیم لیست کارها از برنامه‌های کامپیوتری مثل Todoist، RemembertheMilk و Evernote کمک می‌گیرند. برای جلوگیری از سردرگمی، یکی از دو گزینۀ کاغذی یا دیجیتالی را برای تنظیم لیست کارها انتخاب کنید.
بخش چهارم: میز کار
محلی که برای کار کردن انتخاب می‌کنید، به اندازه نحوه کارتان اهمیت دارد.
میز کارتان درباره شما چه می‌گوید
هیچ راه‌حل واحدی برای سازمان دهی میز کار وجود ندارد. محیط کار تأثیر غیرقابل‌انکاری بر بهره‌وری شما دارد. به‌گفتۀ خانم مورگنسترن، متخصص مدیریت زمان، میز کار شما می‌تواند انرژی و انگیزه کار را در شما تقویت کند ویا آن را از بین ببرد.
به‌عقیده مورگنسترن، فقط در ۲۵ درصد موارد به‌هم‌ریختگی میز کار از نبود مهارت سازمان‌دهی ناشی می‌شود؛ در اکثر موارد، ردپای ناتوانی در مدیریت زمان خودنمایی می‌کند. هر کاغذی روی میز کار شما به یک کار مربوط است و هرکاری برای انجام‌شدن به زمان نیاز دارد. آیا برای انجام تمام کارها روی میز، زمان کافی دارید؟ گاهی حجم انبوه کاغذها و پرونده‌ها روی میز، نشانه این است که شما به یک دستیار نیاز دارید.
از خودتان بپرسید که آیا در سه هفته گذشته کاغذهای روی میزتان جابه‌جا شده‌اند یا نه؟ اگر کاغذها را در این مدت حرکت داده‌اید، احتمالا در حال انجام کارهای مربوط به آنها بوده‌اید.
سعی کنید همیشه میزتان خلوت باشد و به‌جز کاغذها و لوازم مربوط به کاری که در دست انجام دارید، کاغذ دیگری روی میز نباشد. یک فضا برای کاغذها و لوازمی که ممکن است در طول کار وارد ماجرا شوند در نظر بگیرید. همچنین قسمتی از میز را برای قرار دادن کاغذهایی که کارتان با آنها تمام می‌شود، خالی نگه دارید. خانم مورگنسترن می‌گوید: «یک راه ساده برای ایجاد تغییر در فضای کار، این است که در ۱۰ دقیقه پایانی هر روزِ کاری، میزتان را برای روزِ کاری بعد آماده کنید. به‌این‌ترتیب روز جدید را با آشفتگی‌های روز قبل شروع نخواهید کرد.» شروع روز با یک میز مرتب، قدرت ذهن و بهره‌وری شما را بهبود می‌بخشد.
بخش پنجم: برای کاربران کامپیوتر (تقریبا همه افراد)
کامپیوترها همان‌قدر که می‌توانند به کارها سرعت ببخشند، می‌توانند از سرعت کارها بکاهند.
کامپیوتر خود را بشناسید
اگر قابلیت‌های رایانه خود را نشناسید و آنها را به کار نگیرید، سرعت‌عمل و بهره‌وری شما کم می‌شود. برخی افراد فکر می‌کنند که اگر سؤالات خود را از یک فرد ماهر بپرسند، بی‌سواد به نظر می‌رسند؛ اما فراموش نکنید که پرسیدن عیب نیست؛ ندانستن عیب است.
وقتی یک کار کامپیوتری یا آنلاین بیش از حد انتظارتان طول می‌کشد، از یک فرد خبره راهنمایی بگیرید. شاید واقعا بلد نیستید که به‌درستی از یک تکنولوژی استفاده کنید یا نمی‌دانید که روش کار شرکت در یک مورد خاص به چه صورت است. بدون اینکه بیش از حد وقت دیگران را بگیرید، از همکارانی که درمورد مشکلتان دانش کافی دارند، راهنمایی بگیرید.
مدیران نیز با برگزاری جلسات آموزشی و تدوین شیوه‌نامه‌های استفاده از ایمیل، اکسل، مایکروسافت ورد و سایر نرم‌افزارهای اداری، می‌توانند به رفع این مشکل کمک کنند.
کنترل صندوق دریافت ایمیل خود را در دست داشته باشید
آیا دائما کار خود را برای کنترل ایمیل متوقف می‌کنید؟ چک کردن ایمیل بهانه خوبی برای به تعویق انداختن کارهای ضروری است. با این بهانه، به‌جای رسیدگی به کارهای مهم و فوری و دشوار، خودتان را با یک کار بی‌اهمیت و آسان فریب می‌دهید.
ایمیل مثل زندگی واقعی است، آشفته، پر از غافلگیری و ناقص. برای سروسامان دادن به آن هرکس راه‌حل خودش را دارد. هیچ سیستم ایمیلی کامل نیست. برخی متخصصان ممکن است تکنیک «صندوق ورودی خالی» را به شما توصیه کنند. در این تکنیک، هر روز باید صندوق ورودی ایمیل خود را خالی کنید. فرض کنیم که صندوق ایمیل خود را خالی کردید؛ با زندگی کاری پردغدغه و شلوغ خود، با سؤالات بی‌جواب، پروژه‌های ناقص و چالش‌های کاری‌تان چه خواهید کرد؟ بهتر است زندگی کاری خود را تحت کنترل بگیرید و با ایمیل‌هایتان دوستانه‌تر برخورد کنید.
با تکنیک‌های زیر، ایمیل را در جهت اهداف خود به کار بگیرید.
۱. هر روز زمان مشخصی را برای رسیدگی به ایمیل در نظر بگیرید
می‌توانید چند ساعت متوالی از روز یا ۵ دقیقه در هر ساعت را به این کار اختصاص دهید. مورگنسترن، متخصص مدیریت زمان می‌گوید «هنگام بررسی ایمیل، شش‌دانگ حواس خود را جمع کنید.»
۲. ایمیل‌ها را دسته‌بندی کنید
در حین بررسی ایمیل‌ها، آنها را به دو دسته تقسیم کنید: ایمیل‌هایی که نیاز به پاسخ‌گویی سریع دارند و ایمیل‌هایی که پاسخ‌دادن به آنها زمان و فکر بیشتری می‌طلبد. از قانون «دو دقیقه» استفاده کنید. این قانون را دیوید آلن، نویسنده کتاب «به‌انجام‌رساندن کارها» ساخته است. اگر رسیدگی به یک ایمیل بیشتر از ۲ دقیقه وقت نمی‌خواهد، بلافاصله به آن رسیدگی کنید؛ در غیراین صورت، رسیدگی به آن را به زمان مشخص دیگری موکول کنید. پاسخ به برخی ایمیل‌ها به روزها فکر و زمان نیاز دارد. در این موارد، فرستنده را مطلع کنید که بعدا به ایمیل او پاسخ خواهید داد.
۳. ایمیل‌هایی را که مدام از پاسخ‌دادن به آنها سر باز می‌زنید، شناسایی کنید
به‌گفته مورگنسترن، گاهی اوقات یک جبهه‌گیری احساسی پشت این سرباززدن‌ها وجود دارد. زمانی‌که باید به طرف مقابل پاسخ منفی بدهید (نه گفتن) یا یک تصمیم دشوار بگیرید، از پاسخ‌دادن طفره می‌روید. به‌جای وقت تلف کردن و تأخیر در پاسخ‌گویی، جواب خود را رودررو یا از طریق تلفن به طرف مقابل بگویید. به این ترتیب، نیازی به بازی با کلمات و تلاش وسواس‌گونه برای انتخاب کلمات و جملات مناسب ندارید؛ مخاطب نیز باتوجه‌به تن صدا، زبان بدن و رفتار شما، به‌روشنی منظور شما را درک می‌کند و احتمال سوتفاهم کمتر خواهد شد.
۴. اعلان‌ها را غیرفعال کنید
برخی کارشناسان توصیه می‌کنند که هر دو یا سه ساعت یک بار، ایمیل‌ها را چک کنید؛ اما این توصیه در بسیاری از محیط‌های کاری، شدنی نیست؛ مثلا گاهی یک ایمیل فوری از طرف رئیس یا مشتری باید بلافاصله پاسخ داده شود. در این موارد هم اگر بلافاصله جواب ندهید، دنیا به آخر نمی‌رسد؛ با صرف‌نظر از معدود موارد استثنایی، تقریبا هر ایمیلی می‌تواند ۲۰ دقیقه منتظر پاسخ بماند. پس زمانی‌که نیاز به تمرکز دارید، اعلان ایمیل را به‌مدت ۲۰ تا ۳۰ دقیقه خاموش کنید.
کمک بگیرید
یکی دو هفته وقت بگذارید و مشکلات مربوط به ایمیل، که مدام باعث کلافگی و کاهش سرعت‌عملتان می‌شوند، را شناسایی کنید. سپس از کارشناسان واحد تکنولوژی شرکت یا یکی از همکاران کاربلدتان بخواهید که درصورت امکان، نیم ساعت وقت بگذارد و درمورد بخش‌های مختلف سیستم ایمیل، شما را راهنمایی کند. کسی‌که به‌عنوان مربی انتخاب می‌کنید باید با قابلیت‌هایی از قبیل فیلتر برای بلوکه کردن پیام‌های به‌دردنخور و ارسال آنها به پوشه اسپم آشنا باشد. از او درمورد پوشه‌ها، ستاره‌دارکردن پیام‌ها، برچسب‌گذاری، آرشیو و لغو اشتراک و سایر قابلیت‌های ایمیل سؤال کنید. این دوره آموزشی کوتاه کمک خواهد کرد تا زمان کمتری را برای سروکله زدن با ایمیل‌ها تلف کنید.
شاید کسی را در شرکت ندارید که به شما کمک کند؛ در این صورت، از هزاران آموزش رایگانی که در اینترنت وجود دارد، برای یادگیری ترفندهای کار با ایمیل، کمک بگیرید.
بخش ششم: برای کسانی‌که خیلی سرسخت هستند
نحوه برخورد با جسمتان روی کارکرد ذهنتان نیز اثر می‌گذارد.
تحرک داشته باشید
کار مداوم در ساعت‌های طولانی به‌معنای بهره‌وری بالا نیست. گاهی وقت‌ها لازم است که برای انجام یک کار به بهترین شکل، مدتی از آن کار فاصله بگیرید. نشستن‌های طولانی پشت میز کار، برای سلامتی شما مضر است؛ این رویه همچنین بهره‌وری شما را کم می‌کند. برخاستن و قدم‌زدن باعث افزایش جریان خون به مغز و درک بهتر مسائل خواهد شد. آلن هج (Alan Hedge)، استاد کارپژوهی دانشگاه کورنل، توصیه می‌کند که برای بهبود عملکرد مغز در حین کار، از جای خود برخیزید، قدم بزنید و با تغییر وضعیت بدن، به مغزتان استراحت بدهید.
چطور کارهای پشت میز را پربارتر انجام دهیم؟
یک برنامه زمانی منظم برای نشستن پشت میز کار، برخاستن و قدم‌زدن، عملکرد شما را به میزان چشمگیری افزایش می‌دهد.
- ۲۰ دقیقه پشت میزتان بشینید و کار کنید؛
- ۸ دقیقه سرپا بایستید و کار کنید؛
- کار را متوقف کنید و ۲ دقیقه قدم بزنید؛
- این مراحل را تکرار کنید.
استراحت‌های طولانی داشته باشید
بهترین ایده‌ها معمولا چه زمانی و کجا در ذهنتان جرقه می‌زنند؟ در محیط کار یا زیر دوش، هنگام رانندگی یا موقع قدم‌زدن در فضای آزاد؟ کار کردن ۱۰-۱۲ ساعته شاید شما را در چشم رئیستان عزیز کند، اما برای خلاقیت شما خیلی هم خوب نیست.
به‌جای چسبیدن افراطی به کار، مثلا درمورد یک پروژه عظیم، بهتر است یک استراحت ۱۰ساعته برای خودتان در نظر بگیرید. این تکنیک باعث ظهور ایده‌های جدید در ناخودآگاه شما و ایجاد ارتباطات جدید بین یاخته‌های عصبی می‌شود.
خوابیدن را دست‌کم نگیرید. خواب یکی از مؤثرترین روش‌ها برای یک وقفه و استراحت طولانی‌مدت است؛ پس به‌بهانۀ کار، از خوابتان نزنید. خواب این فرصت را به مغز می‌دهد تا به بینشی عمیق برسد و ارتباطات جدیدی را بسازد. به همین دلیل است که ایده‌های ناب معمولا صبح‌ها و بعد از خواب عمیق شبانه به ذهنمان خطور می‌کنند. یاد بگیرید که نشانه‌های خستگی ذهن را بشناسید. خواندن چندین و چندباره یک جمله ساده، یا نوشتن بی‌هدف و بی‌نظم یک پیام، نمونه‌هایی از این نشانه‌ها هستند. به‌خاطر استراحت و مرخصی، خودتان را سرزنش نکنید؛ مغز شما با این استراحت دوباره شارژ می‌شود. بهتر است این‌طور به ماجرا نگاه کنید.
چرت بزنید
خواب آلودگی بعد از ناهار، نشانه یک نیاز کاملا طبیعی است. بدن شما ۷ ساعت بعد از بیداری به استراحت مجدد نیاز دارد. بعد از خوردن غذا و در مرحله هضم، این نیاز شدیدتر می‌شود. این نیاز طبیعی بدن شما با اهداف اقتصادی شرکت همخوانی چندانی ندارد؛ بنابراین تعجبی ندارد که موقع چرت‌زدن در اداره با اخم‌وتخم رئیستان مواجه شوید.
سعی کنید درصورت امکان (مثلا اگر در خانه کار می‌کنید) یک چرت کوتاه ۲۰دقیقه‌ای داشته باشید. برای افزایش انرژی خود، یک فنجان چای یا قهوه قبل از چرت‌زدن بنوشید. پژوهش‌ها ثابت کرده‌اند که این روش عامل ایجاد احساس خواب‌آلودگی یعنی آدنوزین (adenosine) را از مغز پاک می‌کند. از طرفی، کافئین اثر فیزیولوژیکی خود را حدود ۲۰ دقیقه بعد از مصرف، یعنی زمانی‌که بیدار می‌شوید، نشان خواهد داد.
اگر امکان چرت‌زدن ندارید، سعی کنید به نشانه‌های افت بهره‌وری بعد از خوردن غذا توجه کنید. دو مورد از این نشانه‌ها، خواب‌آلودگی و عدم تمرکز است. به‌محض بروز این نشانه‌ها، از پشت میز بلند شوید، قدم بزنید با همکارانتان صحبت کنید و یا تا زمانی‌که احساس خواب‌آلودگی‌تان برطرف شود، کارهایی را انجام دهید که به تمرکز و قدرت ذهنی کمتری نیاز دارند.
با استرس بجنگید
زمانی‌که در کارمان احساس درماندگی می‌کنیم، بدنمان وارد حالت جنگ یا گریز می‌شود. در این حالت، نفس‌های ما سریع و سطحی می‌شود. همین مسئله باعث می‌شود که اکسیژن کمتری به مغز برسد و ما احساس اضطراب کنیم و سطح درک ما کاهش پیدا کند. برای غلبه بر اثرات استرس باید نفس عمیق بکشید. به‌گفتۀ بلیسا رانیخ (Belisa Vranich)، روان‌شناس و مربی تنفس، برخی از افراد عمودی نفس می‌کشند؛ یعنی هنگام دَم، شانه‌های آنها به‌سمت بالا حرکت می‌کند. عده‌ای نیز با قسمت بالایی قفسه سینه خود نفس می‌کشند، درحالی‌که قسمت اعظم شش‌ها در بخش میانی بدن قرار دارد. تنفس افقی ممکن است در نگاه اول غیرطبیعی به نظر برسد، اما حیوانات و نوزادان با این شیوه نفس می‌کشند. اگر به‌جای تقابل با بدنتان با آن هم‌نوا شوید، جاری‌شدن خون به مغز و ظرفیت ذهنی شما حداکثر خواهد شد.
حواستان به حالت نشستن‌تان باشد
هنگام استرس، شانه‌ها را به‌سمت گوش‌هایتان بالا می‌برید، اخم می‌کنید و تمام عضلاتتان را منقبض می‌کنید. در طولانی‌مدت بدون اینکه خودتان متوجه شوید، این حالت برای شما یک عادت می‌شود. هدف از اصلاح حالت نشستن این است که به‌جای منقبض‌کردن عضلات، آنها را در وضعیتی راحت و آزاد قرار دهید. وضعیت صحیح نشستن یا ایستادن به تنفس کامل کمک می‌کند، جلوی افکار منفی را می‌گیرد و باعث باز شدن ذهنتان می‌شود.
در حین کار، به وضعیت بدن خود توجه کنید و از هر فشار اضافی که بر بدنتان وارد می‌شود، آگاه باشید؛ مثلا ممکن است هنگام تایپ یا استفاده از کامپیوتر، دست‌هایتان را بیش از حد سفت کنید. هرگاه فشار زیادی در یک ناحیه از بدنتان احساس کردید، با برخی حرکات کششی، عضلات آن قسمت را بکشید.
این تمرین بخشی از تکنیک الکساندر (Alexander Technique) است. این تکنیک به شما کمک می‌کند که بدنتان را از شر فشارهای اضافی خلاص کنید. به‌گفتۀ لیندسی نوییتر (Lindsay Newitter)، مالک پوستچر پولیس (Posture Police) در نیویورک، این تمرین انسان‌ها را درمقابل رفتاری به نام «پایان‌خواهی» (End Gaining) آگاه می‌کند. «پایان‌خواهی» یعنی زمانی‌که شما برای رسیدن به یک هدف سخت در تلاشید، زمان حال را فراموش می‌کنید. وقتی ساعت‌ها به صفحه مقابلتان خیره می‌شوید و کار می‌کنید، احتمالا به عمل ناپسند «پایان‌خواهی» مشغول هستید. وضعیت صحیح نشستن به شما کمک می‌کند که در زمان حال کار کنید و بهره‌وری بالاتری داشته باشید.
بخش آخر: باورهای اشتباه درباره بهره‌وری
در این قسمت، واقعیت پشت‌پردۀ برخی از باورهای غلط درباره کارکردن هوشمندانه را خواهید خواند.
باور غلط: افراد چندوظیفه‌ای که چند کار را درآنِ واحد انجام می‌دهند، بهره‌وری بالایی دارند.
واقعیت: چندوظیفه‌ای بودن یک خیال باطل است. پژوهش‌ها ثابت کرده‌اند افرادی که در یک زمان فقط روی انجام یک کار تمرکز می‌کنند، بهره‌وری بالاتری دارند. از این شاخه به آن شاخه پریدن، با این تصور که دارید تعداد زیادی از کارها را با هم انجام می‌دهید، سرعت‌عمل شما را کاهش می‌دهد.
باور غلط: در پایان روزِ کاری نباید پیام نخوانده‌ای در صندوق ایمیل شما باقی بماند.
واقعیت: فقط برخی از افراد، به‌اقتضای کارشان، باید تمام پیام‌های دریافتی در طول روز کاری را بخوانند. بهترین راه برای مدیریت ایمیل، اختصاص زمان مشخصی از روز برای خواندن پیام‌ها و پاسخ‌دادن به آنهاست. همچنین بهتر است ایمیل‌هایی را که وقت زیادی از شما نمی‌گیرند از آنهایی که نیاز به زمان بیشتری برای رسیدگی دارند، از هم جدا کنید. اگر با قابلیت‌های نرم‌افزاری ایمیل (مثل پوشه‌بندی، آرشیو و فیلتر) به‌خوبی آشنا باشید، مدیریت ایمیل‌ها ساده‌تر خواهد شد.
باور غلط: بهتر است هنگام کارکردن از جایتان تکان نخورید.
واقعیت: بهتر است در طول روز به‌طور مرتب از جای خود بلند شوید، قدم بزنید، حرکات کششی انجام دهید و دوباره به میز کارتان برگردید. این کار باعث می‌شود خون بیشتری به مغزتان برسد؛ درنتیجه، درک و بهره‌وری شما بیشتر خواهد شد.
باور غلط: هرچه ساعات کاری خود را افزایش دهید، کار بیشتری انجام خواهید داد.
واقعیت: استراحت و ایجاد وقفه در طول روز کاری، از واجبات است. یک قدم‌زدن ۵دقیقه‌ای داخل اتاق، روحیه و انرژی شما را چندبرابر می‌کند. برای افزایش بهره‌وری، استراحت و خواب کافی از ساعت‌ها کار کردن بی‌وقفه اثرگذارتر است.
باور غلط: راز افزایش بهره‌وری پیدا کردن یک سیستم درست و پایبندی به آن است.
واقعیت: انسان‌ها باهم فرق دارند؛ روزهای کاری نیز باهم یکی نیستند. ممکن است عادت‌هایی را در خود ایجاد کنیم و راهکارهایی را انتخاب کنیم که در اکثر موارد جواب‌گو باشند؛ اما گاهی کار و زندگی ممکن است ما را غافلگیر کند و شرایط طوری تغییر کند که نتیجه دل‌خواهمان حاصل نشود. در این موارد، واقعیت را همان‌طور بپذیرید که هست، خودتان را ببخشید و فردا از نو شروع کنید.
