در وضعیتی که برای مقابله با ویروس کرونا از بسیاری از مردم جهان خواسته شده در خانه کار کنند و به دورکاری روی بیاورند، ناگهان مدیران و کارکنان می‌خواهند بدانند که چگونه می‌توانند بهره وری خود را افزایش دهند و در خانه به‌خوبی کار کنند. شاید شما نیز از مدیرانی باشید که می‌خواهند بفهمند چگونه می‌توانند گروه خود را به‌طور مؤثری از راه دور مدیریت کنند. این حقیقت که به‌دنبال نکات و راهنمایی هستید، نشانۀ بسیار خوبی است؛ زیرا احساستان کاملا درست می‌گوید: مدیریت از راه دور با مدیریت حضوری تفاوت زیادی دارد. برای اینکه در این اوضاع بتوانید بهترین عملکرد را داشته باشید، توصیه می‌کنیم به نکاتی که در ادامه شرح داده‌ایم، توجه کنید.
در وضعیتی که برای مقابله با ویروس کرونا از بسیاری از مردم جهان خواسته شده در خانه کار کنند، ناگهان مدیران و کارکنان می‌خواهند بدانند که چگونه می‌توانند بهره‌وری خود را افزایش دهند و در خانه به‌خوبی کار کنند. برای اینکه در این اوضاع بتوانید بهترین عملکرد را داشته باشید، به نکات زیر توجه کنید.
۱. در مقابله با «تب کابین» و انزوا به کارکنان خود کمک کنید
در گذشته، بسیاری از افراد دورکار برای انجام‌دادن کارهای خود به کافی‌شاپ‌ها می‌رفتند یا به‌طورکلی به جایی بیرون از خانه می‌رفتند. متأسفانه با شیوع ویروس کرونا، بسیاری از ما ناچار شده‌ایم که در خانه کار کنیم. سپری‌کردن ۲۴ ساعت شبانه‌روز در یک جا دشوار است، چه آپارتمان کوچکی در شهری بزرگ باشد و چه خانه‌ای بزرگ در منطقه‌ای آرام در بیرون شهر.
برای مقابله با این مشکل، اعضای تیم خود را به پیاده روی روزانه تشویق کنید. پیاده‌روی فواید فراوانی برای قلب و عروق دارد و موجب می‌شود بدون آنکه خود را در معرض آلودگی به ویروس کرونا قرار دهند، از خانه بیرون بیایند. اگر برای کار فقط باید به تماسی صوتی گوش دهند یا دربارۀ چیزی صحبت کنند که به تماس و اشتراک‌گذاری تصویری نیازی ندارد، آنها را تشویق کنید پیاده‌روی بی‌خطری را در بیرون از خانه تجربه کنند (البته با رعایت اصول فاصله‌گذاری اجتماعی امن و بی‌خطر).
۲. از تجهیز کامل فضای کاری آنها اطمینان یابید
اگر همیشه در خانه کار می‌کنید، حتما میز کار بسیار خوب، نمایشگر و تمام امکانات لازم دیگر را در اتاق کارتان قرار داده‌اید. ولی اگر خود را به‌دستور دولت قرنطینه کرده‌اید، احتمالا هیچ‌یک از این امکانات را ندارید.
برای اطمینان از اینکه کارکنان شما می‌توانند فضایی اختصاصی و مناسب برای انجام‌دادن کارهای خود ایجاد کنند، می‌توانید بودجۀ کافی برای خرید تجهیزات و امکانات لازم را در اختیارشان قرار دهید. به آنها اجازه دهید که بعضی از لوازم و تجهیزات خود را از اداره به خانه ببرند یا از آنها بخواهید کمی خلاقیت به خرج دهند و از امکانات موجود در خانه استفاده کنند.
اگر کارکنان شما در مکان‌های محدودی مانند آپارتمان زندگی می‌کنند یا همسر و فرزندانی دارند که در قرنطینه و خانه‌نشینی همراه آنها هستند، یافتن فضایی برای کار دشوار خواهد بود. در اینجا خلاقیت به کار می‌آید. شاید چند ایدۀ زیر برایتان مفید و جالب باشد:
- زوجی که فرزند دارند، نوبتی از فرزندان مراقبت می‌کنند: مثلا یکی از والدین از ۹ صبح تا ۳ بعدازظهر کار می‌کند و سپس دیگری از ۳ بعدازظهر تا ۹ شب؛
- از میزی جمع‌وجور و دارای قفسۀ کتاب استفاده می‌کنند: در خانه‌های کوچک و محدود، استفاده از میزی جمع‌وجور که قفسۀ کتاب نیز دارد، بهتر از نشستن مداوم و کارکردن روی تختخواب یا کاناپه است؛
- خرید مبلمان و ابزارهای دست‌دوم و ارزان‌قیمت: می‌توانید مبلمان اداری ارزان‌قیمتی به‌صورت اینترنتی بخرید و پس از چند روز درب خانه تحویل بگیرید.
در این روزها که اوضاع غیرطبیعی است، باید برای ایجاد محیط کار مناسب ایده‌های مختلفی را امتحان کنید. اعضای گروه خود را تشویق کنید روش‌های گوناگونی را امتحان و روش عملی و مفید را اجرا کنند.
۳. مدت و تناوب جلسات یک‌به‌یک را افزایش دهید
این روزها اتفاقات بسیار زیادی در حال وقوع است که ممکن است موجب شود شما و گروهتان دچار استرس، اضطراب و ناامیدی شوید. در این اوضاع سخت، جلسات یک‌به‌یک بهترین روش برای پشتیبانی از اعضای گروه است.
پیش از این بحران، شما و گروهتان درزمینۀ نکته‌های زیر نگرانی نداشتید:
- چگونگی انجام‌دادن کارها از خانه؛
- سقوط ناگهانی و دورقمی در تولید ناخالص داخلی در سطح جهان؛
- تعطیلی کسب و کار ها در سراسر جهان و تأثیرات بعدی این تغییرات؛
- انزوا و تنهایی در کار؛
- با وجود رکود و اخراج‌ها و تعدیل نیروهای بالقوه‌ای که بر سر همۀ شرکت‌ها سایه انداخته است، چطور باید کارمان را انجام دهیم و به سطح و کارایی قبلی خود برسیم.
گروه شما بیش از هر زمان دیگر به کاهش استرس و فشار نیاز دارد. در جلسات یک‌به‌یک متوجه می‌شوید که اعضای گروهتان چه عملکردی دارند. می‌توانید آنها را با تغییرات رخ‌داده در شرکت همگام نگه دارید و به سؤالات آنها پاسخ دهید.
ویروس کرونا، با وجود تمام مشکلات و مصائبی که ایجاد کرده، موجب شده است که بحث دورکاری به‌شکل جدی‌تری موردتوجه قرار گیرد و مدیران بیشتری به این روش کاری روی بیاورند. شما، به‌عنوان مدیر، می‌توانید کمک‌های زیادی به کارکنان خود کنید تا بر چالش‌ها و مشکلات دورکاری غلبه کنند و بهره‌وری خود را به بالاترین سطح ممکن برسانند. اگر تجربه و پیشنهادی برای مدیریت بهتر کارکنان در زمان دورکاری دارید، می‌توانید آن را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.
