از قانون مورفی “اگر هر مشکلی ممکن است اشتباه پیش بیاید. ” گرفته تا قانون مبهم‌تر پارکینسون: “کار برای پرکردن زمان موجود گسترش می‌یابد.” مدیریت پروژه تابع قوانین مختلفی است. زبان بومی مدیریت پروژه شامل سخنان و ضرب مثل‌های بی‌شماری است که بیشتر آنها منبع معتبری ندارند. در این مقاله 10 مورد از مهم‌ترین اصول مدیریت پروژه، از داخل و خارج از زمینه، تا جمع‌آوری درس برای اکثر پروژه‌ها مورد بررسی قرار گرفته است. نویسنده، اصل و نتیجه‌گیری هر قانون توضیح داده شده و مفهوم اساسی باتوجه‌به کاربرد آن در بهبود عملکرد پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرد.
1.قانون آگوستین: “ایده بدی که به کمال رسیده است هنوز ایده بدی است.” (Brainy 2007)
هیچ تصمیم واحدی در مدیریت پروژه اهمیت بیشتری نسبت به انتخاب پروژه ندارد. پروژه‌ها در بسیاری از سطوح بدون هیچ‌گونه برنامه‌ریزی کلان استراتژیک آغاز می‌شوند و برنامه‌ها و بودجه‌ها به‌دلخواه و باتوجه‌به نیازهای ضروری سازمان، مرتب می‌شوند. کمترین مفهوم مورد تأیید در مورد شروع پروژه، هزینه فرصت است. به‌ازای هر پروژه‌ای که برای انجام فعالیت انتخاب می‌کنیم، ما فرصت انجام تعداد بی‌شماری از پروژه‌های دیگر را از دست می‌دهیم (کینزر،2008). همه پروژه‌ها باید به‌دقت مورد بررسی قرار گیرند تا اطمینان حاصل شود که با استراتژی سازمان همسو هستند و بیشترین ارزش را در مقایسه با سایر اقدامات بالقوه ارائه می‌دهند.
2.قانون Lakein: “عدم برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی برای شکست است.”
آلن لاکین نویسنده‌ای است که در زمینه مدیریت زمان شخصی متمرکز شده است. Lakein طرف‌دار تقسیم وظایف خود به لیست اولویت‌های A ، B و C است تا در ابتدا مهم‌ترین کارها انجام شود. در اصل این قانون عنوان شده بود: “با برنامه‌ریزی، شما زمان بسیار کمی را آزاد خواهید کرد و در صورت عدم برنامه‌ریزی تقریباً شکست خواهید خورد … ” (لاکین، 1974 ، ص 45). نتیجه این است: “دقیقاً به دلیل کمبود وقت برای برنامه‌ریزی، باید برای برنامه‌ریزی نیز وقت بگذاریم” (همان). اغلب اوقات، وقتی مدیران پروژه، پروژه‌های چرخشی سخت دریافت می‌کنند، بدون انجام مقدمات و برنامه‌ریزی مناسب، سریعاً به مرحله اجرا می‌رسند. اما دقیقاً در مواردی است که وقت برنامه‌ریزی نداریم، باید وقت بگذاریم و برنامه‌ریزی کنیم. خیلی اوقات، در مراحل اولیه یک پروژه، وقتی کسی کار واقعی پروژه را انجام نمی‌دهد، در تهیه، تجزیه‌وتحلیل و برنامه‌ریزی پروژه مشغول دخیل هستند، این کار اغلب به‌اشتباه انجام می‌شود که هیچ کاری انجام نمی‌دهند. بااین‌وجود، وقتی صحبت از برنامه‌ریزی پروژه می‌شود، باید زمان لازم را اختصاص دهید. زیراکه مطمئن نیستید تمام اطلاعات لازم را جمع‌آوری کرده‌اید و تمام جنبه‌های پروژه را تحت پوشش قرار داده‌اید، لذا از این کار خودداری کنید.
3.قانون سنت اگزوپری: “کمال حاصل می‌شود، نه وقتی‌که چیز دیگری برای افزودن نباشد، بلکه وقتی چیزی برای بردن باقی نمانده باشد.”
ساختار‌شکست‌کار به‌عنوان ابزار اساسی برنامه‌ریزی دامنه و زیربنای بسیاری از عناصر دیگر برنامه پروژه، به‌سختی می‌توان اهمیت WBS را بزرگ جلوه داد. هر عنصر در پروژه باید تعریف و اختصاص یابد و صحت تجزیه WBS باید تأیید شود. ما باید تعیین کنیم “که اجزای سطح پایین WBS آنهایی هستند که برای تکمیل لازم و کافی هستند. ” (PMI ، 2004 ، ص 116). تیم پروژه با بررسی WBS از پایین‌به‌بالا می‌توانند به طور مؤثرتری این “آزمایش‌ها” کافی و ضروری را برطرف کنند. بسیاری از سازمان‌ها و مدیران پروژه موفقیت را بیش از اهداف یا انتظارات تعریف می‌کنند، درحالی‌که تحویل یک پروژه تحت بودجه و زودتر از موعد مقرر، همان قدر بد یا حتی بدتر از تحویل آن به بیش از بودجه و برنامه عقب‌مانده است.
4. قانون فیتزجرالد:
ارنست فیتزجرالد، مهندس، مدیر و کارمند سابق نیروی هوایی ایالات متحده، به دلیل افشاگری در کارش که باعث آشکار شدن زباله در قراردادهای نظامی شد، مشهور است. اولین قانون اصلی مدیریت برنامه فیتزجرالد شامل این نتیجه است: “طرف‌داران برنامه دوست دارند اخبار بد را تا زمانی که هزینه زیادی خرج نکرده‌اند و نمی‌توانند بحث هزینه غرق شده را پیش ببرند ، مخفی نگه دارند. که برای لغو برنامه خیلی دیر است زیرا ما در حال حاضر هزینه زیادی کرده ایم. “(استیونسون ، 1993 ، ص 305).
خاتمه پروژه همان شکست نیست
ازآنجاکه پروژه‌ها دارای شتاب هستند، بسیاری از آنها که باید خاتمه یابد، چنین نیستند. طرز فکر “یک پروژه کشته شده برابر با یک پروژه شکست‌خورده است” می‌تواند رفتارهای ناخواسته بسیاری از ذی‌نفعان را ایجاد کند. پروژه‌ای که متوقف شود می‌تواند بهترین پولی باشد که شما هرگز خرج نکرده‌اید. هزینه غرق شده همین است. هرگز قابل بازیابی نیست، اما همیشه قابل‌افزایش است. “شما باید پروژه‌های غیرقابل‌اجرا را زود شناسایی و خاتمه دهید. ارسال پیام به مدیران پروژه که خاتمه پروژه کار آنها را تهدید می‌کند، آنها را برای ادامه پروژه‌هایی که باید خاتمه یابند وسوسه می‌کند” (بوهم، 2001). یک پروژه با عملکرد ضعیف هرگز نباید “خیلی دیر برای متوقف شدن” در نظر گرفته شود
5.قانون پارکینسون: “کار برای پرکردن زمان موجود گسترش می‌یابد.”
سی. نورتکوت پارکینسون معلم و نویسنده‌ای بود که در اواسط دهه 1950 با نوشتن هجوهایی درباره دولت و تجارت تصورات عمومی را به خود جلب کرد. این قانون در اصل به‌عنوان “کار به‌گونه‌ای گسترش می‌یابد که زمان لازم برای تکمیل آن را پر کند” ، پیامدهای گسترده‌ای برای پروژه‌ها دارد (پارکینسون، 1957 ، ص 1). نتیجه‌گیری این است: هر پروژه‌ای بدون موعد مقرر زمان نامحدودی خواهد داشت.
مثالی از قانون پارکینسون مواردی است که شما یک هفته کامل برای انجام یک کار 2 ساعته فرصت دارید. وقتی تمام این مدت‌زمان را روی دست خود دارید، این احتمال وجود دارد که این وظیفه به‌سختی پیچیده و ترسناک‌تر شود تا یک هفته کامل را پر کند. این لزوماً به این معنی نیست که کار اضافی است که تمام‌وقت اضافی را پر می‌کند، فقط ممکن است استرس و تنش در مورد انجام آن باعث این مسئله باشد. این شرایط می‌تواند اعصاب‌خردکن و از نظر ذهنی چالش‌برانگیز باشد. برای اجتناب از آنها، برای همه مراحل پروژه، از فروشنده دست به QA ، DTP ، LSO و تحویل نهایی به مشتری، مهلت‌های مشخصی تعیین کنید. برای هر مرحله از پروژه محدودیت‌های زمانی دقیق اما معقولی را در نظر بگیرید و کل تیم را به آن پایبند نگه دارید.
6. قانون کنستانتین: “یک احمق با ابزار هنوز احمق است.” (آمبلر و کنستانتین، 2000 ، ص 124)
راهنمای PMBOK® فقط با اشاره به اینکه مدیریت پروژه را می‌توان با استفاده از روش‌های کاملاً دستی انجام داد، فقط اشارات گسترده‌ای به سیستم‌های نرم‌افزاری و اطلاعاتی ارائه می‌دهد. این واقعیت منعکس می‌شود که پیشرفته‌ترین فناوری مورداستفاده شرکت‌کنندگان در اکثر کلاس‌های ما یادداشت فروتنانه Post-it Post است. مشکل تهیه ابزار برای همه این است که اگر به یک مرد چکش بدهید همه چیز به نظر میخ می‌رسد.
7. قانون گراهام: “اگر آنها از کاری که شما انجام می‌دهید چیزی نمی‌دانند، گمان می‌کنند که هیچ کاری انجام نمی‌دهید.” (بیکر، کمپبل، و بیکر، 2007 ، ص 28)
رابرت جی گراهام استاد، مشاور و نویسنده کتاب‌های زیادی در زمینه مدیریت پروژه با تمرکز بر مردم و ارتباطات مؤثر است. یک نتیجه‌گیری برای قانونی که او تعریف کرده این است: اگر کسی بیش از حد درباره آنچه انجام می‌دهد به شما بگوید، در واقع ممکن است کاری انجام ندهد.
به طور گسترده اذعان شده است که حدود 90٪ از وقت مدیر پروژه صرف ارتباطات می‌شود، بااین‌وجود یکی از ساده‌ترین مواردی است که در یک طرح معمول پروژه نادیده گرفته می‌شود. در بیشتر موارد، برنامه مدیریت ارتباطات باید اولین مدیریت پروژه تحویل پس از منشور باشد، زیرا این تعاملات ما را با همه ذی‌نفعان پروژه برای برنامه‌ریزی و بقیه چرخه عمر پروژه هدایت می‌کند. برخی از سازمان‌ها حتی قبل از ایجاد منشور پروژه، توافق‌نامه عملیاتی تیمی (TOA) ایجاد می‌کنند. به‌عنوان یک عنصر اصلی، برنامه مدیریت ارتباطات موضوع بسیاری از منابع در طول یک طرح پروژه مدون خواهد بود.
8. قانون مورفی:
اگرچه کتاب‌های کامل در مورد این قانون و منشأ آن نوشته شده است، اما به‌طورکلی به ادوارد آلوسیوس مورفی، جونیور که خلبان نظامی و مهندس هوافضا آمریکایی بود و در تحقیق و توسعه سیستم‌های ایمنی هواپیماها مشغول بود، نسبت داده می‌شود (Spark، 2006) نتیجه این قانون بی‌شمار است، اما در زیر به دو مورد پرداخته شده است.
قانون مورفی فقط احتمال خطر را مطرح می‌کند و همچنین فرض می‌کند که همه شرایط یا وقایع نامطلوب منفی هستند. روند رسمی مدیریت ریسک تشخیص می‌دهد که احتمال و تأثیر باید در نظر گرفته شود و برخی از ریسک‌ها می‌توانند فرصت‌های مثبتی را ایجاد کنند. با توجه به نتیجه‌گیری دیگر”اگر به نظر می‌رسد همه چیز به‌خوبی پیش می‌رود، شما به طور واضح چیزی را نادیده گرفته‌اید” این قانون به تأکید بر اهمیت فرایند شناسایی خطر کمک می‌کند. اول‌ازهمه، شما باید واقعیت این خطر را بپذیرید. در مراحل اولیه برنامه‌ریزی پروژه فعال باشید و سعی کنید نیازهای پروژه را به‌درستی تفسیر کنید. روش مدیریت ریسک را در پیش بگیرید و سعی کنید مشکلات، نیازها و عقب‌نشینی‌های آینده را تشخیص دهید. اینکه آیا ثبات دامنه ضعیف، فرایندهای زمان‌بر و یا زمان کافی برای آماده‌سازی پروژه نیست، باید تمام کاستی‌های عمده را شناسایی و برطرف کنید. تعیین اهداف مشخص از همان ابتدا به شما کمک می‌کند تا از کار اضافی و تأخیرهای احتمالی جلوگیری کنید.
9. قانون اوبروختا: “مدیریت پروژه استفاده از عقل سلیم با نظم غیرمعمول است.” (Zozer، Inc، 2008.)
مایکل اوبروختا نویسنده، مدرس، مربی و مشاور است. وی به‌عنوان مدیر ارشد پروژه در CIA ، برنامه آموزش و صدور گواهینامه مدیریت پروژه و مهندسی سیستم را به سمت اقدامات بالغ در آژانس هدایت کرد. یکی از نتیجه‌گیری‌های وی این است: “مدیران بزرگ پروژه اصول را فراگرفته‌اند و نظم و تبعیت آنها را دارند” (اوبروختا، 2008).
اصول مدیریت پروژه پیچیده نیست، این اصول بیشتر طبق عقل سلیم هستند و آنچه معمولاً فاقد آن است نظم و انضباط است. تعداد کمی از افراد واقعاً نوشتن گزارش وضعیت، مرور پرونده‌های قدیمی آموخته شده یا مذاکره با مشتری را دوست دارند، اما این برای موفقیت پروژه ضروری است.
10. قانون کینزر: “در مورد زمانی که کاری را به پایان می‌رسانید، شما می‌دانید که برای شروع کافی هستید.”
جیمز سی. کینزر یک مهندس، کارشناس بهره‌وری و جیب تمام حرفه‌ها بود. وی می‌دانست که بهترین راه برای آموزش چیزی گفتن یک داستان است.
“کسانی که گذشته را به یاد نمی‌آورند محکوم به تکرار آن می‌شوند” (Santayna، 1905). نمی‌توانید پروژه‌ای را به اتمام برسانید مگر اینکه از آن درس بگیرید. مراحل ساده است، اما اجرای آن ممکن است دشوار باشد تا زمانی که به یک عمل پذیرفته شده تبدیل شود. درس‌هایی را که در جلسه‌ای که در زمان اختتامیه یا پس از پروژه برگزار می‌شود جمع کنید تا فراموش نشود.
