بسیاری از ما هر روز مجبوریم به اطلاعات زیادی سروسامان بدهیم که هر لحظه به مقدار آنها افزوده می‌شود. برای مثال، شاید شما هر روز تعداد زیادی ایمیل، تماس تلفنی، پست صوتی، درخواست ملاقات، صورت‌حساب و دیگر اسناد را دریافت می‌کنید.
همه‌ی اینها افزون بر کارهایی است که باید برای رسیدن به اهداف خود انجام بدهید. بنابراین، چگونه می‌توانید این اطلاعات روزافزون را به نحو مؤثری پردازش کنید و همچنان بهره وری خود را حفظ کنید؟
روش داده‌پردازی آلن رویکردی کاربردی است که به شما در انجام این کار کمک می‌کند. در این مقاله، ما این ابزار و چگونگی استفاده از آن را جهت مدیریت داده‌های روزافزون، بررسی می‌کنیم.
معرفی این ابزار
دیوید آلن (David Allen)، کارشناس بهره‌وری، روش پردازش داده‌ها را طراحی کرد و آن را در سال ۲۰۰۳ در کتاب تأثیرگذار خود به نام «Getting Things Done» منتشر کرد.
این ابزار که در شکل زیر نشان داده شده است، فرایند ساده‌ای است که به شما کمک می‌کند «داده‌ها» را مدیریت کنید تا بتوانید کنترل همه‌ی کارهایی را که لازم است انجام بدهید در دست بگیرید.
داده چیزی است که باید اقدامی روی آن انجام بدهید. آلن داده را اینگونه تعریف می‌کند: «هر چیزی که شما اجازه‌ی ورود آن را به دنیای روانی و فیزیکی خود داده‌اید؛ اما به آنجا تعلق ندارد و شما نتیجه‌ی دلخواه و اقدام بعدی را برای آن مشخص نکرده‌اید».
این داده‌ها می‌توانند هر چیزی باشند. از افکاری که درباره‌ی یک پروژه‌ی جدید داشته‌اید؛ گرفته تا ایمیل‌ها و اسنادی که دریافت کرده‌اید و صورت‌حسابی که باید پرداخت کنید.
مهم‌ترین مزیت این ابزار در این است که به شما کمک می‌کند در مورد تمام داده‌هایی که هر روز دریافت می‌کنید، فورا اقدامات لازم را انجام بدهید. این به آن معناست که به‌جای نگرانی از عقب افتادن از کارها و نرسیدن به اهداف، می‌توانید روی آنها تمرکز کنید.
این روش، سه مرحله‌ی اصلی دارد:
- جمع‌آوری
- پردازش
- بررسی (که در نمودار نشان داده نشده است)
بگذارید به هر یک از این سه مرحله با جزئیات بیشتری نگاه کنیم و درباره‌ی چگونگی به‌کارگیری این فرایند جهت مدیریت گردش کار صحبت کنیم.
به‌کارگیری این ابزار
روش داده‌پردازی آلن شاید پیچیده به نظر برسد، اما استفاده از آن واقعا ساده است.
مرحله‌ی ۱: جمع‌آوری
شما هر روز به اَشکال مختلف، اطلاعاتی را دریافت می‌کنید، اَشکالی از قبیل ایمیل، نامه، پیامک، پست صوتی و یادداشت‌های کاغذی، همین‌طور افکار و ایده‌ها.
فرایند «جمع‌آوری» عبارت است از جمع‌آوری تمام انواع مختلف اطلاعاتی که باید درباره‌ی آنها فکر کنید. این فرایند تمام داده‌هایی را که باید برای آنها اقدامی انجام بدهید، ادغام می‌کند و مشخص می‌کند که اطلاعات را چگونه و در کجا ذخیره کنید تا بتوانید در فرصت مناسب آنها را پردازش کنید.
نکته‌ی کلیدی در جمع‌آوری اطلاعات، اطمینان از این است که شما مکان مناسبی برای ذخیره کردن آنها داشته باشید. آلن این مکان‌ها را «سطل» می‌نامد. برخی از نمونه‌های خوب سطل‌ها عبارتند از: صندوق دریافت ایمیل (inbox)، کازیه‌ی روی میز، فهرست کارهای پیش رو، نوت‌پد و تبلت که در آن ایده‌های جدید و یادداشت‌های جلسات را وارد می‌کنید تلفن همراه و پست صوتی. شاید همین حالا شما از بسیاری از اینها استفاده می‌کنید.
اگر برای هر نوع از اطلاعاتی که روزانه دریافت می‌کنید، سطلی را معین نکرده‌اید، پس به فضای کاری‌تان نظم بدهید تا سطل‌های شما در مکان‌های مناسب قرار بگیرند، هم در محل کار و هم در خانه.
افکار و ایده‌های شما نوع ناملموس‌تری از داده‌ها هستند و می‌توانند به‌راحتی فراموش شوند. آنها را بنویسید و در یک سطل مناسب ذخیره کنید. می‌توانید از یک نرم‌افزار مانند Evernote برای این کار استفاده کنید، همچنین می‌توانید ایده‌هایتان را به ایمیل آدرس خودتان بفرستید. شما این افکار را در مراحل بعدی منظم خواهید کرد.
هدف‌تان باید این باشد که سطل‌ها تا حد ممکن کم باشند. از آنجا که احتمالا ایمیل، سطلی است که بیشترین استفاده را از آن می‌کنید، حتما با نحوه‌ی مدیریت مؤثر ایمیل‌ها آشنایی داشته باشید. دریافتی ایمیل‌هایتان را در زمان‌های مناسب روز بررسی کنید و فورا به سراغ درخواست‌هایی بروید که وقت زیادی نمی‌گیرند (در مرحله‌ی ۲ با جزئیات بیشتری در این مورد آشنا می‌شوید).
به یاد داشته باشید که در این مرحله، نیاز نیست در مورد هر داده‌ای که فوری نیست، اقدامی انجام بدهید. این کار گاهی به انضباط فردی زیادی نیاز دارد، اما رها نکردن سیستم هنگام جمع‌آوری داده‌ها مهم است.
مرحله‌ی ۲: پردازش
پس از اینکه برای تمام داده‌ها، سطل‌های مناسب را در نظر گرفتید، باید آنها را پردازش کنید. پردازش داده‌ها بخش مهمی از شکل را تشکیل می‌دهد.
به‌جای اینکه به محض دریافت داده‌ها، آنها را پردازش کنید، ساعات منظمی را به انجام این کار اختصاص بدهید. این ساعات بسته به اینکه شما دوست دارید چگونه کار کنید، می‌تواند هر روز در یک ساعت خاص یا در فواصلی از روز باشد.
مقاله‌ی ما با عنوان «کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟» به شما نشان می‌دهد چگونه برنامه‌ی زمانی فعالیت‌هایتان را برای ساعات درستی از روز، تنظیم کنید. (شاید این رویکرد برای برخی از سِمت‌ها مناسب نباشد، بنابراین خودتان بهتر می‌توانید قضاوت کنید و دیگران را هم در جریان برنامه‌ی زمانی فعالیت‌هایتان قرار دهید تا بدانند اگر درخواست فوری داشتند، چگونه شما را پیدا کنند).
همزمان با پردازش داده‌هایتان، باید تصمیم بگیرید هر مورد از داده‌ها چیست و تعیین کنید برای آن داده چه اقدامی را باید انجام بدهید. برای انجام این کار، نخست باید مشخص کنید کدام داده‌ها «قابل‌اجرا» و کدام داده‌ها «غیرقابل‌اجرا» هستند.
داده‌های غیرقابل‌اجرا، داده‌هایی هستند که لازم نیست کاری برای آنها انجام بدهید. یا این داده‌ها را جایی در یک فایل قرار دهید یا اگر نیازی نیست که نسخه‌ای از آنها را نگه دارید، حذف‌شان کنید.
داده‌های قابل‌اجرا داده‌هایی هستند که نیازمند اقدام شما یا فرد دیگری هستند. برای مثال، شاید این داده‌ها ایمیل‌هایی باشند که حاوی درخواست شرکت در یک جلسه باشند یا ایده‌های پروژه‌ای که می‌خواهید بعدا توسعه دهید.
اگر می‌خواهید اقداماتی را انجام بدهید که وقت زیادی نمی‌گیرند (مثلا کمتر از دو دقیقه)، پس منطقی به نظر می‌رسد که آنها را فورا انجام بدهید و به بعد موکول نکنید. این موضوع احتمالا شامل ایمیل‌هایی می‌شود که فقط به یک پاسخ کوتاه نیاز دارند یا کارهای روزمره‌ای که می‌توانید آنها را به دیگران محول کنید.
کارهای قابل‌اجرایی که انجام‌شان بیش از دو دقیقه طول می‌کشد را باید به بعد موکول کنید. اگر کاری را باید در روز خاصی انجام بدهید، پس آن را به درستی در نرم‌افزار تقویم یا دفتریادداشت‌تان، زمان‌بندی کنید و سپس آن را بایگانی کنید. برخی از کارها مهلت زمانی خاصی دارند، درحالی‌که برخی دیگر از کارها را باید در زمان دقیقی در یک روز خاص انجام بدهید.
نکته:
مقاله‌ها‌ی ما با عنوان هنر بایگانی کردن و مدیریت پرونده‌های الکترونیکی را برای یادگیری استراتژی‌های مدیریت کارآمد و مؤثر پرونده‌ها، مطالعه کنید.
مرحله‌ی ۳: بررسی
دو مرحله‌ی نخست، بزرگ‌ترین بخش از این فرایند را به خود اختصاص می‌دهند، اما بررسی داده‌هایی که جمع‌آوری و پردازش کرده‌اید هم مهم است. پس، هر هفته به سراغ فهرست‌ها و تقویم بروید تا فراموش نکنید چه کارهایی را انجام داده‌اید، فهرست‌ها را به‌روز کنید و تعهدات آینده را بررسی کنید.
این بررسی هفتگی برای مرور اجمالی بر اهداف و پروژه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت شما هم مفید است. شما می‌توانید در کنار سایر وظایف و مسئولیت‌ها، داده‌های عملی مربوط به این اهداف را در تقویم‌تان ثبت کنید. این موضوع اهمیت دارد، زیرا تا این اهداف را به بخش‌های قابل‌اجرا تقسیم نکنید ؛(مفهوم کلیدی در برنامه ریزی عملیاتی) رسیدن به آنها به نظر غیرممکن می‌آید!
