آیا تا به حال شده به خاطر اینکه زمان کافی نداشته‌اید تا زِفت و زهوار کارتان را جمع و جور کنید، با وجود اینکه از خستگیِ مفرط لت و پار شده‌اید، باز هم دنبال ۵ دقیقه وقت اضافه بگردید؟ معلوم است که حسابی از دست این مشکل شاکی هستید و دنبال ماشین زمان می‌گردید. برای اینکه بدانید چطور زمان مرده را زنده کنید، ادامه‌ی این مطلب را از دست ندهید.
یک راه حل خیلی مدرن برایتان دارم: قبل از اینکه لای هر کار یا پروژه‌ای که روی میز کارتان ریخته را باز کنید و شروع به کار کنید، از خودتان بپرسید آیا اگر این کار خاص انجام نشود، آیا کسی ککش می‌گزد؟
فکر کنم تعجب کنید اگر بگویم جواب این سؤال در اغلب موارد – به شرط روراستی – «نه» خواهد بود.
خیلی خب. حالا که جواب نه بود، آن پروژه را مثل سوسکی که با خاک‌انداز از روی زمین برمی‌دارید، از روی میزتان بلند کرده و داخل سطل آشغالی بیندازید. جدی می‌گویم. پرتش کنید داخل سطل آشغال. بدهید بُز بخورد. از توی لیست‌تان خطش بزنید.
باورتان نمی‌شود که با این کار چقدر از فشار کاری‌تان کم می‌شود، آن هم بدون اینکه هیچ عوارض جانبی منفی‌ای تهدیدتان کند. برای شروع، بهتر است چشمانتان را قشنگ باز کنید و عملکرد روزمره خودتان را زیر ذره‌بین ببرید.
من این کار را کردم و خیلی زود فهمیدم که چقدر از زمان مفیدم را به کارهای بیهوده اختصاص داده بودم! این همه وقت پِرت داشتم و خبر نداشتم؟
من را بگو که فکر میکردم دارم روی ژاپنی‌ها را در کار کردن سفید می‌کنم.
حالا چطور می‌توان مُچ این کارهای بی‌خودی را گرفت؟ من که این کار را کردم: یک کاغذ A4 گذاشتم جلویم و هر ۵ دقیقه یکبار، خودکار را برمی‌داشتم و هر کاری که انجام میدادم را روی آن می‌نوشتم. درست مثل Task Manager ویندوز که دقیقا مشخص می‌کند الان CPU مشغول پردازش چه برنامه‌هایی است. به نظر می‌رسد کار سخت و طاقت‌فرسایی باشد، نه؟ در واقع خیلی کار کامپیوتروار و خسته‌کننده‌ای است اما بعد که درمی‌یابید وقت‌تان چطور سوخت می‌شده، تصدیق می‌کنید که ارزش میرزابنویسی‌اش را داشته است.
از آنجا که همه چیز با مثال بهتر فهمیده می‌شود بگذارید داستان آن همکارم را برایتان تعریف کنم که همیشه برای انجام دادن کارهایش زمان کم می‌آورد و شاکی بود. تا اینکه یک روز بهش گفتم بیا همین کاری که من کردم را انجام بده تا متوجه بشوی که وقتت چطور هدر می‌شود. خلاصه که مُخش را زدم تا در طی یک هفته، هر روز و هر ۵ دقیقه یکبار، هر کاری می‌کند را عینا یادداشت کند.
از لابه‌لای همه چیزهایی که درباره‌ی اوقات تلف شده همکارم کشف کردیم، به این نکته‌ی جالب رسیدیم که این بنده خدا، روزی ۶ فنجان قهوه سر می‌کشد.
وقتی که بهش گفتم «چه خبرته؟ مگه تانکری؟» بهم گفت که روزی ۶ تا فنجان قهوه نمینوشد؛ در واقع ۶ بار قهوه داخل فنجان می‌ریزد، نصف هر کدام از این فنجان‌ها را هورت می‌کشد و تا بخواهد بقیه‌اش را بنوشد، سرد شده است. این می‌شود که دوباره هِلِک و هِلِک راه می‌افتد به سمت آشپزخانه، که در گوشه‌ی سالن واقع شده است، تا یک فنجان دیگر برای خودش پر کند.
ما هم این مسیر را رفتیم تا ببینیم چقدر طول می‌کشد. ۱۵ دقیقه برای هر فنجان وقت صرف می‌شد. در واقع، تا آشپزخانه یک دقیقه بیشتر راه نبود، اما در سر راه آشپزخانه، سایر همکاران این بنده خدا را گیر می‌آوردند و می‌ایستادند وسط راهرو و راجع به مسائل مختلف با او سر صحبت را باز می‌کردند. صحبت‌شان هم فقط راجع به جرزنی داورها در مسابقه‌ی خوانندگیِ دیشب تلویزیون نبود، اکثرش مسائل کاری و اینجور چیزها بود.
حالا حساب کنید هر روز ۶ تا از این ۱۵ دقیقه‌ها داشت. یعنی ۹۰ دقیقه از ۸ ساعت کار روزانه‌اش اینطوری می‌پرید.
خودتان قضاوت کنید: ۲۰ درصد از تایم روزانه‌اش به قهوه نوشیدن و گپ و گفت می‌گذشت – در حالی که وقت کافی نداشت تا به همه‌ی کارهایش برسد.
حالا گوشتان را بدهید به من: دور انداختن کارهای الکی بهترین ابزار مدیریت زمان است. پس بیکار نباشید، چوب جادویی‌تان را بردارید و زمان زنده کنید!
تهیه شده در: Chetor.com
مثل نوشتن 5 دیقه یک بار، همون مثل راننده تاکسی های نیویورکی ه که الان مجال گفتنش نیست…
خعلییییییییییی خوب بود