خلاقیت بیشتر، غیبت کمتر و روحیه‌ی بهتر؛ اینها تنها برخی از مزایای ایجاد محیط کار سالم‌تر هستند. اما صحبت در مورد ایجاد محیط کار سالم آسان‌تر از انجام آن است. واقعا چه چیزی باعث سالم بودن محیط کار می‌شود؟ آیا باید به چیزی بیش از محیط اطراف، در محل کارتان فکر کنید؟
در این مقاله تعریفی از محیط کار سالم بیان می‌کنیم و مزایای آن برای شما، گروه و سازمان‌تان را بررسی می‌کنیم. استراتژی‌های معقول و کاربردی‌ای هم ارائه می‌کنیم که می‌توانید برای تغییر شکل محیط کاری گروه‌تان از آنها استفاده کنید.
«محیط کار سالم» چیست؟
ال آر مورفی (L. R. Murphy) متخصص برجسته در زمینه‌ی بهداشت حرفه‌ای، محیط کار سالم را این‌گونه تعریف می‌کند: «جایی که فرهنگ، محیط و تمرین‌های سازمانی در آن، محیطی را به وجود می‌آورد که سلامت روحی و جسمی کارمندان و همچنین خلاقیت و کارایی سازمانی را ارتقا می‌بخشد.» البته ایجاد محیط کار سالم فقط به معنی برقراری امنیت و محیط فیزیکی منظم با شرایط خوب نیست.
محیط کار سالم فواید زیادی دارد. به‌عنوان مثال، می‌تواند:
- روحیه و رضایت شغلی را افزایش دهد؛
- سطح کارایی و خلاقیت را افزایش دهد؛
- به بهتر شدن روابط کارفرما و کارگر کمک کند؛
- غیبت، روزهای بیماری و هزینه‌های مراقبت‌های بهداشتی را کاهش می‌دهد.
علاوه بر اینها، داشتن محیط کار سالم کمک‌تان می‌کند تا نیروهای بالقوه را جذب و بهترین افرادتان را حفظ کنید.
چه چیزی باعث ایجاد محیط کار سالم می‌شود؟
بر اساس تحقیقات اخیر، این پنج عامل اصلی به سلامت محیط کار کمک می‌کنند که عبارتند از:
- محیط فیزیکی (که شامل سلامت و امنیت نیز می‌شود)؛
- رشد و پیشرفت کارمند؛
- شناخت؛
- مشارکت کارمند؛
- تعادل در کار و زندگی.
اگر می‌خواهید محیط کار خودتان را سالم‌تر کنید، باید برای کار روی این پنج عامل وقت بگذارید.
۱. محیط فیزیکی
ایجاد محیط امن و سالم، چیزی فراتر از نظم و نظافت است و شامل ایجاد محیطی می‌شود که سلامت روان گروه‌تان را ارتقا دهد و سلامت جسمی آنها را نیز در نظر می‌گیرد.
با قدم زدن در محیط کارتان و بررسی دقیقش شروع کنید. آیا اینجا مکان نشاط‌بخش و محرکی است یا یکنواخت و ناخوشایند است؟ خیلی گرم یا خیلی سرد است؟ فهرستی از اصلاحاتی تهیه کنید که دفتر کارتان را به محیطی دلپذیرتر و باانرژی‌تر برای کار تبدیل می‌کند.
نظرات و پیشنهادهای اعضای گروه را نیز بپرسید. راجع به رنگ‌آمیزی مجدد بخش‌تان با رنگ‌های روشن و انرژی‌زا هم فکر کنید (دوباره پیشنهادهای اعضای گروه‌تان را بپرسید).
می‌توانید از گیاهانی استفاده کنید که کیفیت هوا را بهبود می‌بخشند و از عناصر طبیعی در محل کارتان استفاده کنید و بگذارید محدوده‌ی کاری هریک از افرادتان آن طوری باشد که خودش می‌پسندد. می‌توانید کیفیت هوا را هم با داشتن تهویه‌ی مناسب افزایش بدهید و مطمئن شوید که سیستم‌های گرمایشی، سرمایشی و تهویه به طور منظم سرویس خواهند شد. داشتن سیستم تصفیه‌ی هوا یا فیلتر نیز به ایجاد چنین فضایی کمک می‌کند.
مطمئن شوید که اهداف تجاری سازمان‌تان، بر سلامت و ایمنی گروه تأثیری نمی‌گذارد. مقاله‌ی ما با عنوان ایمنی در محیط کار به شما نشان می‌دهد که باید دنبال چه چیزی باشید.
مطمئن شوید که میزها، صندلی‌ها، کامپیوترها و سایر لوازم کاری مورد نیاز گروه‌تان به درستی چیده شده است تا هر گونه احتمال جراحت را کاهش دهد و میزان روشنایی نیز مناسب باشد. (می‌دانیم که ممکن است این موضوع کسل‌کننده باشد، اما واقعا مهم است!)
می‌توانید احتمال گسترش بیماری از طریق محل کار را هم با ترویج استانداردهای بهداشت کاهش بدهید (شستن مرتب دست‌ها، استفاده از دستمال، تمیز نگه داشتن سطوح و غیره). همچنین از افرادتان بخواهید در طول دوره‌ی بیماری سرکار نیایند.
اگر بودجه‌ی کافی برای استخدام طراح داخلی ندارید، رنگ‌آمیزی به صورت گروهی و سازمان‌دهی مجدد، می‌تواند راه بسیار خوبی برای تقویت روحیه‌ی گروه باشد.
۲. رشد و پیشرفت کارمندان
بیشتر ما می‌خواهیم رشد و پیشرفت مهارت‌هایمان در زندگی ادامه داشته باشد. بیشترین کاری که برای افرادتان می‌توانید انجام بدهید تا پیشرفت کنند، این است که کمک‌شان کنید شادتر و خلاق‌تر شوند. سعی کنید بفهمید که موضع‌تان در مقابل پیشرفت گروه چیست و چگونگی بهبود کارایی افرادتان را از طریق آموزش و پیشرفت بررسی کنید.
در ضمن می‌توانید:
- به اعضای گروه‌تان فرصت ارزیابی نیازهای آموزشی‌شان را بدهید. این کار کمک‌تان می‌کند تا مهارت‌هایی را شناسایی کنید که باید در آن پیشرفت کنند و به شما نشان می‌دهد که از کجا شروع کنید.
- با اعضای گروه‌تان یکی یکی جلسه بگذاربد و از آنها راجع به اهداف کاری‌شان سؤال کنید و راه‌هایی را شناسایی کنید که می‌توانید به آنها کمک کنید تا رشد و پیشرفت کنند و به این اهداف دست یابند. همچنین می‌توانید در یافتن مربی کمک‌شان کنید.
- اعضای گروه را تشویق کنید تا پروژه‌های چالش‌برانگیز را بپذیرند زیرا به پیشرفت مهارت‌هایشان کمک می‌کند. این کار نه تنها به آنها کمک می‌کند تا از نظر حرفه‌ای پیشرفت کنند؛ بلکه باورتان به توانایی‌های آنها و عزت نفس شان را افزایش می‌دهد.
شما به شرطی مزایای پیشرفت افرادتان را خواهید شناخت که فرصت به کارگیری مهارت‌هایی که می‌آموزند را برای آنها فراهم کنید. بنابراین فرصت‌هایی را برای گروه‌تان فراهم کنید تا از دانش و مهارت‌های جدیدشان استفاده کنند.
۳. شناخت
هر کسی می‌خواهد و دوست دارد که به خاطر کار خوبش شناخته شود. جای تعجب نیست که یاد بگیرید توجه کردن و مورد توجه قرار گرفتن بخش مهمی از ایجاد محیط کار سالم است.
برای شناخت (توجه به) افرادتان، موارد زیر را انجام دهید:
- مطمئن شوید که به صورت منظم به گروه‌تان پاداش خواهید داد. هرگز اهمیت گفتن «متشکرم» برای کاری که به خوبی انجام شده را دست کم نگیرید.
- اگر چه ممکن است حقوق و مزایای گروه‌تان تحت کنترل شما نباشد، اما هر کاری که می‌توانید انجام دهید تا مطمئن شوید که افرادتان بسته‌های حقوق و مزایایی دارند که منصفانه و ارزشمند است.
- مدیریت با گشت‌زنی را تمرین کنید. همین‌طور که این کار را انجام می‌دهید، با هر یک از اعضای گروه‌تان صحبت کوتاهی داشته باشید. آنها را تشویق کنید یا به دلیل یکی از موفقیت‌های اخیر به او بگویید که «خیلی خوب از عهده‌ی این کار برآمدی».
۴. مشارکت کارمند
ثابت شده که برنامه‌های مشارکت کارکنان موجب افزایش روحیه‌ی کارکنان و وفاداری آنها و همچنین افزایش خلاقیت آنها می‌شود. گروه شما به سطح خاصی از استقلال کاری نیاز دارد تا احساس خوبی نسبت به کاری که انجام می‌دهد داشته باشد. به یاد داشته باشید که از این آزادی برای تصمیم گیری، اغلب به عنوان عاملی کلیدی در کسب رضایت شغلی اشاره می‌شود.
برای مشارکت افرادتان:
- در روشی که در برخورد با گروه‌تان دارید، از مدیریت ذره‌بینی خودداری کنید. یاد بگیرید که چگونه کارها را واگذار کنید و تا جای ممکن به افرادتان مسئولیت بدهید.
- مطمئن شوید که افرادتان راهی برای ارائه‌ی بازخورد کارشان به شما و سازمان دارند. باید روش‌های مختلفی برای انتقاد سازنده یا ارائه‌ی ایده‌های نو وجود داشته باشد تا به پیشرفت سازمان کمک کند.
- راه‌های خلاقانه‌ای را به گروه‌تان ارائه دهید تا مشارکت بیشتری در سازمان داشته باشند. به عنوان مثال، می‌توانید از آموزش متقابل استفاده کنید یا اعضای گروه را تشویق کنید تا به صورت انفرادی و به نوبت، به مدت یک روز گروه را مدیریت کنند.
۵. تعادل در کار و زندگی
شاید مردم انگیزه‌های متفاوتی در زندگی داشته باشند. برخی بلندپرواز هستند و می‌خواهند موفق شوند و از اینکه ساعات طولانی برای رسیدن به اهداف خود کار کنند خوشحال‌اند. برخی دیگر می‌خواهند تا جایی که می‌توانند وقت‌شان را با خانواده و دوستان‌شان بگذرانند. گاهی اوقات همه‌ی ما، حس استرس، نگرانی و فرسودگی شغلی را تجربه می‌کنیم.
برای کمک به آن دسته از افراد گروه‌تان که می‌خواهند تعادل بهتری در زندگی داشته باشند، موارد زیر را لحاظ کنید:
- اگر می‌توانید، توالی کاری منعطفی را برای گروه‌تان ایجاد کنید. اگر ممکن است به آنها اجازه بدهید تا چهار روز در هفته کار کنند یا اگر می‌شود یک یا چند روز در خانه کارشان را انجام دهند.
- بگذارید اعضای گروه‌تان در طول ساعت کاری، استراحتی داشته باشند و اگر ممکن است، آنها را تشویق کنید تا به بیرون از ساختمان بروند و هوای تازه تنفس کنند و کمی ورزش سبک انجام دهند. حتی می‌توانید پیشنهاد دهید در حالی که قدم می‌زنند و راجع به مسائل بحث می‌کنند، «جلسات غیررسمی داشته باشند.»
- مطمئن شوید که افرادتان «مسائل کاری را به خارج از محل کار منتقل نمی‌کنند» آنها را راهنمایی کنید که پس از یک روز سخت کاری استراحت کنند. بعد هم که به خانه می‌روند، می‌توانند استراحت کنند و سر حال شوند. (به خاطر داشته باشید که برخی افراد ممکن است از اینکه کارشان را به خانه ببرند یا در «اوقات فراغت» به ادامه‌ی کارشان بپردازند خوشحال شوند.)
- مطمئن شوید که هیچ‌یک از اعضای گروه‌تان احساس فرسودگی شغلی نمی‌کند. این حالت زمانی اتفاق می‌افتد که افراد با انگیزه و متعهد، به شدت از شغل یا حرفه‌ای خسته شده‌اند که قبل از حضور در این شرکت، بیشتر هویت خود را از آن گرفته بودند. آنها را تشویق کنید که خودآزمون‌های فرسودگی شغلی را انجام دهند تا مطمئن شوند که در مورد کار خود، تازه و با انرژی هستند.
رضایت شغلی افراد را هم در نظر بگیرید و ببینید که آیا آنها در محل کار خوشحال هستند یا نه. اگر تردید دارید که افراد گروه‌تان از کاری که انجام می‌دهند خوشحال یا راضی نیستند، با استفاده از تکنیک‌های متناسب‌سازی شغل، در شکل‌گیری نقش‌های متناسب با ظرفیت‌شان، کمک‌شان کنید.
