شاید این جمله معروف را شنیده باشید که «من افراد تنبل را برای انجام کارهای سخت استخدام می‌کنم، چون افراد تنبل ساده‌ترین راه را برای انجام کارها پیدا می‌کنند.» نمی‌دانیم این نقل‌قول دقیقا از کیست، ولی به آن اعتقاد داریم. این نقل‌قول شما را به چالش می‌کشد تا روند کار خود را بررسی کنید و ببینید با توجه به انرژی و وقتی که می‌گذارید، خروجی مدنظر را دارید یا نه. در ادامه، درباره کار هوشمندانه و کار سخت و تفاوتشان بیشتر بخوانید.
تعریف کار سخت و کار هوشمندانه
معمولا ما با مفهوم کار سخت بیشتر آشنایی داریم، یعنی کاری که زمان و انرژی زیادی برای آن می‌گذاریم. کار هوشمندانه یعنی بتوانید یک وظیفه را با همان کیفیت سابق ولی با صرف انرژی و زمان کمتری انجام دهید.
هم کار هوشمندانه نیازمند اخلاق کاری و تعهد به کیفیت است و هم سخت‌کوشی. بااین‌حال کار هوشمندانه به شما امکان می‌دهد وظایف بیشتری را انجام دهید، درنتیجه می‌توانید زودتر به خانه بروید یا سریع‌تر مشغول کاری جدید شوید.
تفاوت کار هوشمندانه و کار سخت چیست؟
همیشه شنیده‌ایم که سخت کارکردن نتیجه می‌دهد، اما این جمله همیشه هم درست نیست. البته منظورمان این نیست که دست از تلاش بکشیم. در عوض باید تلاش کنیم بهره‌وری ما بیشتر شود، یعنی کارهای بیشتر و مؤثرتری را با تلاش کمتری انجام دهیم. این ویژگی در زندگی امروزی و محیط‌های کاری فعلی که در آن سرعت‌عمل حرف اول را می‌زند، اهمیت بسیار بیشتری دارد. در ادامه، مهم‌ترین تفاوت‌های کار هوشمندانه و سخت کارکردن را بررسی می‌کنیم.
۱. زمان
کار سخت به‌معنای صرف وقت زیاد برای انجام یک وظیفه یا مجموعه‌ای از وظایف است. کار هوشمندانه یعنی همان کارها را با همان کیفیت در مدت کمتری انجام دهید.
۲. کمیت و کیفیت
کار سخت یعنی تمرکز ما بیشتر بر کمیت است تا کیفیت، اما هنگام کار هوشمندانه روی هر دو به یک اندازه تمرکز می‌کنیم.
۳. فرایند
کار سخت معمولا حالت پیش‌فرض انجام هر کار است، یعنی درباره روش انجام آن فکر نمی‌کنیم. اما کار هوشمندانه یعنی به‌اندازه انجام کار به روش انجام آن هم توجه می‌کنیم. برای کسب نتیجه مطلوب، اولویت‌بندی، محول‌کردن و بهبود مدیریت زمان هم لازم است.
۴. مهلت انجام کار
کار سخت همیشه بهترین راه برای رسیدن به هدف در مهلت تعیین‌شده نیست. کار هوشمندانه یعنی کارها را سریع انجام دهید و وقتی قرار باشد کاری را در مهلت مشخص به اتمام برسانید، انتخاب بهتری است.
چطور مهارت کار هوشمندانه را کسب کنیم؟
۱. اجتناب از چندوظیفگی
وقتی چند کار را هم‌زمان انجام می‌دهید، با سرعت زیادی تمرکز خود را از یک وظیفه به وظیفه دیگر منتقل می‌کنید که این کار فقط انرژی زیادی صرف می‌کند. بعد از هر تغییر، ۱۵ دقیقه طول می‌کشد تا مغز شما به وظیفه جدید عادت کند. پس بهتر است که همیشه روی یک کار تمرکز کنید. به این منظور بهتر است تکنیک‌های کار عمیق را یاد بگیرید.
۲. اهمیت‌دادن به استراحت
وقتی کارهای زیادی برای انجام‌دادن دارید، احتمال اینکه از استراحت و کارهایی مثل غذاخوردن صرف‌نظر کنید، بیشتر می‌شود. استراحت‌نکردن و غذانخوردن در درازمدت روی سلامت شما اثر منفی می‌گذارد. در ضمن خسته‌کردن خودتان باعث می‌شود که بیشتر اشتباه کنید.
اگر به‌اندازه کافی استراحت نکنید، دچار فرسودگی شغلی می‌شوید. برای اینکه استراحت را فراموش نکنید از تکنیک‌های مدیریت زمان مثلا تکنیک پومودورو استفاده کنید. با استراحت بین انجام کارها، برای روزهای آتی انرژی بیشتری خواهید داشت.
۳. اولویت‌بندی کارها
کارهایی را که سخت‌ترند و فشار روانی بیشتری دارند، زودتر انجام دهید. وقتی برای یک هفته برنامه‌ریزی می‌کنید، کارهایی را در ابتدای فهرست قرار دهید که زمان انجام آنها اهمیت دارد تا در مهلت معین‌شده آنها را به انجام برسانید. برای پروژه‌های بزرگ‌تر حتما زمانی را برای اتفاقات غیرمترقبه در نظر بگیرید.
۴. انجام دسته‌جمعی وظایف کوچک‌تر
وظایف کوچک‌تر را در کنار هم انجام دهید. مثلا یک روز وقت بگذارید و تمام آنها را به اتمام برسانید. انجام تعداد زیادی کار و خط‌زدن آنها از فهرست کارها ذهن شما را رها می‌کند. این کارهای کوچک ممکن است تماس‌های ضروری یا جواب‌دادن به ایمیل‌ها و پیام‌های واتسپ باشد.
این کارها معمولا تمرکز کمتری نیاز دارند و می‌توانید آنها را لابه‌لای کارهای دیگر انجام دهید. درنهایت در ادامه روز می‌توانید بدون اینکه نگران فراموش‌کردن چیزی باشید، به کار خود ادامه دهید.
۵. درنظرگرفتن میزان انرژی
میزان انرژی ما در طول روز تغییر می‌کند. در صورتی که برنامه‌ریزی را با توجه به میزان انرژی خود انجام دهیم، بهره‌وری ما افزایش پیدا می‌کند. اگر صبح‌ها انرژی بیشتری دارید، کارهای سخت را در آن ساعات انجام دهید. اگر عصرها پرانرژی‌تر هستید، کارهایی را که به تلاش و تمرکز کمتری نیاز دارند صبح‌ها انجام دهید.
۶. اتوماتیک‌کردن کارها
هر کاری را که امکان‌پذیر است اتوماتیک کنید. مثلا از میانبرهای صفحه‌کلید استفاده کنید، از فیلترگذاری برای ایمیل‌ها استفاده کنید و برای کارهای مختلفی که در طول روز دارید، روشی برای اتوماتیک‌سازی پیدا کنید. وقتی بخشی از کارها اتوماتیک پیش برود، می‌توانید روی کارهای اصلی خود تمرکز بیشتری داشته باشید.
۷. اولویت‌دادن به خود
همیشه خودتان را در اولویت قرار دهید. اگر خسته و فرسوده باشید، به دیگران هم نمی‌توانید کمکی کنید. حتما زمانی را برای رسیدگی به خودتان در نظر بگیرید و از کارکردن بیش از حد بپرهیزید.
۸. تقویت طرز فکر رشد
طرز فکر رشد را در خودتان پرورش دهید. یعنی هر پروژه را فرصتی ببینید که برای یادگیری و رشد شما ایجاد شده است و مهارت‌های خود را افزایش دهید. با طرز فکر رشد، دائما روشهایی برای افزایش بهره‌وری پیدا می‌کنید.
نیروی کار هوشمند و اهداف هوشمندانه
قبل از شروع هر پروژه بزرگ، مطمئن شوید که هدف اصلی آن را می‌دانید. شما و همکارانتان باید سر مسائل اصلی توافق داشته باشید و برنامه‌ای واضح و منظم برای انجام کار داشته باشید. برای اینکه تصور روشنی از ادامه مسیر داشته باشید، از روش هدف‌گذاری هوشمندانه یا SMART استفاده کنید.
کلمه SMART به‌معنی «هوشمندانه» از کنار هم گذاشتن حرف اول چند کلمه دیگر تشکیل شده است. هرکدام از این کلمه‌ها یکی از ویژگی‌های اهداف هوشمندانه را نشان می‌دهد:
- دقیق (Specific): باید مشخص کنید که دقیقا دنبال چه هدفی هستید و قرار است به کجا برسید.
- قابل‌اندازه‌گیری (Measurable): چطور متوجه می‌شوید که به هدف رسیده‌اید؟ باید روش واضحی برای اندازه‌گیری میزان موفقیت شما وجود داشته باشد.
- قابل‌دستیابی (Achievable): آیا این هدف با توجه به زمان و منابعی که در اختیار دارید، قابل‌دستیابی است؟ اگر نیست، باید برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشید تا به هدف برسید.
- مرتبط (Relevant): آیا هدفی که در نظر گرفته‌اید در راستای عملکرد و مأموریت سازمان است؟ فقط زمانی که هدف شما ارزشی به هدف کل مجموعه اضافه می‌کند، برای آن برنامه‌ریزی کنید.
- دارای محدودیت زمانی (Time-bound): آیا مهلت مشخصی در ذهنتان در نظر گرفته‌اید؟ وقتی مهلت و تاریخ دقیق برای اتمام کار در نظر بگیرید، ذهن شما تمرکز بیشتری برای رسیدن به هدف خواهد داشت.
آیا دوره سخت کارکردن به سر رسیده است؟
کارآمدبودن و افزایش بهره‌وری به‌معنای تنبلی‌کردن نیست. وقتی سخت کار می‌کنید، قصد دارید بیشترین نتیجه را بگیرید. هدف نهایی کار هوشمندانه هم همین است، ولی با تکنیک‌های این سبک کار می‌توانید در فضای کاری امروزی که مبتنی بر سرعت‌عمل است، جایگاه خوبی پیدا کنید.
در واقع باید بین سخت کارکردن و کار هوشمندانه تعادل ایجاد کنید. اگر در شرایطی هیچ راهی برای کاهش زمان و انرژی لازم برای انجام کار وجود نداشت، تنها راه باقی‌مانده سخت کارکردن است.
آیا کار هوشمندانه بهتر از سخت کارکردن است؟
هر دو روش کارکردن سودمندند. باید مشخص کنید که کدام سبک کار برای نوع کار و محیط کار شما مناسب‌تر است. مثلا برای کارهای فیزیکی در کارخانه، سخت کارکردن معمولا انتخاب بهتری است، ولی برای کارهایی در حوزه‌هایی مثل تکنولوژی کار هوشمندانه مناسب‌تر است.
در ابتدای هر کار باید سخت کار کنید تا فرایندها و روند کار را به‌درستی درک کنید. به‌مرور زمان و با تسلط بر امور، می‌توانید روشهایی برای هوشمندسازی روند انجام کار پیدا کنید.
تفاوت شخصیت افراد در کار هوشمندانه و کار سخت
هوشمندانه کارکردن نیازمند تخصص و دانش عمیق درباره نحوه انجام کارهاست. فقط با دانش عمیق می‌توانید راه‌هایی خلاقانه برای سریع‌تر انجام‌دادن کارها پیدا کنید. سخت کارکردن هم نیازمند تعهد به انجام وظیفه و پشتکار برای تمام‌کردن کار است. تعهد کاری اهمیت زیادی دارد، چون برای سخت کارکردن باید زمان بیشتری را به یک پروژه یا وظیفه اختصاص دهید.
افرادی که کار هوشمندانه انجام می‌دهند معمولا خلاق‌ترند و ذهن بازی دارند. این افراد معمولا در جایگاه‌های رهبری قرار می‌گیرند. سخت تلاش‌کردن برای کسانی مناسب است که دوست دارند دستورالعمل‌ها را دنبال کنند. این افراد معمولا در کاری که انجام می‌دهند به مهارت بسیار زیادی می‌رسند، چون آن را بارها و به مدت طولانی تکرار می‌کنند.
جمع‌بندی
کار هوشمندانه و سخت کارکردن هر دو اهمیت دارند و جایگزین هم نمی‌شوند. کار هوشمندانه به‌معنای انجام کارها در زمان کمتر و با صرف انرژی کمتر است. به این منظور باید با سخت کارکردن به فرایند کار کاملا مسلط شده باشید تا بتوانید روشهایی برای سریع‌تر انجام‌دادن آن پیدا کنید.
هیچ‌کدام از این دو سبک کارکردن کنار گذاشته نمی‌شوند. برای اینکه در کاری به موفقیت برسید و بیشترین بهره‌وری را داشته باشید، باید بتوانید بین این ۲ سبک کارکردن تعادل ایجاد کنید و نوع کارکردن خود را متناسب با شرایط و شخصیت خود انتخاب کنید.
چگونه در سازمان خود پله‌های ترقی را به‌سرعت طی کنیم.
