مرجع فیلم آموزشی و مقالات آموزشی برای موفقیت و پیشرفت

تعریف صف و ستاد در ساختار مشاغل و تفاوت میان آنها

0

در ساختار سازمانی، علاوه‌بر ملاحظات سازمانیِ مرتبط با مرز وظایف، به تعیین مشاغل درون سازمان و روابط میان این مشاغل نیز توجه می‌شود. در هر سازمان، روش‌های فراوانی برای تعیین ساختار مشاغل وجود دارد، ولی ۲ روش اصلی برای انجام این کار، روش استفاده از ساختارهای صفی ساده و ساختارهای صف و ستاد است. در این مقاله این ساختارها را توضیح می‌دهیم و تفاوت‌های میان آنها و معایب و مزایای هر یک را برمی‌شماریم.

در سازمان صفی، مدیریت ارشد کنترل کامل را برعهده دارد و سلسله‌مراتب موجود، واضح و ساده است. ازجمله سازمان‌های صفی می‌توان به کسب‌و‌کارهای کوچکی اشاره کرد که در آنها مدیر ارشد (که اغلب همان مالک کسب‌و‌کار است)، در بالای ساختار سازمانی قرار می‌گیرد و میان او و زیردستان او «خطوط» واضحی از تمایز وجود دارد.

ولی در سازمان صف و ستاد، سازمان صفی با واحدهای ستادی که از بخش‌های صفی پشتیبانی می‌کنند و به آنها مشاوره می‌دهند، ترکیب می‌شود. در بیشتر شرکت‌های متوسط و بزرگ، ساختارهای سازمانیِ صف و ستاد وجود دارد. آنچه سازمان‌های صف و ستاد را از سازمان‌های صفی ساده متمایز می‌کند، وجود لایه‌های متعدد مدیریتی در سازمان‌های صف و ستاد است. در قسمت‌های بعدی این مقاله، بیشتر به ساختارهای صف و ستاد می‌پردازیم. البته مزیت‌ها و معایبی که مطرح می‌شوند، در هر دو نوع از ساختارهای سازمانی کاربرد دارد.

سازمان‌های صف و ستاد مزایا و معایبی دارند. یکی از مزیت‌های سازمان صف و ستاد، دسترسی به متخصصان فنی است. متخصصان ستادی در حوزه‌های ویژه، در سلسله‌مراتب رسمی گنجانده می‌شوند. و از معایب سازمان‌های صف و ستاد، می‌توان به وجود اختلاف در میان کارکنان صف و ستاد اشاره کرد.

پُست‌ها در سازمان صف و ستاد

طیف گسترده‌ای از پست‌ها در هر سازمانِ صف و ستاد وجود دارند. بعضی از این پست‌ها، پست‌های اصلی مرتبط با رسالت شرکت هستند، درحالی‌ که سایر آنها پست‌هایی ثانویه و فرعی هستند که نقش آنها ارائه‌ی پشتیبانی و مشارکت غیرمستقیم است. پست‌های موجود در هر سازمان صف و ستاد را می‌توان به روش‌های فراوانی از یکدیگر متمایز کرد، ولی ساده‌ترین روش، دسته‌بندی آنها بر اساس صفی یا ستادی بودن آنهاست.

پست‌های صفی مستقیما با عملیات‌ روزمره‌ی سازمان (مانند تولید، فروش محصول یا خدمات) در ارتباط هستند. پست‌های صفی توسط کارکنان صفی و مدیران میانی اشغال می‌شوند. کارکنان صفی، فعالیت‌های اصلی کسب‌و‌کار را انجام می‌دهند و برای انجام عملکردهای اصلی سازمان ضروری هستند.

مدیران میانی، بیشتر تصمیم‌گیری‌ ها را انجام می‌دهند و کارکنان صفی را در جهت دستیابی به اهداف شرکت هدایت می‌کنند. برای مثال، مدیر بازاریابی، مدیر میانی به شمار می‌رود.

صف و ستاد در ساختار مشاغل

درست است که مدیر بازاریابی، محصول یا خدمات را تولید نمی‌کند ولی مستقیما و از طریق پیش‌بینی بازار و ایجاد تقاضا برای محصول یا خدمات، به دستیابی به اهداف کلی شرکت کمک می‌کند. بنابراین افراد دارای پست‌های صفی (چه از کارکنان صف باشند و چه از مدیران میانی)، در فعالیت‌هایی مشارکت دارند که عملا و مستقیما با جریان کاری اصلی سازمان مرتبط است.

افراد دارای پست‌های ستادی، با پشتیبانی غیرمستقیم از عملکردهای صفی، به سازمان خدمت می‌کنند. پست‌های ستادی شامل کارکنان ستادی و مدیران ستادی هستند. کارکنان ستادی از تخصص فنی خود برای کمک به کارکنان صفی و مدیریت ارشد در انجام فعالیت‌های تجاری گوناگون استفاده می‌کنند. مدیران ستادی، سایر افراد موجود در سلسله‌مراتب را پشتیبانی می‌کنند و مشاوره و دانش لازم را به آنها ارائه می‌دهند.

درست است که مدیران ستادی، بخشی از سلسله‌مراتب سازمان هستند که ارتباطی با تولید مستقیم محصولات یا خدمات ندارند، ولی در میان کارکنان، نفوذ و تسلط دارند. برای نمونه، مشاور حقوقی، مدیر ستادی به شمار می‌رود. مشاور حقوقی به‌طور فعال در فعالیت‌های سودآور سازمان شرکت نمی‌کند، ولی برای افراد مشغول در این فعالیت‌ها پشتیبانی حقوقی لازم را فراهم می‌کند. بنابراین کارکنان و مدیران مشغول در پست‌های ستادی، در فعالیت‌هایی مشارکت دارند که به منظور پشتیبانی از کارکنان صفی انجام می‌شوند.

اختیار در صف و ستاد

قدرت و اختیارات در سازمان صف و ستاد متفاوت است و به‌طور کلی ۳ نوع اختیار وجود دارد: اختیار صف، اختیار ستاد و اختیار مبتنی بر وظیفه. اختیار صف، به معنی برخورداری از اختیار پیش بردن وظایف و مطالبه کردنِ عملکرد از سایر افراد است.

اختیار صف

سلسله مراتب اختیارات در سازمان صف و ستاد

اختیار صف در سلسله‌مراتب سازمان از بالا به پایین جریان می‌یابد. برای مثال، اختیار صف، به سرپرست تولید این امکان را می‌دهد که به یکی از کارکنان دستور بدهد تا با دستگاه خاصی کار کند و به معاون امور مالی نیز این امکان را می‌دهد تا از رئیس یکی از واحدها بخواهد که گزارش خاصی را به او ارائه دهد. بنابراین اختیار صف، میزان مشخصی از قدرت را در ارتباط با عملکرد و اجرای یکی از وظایف سازمانی به فرد می‌دهد.

درهنگام بحث درمورد اختیار صف باید ۲ مسئله‌ی مهم را درنظر بگیرید: ۱) اختیار صف، مؤثر بودن عملکرد را تضمین نمی‌کند و ۲) اختیار صف به کارکنان صف محدود نمی‌شود. برای نمونه، رئیس یک واحد ستادی، به‌دلیل روابط قدرت موجود میان رئیس آن واحد و کارکنانی که مستقیما به او گزارش می‌دهند، از اختیار صف بر کارکنان خود برخوردار است.

اختیار ستاد

اختیار ستاد یعنی فرد از حق توصیه کردن یا مشاوره دادن به افرادی برخوردار است که دارای اختیار صف هستند. برای مثال، کارکنان بخش منابع انسانی از طریق انتخاب و توسعه‌ی نیروی کاری شایسته، به سایر بخش‌ها کمک می‌کنند. یا مدیر کنترل کیفیت، با تعیین سطح قابل‌قبول کیفیت محصولات یا خدمات در شرکت تولیدی، اجرای برنامه‌های تعیین کیفیت و انجام تحلیل‌های آماری برای اطمینان از پایبندی به استانداردهای کیفی، به مدیر تولید کمک می‌کند. بنابراین، اختیار ستاد به کارکنان ستاد این حق را می‌دهد تا در تلاش برای بهبود عملیات صف، به کارکنان صف مشاوره بدهند.

اختیار مبتنی بر وظیفه

به اختیار مبتنی بر وظیفه، اختیار صف محدود‌شده نیز گفته می‌شود. اختیار مبتنی بر وظیفه در رابطه با عملکرد خاصی مانند امنیت یا حسابداری، به افراد ستاد قدرت و اختیار می‌دهد. معمولا اختیار مبتنی بر وظیفه به کارکنان ستاد خاصی داده می‌شود که از تخصص در حوزه‌ی ویژه‌ای برخوردار هستند. برای مثال، ممکن است که اعضای واحد حسابداری از اختیار مبتنی بر وظیفه برخوردار باشند و بتوانند اسناد موردنیاز برای تهیه‌ی گزارشات مالی خود را از کارکنان دیگر درخواست کنند یا مدیر منابع انسانی از اختیار لازم برای بررسی این مسئله برخوردار باشد که آیا قوانین فرصت شغلی برابر، در تمام واحدها اجرا می‌شود یا خیر. اختیار مبتنی بر وظیفه نوع خاصی از اختیار برای کارکنان ستادی است که باید توسط مدیریت ارشد تعیین شود.

تعارض صف و ستاد

ایجاد تعارض و اختلاف میان کارکنان صف و ستاد

به دلیل وجود پست‌های گوناگون و انواع مختلف اختیارات در سازمان صف و ستاد، ایجاد تعارض میان کارکنان صف و ستاد تقریبا اجتناب‌ناپذیر است. البته وجود تعارض جزئی به‌دلیل اختلاف در دیدگاه‌ها طبیعی است، اما گاهی تعارض در بین بخشی از کارکنان صف و ستاد، موجب مختل شدن کل سازمان می‌شود. دلایل فراوانی برای ایجاد تعارض وجود دارد؛ روابط انسانی ضعیف، هم‌پوشانی اختیارات و مسئولیت‌ها و استفاده‌ی نادرست مدیریت ارشد از کارکنان ستادی، همگی دلایل اصلی ایجاد احساس رنجش میان کارکنان صف و ستاد هستند. گاهی این رنجش موجب می‌شود تا افراد در واحدهای گوناگون، دید محدودی نسبت به سازمان داشته باشند و کلیت سازمان را درنظر نگیرند.

خوشبختانه روش‌های فراوانی برای به حداقل رساندن این تعارض وجود دارد. یکی از این روش‌ها ادغام کردن کارکنان صف و ستاد و تشکیل یک تیم کاری است. موفقیت این تیم کاری به این مسئله بستگی دارد که آیا اعضای هر گروه می‌توانند در تلاش برای افزایش بهره‌وری و عملکرد با یکدیگر همکاری کنند یا خیر. راه‌حل دیگر، حصول اطمینان از ارائه‌ی تعریفی واضح و روشن از حوزه‌های مسئولیت و اختیارات کارکنان صف و ستاد است. با ارائه‌ی تعریفی روشن از اختیارها و مسئولیت‌ها، هر گروه درک بهتری از نقش خود در سازمان خواهد داشت. روش سوم برای به حداقل رساندن این تعارض، پاسخگو و مسئول کردن کارکنان صف و ستاد نسبت به نتایج فعالیت‌هایی است که انجام می‌دهند. به بیان دیگر، کارکنان صف نباید مسئولیت کامل عملکرد ضعیفی را بر عهده بگیرند که درنتیجه‌ی مشاوره‌های کارکنان ستاد بوده است.

در سازمان صف و ستاد، جریان مستقیم اختیارات موجود در سازمان صف، با واحدهای ستادی که پشتیبانی و توصیه‌های لازم را به آنها ارائه می‌دهند، ترکیب می‌شود. وجود سلسله‌مراتب مشخص، یک ویژگی ثابت و پایدار در میان ساختارهای سازمانی صف و ستاد است. ممکن است که مشکل تعارض به وجود بیاید، ولی در سازمان‌هایی که مسئولیت‌هایشان را به‌روشنی، مشخص و تعریف کرده‌اند، این تعارض به حداقل می‌رسد.

برگرفته از: referenceforbusiness.com

ارسال دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.