یک نرم افزار مطب خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

شاید شما هم به دنبال یک نرم افزار مطب خوب برای مدیریت پرکتیس خود باشید و بخواهید بهترین انتخاب را برای مدیریت مطب خود داشته باشید. در این نوشتار قصد داریم با هم قدم به قدم تا انتخاب یک نرم افزار مدیریت مطب خوب پیش برویم. این مراحل از نیازهای پایه شروع می‌شوند و تا نیازهای جزئی پیش می‌روند. مراحل ابتدایی کلی‌تر و مهم‌ترند. ناهمخوانی با نیازها در مراحل ابتدایی غیرقابل چشم پوشی است ولی ناهمخوانی‌های کوچک در مراحل بالاتر را می‌توان در نظر نگرفت.

مسیری که باهم پیش خواهیم رفت شامل مراحل زیر است:

1. همخوانی با جریان کاری مطب شما
2. تکنولوژی نرم افزاری و موارد فنی
3. نیازهای مهاجرت به نرم افزار جدید
4. تجربه‌ی کاربری نرم افزار
5. امکانات اصلی و فرعی

در این مرحله تلاش کرده‌ایم راهنمایی جامعی به شما ارائه کنیم و در ادامه درباره یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت مطب، یعنی نرم افزار رز (ROSEMD) نیز صحبت کرده‌ایم. این نرم افزار تقریبا تمام استانداردهایی را که باید به آن‌ها توجه می‌کرده، رعایت کرده است و نمونه‌ای از یک نرم افزار مدیریت مطب خوب و ایده‌آل است.

اول: در یک نرم افزار مطب خوب باید به جریان کاری مطب توجه شده باشد

جریان کاری یا workflow بیشتر مطب‌ها شبیه به هم هستند. این جریان کاری استاندارد باید در نرم افزار مدیریت مطب به دقت پیاده سازی شود. بسیاری از نرم افزارهای مدیریت مطب اصلا کاری به جریان کاری مطب ندارند. صرفا جعبه ابزاری شلوغ از ابزارها و امکانات مختلف هستند.

اما جریان کاری چیست؟ جریان کاری مجموعه اتفاقاتی است که بیماران، منشی مطب و پزشک به صورت روتین برای هر مراجعه انجام می‌دهند. در هر لحظه می‌بایست ابزارهای مرتبط با وضعیت مراجعه دم دست شما باشد و سایر ابزار در جایی مناسب قرار بگیرند که اگر خارج از حالت معمول به آن‌ها نیاز داشتید بتوانید به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

به طور مثال به چارت زیر توجه کنید:

این چارت نمونه‌ای از جریان کاری یک مطب است که از زمان تصمیم بیمار برای مراجعه و زمانی که در خانه حضور دارد تا پایان ویزیت و خروج از مطب رسم شده است. این چارت نمونه‌ای از چندین و چند چارتی است که پیش از شروع طراحی نرم افزار مدیریت مطب رز رسم شده است. برای این که این یک نرم افزار مدیریت مطب خوب طراحی شود، دقت به جریان کاری بسیار مهم است.

برای توسعه و ساخت نرم افزار مدیریت مطب، مهندسان شرکت ویرا لوتوس به مدت یک سال در مطب‌های مختلف حضور پیدا می‌کردند و چندین ساعت روند کاری مطب را مطالعه می‌کردند. در جریان تولید نرم افزار با حدود ۱۰۰ پزشک، پرستار، منشی، ماما، دانشجوی پزشکی، مدیر کلینیک و دیگر پرسنل مطب‌ها و کلینیک‌ها مصاحبه شده است و هربار چارتی برای جریان کاری مطب‌ها و کلینیک‌ها رسم شده یا چارت‌های قبلی تکمیل شده است.

بعد از شناخت کامل جریان کاری مطب، برنامه نویسان شرکت ۲ سال کامل را صرف این کردند که نرم افزاری بسازند که جریان کاری تمام مطب‌ها را پوشش بدهد و با آن‌ها منطبق باشد. مهندسان این شرکت هنوز هم به صورت روزانه تغییراتی در نرم افزار ایجاد می‌کنند تا بهتر و بهینه‌تر شود.

*چگونه جریان کاری پیاده شده در نرم افزار را بررسی کنیم؟

بهترین راه این است که نسخه‌ی آزمایشی نرم افزار را نصب و بررسی کنید. تقریبا هیچ راه دیگری وجود ندارد شما باید به صورت دست اول کار کردن با نرم افزار را تجربه کنید. هر نرم افزاری که نسخه‌ی دمو یا آزمایشی ندارد، احتمالا از این نظر مشکلاتی دارد. برای مثال نرم افزار مدیریت مطب رز به مدت ۱۰ روز نرم افزار را به رایگان در اختیار شما می‌گذارد تا کامل آن را بررسی کنید. برای دریافت این نرم افزار می‌توانید به سایت رسمی آن یعنی Rosemd.ir سر بزنید.

*چرا رز از این معیار نمره قبولی می‌گیرد؟

همانطور که گفتیم طراحان این نرم افزار زمان زیادی را برای مطالعه علمی و میدانی مطب‌ها صرف کرده‌اند. نکته‌ی دیگری که در مورد رز باید بدانید این است که حدود ۵ سال از معرفی نسخه‌ی اولیه و آزمایشی نرم افزار می‌گذرد. چندین پزشکی که از نسخه اولیه استفاده می‌کنند تا کنون هیچ مشکلی با نرم افزار نداشته‌اند و حدود ۵۰۰۰ پرونده و بیش از ۱۰۰۰۰ ویزیت را در مجموع ثبت کرده‌اند. نسخه شماره ۱ نرم افزار رز که اولین نسخه‌ی عمومی نرم افزار است در سال ۱۳۹۹ به صورت رسمی روانه بازار شد و با استقبال خوبی هم مواجه شده است.

دوم: تکنولوژی و موارد فنی یک نرم افزار مطب خوب

در این بخش باید سه مورد مهم را بررسی کنید:

1. ببینید که نرم افزار تحت وب است یا تحت سیستم عامل. پیشنهاد می‌کنیم در حاضر و با توجه به شرایط کنونی به سراغ نرم افزارهای تحت سیستم عامل بروید.
2. پیش‌نیازهای نصب نرم افزار را بررسی کنید. میزان RAM، حافظه و نوع پردازنده مورد نیاز برنامه نباید خیلی بالا باشند. اگر این طور باشد به این معنی است که نرم افزار به شکلی بهینه ساخته نشده است.
3. امنیت نرم افزار را بررسی کنید. بهتر است دیتابیس یا بانک اطلاعاتی نرم افزار روی سیستم‌های مطب نگهداری شود، نه در فضاهای مجازی و ابری. همچنین نرم افزار باید قابلیت تهیه نسخه‌ی پشتیبان را داشته باشد.

*نرم افزار مدیریت تحت وب یا تحت سیستم عامل، کدام بهتر است؟

نرم افزارهای مدیریت مطب از نظر ساخت و پیاده‌سازی انواع مختلفی دارند. به طور کلی می‌توان همه‌ی نرم افزارها را در دو دسته‌ی کلی تحت وب و تحت سیستم عامل طبقه‌بندی کرد. نرم افزارهای تحت وب روی سرور‌های خارج از مطب میزبانی می‌شوند و شما برای استفاده از آن‌ها نیاز به اینترنت دارید. نرم افزارهای تحت سیستم عامل روی کامپیوترهای داخل مطب میزبانی می‌شوند و هسته‌ی نرم افزار بدون نیاز به اتصال به اینترنت کار می‌کند.

هردوی این راهکارها خوب هستند ولی با توجه به شرایط اینترنت در ایران از نظر سرعت و پایداری اتصال، ما نرم افزارهای تحت وب را توصیه نمی‌کنیم. طبق تجربه‌ای داشتیم و نظرسنجی که از پزشکان به عمل آوردیم، نرم افزارهای تحت سیستم عامل بسیار پایدارتر و سریع‌تر هستند.

نکته‌ی دیگر این است که بسیاری از نرم افزارهای تحت وب امکان ذخیره سازی فایل‌های مختلف را به شما نمی‌دهند. مثلا نمی‌توانید نتایج آزمایش بیمار را به صورت تصویر اسکن شده ذخیره کنید. شاید در امکانات برنامه ذکر شده باشد که می‌توانید فایل‌ها را آرشیو کنید ولی در عمل این کار مشکلات فراوانی دارد. همچنین آپلود و دانلود فایل‌ها بسیار زمان‌بر است.

نرم افزار مدیریت مطب رز یک نمونه جالب از نرم افزارهای مطب است. این نرم افزار تحت ویندوز است و دو نسخه مختلف برای منشی و پزشک دارد. همچنین یک برنامه کاربردی بسیار سبک برای مدیریت کاربران دارد که مدیر مطب یا کلینیک می‌تواند از آن استفاده کند.

اما وجه تمایز این نرم افزار در این است که تقریبا تمام امکانات آنلاین مورد نیاز شما را تامین می‌کند. به کمک این نرم افزار می‌توانید یک سامانه نوبت‌دهی آنلاین، ویزیت غیرحضوری و مشاوره آنلاین داشته باشید. یعنی نرم افزار شما اینترنتی نیست ولی تمام ابزارهای اینترنتی را دارید.

*پیش نیازهای نرم افزار را بررسی کنید

هر نرم افزاری برای این که بتواند به خوبی اجرا شود و عملکرد مناسبی داشته باشد نیاز به یک سری حداقل سخت افزاری و نرم افزاری دارد. برای مثال پیش نیازهای نرم افزار مدیریت مطب رز به شکل زیر است:

• حافظه‌ی RAM حداقل ۲ گیگابایت
• ظرفیت هارد دیسک حداقل ۵۰۰ گیگابایت
• پردازنده (CPU) دو هسته‌ای
• سیستم عامل ویندوز ۷.۱، ۸ یا ۱۰ یا هر نسخه از سیستم عامل مک با قابلیت نصب نرم افزار parallel

هرچه پیش نیازهای نرم افزار بیشتر و نیاز به سیستم‌های قدرتمندتری داشته باشد معمولا به این معنی است که به خوبی بهینه سازی نشده است. نرم افزارهای مدیریت مطب از دسته اپلیکیشن‌های سنگین گرافیکی یا بازی‌های کامپیوتری نیستند که نیاز به سخت افزارهای قوی داشته باشند و قاعدتا باید در سیستم‌های معمولی به خوبی اجرا شوند.

علاوه بر پیش نیازهای نصب، باید سایر نیازهای سخت افزاری و نرم افزاری را نیز بررسی کنید. مثلا نرم افزار مدیریت مطب رز برای اتصال داخلی منشی و پزشکان به یکدیگر نیاز به اتصال بی‌سیم یا با سیم سیستم‌های کامپیوتری دارد. یعنی حداقل به یک روتر وایفای نیاز دارید. همچنین فعال سازی نرم افزار و دریافت نوبت‌های آنلاین نیاز به اتصال به اینترنت دارد.

*در مورد امنیت نرم افزار جویا شوید

بهتر است دیتابیس (بانک اطلاعاتی نرم افزار) نزد شما و روی سیستم‌های مطب نگهداری شود تا حریم خصوصی و امنیت شما و بیماران‌تان تا حد خوبی تضمین شود. چون در ایران استاندارد و قانونی برای نگهداری اطلاعات درمانی در فضاهای مجازی و ابری نداریم، اگر اطلاعات بیماران روی سرور‌های خارج از مطب نگهداری شود تقریبا هیچ راهی برای اطمینان از حفظ امنیت آن‌ها وجود ندارد.

سوم: نیازهای مهاجرت به نرم افزار جدید را بررسی کنیم

بیشتر مطب‌ها پرونده‌ها، اسناد و مدارک زیادی دارند. فرقی نمی‌کند از سیستم کاغذی سنتی استفاده می‌کنید یا می‌خواهید نرم افزار خود را عوض کنید، یک نرم افزار مدیریت مطب خوب باید راهکارهایی برای انتقال و حفظ این اسناد داشته باشد. هدف ما در این مرحله این است که کمترین میزان اطلاعات از دست برود.

البته واقعیت این است که راه‌ ایده‌آلی برای انتقال داده‌ها وجود ندارد. راهکارهای موجود معمولا شامل یکی از موارد زیر می‌شود:

اگر می‌خواهید از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر مهاجرت کنید باید با سازنده نرم افزار قبلی تماس بگیرید و از آن‌ها بخواهید که داده‌ها را در یک فرمت استاندارد مثل CSV برای شما استخراج کنند. وارد کردن داده‌ها در نرم افزار جدید در بیشتر اوقات به صورت رایگان انجام می‌شود ولی در مورد استخراج داده‌ها از نرم افزار قبلی باید با سازنده رایزنی کنید. مثلا اگر داده‌ها را در فرمت استاندارد داشته باشید، وارد کردن آن در نرم افزار مدیریت مطب رز به صورت رایگان انجام می‌شود.

اگر پرونده‌های شما کاغذی است، داستان کمی فرق می‌کند. در این حالت ۳ راهکار کلی برای وارد کردن اطلاعات وجود دارد:

• درج تصویر پرونده در نرم افزار – در این حالت باید تصویری از پرونده تهیه کنید. می‌توانید پرونده را اسکن کنید یا از آن‌ها عکس بگیرید. برای استفاده از این تصاویر، نرم افزار شما باید به قابلیت درج آرشیو مجهز باشد. نرم افزار مدیریت مطب رز یک ماژول آرشیو مدارک پزشکی پیشرفته دارد که این کار را آسان کرده است. شما می‌توانید به تصاویر مورد نظرتان عنوان، تاریخ، هشتگ و توضیحات اضافه کنید و آن را در پرونده بیمار قرار دهید. سپس می‌توانید در بین این فایل‌های الصاقی جستوجو کنید و موارد مورد نیاز را بیابید.
• وارد کردن دستی اطلاعات – برای این کار باید مراجعات را جداگانه در نرم افزار ثبت کنید. البته برخی نرم افزارهای مدیریت مطب خوب مثل نرم افزار رز این امکان را به شما می‌دهند که خلاصه‌ای از اطلاعات را به عنوان تاریخچه بیمار (Hx) ثبت کنید. شما می‌توانید در زمان ویزیت بیمار به تمام اطلاعات Hx دسترسی داشته باشید.
• استفاده از سیاست بیمارهای فعال – در این حالت شما در اولین مراجعه بیمار، خلاصه‌ای از اطلاعات قبلی را در قسمت تاریخچه وارد می‌کنید. این کار تدریجی و راحت‌تر است. حتی می‌توانید آن را به منشی بسپارید. معمولا بیشتر پرونده از یک یا دو صفحه فراتر نمی‌روند. منشی شما می‌تواند در اولین مراجعه پس از مهاجرت، تصویری از پرونده کاغذی بگیرد و آن را در آرشیو مدارک پزشکی بیمار در نرم افزار جدید درج کند.

درج اطلاعات پرونده‌های کاغذی در نرم افزار معمولا دشوار است ولی فقط یکبار انجام می‌شود. می‌ارزد که یکبار سختی آن را تحمل کنید و دیگر با آرامش از نرم افزار خود استفاده کنید.

نکته نهایی که باید متذکر شویم این است که حتما در زمان اخذ قرارداد توجه کنید که شرکت سازنده نرم افزار مدیریت مطب متعهد شود که در صورت فسخ قرارداد در آینده، اطلاعات موجود در نرم افزار را در قالب یک فرمت استاندارد به شما تحویل دهد. این نکته بسیار مهم است و اگر شرکتی این را در قرارداد خود نیاورد، اصلا قابل اعتماد نیست. چرا که احتمالا اشکالی در معماری و طراحی نرم افزار وجود دارد که خروجی گرفتن از داده‌ها را دشوار می‌کند.

چهارم: تجربه کار با یک نرم افزار مطب خوب لذت بخش است

نرم افزارهای مدیریت قرار است کار شما را آسان کنند. به شما کمک کنند که در زمان صرفه جویی کنید و زمان بیشتری را صرف ارائه مراقبت (Care) باکیفیت به بیماران‌تان کنید. اگر قرار باشد هر روز با این نرم افزار کلنجار بروید، از همان سیستم کاغذی استفاده کنید بهتر است.

اگر اولین عامل یعنی انطباق جریان کاری را به خوبی بررسی کرده باشید، احتمالا این مرحله را به سرعت رد خواهید کرد. در این مرحله باز هم باید توصیه کنیم که نسخه آزمایشی یا دموی نرم افزار را دریافت کرده و با آن کار کنید. ببینید که نرم افزار سرعت خوبی داشته باشد، خطاهای عجیب و غریب ندهد و به قول معروف هنگ نکند.

در این مرحله حتما وضعیت پشتیبانی نرم افزار را چک کنید. یکی دو بار با پشتیبانی تماس بگیرید و سوالاتی بپرسید یا مشکلاتی را مطرح کنید. ببینید که چگونه به شما پاسخ می‌دهند. آیا مهارت و تخصص کافی را دارند؟ آیا دلسوزانه به مشکلات شما گوش می‌دهند؟ یادتان باشد نرم افزارهای مدیریت مطب با نرم افزارهای عادی که استفاده می‌کنید تفاوت دارند. چون با یک نرم افزار تخصصی و اختصاصی طرف هستید، باید پشتیبانی خوبی دریافت کنید وگرنه در آینده به مشکل می‌خورید.

آخرین چیزی که توصیه می‌کنیم حتما بررسی کنید، شرایط شخصی سازی نرم افزار است. ما معتقدیم که هیچ دو پزشکی شبیه به هم پرکتیس نمی‌کنند و بعضی اوقات لازم است برای استفاده بهینه از نرم افزار، تغییراتی در آن ایجاد شود. شخصی سازی معمولا هزینه‌هایی به همراه دارد. جویای این مورد باشید و ببینید که آیا هزینه‌های شخصی سازی منطقی است یا خیر.

شخصی سازی در نرم افزار مدیریت مطب رز شرایط جالبی دارد. اگر تغییراتی که شما بخواهید به درد سایر پزشکان نیز بخورد، این کار کاملا رایگان انجام خواهد شد. اگر هم نیازی اختصاصی باشد، هزینه‌ای بسیار منطقی دارد. مثلا اگر شما نیاز به یک سیستم برای ثبت تغییرات رشدی کودکان داشته باشید، ماژولی به رایگان برای شما طراحی و به نرم افزارتان افزوده می‌شود. یکی از ویژگی‌های جالب نرم افزار رز ماژولار بودنش است. یعنی بدون تغییر در هسته‌ی نرم افزار، می‌توان امکانات جدیدی به آن اضافه کرد.

امکانات اصلی و فرعی نرم افزار مطب را بررسی کنید

شما باید بسته به نیازهایی که دارید امکانات نرم افزار مدیریت مطب را بررسی کنید. احتمال این که تمام ابزارهای مورد نیاز شما در یک نرم افزار وجود داشته باشد کم است. در واقع بیشتر توصیه می‌شود که به دنبال نرم افزاری باشید که خدمات شخصی سازی و طراحی سفارشی ابزارها را ارائه کند. اما به طور کلی یک نرم افزار مدیریت مطب خوب باید ابزارهای اصلی را داشته باشد. ابزارهای اساسی شامل موارد زیر هستند:

• پرونده سلامت الکترونیک
• فرم استاندارد اخذ شرح حال و درج یادداشت‌ها
• سیستم نوبت‌دهی و تقویم نوبت‌دهی
• آرشیو مدارک و اسناد با امکان الصاق فایل‌ها با فرمت‌های گوناگون (عکس، پی‌دی‌اف، تصاویر رادیولوژیک و …)
• حسابداری مکانیزه با قابلیت ثبت هزینه‌ها و درآمدهای مازاد
• اتصال به سرویس‌های بیمه (اگر با بیمه قرارداد دارید)

سایر ابزارها بسته به نوع نرم افزار متفاوت هستند. مثلا نرم افزار مدیریت مطب رز دارای ماژول کیس مطالعاتی است. شما می‌توانید در حین ثبت شرح حال بیمار، با کلیک روی گزینه‌ی کیس مطالعاتی پرونده بیمار را نشان دار کنید و روی آن یادداشتی برای بعدا بگذارید. به این ترتیب می‌توانید ایده‌های پژوهشی خود را در لحظه حفظ کنید.

امکان دیگری که در نرم افزار مدیریت مطب رز سزاوار توجه است، اتصال به سرویس آنلاین بابیمار است. سایت بابیمار درگاهی برای ارتباط بیمار و پزشک است و در آن خدمات نوبت‌دهی آنلاین، مشاوره متنی و ویزیت غیرحضوری به صورت رایگان به پزشکان ارائه می‌شود. تمام این موارد را می‌توانید از طریق نرم افزار مدیریت مطب رز مدیریت کنید. اینجا می‌توان مفهوم یکپارچگی را در بهترین حالت خود مشاهده کرد. این ویژگی یک نرم افزار مدیریت خوب و حرفه‌ای است که در نوع خود نظیر ندارد.

نکته‌ی جالب دیگر این است که اگر بیماران شما از طریق سایت بابیمار ماهانه ۶۰ نوبت آنلاین رزرو کنند، نرم افزار مدیریت مطب رز به رایگان به شما ارائه می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر سری به سایت رسمی نرم افزار مدیریت مطب رز بزنید.

آخرین توصیه‌ها و سخن نهایی درباره انتخاب نرم افزار مدیریت مطب

در این مقاله اصول انتخاب و خرید یک نرم افزار مدیریت مطب خوب را با ذکر یک مثال توضیح دادیم. در فهرست زیر مهم‌ترین موارد را به صورت خلاصه آورده‌ایم:

1. نرم افزاری را بیابید که براساس جریان کاری (workflow) استاندارد مطب پیاده سازی شده باشد. نرم افزار مدیریت مطب خوب باید به شما کمک کند تا بیماران خود را بهتر مدیریت کنید و همچنین مراقبت درمانی (Care) بهتری نیز به آن‌ها برسانید.
2. کار با نرم افزار باید آسان باشد؛ نه فقط برای شما بلکه برای همکاران، دستیاران و پرسنل مطب.
3. مطمئن شوید که پشتیبانی نرم افزار در دسترس و باکیفیت باشد.
4. راهکارهای انتقال اطلاعات قدیمی به سیستم جدید را بررسی کنید و از عملی بودن آن مطمئن شوید. باید امکان انتقال و ثبت تمام پرونده‌ها و اطلاعات کنونی قابل در نرم افزار مطب وجود داشته باشد.
5. در مورد ارتباطات خارجی نرم افزار مطب سوال کنید. ارتباط با سامانه‌های بیمه‌ای و همچنین سیستم‌های نوبت‌دهی آنلاین یا ویزیت آنلاین بسیار مهم هستند. حتی اگر در حال حاضر از این موارد استفاده نمی‌کنید.
6. مطمئن شوید که آموزش‌های نرم افزار کامل باشد و این امکان وجود داشته باشد که هر زمان مشکلی برایتان پیش آمد، بتوانید با پشتیبانی تماس بگیرید و سوالاتتان را بپرسید.
7. از امنیت نرم افزار مطمئن شوید. بهتر است دیتابیس شما نزد خودتان باشد نه روی فضای ابری. حداقل با توجه به شرایط کنونی زیرساخت‌های اینترنت در ایران.