تصور کنید رئیس‌تان از شما خواسته ارائه‌ای برای یک جلسه‌ی بسیار مهم حاضر کنید. دو سه روز بیشتر برای آماده کردن ارائه وقت ندارید، همین حالایش هم حسابی سرتان شلوغ است و هزار تا کار اضطراری دیگر در فهرست کارهای پیشِ رویتان منتظر شماست. به خاطر این همه کار عصبی هستید، نمی‌توانید تمرکز کنید و با هرچیزی دچار حواس پرتی می‌شوید.
از بین عوامل استرس زا، عامل زمان یکی از رایج‌ترین دلایل احساس فشار در محیط کار است. عامل زمان وقتی باعث استرس میشود که کارهای خیلی زیادی برای انجام دادن داشته باشید، اما وقتی که در اختیار دارید خیلی کم باشد. چطور میشود بر این استرس غلبه کرد و آنچه را برای گرفتن نتایج خوب، حیاتی است انجام داد؟
اصل اهمیت/فوریت آیزنهاور به شما کمک می‌کند تا در مورد اولویت‌هایتان بیندیشید و در مورد اینکه کدام کارها مهم‌اند و کدام‌ها صرفا اختلال ایجاد می‌کنند، تصمیم بگیرید.
کارهای «مهم» و «فوری» کدام‌ها هستند؟
در سال ۱۹۵۴، دومین گردهمایی شورای جهانی کلیساها شاهد سخنرانی رئیس جمهور اسبق امریکا، دوایت د. آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) بود. در این سخنرانی، آیزنهاور نقل قولی می‌کند از دکتر ج. راسکو میلر (J. Roscoe Miller) که در آن زمان ریاست دانشگاه «Northwestern» را بر عهده داشت. مضمون این نقل قول این بود: «مشکلات من دو نوعند؛ مشکل‌های فوری و مشکل‌های مهم. فوری‌ها مهم نیستند و برای مهم‌ها هیچ‌وقت فوریتی وجود ندارد.» این جمله مشهور شد به «اصل آیزنهاور» و گفته میشود که آیزنهاور کارها و اولویت‌هایش را به کمک آن مدیریت می‌کرده است.
وی متوجه شده بود که مدیریت زمان به نحو احسن همان‌قدر که به استفاده‌ی درست از زمان مربوط میشود، به گرفتن نتایج مطلوب هم مربوط است. به عبارت دیگر، ما نباید وقت‌مان را تنها صرف کارهایی بکنیم که فوری‌اند؛ بلکه باید برای کارهای مهم نیز وقت بگذاریم. برای اینکه بتوانیم کارهای مهم را انجام دهیم و از شر استرس ناشی از انبوه کارهایی که موعد تحویل‌شان فشرده و پشت سر هم است هم رها شویم، باید تفاوت «اهمیت» و «فوریت» را بدانیم:
- کارهای مهم پیامدی دارند که به محقق شدن اهداف مهم فرد ختم میشود. این اهداف ممکن است اهداف شغلی و حرفه‌ای یا اهداف شخصی باشند.
- کارهای فوری به توجه فوری نیاز دارند و معمولا هم در راستای محقق کردن اهداف یک شخص دیگر هستند. اغلب تمرکز افراد بر کارهای اضطراری است. این کارها واکنش فوری می‌طلبند، زیرا فرد عواقب انجام نشدن آنها را بی‌درنگ خواهد دید.
هنگامی که بفهمید چه کارهایی مهمند و چه کارهایی فوری، می‌توانید بر گرایشی که ذاتا به پرداختن به کارهای غیرمهم ولی فوری دارید فائق بیایید. به این ترتیب برای انجام دادن کارهایی که برای موفقیت حیاتی‌اند، وقت کافی پیدا خواهید کرد. دسته‌بندی کارها به این شکل باعث میشود از فشاری که انجام مسلسل‌وار کارها وارد می‌کند خلاص شوید و به جایی برسید که توان پیشرفت شغلی یا توسعه دادن کسب و کار خود را به دست بیاورید.
نحوه‌ی استفاده از اصل آیزنهاور
برای به کار بستن این اصل، تمام کارها و پروژه‌هایی که احساس می‌کنید باید انجام بدهید را فهرست کنید. سعی کنید هر چیزی که قرار است سرکار از شما وقت بگیرد را بنویسید، حتی اگر چندان مهم نباشد. البته اگر برای مدیریت وقت‌تان از مراحل نوشتن فهرست انجام کارهای روزانه و برنامه عملیاتی کمک می‌گیرید، احتمالا قبلا یک دور این مرحله را طی کرده‌اید.
در قدم بعدی، فهرست را جلویتان بگذارید و خوب در مورد هرکدام از این کارها فکر کنید. ببینید هر کار در کدام یک از چهار گروه که در شکل زیر می‌بینید، جای می‌گیرد؟
سپس با کمک استراتژی‌های زیر می‌توانید برای کارهایتان برنامه ریزی کنید.
۱. هم مهم و هم فوری
کارهایی که در این گروه جای می‌گیرند دو دسته‌اند: یکی آنهایی که ممکن نبود از قبل بتوانید لازم شدن‌شان را پیش‌بینی کنید و دسته دوم آن کارهایی که تا آخرین لحظه عقب انداخته‌اید.
اگر از قبل برنامه‌ریزی کنید و یاد بگیرید که چگونه کارها را به تعویق نیندازید، دیگر کارهایتان برای لحظه‌ی آخر نخواهند ماند.
و اما دسته‌ی اول؛ به‌هرحال همیشه نمی‌توان تمام مسائل احتمالی و بحران‌های ممکن را پیش‌بینی کرد. بهترین کار این است که در برنامه‌تان کمی وقت خالی بگذارید تا اگر مشکل غیرمنتظره‌ای پیش آمد یا کار مهمی پیش آمد که از قبل در برنامه‌تان نبود، بتوانید اوضاع را مدیریت کنید. همچنین اگر بحران عظیمی برایتان پیش بیاید ممکن است نیاز داشته باشید برای کارهایتان از نو برنامه‌ریزی کنید.
اگر تعداد کارهایی که هم مهمند و هم فوری خیلی زیاد بود، مشخص کنید که کدام کارها را می‌شد از قبل پیش‌بینی کرد. بعد کمی فکر کنید و ببینید چطور میشود برای کارهای مشابه آنها از قبل برنامه ریخت تا دیگر به مرحله‌ی اضطراری شدن نرسند.
۲. مهم اما غیر فوری
این دسته از فعالیت‌ها، همان‌هایی هستند که در تحقق اهداف شخصی و شغلی‌تان موثرند و پروژه‌های مهم را پیش می‌برند.
حتما آنقدری وقت بگذارید که برای درست و حسابی انجام دادن این کارها کافی باشد. اختصاص دادن وقت فراوان به این فعالیت‌ها باعث میشود در آینده تبدیل به کارهای اضطراری نشوند. همچنین فراموش نکنید که برای سر و کله زدن با مسائل غیرمنتظره هم وقت کافی در نظر گرفته باشید. به این ترتیب متعهد بودن به برنامه راحت‌تر میشود، کارهای اضطراری مانع فعالیت‌های مهم نمی‌شوند و از استرس ناشی از این قضیه هم رهایی پیدا می‌کنید.
۳. اضطراری اما غیرمهم
فعالیت‌های اضطراری اما بی‌اهمیت سد راه شما می‌شوند و جلوی رسیدن به هدف‌ها را می‌گیرند. ببینید می‌توانید آنها را به وقت دیگری موکول کنید یا انجام‌شان را به شخص دیگری بسپارید؟
خیلی وقت‌ها اینجور کارها از خرده‌فرمایش‌ها و درخواست‌های دیگران است که آدم قبول می‌کند انجام بدهد. اما گاهی وقت‌ها بهتر است مؤدبانه به دیگران «نه» بگوییم یا تشویق‌شان کنیم که خودشان مشکل‌شان را حل کنند. مطلب چطور بدون اینکه طرف مقابل را ناراحت کنیم، به او «نه» بگوییم؟ می‌تواند برای انجام این کار کمک‌تان کند.
یک راه دیگر هم این است که یک ساعت مشخص و ثابت برای حرف زدن با دیگران تعیین کنید تا همکاران و کارمندان فقط در آن زمان سؤالات و درخواست‌هایشان را مطرح کنند. میشود در فواصل زمانی مشخص، جلسات منظمی با آن افرادی که از همه بیشتر مزاحم کارتان می‌شوند برگزار کنید تا بتوانید به تمام درخواست‌ها و مشکلات‌شان یک‌جا رسیدگی کنید. با این کار می‌توانید برای مدت بیشتری روی کارهای مهم‌تان تمرکز کنید.
۴. نه مهم و نه فوری
این فعالیت‌ها نتیجه‌ای جز تلف کردن وقت و انرژی ندارند؛ تا می‌توانید از آنها دوری کنید.
خیلی از این نوع کارها را میشود به سادگی نادیده گرفت یا از برنامه حذف کرد. با این حال ممکن است بعضی از آنها را افراد دیگر از شما خواسته باشند انجام بدهید و برای رسیدن به اهداف خودتان کمکی نکنند. باز هم اگر ممکن است مؤدبانه بگویید «نه» و توضیح بدهید که چرا نمی‌توانید متقبلِ انجامش بشوید.
اگر دیگران متوجه شوند که شما اهداف مشخصی دارید و در مورد حد و مرز روابط‌تان صریح و قاطع هستید، معمولا دیگر از شما نخواهند خواست که کارهای «غیر مهم» برایشان انجام بدهید.
