صحبت با مخاطب می‌تواند جذاب و هیجان‌انگیز باشد. با این حال، نداشتن آمادگی برای سخنرانی یا عدم تعریف واضح اهدافِ ارائه و مخاطبان، می‌تواند حتی بهترین ارائه را به یک فاجعه تبدیل کند. اما چطور می‌توان از این فاجعه جلوگیری کرد؟ همراه ما باشید، می‌خواهیم به شما بگوییم چطور می‌توانید یک سخنرانی موفق داشته باشید.
۱. آمادگی؛ مهم‌ترین راز سخنرانی موفق
برای حصول اطمینان از داشتن یک سخنرانی عالی و ارائه‌ای مؤثر، ابتدا هدف خود را مشخص کنید. از خودتان بپرسید:
- چرا ارائه می‌دهم؟
- می‌خواهم مخاطبم از این ارائه چه چیزی به دست آورد؟
سپس، مخاطب‌تان را مشخص کنید. میزان آشنایی آنها با موضوع ارائه، تعیین‌کننده‌ی سطحی است که سخنرانی شما در آن انجام خواهد شد.
۲. ساختاربندی ارائه
زمانی که اهداف ارائه و همینطور مخاطبان را تعیین کردید، نوبت به چارچوب‌بندی ارائه می‌رسد. اما اول باید مدت ارائه را مشخص کنید.
زمان معینی مشخص کنید و آن را به بخش‌هایی کوچک‌تر تقسیم کنید، به‌طوری که در هر بخش کاری خاص انجام شود (که همه‌ی این بخش‌ها بازتاب‌دهنده‌ی هدف ارائه هستند). برای مثال، اولین بخش باید به مقدمه‌ی ارائه اختصاص یابد. در این بخش شما باید مروری بر ارائه، خلاصه‌ای کوتاهی از سخنرانی، توضیحی درباره‌ی موضوع، چرایی انتخاب موضوع و آنچه قرار است ارائه دهید را، داشته باشید.
بخش بعدی در ادامه‌ی بخش اول می‌آید و به همین ترتیب و طبق برنامه، هر بخش به دنبال بخش قبلی خواهد آمد.
زمانی که مقدمه را ساختید و بخش‌های بعد از آن را مشخص کردید، زمانی را به فکر کردن در مورد نتیجه‌ی ارائه اختصاص دهید. مقدمه‌ی ارائه و نتیجه‌ی آن جزء مهم‌ترین بخش‌های یک سخنرانی موفق هستند و باید بیشترین تأثیر را داشته باشند.
۳. شفافیت و اثرگذاری
اگر می‌خواهید یک سخنرانی موفق داشته باشید، ارائه‌ی خود را کوتاه و ساده نگه دارید؛ چرا که مخاطب‌تان همه‌ی جزئیات ارائه را به یاد نخواهد آورد، پس مهم‌ترین بخش‌ها را برجسته کنید. هر چه ارائه طولانی‌تر باشد، خطر سر رفتن حوصله‌ی مخاطب بیشتر است.
زمانی که شک دارید، از ساختار «به آنها بگویید» استفاده کنید:
- به آنها بگویید که می‌خواهید چه چیزی را به ایشان بگویید (مثلا، «در این ارائه من به شما نشان خواهم داد.»)
- به آنها نکات کلیدی را بگویید و هر کدام را با شفافیت و دقت بسط دهید و تشریح کنید.
- به آنها بگویید که چه چیزی به ایشان گفته‌اید (مثلا، «در پایان» یا «به طور خلاصه») و نتیجه‌گیری کنید.
۴. تقویت پیام با پاورپوینت
در این مرحله، به استفاده از پاورپوینت فکر کنید (پیشنهاد می‌کنیم حتما با اصول ساخت پاورپوینت حرفه ای آشنا شوید). پروژکتور، دستگاه پخش فیلم و کامپیوتر باید پیش از ارائه چک شوند تا هم از بی نقص بودن آنها اطمینان حاصل کنید و هم با طرز کارشان آشنا شوید.
دقت کنید که در هر اسلاید، بیش از حد اطلاعات نگنجانید. بهتر است که متن هر اسلاید بیش از شش خط نباشد و اندازه‌ی نمودارها به حدی بزرگ باشد که مخاطبان به خوبی بتوانند آن را از هر نقطه‌ای ببینند و همچنین رنگ‌ها به‌گونه‌ای انتخاب شوند که چشم را اذیت نکرده و با میزان نور اتاق هماهنگ باشند.
واقعیت تلخ این است که بیشتر کار شما براساس کیفیت اسلایدها‌ی انتخابی‌تان قضاوت خواهد شد، پس باید مطمئن شوید که طراحی آنها هماهنگ با سبک پیام‌تان است.
وضوح اسلایدهایی که قرار است با پروژکتور نمایش داده شوند باید از قبل بررسی و مرتب شود. در صورت نیاز به نوشتن، باید تخته‌ی وایت‌برد از پیش آماده شود. اگر از این تخته در زمان ارائه و برای یادداشت برداری استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که نوشته‌ها به اندازه‌ی کافی بزرگ هستند و همه می‌توانند آنها را بخوانند.
زمانی که از ابزارهای مختلفی برای ارائه استفاده می‌کنید، هیچ‌گاه پشت‌تان را به مخاطب نکنید. موقعیت خود را به شکلی تنظیم کنید که در حین استفاده از پاورپونت، صورت‌تان به سمت مخاطبان باشد.
۵. مرتب کردن سالن
در صورت امکان، قبل از برنامه از سالنی که قرار است در آن ارائه دهید بازدید کنید. مدل نشستن (نشستن به شکل دایره تعامل را تشویق می‌کند، صندلی‌های ردیفی میزان تعامل را کم می‌کند) و اینکه پاورپوینت چگونه کار خواهد کرد را تعیین کنید. به نور، فضا و حتی دمای سالن توجه کنید. اگر شرکت‌کنندگان نیاز به یادداشت‌برداری دارند، بر روی هر صندلی برگه‌ی یادداشت و خودکار بگذارید. شاید نیاز به قرار دادن برگه رای یا نظرسنجی بر روی هر صندلی باشد پس آنها را از قلم نیندازید. همچنین اگر ارائه بیش از ۳۰ دقیقه طول می‌کشد، تعدادی بطری آب برای نوشیدن بگذارید و همچنین وقفه‌هایی برای زمان دستشویی و استراحت افراد در نظر بگیرید.
با اینکه نیازی به حفظ کل ارائه ندارید، اما بهتر است برای تسلط بیشتر، چندین بار به طور کامل آن را تکرار کنید. هر چه بیشتر مسلط باشید، اعتماد به نفس شما بیشتر می‌شود و مطالب را روان‌تر ارائه خواهید کرد. وقتی دانش کافی در مورد موضوع ارائه داشته باشید، می‌توانید پیام خود را به طور واضح و رسا به مخاطب انتقال دهید.
زمانی که تردید دارید یا دچار اضطراب هستید، بر روی هدف‌تان، یعنی کمک به مخاطب برای فهم پیام، تمرکز کنید. سعی کنید تمام فکر خود را متوجه موضوع کنید. مخاطبان آمده‌اند تا ارائه‌ی شما را بشنوند و شما در این کار موفق خواهید شد!
۶. سایر توصیه‌ها و تکنیک‌ها
این نکات به شما کمک می‌کند تا یک سخنرانی موفق داشته باشید:
- از بیان آمارهای بیش از حد و اطلاعات گیج‌کننده در ارائه خودداری کنید. در عوض، این اطلاعات را در قالب برگه‌ی توضیحات به مخاطبان بدهید تا بعدا بتوانید به آنها رجوع کنید.
- اگر کلمات را فراموش می‌کنید، برای یک لحظه توقف کنید و هدف‌تان را به یاد بیاورید. در حالی که ممکن است کلمات بلافاصله به یادتان نیاید، این کار به شما در ادامه دادن مسیرتان کمک می‌کند. حتی ممکن است افکار و ایده‌هایی به ذهن‌تان خطور کند که برای مخاطب مفید باشد.
- موفقیت خود را تجسم کنید.
- کارتان را با نفس کشیدن شروع کنید.
- قبل از ارائه، بر نیاز مخاطب تمرکز کنید.
- یک دوره‌ی سخنرانی در موسسات را در کلاس‌های مخصوص به این کار بگذرانید. گاهی دوره‌های کوتاه مدت با هزینه‌ی کمی وجود دارند که مهارت‌های مهمی را به شما آموزش می‌دهند و در عین حال، باعث افزایش اعتماد به نفس شما در این کار می‌شود.
- از خودتان در حین ارائه فیلمبرداری کنید. برای این کار فقط نیاز به یک دوربین فیلمبرداری و سه‌پایه دارید. سپس ویدئو را تماشا کنید و تغییرات موردنیاز را در ارائه‌های بعدی‌تان اعمال کنید.
