هر چه بیشتر درباره‌ی پیشینه و نیازهای مخاطب‌تان بدانید و آنها را درک کنید، سخنرانی موفق و جذاب‌تری آماده خواهید کرد. وقتی سخنرانی می‌کنید، می‌خواهید که شنوندگان آنچه را که می‌گویید، درک کنند و با دیدگاهی مثبت به آن واکنش نشان دهند. مخاطبان افرادی هستند که گرد هم آمده‌اند تا به سخنران گوش دهند. مخاطبان شاید با سخنران رو در رو باشند یا از طریق فناوری‌های ارتباطی مانند رایانه یا رسانه‌های دیگر با وی در ارتباط باشند. مخاطبان شاید گروهی کوچک و خصوصی یا جمعی بزرگ و عمومی باشند. ویژگی کلیدی موقعیت‌های سخنرانی، توزیع نابرابر زمان صحبت میان سخنران و مخاطبان است. برای نمونه، سخنران معمولا بیشتر صحبت می‌کند؛ درحالی‌که مخاطب گوش می‌دهد؛ اغلب بی‌آنکه پرسشی مطرح کند یا به‌شکلی بازخورد نشان دهد. در برخی موقعیت‌ها، مخاطب شاید پرسش‌هایی بپرسد یا با دست‌زدن یا اظهارنظر واکنش نشان دهد.
رویکرد مخاطب‌محور برای سخنرانی
چون معمولا ارتباطی محدود میان سخنران و مخاطب وجود دارد، غالبا فرصت محدودی برای برگشتن به موضوع پیشین و توضیح منظورتان چه در حین سخنرانی و چه پس از آن دارید. هنگام برنامه ریزی برای سخنرانی، مهم است که درباره‌ی مخاطب بدانید و پیام‌تان را با مخاطب تطبیق دهید. شما باید یک سخنرانی مخاطب‌محور آماده کنید؛ یعنی یک سخنرانی با تمرکز بر مخاطب.
در سخنرانی، شما برای مخاطب‌تان سخن می‌گویید؛ بنابراین، فهم مخاطب، بخش اصلی فرایند آماده‌سازی سخنرانی است. در سخنرانیِ مخاطب‌محور، شناخت مخاطبِ هدف، یکی از مهم‌ترین وظایف شماست. شما باید درباره‌ی ویژگی‌های اصلی جمعیت‌شناختیِ مخاطب مانند سن، جنسیت، تحصیلات، مذهب و فرهنگ و اینکه کدام مخاطبان به چه گروه‌هایی تعلق دارند، آگاهی کسب کنید. به علاوه، آموختن درباره‌ی ارزش‌ها، نگرش‌ها و باورهای جامعه‌ی مخاطب‌تان به شما اجازه می‌دهد تا پیام خود را پیش‌بینی و برنامه ریزی کنید.
یافتن زمینه13ی مشترک با درک چشم‌انداز مخاطب
شما باید مخاطب‌تان را پیش از سخنرانی تحلیل کنید تا در طول سخنرانی، بتوانید پیوندی میان خودتان و مخاطب برقرار کنید. شما باید بتوانید به شکل مجازی وارد ذهن مخاطبان شوید تا دنیای آنها را از چشم‌انداز آنها درک کنید. از راه این فرایند، می‌توانید زمینه‌ای مشترک با مخاطبان پیدا کنید که به شما اجازه می‌دهد پیام‌تان را براساس آنچه که مخاطب از پیش می‌داند یا به آن باور دارد، تنظیم کنید.
گردآوری و تفسیر اطلاعات
تحلیل مخاطب شامل گردآوری اطلاعات و درباره‌ی دریافت‌کنندگانِ ارتباط شفاهی، کتبی یا بصری است. روش‌های بسیار ساده‌ای برای تحلیل مخاطب وجود دارد؛ مانند مصاحبه با گروهی کوچک درباره‌ی دانش یا نگرش‌های‌شان یا با بهره‌گیری از روش‌های مشارکتی‌تر مانند تحلیل مطالعات جمعیت‌شناختی از بخش‌های مرتبطِ جمعیت. همچنین شاید برای‌تان مفید باشد که به مطالعات جامعه‌شناختی از گروه‌های سنی گوناگون یا گروه‌های فرهنگی نگاهی بیندازید. همچنین ممکن است از پرسشنامه یا مقیاس رتبه‌بندی برای گردآوری داده درباره‌ی ویژگی‌های جمعیتی پایه و دیدگاه‌های مخاطبِ مورد نظرتان بهره بگیرید. این نمونه‌ها فهرستی کاملا فراگیر از روش‌های تحلیل مخاطب شکل نمی‌دهند؛ اما می‌توانند به شما کمک کنند تا درکی عمومی از مخاطبان‌تان به دست آورید. پس از درنظرگرفتنِ همه‌ی عواملِ شناخته‌شده، می‌توان پروفایلی از مخاطب مورد نظر ایجاد کرد. این پروفایل به شما کمک می‌کند به شیوه‌ای صحبت کنید که برای مخاطب مورد نظر قابل‌فهم باشد.
مزایای کاربردی برای سخنران
درک اینکه چه کسانی تشکیل‌دهنده‌ی مخاطبان مورد نظرتان هستند به شما اجازه می‌دهد تا با دقت و هوشمندی برای پیام‌تان برنامه‌ریزی کنید و آنچه را می‌خواهید بگویید، با سطحِ درک و پیشینه‌ی شنوندگان تطبیق دهید. دو مزیت عملیِ اجرای تحلیل مخاطب عبارت‌اند از: 1) خودداری از گفتن مطلبی نادرست، مانند تعریف‌کردن لطیفه‌ای اهانت‌آمیز، 2) کمک به شما برای صحبت با مخاطبان به زبانی که آن را می‌فهمند و مورد علاقه‌شان است. اگر شما پیامی بدهید که مخاطب را آگاه سازد و جذب کند، سخنرانی‌تان موفق‌تر خواهد بود.
به دنبال چه باشید
مخاطب را تحلیل کنید تا ترکیب سنی، جنسیتی، سطح تحصیلات، مذاهب، فرهنگ‌ها، قومیت‌ها و نژادها را پیدا کنید.
به درون نگاه کنید تا موارد پنهان را کشف کنید
یک سخنران باید ذره‌بین ذهنی‌اش را به درون ببرد تا ارزش‌ها، باورها، نگرش‌ها و تعصباتی را که شاید بر درک او از دیگران اثر می‌گذارد، بررسی کند. سخنران باید از این تصویر ذهنی بهره بگیرد تا به مخاطب نگاه کند و جهان را از چشم‌انداز وی ببیند. با نگریستن به مخاطب، سخنران، واقعیت او را چنان‌که هست، درک می‌کند.
وقتی سخنران فقط از راه درک ذهنی خود به مخاطب نگاه می‌کند، احتمالا دچار خودمحوری می‌شود. ویژگی خودمحوری، شیفتگی به جهان درونی خود است. افراد خودمحور، خودشان و باورها و علایق‌شان را مهم‌ترین یا معتبرترین مقوله می‌دانند. افراد خودمحور نمی‌توانند باورهای افراد دیگر را به طور کامل درک کنند یا با واقعیتی که متفاوت از آن چیزی است که آماده‌ی پذیرشش هستند، کنار بیایند.
درک پیشینه، نگرش‌ها و باورهای مخاطب
سخنرانان باید به اینکه مخاطب‌شان چه کسی است و به سابقه، نگرش‌ها و باورهای آنها توجه کنند. سخنران باید بکوشد تا در مدت‌زمانی معقول به شایسته‌ترین و مؤثرترین تحلیلش از مخاطب برسد. برای نمونه، سخنران می‌تواند ویژگی‌های جمعیت‌شناختی مخاطب را ارزیابی کند. ویژگی‌های جمعیت‌شناختی، شرحی جزئی از ویژگی‌های جمعیت انسانی هستند و معمولا در قالب بخش‌های جمعیت آماری ارائه می‌شوند.
برای تحلیل ویژگی‌های جمعیت‌شاختی مخاطب به‌منظور اجرای سخنرانی، بر همان ویژگی‌های مورد مطالعه در جامعه‌شناسی تمرکز می‌شود. مخاطبان و جمعیت‌ها شامل گروه‌هایی از افرادی هستند که نماینده‌ی گروه‌های سنی متفاوتی هستند. افرادی که:
- دارای یک جنسیت یا ترکیبی از جنسیت‌ها هستند
- وقایعی مشابه را تجربه کرده‌اند
- تمایلات جنسی مشابه یا متفاوتی دارند
- سطح تحصیلات متفاوتی دارند
- دارای مذاهب گوناگونی هستند
- نماینده‌ی فرهنگ‌ها، قومیت‌ها یا نژادهای گوناگون هستند
سخنران، نگرش مخاطب را که ارزیابی مثبت یا منفی از افراد، اشیا، رویدادها، فعالیت‌ها یا ایده‌هاست، نسبت به موضوع یا هدفی مشخص می‌سنجد. نگرش‌های مخاطب شاید از به‌شدت منفی تا به‌شدت مثبت یا کاملا متزلزل، متغیر باشد. با بررسی باورهای پیشین مخاطب نسبت به موضوع کلی یا هدف مشخص سخنرانی، سخنرانان این توانایی را دارند که مخاطبان را برای پذیرش بحث‌شان متقاعد سازند. این کار همچنین به آماده‌سازی سخنرانی کمک می‌کند.
توصیه‌هایی برای سخنران
عمق تحلیل مخاطب به شمارِ مخاطب مورد نظر و روش ارائه بستگی دارد. سخنرانان از روش‌های متفاوتی بهره می‌گیرند تا با پیشینه، نگرش و باورهای مخاطبان در محیط‌های گوناگون آشنا شوند و در نتیجه، رسانه‌های متنوعی را (مانند کنفرانس ویدئویی، تلفن و غیره) به کار می‌برند. برای مخاطبی محدود، سخنران صرفا می‌تواند در محیطی فیزیکی با آنها گفت‌وگو کند. با این حال، وقتی سخنران با مخاطب گسترده‌ای روبه‌روست، یا از طریق کنفرانس تلفنی یا ابزار اینترنتی با وی در ارتباط است، شاید مفید باشد که داده را از طریق پیمایش یا پرسشنامه گردآوری کند.
با دانش‌تان چه کار کنید
بهره‌گیری از دانش‌تان درباره‌ی مخاطب، یعنی گام‌نهادن بر ذهن آنها؛ نگارش یک سناریوی خیالی و آزمودن ایده‌های‌تان.
احساس همدلی با شنوندگان
وارد ذهن شنوندگان‌تان شوید و ببیند که آیا می‌توانید با آنها احساس همدلی کنید. سخنرانِ موفق بهترین چشم‌انداز را برمی‌گزیند. سخنران در هنگام آماده‌کردن سخنرانی، از چهارچوب ادراکی خودش خارج می‌شود تا کل جهان را به همان شکلی که مخاطب درک می‌کند، بفهمد. وقتی سخنران رویکرد مخاطب‌محور را برای آماده سازی سخنرانی برمی‌گزیند، بر مخاطب و اینکه چطور به آنچه گفته می‌شود، واکنش نشان خواهد داد، متمرکز می‌شود. در اصل، سخنران باید از نظر ذهنی بکوشد جهان را به همان شکلی ببیند که مخاطبان مشاهده می‌کنند.
رمزگذاری و رمزگشایی
سخنران در فرایند رمرگذاریِ ایده‌هایش، افکار را به واژگان تبدیل می‌کند و پیامی را برای ارسال به مخاطب شکل می‌دهد. سپس مخاطبان می‌کوشند تا آنچه را که سخنران می‌گوید، رمزگشایی کنند تا بتوانند آن را درک کنند. برای تصور بهتر این فرایند، مثالی از رمزگذاری و رمزگشایی را در نظر بگیرید که برای ایده‌ی یک درخت به‌کار می‌رود. من می‌دانم که مخاطبانم در نیوانگلند آمریکا با درخت بلوط آشنا هستند. من از واژه‌ی درخت برای رمزگذاری ایده‌ام بهره می‌گیرم و چون مخاطبم، تجربه‌ای مشابه با درخت‌ها دارد، واژه‌ی درخت را به همان شکلی رمزگشایی می‌کند که من می‌خواستم؛ با این حال، من شاید هنگام استفاده از واژه‌ی درخت برای رمزگذاری ایده‌ام، به درختی (یک درخت نخل) فکر کنم که در هاوایی است؛ یعنی محلی که پیش‌تر در آن زندگی می‌کردم. متأسفانه وقتی مخاطبم واژه‌ی درخت را رمزگشایی می‌کند، همچنان به درخت بلوط می‌اندیشد و درخت نخل من را نخواهد دید. مخاطب دیگر وجه‌اشتراکی با چشم‌انداز من از جهان و تجربه‌ام با درخت‌ها ندارد.
یافتن زمینه‌ی مشترک
هر چه بیشتر درباره‌ی مخاطب‌تان بدایند، بیشتر می‌توانید پیام‌تان را برای علایق، باورها، ارزش و سطح زبان مخاطب تنظیم کنید. وقتی داده‌ها را درباره‌ی مخاطب‌تان گردآوری کردید، آماده هستید تا یافته‌های‌تان را خلاصه کنید و زبان و ساختاری را که به بهترین شکل برای مخاطبِ مشخص‌تان، مناسب است، برگزینید. شما در مسیر یافتن زمینه‌ای مشترک هستید تا با مخاطب‌تان همدلی کنید. یکی از مفیدترین راهبردها برای تطبیق موضوع و پیام‌تان با مخاطبان، بهره‌گیری از فرایند هم‌ذات‌پنداری است. چه وجه‌اشتراکی میان شما و مخاطب‌تان وجود دارد؟ شما چطور متفاوت از آنها هستید؟ چه ایده‌ها یا مثال‌هایی در سخنرانی شما وجود دارد که مخاطب می‌تواند با آنها هم‌ذات‌پنداری کند؟
تعریف مخاطب فرضی و خیالی
موقعیتی فرضی و خیالی بسازید تا به شکلی تمرینی، دیدگاه‌تان را نسبت به مخاطب بیازمایید. می‌توانید از تحلیل‌تان بهره بگیرید تا آنچه را که «مخاطب فرضی و فراگیر» نامیده می‌شود، تعریف کنید. مخاطب فراگیر، مخاطبی خیالی است که نقش آزمون را برای سخنران بازی می‌کند. در ذهن‌تان ترکیبی از مخاطبانی را تصور کنید که شامل افرادی با پیشینه‌های گوناگونی هستند که شما در تحلیل مخاطبان به آن رسیده‌اید. سپس، تصمیم بگیرید که آیا محتوای سخنرانی‌تان برای مخاطبان‌تان جذاب است یا خیر. مخاطب چه واژگان و مثال‌هایی را خواهد فهمید و کدام‌ها را نمی‌فهمد؟ چه عباراتی درباره‌ی موضوع‌تان را باید برای این مخاطب تعریف کنید یا توضیح دهید؟ ارزش‌ها و ایده‌هایی که می‌خواهید مخاطب‌تان بپذیرد، چقدر با باورها و نگرش‌های کنونی‌اش تفاوت دارد؟
توصیه‌هایی برای سخنران
به طور خلاصه، از دانش‌تان درباره‌ی مخاطب بهره بگیرید تا سخنرانی‌تان را با آن هماهنگ کنید. از چشم‌انداز مخاطبان به موضوع بنگرید تا با آنها همدل شوید و ایده‌های‌تان را با مخاطبان خیالی بیازمایید. این مخاطبان خیالی، ترکیبی از افراد با پیشینه‌هایی هستند که در تحقیق‌تان یافته‌اید.
