رویارویی هرروزه با مردم بر روحیه، سطح انرژی و انگیزه‌ی ما تأثیر می‌گذارد. یک احوال‌پرسی شادمانه و دوستانه بین همکاران، می‌تواند روز کاری مثبتی را برایتان به ارمغان بیاورد. درمقابل تعامل از روی بی‌میلی می‌تواند باعث فروکش کردن سطح انرژی و اشتیاق‌تان بشود.
ارتباط و پیوند با اطرافیان بر دورنمای شخصی و محیط کاری ما تأثیر می‌گذارد. حال چطور می‌توانیم تا با تکیه بر این نکته محیط کاری شادتر و پربارتری ایجاد کنیم؟
جین داتن (Jane Dutton)، استاد مدیریت کسب‌وکار دانشگاه میشیگان و نویسنده‌ی کتاب «Energize Your Workplace» معتقد است که عنصر کلیدی برای خلق محیط کار انرژی‌بخش، ایجاد «روابط باکیفیت» است.
در این مقاله به ویژگی‌های روابط باکیفیت، دلایل مفید بودن آنها و پیامدهای روابط نامناسب و ضعیف می‌پردازیم.
رابطه‌ی باکیفیت چیست؟
با دیدن افراد در همایش‌ها، سرِ کار یا حتی رسانه‌های اجتماعی، درواقع درحال برقراری تماس هستید اما ممکن است که این تماس به ارتباط منجر نشود.
روابط باکیفیت روابطی هستند که شما را درگیر کنند و باعث شوند تا پذیرا، باانگیزه و سرزنده باشید، این روابط لزوما روابط صمیمی و نزدیک هم نیستند بلکه حتی یک احوال‌پرسی یا بده‌بستان ساده در جلسه‌ی کاری،درصورتی که به هر دو طرف حس شراکت و ارزشمند بودن بدهد، رابطه‌ای باکیفیت است. با برقراری روابط باکیفیت، یک مکالمه‌ی ساده می‌تواند برای هر دو طرف سودمند باشد.
مزیت‌های روابط باکیفیت
روابط مثبت مزیت‌های بسیاری برای افراد و سازمان‌ها دارد. روابط دوستانه نمونه‌ای از روابط باکیفیت هستند. بسیاری از توصیه‌های ما را می‌توان خارج از محیط کار هم به کار گرفت، زیرا این مقاله به تقویت روابط دوستانه و اجتماعی‌تان نیز کمک می‌کند.
به عقیده‌ی «داتن» روابط باکیفیت ۳ مزیت مهم دارند:
- سلامتی. پژوهش‌ها نشان داده‌اند که روابط باکیفیت با خلق احساسات مثبت و شادابی و کاهش اضطراب، سلامتی جسمی و روانی را تقویت می‌کنند.
- مشغولیت. انسان موجودی اجتماعی است و از دوستی و گفت‌وگوی مثبت لذت می‌برد. با برقراری روابط باکیفیت، شادتر و بهره‌ورتر می‌شویم. روابط صادقانه به ما در ابراز احساساتی همچون ترس و نگرانی کمک می‌کنند، زیرا ما از اینکه برای رویارویی با آنها از حمایت دیگران برخورداریم، مطمئن هستیم.
- یادگیری. وقتی نسبت به خودتان و اطرافیان‌تان احساس خوبی داشته باشید، بهتر و ساده‌تر یاد می‌گیرید، زیرا احساس شادی، هیجان و اشتیاق انگیزه‌تان را برای یادگیری نکته‌ها و ایده‌های جدید افزایش می‌دهد. همچنین سرزنده‌تر و خلاق‌تر خواهید بود. یک رابطه‌ی صادقانه و جذاب باعث می‌شود تا ترسی از به اشتراک گذاشتن افکارتان، خطر کردن و پذیرفتن اشتباه‌های خود که به معنای درس گرفتن از تجربیات پیشین است، نداشته باشید.
پیامدهای روابط بی‌کیفیت
متأسفانه این روزها شرایط کاری استرس‌زا مسئله‌ی رایجی است. اگر نتوانید در محیط کار به دیگران اعتماد کنید یا احساس کنید که ارزشی برای تلاش‌هایتان قائل نیستند، احساس منفی ایجادشده بهره‌وری‌تان را کاهش می‌دهد. روابط بی‌کیفیت انرژی‌تان را به هدر می‌دهد و تمرکز کردن و همکاری با دیگران را دشوار می‌کند. در چنین شرایطی تلاش برای درک رفتار و انگیزه‌های دیگران و کنار آمدن با آنها شما را از کار منحرف می‌کند. این نگرانی‌ها درگذر زمان از کیفیت کارتان می‌کاهند و باعث انتشار حس منفی در محیط کار می‌شوند.
روابط ضعیف باعث می‌شوند تا احساس کنید که ارزشی ندارید و کسی قدرتان را نمی‌داند و همچنین شما را مضطرب می‌کنند. افراد بسیاری این احساسات منفی را با خود به خانه می‌برند و درنتیجه، دوستان و خانواده‌شان را هم تحت تأثیر این احساسات ناخوشایند قرار می‌دهند.
چطور روابط باکیفیت داشته باشیم
به گفته‌ی «داتن» می‌توان به ۳ روش روابطی باکیفیت خلق کرد:
۱. اقدام محترمانه
با داشتن رفتاری محترمانه نسبت به دیگران، چرخه‌ای از احساسات خوب و انرژی مثبت را خلق می‌کنید که موجب تقویت حس خشنودی و بهره‌وری در آنها می‌شود. می‌توانید روش‌های زیر را به کار بگیرید:
- حضور. گاهی به‌قدری درگیر کارهای پیش رو، پروژه‌ها، ملاقات‌ها و دغدغه‌های دیگرمان هستیم که از توجه کافی به اطرافیان غافل می‌شویم. با حضورتان به دیگران نشان می‌دهید که در دسترس آنها و در اختیارشان هستید. همچنین این پیام را به آنها می‌دهید که افکار، ایده‌ها و نظرات‌شان بااهمیت هستند.
چطور این کار را بکنیم؟ می‌توانید با زبان بدن توجه‌تان را به دیگران نشان دهید. ارتباط چشمی برقرار کنید و بدن‌تان را کمی شل نمایید. همچنین می‌توانید خودکار یا لپ‌تاپ‌تان را کنار بگذارید و مستقیما به طرف صحبت‌تان توجه کنید.
- گوش شنوا. وقتی کسی با شما صحبت می‌کند واقعا به او گوش می‌دهید یا بدون اینکه توجه کافی داشته باشید، نتیجه‌گیری نموده و حرفش را قطع می‌کنید؟ شنیدنِ مؤثر به دیگران نشان می‌دهد که حقیقتا به آنها گوش می‌دهید و به آنها احترام می‌گذارید. تأیید حرف‌ها و احساسات دیگران نشان می‌دهد که آنها را درک می‌کنید. جملاتی مانند «مثل اینکه عصبانی شدی و احساساتت جریحه‌دار شده، درسته؟ فکر می‌کنی با تو عادلانه رفتار نشده؟ می‌تونی بگی چرا این‌طور فکر می‌کنی؟» خیلی اثرگذارند.
- وقت‌شناسی. حضور سرِوقت در جلسات تنها نشان ادب نیست بلکه به معنای احترام به وقت دیگران و آگاهی از تعهد دیگران به جلسه است.
- صداقت. خودتان باشید؛ اینگونه به دیگران نشان می‌دهید که صادق و قابل‌ِاعتماد هستید و اهل «کلک» نیستید. همچنین این رویه نشان‌دهنده‌ی این است که براساس باورهای خودتان و نه انتظارات و فشارهای بیرونی عمل می‌کنید.
- تأیید و تصدیق. به دیگران نشان بدهید که از وضعیت‌شان آگاهید و درک‌شان می‌کنید. مثلا می‌توانید به دیگران بگویید که می‌دانید آنها تحت فشار هستند و آنها را به‌خاطر کنار آمدن با وضعیت تشویق کنید. این کار نشانه‌ی این است که به آنها توجه دارید و قدردان‌شان هستید. همچنین می‌توانید با تأکید بر مهارت‌ها، توانایی‌ها و استعدادهای دیگران، به آنها نشان دهید که برایتان ارزشمند هستند.
- گفت‌وگو. روشی که به کمک آن خودتان را درمقابل دیگران به نمایش می‌گذارید، نشان‌دهنده‌ی تمایل و توانایی شما برای تعامل با آنهاست. مثلا بهتر است به جای دستور دادن، از دیگران خواهش کنید تا کاری را انجام دهند. خواهش کردن به معنای این است که باور دارید همه باهم کار می‌کنید و تلاش همه‌ی کارکنان ارزشمند است. دستور دادن یعنی برای انجام کارها روش خاصی وجود دارد، یعنی وجود درست و غلط که باعث افزایش تنش و کاهش اعتماد می‌شود. همچنین برای جلوگیری از بدفهمی بهتر است تا از واژه‌های مثبت، عبارت‌های تعریفی روشن و صفت‌های خاص استفاده کنید.
۲. توانمندسازی
این روند شامل تشویق افراد و کمک به انجام مؤثر کارهاست. برخی از روش‌هایی که می‌توانید به کار بگیرید عبارت‌اند از:
- آماده‌سازی. وقتی مانند یک مربی دیگران را راهنمایی می‌کنید، درواقع مهارت‌ها و توانایی‌هایشان را تقویت می‌کنید و به آنها در یافتن پاسخ سؤالات‌شان کمک می‌کنید. افراد انگیزه‌ی بیشتری برای اقدام درجهت رفع مشکلی دارند که خودشان راهِ‌حل آن را یافته‌اند. کمک به آنها برای رسیدن به اهداف و آرزوهایشان منجر به شکل‌گیری روابط باکیفیت می‌شود.
- ساده‌سازی. با ایجاد دسترسی به افراد موردنیاز، به کارکنان خود در درک و شناخت ساختار سازمان کمک کنید. مثلا امکان ملاقات با افراد کلیدی را در رویدادهای خاص یا فرصت صحبت با آنها را فراهم کنید.
- حمایت. آیا عادت دارید تا زمانبندی قطعی و مشخصی را برای کارها تعیین کنید و انتظار دارید که همه بی‌چون‌وچرا از آن پیروی کنند؟ با کمی انعطاف‌پذیری نسبت به کارکنان حسی از حمایت و پشتیبانی ایجاد می‌کنید که می‌تواند منجر به رابطه‌ای باکیفیت شود. همچنین همکاران می‌توانند با جابه‌جایی وظایف به یکدیگر کمک کنند.
- پرورش. به عقیده‌ی «داتن» «پروراندن» به معنی تأمین نیازهای عاطفی افراد است. مدیران با الگوسازی و تشویق کردن، حس شایستگی و احترام‌به‌خود را تقویت می‌کنند. با حمایت و همدلی، بنیان محکمی را برای پیشرفت شخصی و حرفه‌ای کارکنان فراهم می‌کنید.
۳. اعتماد
اعتماد در هر رابطه‌ای تأثیرگذار است، اما برای داشتن یک رابطه‌ی باکیفیت ضروری است. اعتماد به اعضای تیم همراه با رویکرد مدیریتی بر پایه‌ی شراکت بیشتر اعضا، چگونه فعالیت و انگیزه‌ی آنها را افزایش می‌دهد. به گفته‌ی «داتن»، عنصر اصلی در اعتماد، باور به صداقت و قابلِ‌اتکا بودن فرد است. می‌توانید با روش‌های زیر اعتمادسازی کنید:
- درمیان گذاشتن. با درمیان گذاشتن اطلاعات مهم و ارزشمند با دیگران نشان می‌دهید که به آنها اعتماد دارید و آنها هم می‌توانند به شما اعتماد داشته باشند که آنچه را که برای انجام موفقیت‌آمیز کارشان نیاز دارند، در اختیارشان قرار می‌دهید.
- خودگشودگی. افشای جزئیات مربوط به خودتان، به‌ویژه اطلاعات شخصی که امکان استفاده از آنها علیه شما وجود دارد، به ایجاد روابط استوار کمک می‌کند. وقتی اضطراب و نگرانی همیشگی‌تان را پیش از جلسات معرفی و ارائه‌ی موضوع با همکاران‌تان درمیان می‌گذارید، اعلام می‌کنید که به آنها اعتماد دارید. درمقابل آنها به‌خاطر این اعتماد، قدردان‌تان خواهند بود.
- کاربرد واژگان. واژه‌هایی که در هنگام صحبت به کار می‌برید نشان‌دهنده‌ی این هستند که آیا واقعا به اینکه یک تیم هستید باور دارید یا نه! برای ساختن فضایی متحد و همدل، به جای «من» یا «تو» از «ما» استفاده کنید. این نشان می‌دهد که شما به اعضای تیم‌تان به عنوان همکار اعتماد دارید و به قابلِ‌اتکا بودن‌شان شکی ندارید. البته فراموش نکنید که رفتارتان باید با گفتارتان همخوانی داشته باشد.
- تفویض اختیار. مدیران با تفویض اختیار، وظایف و مسئولیت‌ها، اعتمادشان را به اعضای تیم و همکاران‌شان اثبات می‌کنند. این یعنی شما به توانایی‌های آنها برای انجام وظایف باور دارید. اما پس از واگذاری کاری به دیگری، به او برای انجام آن فرصت دهید و پیوسته به دنبال بازرسی نباشید، زیرا این کار نشان‌دهنده‌ی عدم اعتماد است؛ تنها کافیست تا به او بازخورد بدهید.
- بازخورد. معمولا مدیران هستند که به کارکنان بازخورد می‌دهند، اما اگر از آنان درباره‌‌ی ایده‌ها و تصمیمات‌تان نظر‌خواهی کنید نشان می‌دهید که دیدگاه آنها برایتان ارزشمند است. پذیرا بودن شما برای دیگران ارزشمند است، به‌ویژه اگر بر مبنای بازخورد دریافتی اقدام کنید.
