از مهم‌ترین راه‌های افزایش بهره‌وری در نظام کسب‌وکار، برگزاری جلسات منظم و هماهنگ برای بررسی اهداف، نیازمندی‌ها، پیشرفت و مشکلات احتمالی تیم کاری است. کار گروهی، بدون برگزاری جلسات، نمی‌تواند به‌درستی پیش برود و احتمالا کیفیت کسب‌وکار پایین می‌آید. کتاب برگزاری جلسات به روش اساتید هاروارد، یکی از کتاب‌های سودمند برای آموزش برگزاری جلسات به‌صورت هدفمند است که می‌تواند برای بسیاری از مدیران و صاحبان کسب‌وکار راهگشا باشد. با ما همراه باشید.
شناسنامه‌ٔ کتاب
- نام کتاب: برگزاری جلسات به روش اساتید هاروارد
- برگرفته از کتاب Running Meetings
- مترجم: میترا دانشور
کاری از تیم تحریریه‌ٔ آکادمی نبضی‌نو
درباره‌ٔ کتاب برگزاری جلسات به روش اساتید هاروارد
کار تیمی در کسب‌وکارهای امروزی، بیشترین فراگیری و بالاترین بازدهی را دارد. دنیای امروز به‌سوی تخصصی‌ترشدنِ همه‌ٔ حوزه‌ها می‌رود و دیگر کمتر کسی می‌تواند ادعا کند که در چند زمینه به‌طور همزمان، دانش فنی و مهارت عمیق دارد. اینجاست که نقش گروه و کار گروهی مشخص می‌شود. شما برای پیشبرد هر کاری، به چند نفر نیاز دارید تا بتوانند نیازهای تیم را با دانش و توانایی خودشان، پیش ببرند. این دقیقا همان چیزی است که سیستم نامیده می‌شود.
پیشبرد بهینه و مؤثر سیستم به چه چیزی وابسته است؟ به‌طور قطع، مدیریت خوب و توان اجراییِ افرادی که رهبری سیستم و گروه را برعهده دارند، از مهم‌ترین عوامل موفقیت آن گروه است. یکی از نشانه‌های مدیر خوب، برقراری ارتباط مؤثر و سودمند با اعضای گروه خود است. فرقی ندارد گروه شما، برای چه هدفی تشکیل شده باشد. چه هدف تشکیل گروه شما کسب‌وکار باشد و چه انجام پروژه‌‌ای پژوهشی، ارتباط پیوسته و هدفمند، می‌تواند همکاری سازنده‌ای برای شما به‌ارمغان بیاورد.
مهم‌ترین راه ارتباط کاری و هماهنگی اعضای تیم با هم، برگزاری مستمر جلسات سازنده برپایه‌ٔ تعامل و گفت‌وگوست. مدیریت جلسات، برگزاری درست آنها و پیگیری هدفی مشخص در جلسات، از مهارت‌هایی است که هر مدیر موفقی باید به‌خوبی با آن آشنا باشد. کتاب برگزاری جلسات به روش اساتید هاروارد، برای آموزش همین مهارت‌ها نوشته شده است. این کتاب که برگرفته از کتاب Running Meetings از انتشارات دانشگاه هاروارد است، درطول پنج فصل، برگزاری موفق جلسات و اصول آن را به شما آموزش می‌دهد. شما در این کتاب خواهید آموخت که اصلا ضرورت برگزاری جلسات چیست؛ اصول برگزاری یک جلسه‌ٔ موفق کدام‌‌اند و چطور باید جلسه‌ای مفید و ثمربخش برگزار کنید. این کتاب همه‌ٔ زیروبمِ جلسه‌داری را بررسی کرده است و آن را با زبانی ساده و درعین‌حال تخصصی، به شما انتقال خواهد داد.
محتوای کتاب
- فصل اول: آماده‌شدن برای جلسه
- فصل دوم: هدایت جلسه
- فصل سوم: روز بعد از جلسه را ماندگار کنید
- فصل چهارم: برگزاری انواع خاص جلسات
- فصل پنجم: حفظ یا اصلاح روال جلسات
اگر قرار است تجربه‌ٔ هدایت یا مدیریت گروهی را برعهده بگیرید، پیشنهاد می‌کنیم خواندن این کتاب را در اولویت‌های برنامه‌تان قرار دهید و از مطالب سودمند و راهگشای آن بهره‌مند شوید.
قسمت‌هایی از کتاب
پیش از برگزاری نخستین نشست، زمانی اختصاص دهید تا همه‌ٔ افراد را شخصا دعوت کنید. در آغازِ نخستین جلسه، به‌روشنی توضیح دهید که جلسه پیوسته و ادامه‌دار خواهد بود و هرچندوقت یک‌‌بار برگزار می‌شود. وقتی شرکت‌کنندگان بدانند جلسه‌ٔ کنونی به‌زودی برگزار می‌شود، اهمیت بیشتری برای نشست‌ها قائل خواهند شد؛ در نخستین جلسه، از همگی بخواهید متعهد شوند که این سری جلسات را به یک اولویت تبدیل کنند و هدف کلی را با شفافیت توضیح دهید.
شاید بخواهید درنظر بگیرید که حضور در جلسه را برای برخی از افراد اختیاری کنید؛ در این مورد اگر نیاز باشد که این افراد در یک جلسه‌ٔ مشخص حاضر شوند، باید پیش از جلسه به آنها اطلاع دهید تا بدانند که حضورشان در آن جلسه الزامی است. در‌این‌صورت، با احترام به برنامه‌ٔ زمانی شرکت‌کنندگان، آنها را تشویق می‌کنید تا به‌طور متقابل به جلسه‌تان احترام بگذارند.
پس از نخستین جلسه، تاریخ نشست بعدی را در تقویم هر کس ثبت کنید و ترتیبی دهید که پیش از برگزاری جلسه، به افراد موردنظر یادآوری شود. برنامه‌ریزی برای یافتن زمانی ثابت که به‌طور منظم برای همه‌ٔ اعضای تیم مناسب باشد، اغلب دشوار است. بااین‌حال، اطمینان یابید که زمان‌بندی مناسبی را درنظر می‌گیرید؛ احتمال دارد جلسات پیوسته و همیشگی که وسط روز برگزار می‌شوند، تحت‌تأثیر تعهدات و الزامات دیگری که پیش می‌آیند، قرار بگیرند. یک جلسه‌ٔ ثابتِ هفتگی که هر چهارشنبه ساعت 9 صبح برگزار می‌شود، نسبت به جلسه‌ای که برای 1:30 بعدازظهرِ سه‌شنبه برنامه‌ریزی شده، از احتمال ثبات بیشتری در تقویم هرکس برخوردار است؛ چرا که زمان نهار چه‌بسا به درازا بینجامد یا جلسه با امور ضروری عصر تداخل پیدا کند.
