لزوم افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی کارکردهای منابع سازمانی، بکارگیری نرم افزار BPMS در سازمان خلاق را به دغدغه مدیران حوزه‌های مختلف کسب وکار تبدیل کرده است.
سازمان‌های خلاق، منابع سازمان از جمله منابع انسانی، منابع مالی و روال‌های تولید خدمت یا محصول را با ابزارهای نوآورانه و دانش‌محور بکار می‌گیرند. این سازمانها در جهت پاسخگویی به نیازهای بازار و مشتریان حرکت می‌کنند و مرزهای بهره‌وری را به طور مداوم توسعه می‌دهند.
سازمان خلاق چیست؟
شرکت نوآور و سازمان خلاق همیشه در حال تغییر است و به طور مستمر ایده‌ها و روش‌های جدید را امتحان می‌کند تا خدمات و محصولات بهتری ارائه دهد.
در یک سازمان نوآور و خلاق ممکن است هر محصول، خدمت یا فرآیندی موفقیت‌آمیز نباشد، اما این سازمانها، مدام با مشتریان و مخاطبان خود سازگار می‌شوند و می‌آموزند که چگونه بهترین خدمات را برای آنها ارائه دهند. بازمهندسی فرآیندها و تنوع در برون‌دادها از ویژگی‌های مهم یک سازمان خلاق است.
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار چیست؟
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که توسط یک گروه همکار به منظور دستیابی به هدفی واحد اجرایی می‌شوند. این فعالیت‌ها در راستای تحقق اهداف کسب و کار طراحی و اجرا می‌شوند.
BPM که مخفف Business Process Management است، یک رویکرد ساختاریافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرآیندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نگه دارد و در پی آن به هدفی بزرگتر یعنی رضایت مشتری برسد. BPM تلاش می‌کند اثرات فرآیندهای کسب و کار یک سازمان را تحلیل کند، آنها را بهبود دهد و در برخی مواقع آنها را قابل پیش‌بینی کند.
مهمترین هدف مدیریت فرآیندهای کسب و کار، مکانیزاسیون است؛ اما نباید دچار این اشتباه رایج شویم و تنها هدف و کاربرد آن را مکانیزاسیون بدانیم. مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک چرخه تکرارپذیر است و شامل مراحل طراحی، مدلسازی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی می‌شود.
طراحی فرآیند:
شامل شناسایی فرآیندهای موجود و تعریف وضعیت آینده فرآیندهاست. محدوده طراحی فرآیند شامل تعریف مراحل کار، هشدارها، میزان سرعت مطلوب فرآیند، استانداردها، توافقنامه سطح خدمات (SLA)، مکانسیتم واگذاری کار و تعریف شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد است.
مدلسازی فرآیند:
استانداردهای مختلفی برای مدلسازی فرآیند وجود دارد؛ اما مدیریت فرآیندهای کسب و کار زبان مدلسازی BPMN را برای این مهم، پیشنهاد می‌کند. این زبان در عین سادگی و قابل درک بودن بقدری جامع است که می‌تواند تمام فرآیندهای کسب و کار را مدل کند. این امر، پیش‌نیاز رسیدن به درک درست و یکسان از فرآیندهای طراحی شده است.
اجرا کردن فرآیند:
پس از مدلسازی فرآیند باید آن را در سازمان عملیاتی کرد. می‌توان این فرآیند را در یک بخش کوچک سازمان اجرا کرد تا اثرات آن کامل مشخص شود و در صورت اخذ تاییدیه‌های لازم آن را در تمام سازمان منتشر کرد.
کنترل فرآیند:
در این مرحله مالکان فرآیند یا مدیران سازمان بر اساس معیارها و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) که در مرحله طراحی فرآیند مشخص شده‌اند، فرآیند را بررسی می‌کنند تا نسبت به نقاط قابل بهبود و اشکالات اجرایی فرآیند آگاه شوند.
بهینه‌سازی فرآیند:
در این مرحله مطابق تحلیلی که در مرحله کنترل فرآیند صورت می‌گیرد، تغییرات مورد نیاز برای رفع اشکالات و بهبود فرآیند شناسایی می‌شود. این بهینه‌سازی می‌تواند در سطح فرآیند، قوانین کسب و کار و حتی فرم‌های اطلاعاتی فرآیند باشد. در این مرحله طراح فرآیند باید چرخه مدیریت فرآیند را از مرحله طراحی مجدد، شروع کند.
نرم‌افزار BPMS چیست؟
نرم‌افزار BPMS دارای توانایی تفسیر فرآیندهای ترسیم شده است و با استفاده از آن می‌توان یک فرایند را به صورت سیستمی پیاده‌سازی کرد.
نرم‌افزار BPMS کارآمد باید بتواند با داشتن بستر یکپارچه با سایر نرم‌افزارها این امکان را مهیا می‌کند تا کاربران در یک محیط یکپارچه بتوانند به فرآیندهای خود دسترسی داشته باشند و با سایر سامانه‌های نرم‌افزاری سازمان به تبادل اطلاعات بپردازند.
نقش نرم افزار BPMS در سازمان خلاق
مطابق توضیحات فوق سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار، کاربردهای زیادی در صنایع مختلف دارند و با مکانیزه کردن فرآیندهای خاص منظوره، بهره‌وری را در عملکرد‌های سازمانی افزایش می‌دهند.
آنچه پیاده‌سازی این سیستم‌ها را مشکل می‌کند گردآوردن دانش سازمانی پراکنده از بخش‌های مختلف و استفاده از آن برای شناسایی فرآیندهای دستی و کم بازده است.
اما سازمان‌های خلاق با نگرش مدیریتی فناورانه و ایجاد سازوکارهای فنی و تخصصی، در این حوزه موفقیت‌های چشم‌گیری کسب‌کرده‌اند. تجربه این سازمان‌های پیشرو که با معیارهای پویایی و نوآوری سازمانی، می‌توان آنها را «سازمان خلاق» نامید، می‌تواند راهگشای توسعه کسب‌وکارهای دیگر باشد.
چارگون برگزار می کند: وبینار « BPMS در سازمان خلاق»
وبینار « BPMS در سازمان خلاق» با هدف ارائه تجربیات سازمان‌های مشتری چارگون در پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار و نرم‌افزار BPMS در 6 بهمن ماه برگزار می‌شود.
ثبت‌نام در وبینار BPMS در سازمان خلاق
وبینار « BPMS در سازمان خلاق» در بخش‌های متنوع به معرفی معیارهای موفقیت مدیریت فرآیندها در سازمانها می‌پردازد. اینکه شناسایی، بازمهندسی و طراحی مکانیزه فرآیندهای داخلی و بیرونی سازمان چگونه ممکن می‌شود و نرم افزار BPMS چگونه به عنوان یکی از ابزارهای مهم در توسعه سازمان‌های خلاق عمل می‌کند.
مخاطبان این وبینار گروه‌های مختلفی از مدیران کسب وکارهای کوچک و متوسط، مدیران و کارشناسان فناوری اطلاعات، مدیران و کارشناسان واحدهای توسعه سیستم‌ها و روش‌ها در سازمانها و نیز دانشجویان رشته‌های مدیریت و صنایع را شامل می‌شود.
در بخش اول رویداد مباحثی مثل تجربه مشتریان، کارکنان و سازمان از مدیریت فرآیندها، یکپارچگی و پایداری فرآیندهای سازمانی و تحقق بلوغ فرآیندی با BPMS دیدگاه مطرح می‌شود. تجربه موفق سازمان‌های مشتری چارگون از جمله دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم، شرکت آسفالت طوس و بیمه البرز نیز از زبان مدیران این سازمانها ارائه خواهد شد.
بخش دوم وبینار « BPMS در سازمان خلاق» به برگزاری نشست تخصصی متخصصان حوزه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار با عنوان «نقشه راه استقرار BPM در سازمانها» اختصاص دارد.
در این بخش مهندس سید احمد دلیری مدرس، مشاور و ارزیاب در پروژه استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار، دکتر حمیدرضا رضایی، استاد دانشگاه و مدیر برنامه‌ریزی و کنترل پروژه شرکت آسفالت طوس، مهدی عامری مدیر راهکار مدیریت فرآیندهای کسب‌کار چارگون و نیز شهباز توکلی مدیر توسعه زیرساخت و محصول چارگون حضور خواهند داشت و به تبادل نظر درباره کاربردهای BPMS در سازمان‌های خلاق می‌پردازند.
