بعضی جلسات خوب، و بعضی بد هستند. زمان در جلسات بد گویی در حال کش آمدن است، شما هرگز به اصل مطلب نمی‌رسید و جلسه را متعجب از اینکه اصلا چرا در آن حضور داشتید ترک می‌کنید. اما جلسات موثر به شما انرژی می‌دهند و بعد از آن احساس می‌کنید به راستی کاری انجام داده‌اید.
حال چه چیزی باعث مؤثر بودن یک جلسه می‌شود؟ پاسخ این سؤال در سه مورد زیر خلاصه می‌شود:
- جلسات مؤثر به اهداف‌شان دست می‌یابند.
- حداقل زمان ممکن را به خود اختصاص می‌دهند.
- باعث می‌شوند شرکت‌کنندگان احساس کنند فرایندی منطقی دنبال شده است.
اگر برنامه‌ریزی، آماده‌سازی و برگزاری جلسه‌هایتان را حول این سه معیار اصلی بنا کنید، نتیجه‌ی آن جلسه‌ای موثر خواهد بود.
۱. هدف جلسه
جلسه‌ی مؤثر، هدفِ مفیدی را دنبال می‌کند؛ یعنی در چنین جلسه‌ای، به نتیجه‌ی مطلوبی دست می‌یابید. برای اینکه جلسه به این هدف دست یابد، باید ابتدا آن را شفاف‌سازی کنید.
مردم غالبا بدون علم به نتیجه‌ی مطلوب موردنظرِ خود دست به برگزاری جلسات می‌زنند تا موضوعی را مورد بحث قرار دهند،درحالی‌که نمی‌دانند:
- آیا می‌خواهند تصمیمی بگیرند؟
- آیا می‌خواهند ایده‌های جدیدی به دست آورند؟
- آیا قرار است گزارش‌های وضعیت را دریافت کنند؟
- آیا می‌خواهند در مورد مطلبی صحبت کنند؟
- آیا می‌خواهند برنامه‌ریزی انجام دهند؟
هر کدام از اینها و بسیاری مسائل دیگر، مثال‌هایی از اهداف جلسه هستند. پس قبل از طرح‌ریزی جلسه، باید روی اهداف‌تان تمرکز کنید.
برای کمک به تعیین هدف، این جمله را کامل کنید:
در پایانِ جلسه، می‌خواهم این گروه…
با تعریف دقیقِ نتیجه‌ی نهایی، می‌توانید محتوای جلسه را طرح‌ریزی کرده و تعیین کنید که چه افرادی باید در آن حضور داشته باشند.
۲. از زمان به شیوه‌ی عاقلانه‌ای استفاده کنید
زمان منبع ارزشمندی است و هیچ‌کس نمی‌خواهد وقتش تلف شود. با مقدار زمانی که همه‌ی ما صرف جلسات می‌کنیم، باید جلسه را برای خودتان و گروه‌تان تا حد ممکن ساده و مؤثر سازید. چرا که در صورت زمان بندی نامناسب، وقت همه‌ی افراد حاضر در جلسه تلف می‌شود. برای مثال، اگر شخص مهمی با ۱۵ دقیقه تاخیر به جلسه‌ای که هشت نفر در آن حضور دارند برسد، باعث می‌شود دو ساعت از زمان فعالیت سازمان تلف شود.
جلسه را با بیان هدف شروع کنید، هر چیزی که در جلسه اتفاق می‌افتد، باید در جهت پیش‌برد این هدف باشد. اگر مطلبی در خدمت این هدف نباشد، زائد است و نباید در جلسه مطرح شود.
برای حصول اطمینان از اینکه تمام مطالب مورد نیاز را پوشش داده‌اید و فقط در مورد فعالیت‌های مرتبط صحبت کرده‌اید، باید دستورجلسه تنظیم کنید. این دستورجلسه همان چیزی است که به آن رجوع می‌کنید تا جلسه را حول محور هدف و در زمان لازم برگزار کنید.
برای آماده‌سازی دستورجلسه، عوامل ذیل را در نظر بگیرید:
- اولویت‌ها: دقیقا چه مطلبی باید پوشش داده شود؟
- نتایج: در این جلسه چه دستاوردی باید داشته باشید؟
- شرکت‌کنندگان: برای موفقیت جلسه، چه کسانی باید در آن حضور یابند؟
- ترتیب: موضوعات را به چه ترتیبی پوشش خواهید داد؟
- زمان‌بندی: چه مدتی را صرف هر موضوع خواهید کرد؟
- تاریخ و زمان: جلسه در چه زمانی برگزار خواهد شد؟
- مکان: جلسه در چه مکانی برگزار خواهد شد؟
با ایده‌ای در مورد مطالبی که باید پوشش داده شوند و زمان مورد نیاز هر یک، می‌توانید به اطلاعاتی که از قبل باید آماده شوند، نگاه کنید. برای آنکه بیشترین استفاده از زمان جلسه به عمل آید، شرکت‌کنندگان چه چیزهایی را باید بدانند؟ و قرار است که نقش آنها در جلسه چه باشد تا بتوانند آماده‌سازی بهتری برای آن انجام دهند؟
اگر جلسه به‌منظور حل مشکلی برگزار می‌شود، از شرکت‌کنندگان بخواهید که با راه حلی عملی در جلسه حضور پیدا کنند. اگر در مورد پروژه‌ی در حال اجرایی بحث می‌کنید، از شرکت‌کنندگان بخواهید تا پیشرفت خود را خلاصه کرده و گزارش‌ها را میان اعضا پخش کنید.
واگذاری موضوع مشخصی به افراد گوناگون، شیوه‌ی مؤثر دیگری برای افزایش درگیری افراد در بحث و ایجاد علاقه در آنهاست. در دستورجلسه مشخص کنید چه کسی بحث یا ارائه‌ی هر مطلب را بر عهده دارد.
از دستورجلسه‌ی خود به منزله‌ی راهنمایی برای زمان‌بندی استفاده کنید. وقتی متوجه شدید زمان مطلبی خاص رو به پایان است، سرعت بیشتری به بحث بدهید و آن را به سمت نتیجه‌گیری سوق دهید، یا بحث را به زمان دیگری موکول کنید، و یا آن را برای بحث به کمیته‌ای فرعی ارجاع دهید.
جنبه‌ی مهمی از برگزاری جلسات موثر، پافشاری بر این مطلب است که هر شخصی به زمان اختصاص داده شده احترام بگذارد. جلسه را در موعد مقرر شروع کنید، زمان جلسه را صرف خلاصه‌سازی آن برای افرادی که دیر آمده‌اند نکنید و جلسه را هم در موعد مقرر تمام کنید. هر کاری را که می‌توان خارج از زمان جلسه انجام داد، باید خارج از آن انجام دهید؛ که شامل پخش گزارش‌های مربوط به جلسه بین حضار برای مطالعه‌ی پیشاپیش یا برگزاری جلساتی در گروه‌های کوچک‌تر برای بحث در مورد مسائلی است که تنها به افرادی خاص مربوط هستند، می‌شوند.
۳. اقناع شرکت‌کنندگان در این مورد که فرایندی منطقی دنبال شده است
به محض اینکه دستورجلسه را آماده کردید، باید آن را میان شرکت‌کنندگان پخش کرده و بازخورد و دیدگاه آنها را به دست آورید. برگزاری جلسه، عملی فردی نیست و باید از همان ابتدا به صورت مشارکتی انجام شود.
شاید یکی از اعضای گروه بخواهد مطلب مهمی را اضافه کند. شاید زمان بسیار زیاد یا بسیار کمی را به مطلبی خاص اختصاص داده باشید. حتی شاید نکاتی در دستورجلسه وجود داشته باشد که قبلا حل شده‌اند و امکان حذف‌شان از فهرست مطالب مورد نظر وجود داشته باشد.
در هر حال، دریافت بازخورد از شرکت‌کنندگان جلسه در مورد دستورجلسه‌ی پیشنهادی، مهم است.
وقتی در جلسه حضور یافتید، جهت اطمینان از حصول حداکثر رضایت برای تمام شرکت‌کنندگان، باید چند مطلب را به خاطر بسپارید:
- اگر افراد خاصی بحث را تحت تسلط خود قرار داده‌اند، نظر دیگران را هم بپرسید.
- در پایان هر یک از موارد دستورجلسه، سریعا آنچه گفته شده را خلاصه کنید و از افراد بخواهید صحت آن را تایید کنند. سپس در مورد پیگیری آن یادداشت‌هایی تهیه کنید.
- به مواردی که نیاز به بحث بیشتر دارند، توجه کنید.
- به زبان بدن افراد توجه کنید و اقدامات لازم را انجام دهید. شاید به زمانی برای استراحت نیاز داشته باشید یا اینکه لازم شود شخصی را از صحبت زیاد منع کنید.
- اطمینان حاصل کنید که تنها در مورد موضوع جلسه صحبت می‌شود.
- تمام وظایفی را که در جلسه ایجاد شده‌اند، فهرست کنید. یادداشت‌هایی در مورد اینکه چه وظیفه‌ای به چه فردی اختصاص داده شده است و زمان لازم برای انجام آن تهیه کنید.
- در پایان جلسه، سریعا مراحل بعدی را خلاصه کرده و به همه اعلام کنید که خلاصه‌ی جلسه را برای‌شان ارسال خواهید کرد.
پس از اتمام جلسه، زمانی را صرف کسب اطلاعات کرده و تعیین کنید که چه کاری به درستی انجام شد و چه کاری می‌توانست بهتر باشد. تاثیر جلسه را بر مبنای اینکه تا چه حد به هدف آن دست یافته‌اید، ارزیابی کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا فرایند برگزاری جلسات مؤثر را بهبود ببخشید.
شاید بخواهید بازخورد شرکت‌کنندگان را نیز به دست بیاورید. بسته به چهارچوب زمانی، کسب اطلاعات در این مورد می‌تواند در زمان جلسه یا پس از آن انجام شود.
در آخر، خلاصه‌ای از جلسه تهیه کنید. این خلاصه را برای تمام شرکت‌کنندگان و ذی‌النفعان ارسال کنید. این خلاصه در واقع سندی است که نشان می‌دهد چه کارهایی انجام شده و در حین پیشرفت کار، چه کسی مسئول چه کاری بوده است. غالبا این بخش اساسی از جلسات مؤثر، توسط افراد نادیده گرفته می‌شود. بنابراین شما به مدرکی مکتوب که نشان می‌دهد چه اتفاقاتی افتاده و فهرستی از کارهایی که افراد مختلف با انجام‌شان موافقت کرده‌اند، نیاز دارید. اگر خودتان مشغله‌ی زیادی دارید و نمی‌توانید یادداشت‌برداری کنید، اطمینان حاصل کنید که فردی در طول برگزاری جلسه یادداشت‌برداری را انجام می‌دهد.
