نگارش طرح کلی، نخستین گام مهم در شکل‌دادن سخنرانی است؛ این کار به شما اجازه می‌دهد تا مطمئن شوید که جریان سخنرانی‌تان به‌نرمی پیش می‌رود و همه‌ی نکات اصلی شما را دربردارد.
دلایل زیادی برای تهیه‌ی یک طرح کلی وجود دارد؛ اما به طور کلی، شاید مفید باشد هنگامی که می‌خواهید رابطه‌ای سلسله‌مراتبی یا ترتیبی منطقی از اطلاعات نشان دهید، طرحی کلی فراهم کنید. بسیاری از افراد می‌دانند که سازماندهی سخنرانی یا ارائه در قالب یک طرح کلی به آنها کمک می‌کند تا به شکلی اثربخش‌تر در برابر جمعیت صحبت کنند.
دلایل عمده برای نگارش طرح کلی را می‌توان به شرح زیر برشمرد:
هدف
یک طرح کلی، در مراحل آماده‌سازی سخنرانی، به شکل زیر راهنمایی‌تان می‌کند:
- به شما کمک می‌کند تا ایده‌های خود را مرتب کنید؛
- مطالب را به شکلی منطقی به شما ارائه می‌دهد؛
- روابط میان ایده‌ها را در نوشته‌تان نشان می‌دهد؛
- مروری منظم از سخنرانی‌تان فراهم می‌کند؛
- ایده‌ها را به شکل نکات اصلی گروه‌بندی می‌کند.
وقتی دقیقا خلاصه کنید که چه نکاتی را می‌خواهید در هر بخش از سخنرانی‌تان منتقل کنید، تجسم این کار بسیار آسان‌تر است. می‌توانید به خودتان اطمینان دهید که هیچ چیز مهمی را از قلم نمی‌اندازید و سخنرانی‌تان از توالی منطقی و انسجام اطلاعات برخوردار است.
سازماندهی
طرح کلی شما باید شامل سه بخش اصلی سخنرانی‌تان باشد: مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری. درون هریک از این بخش‌ها، شما باید به شکلی مشخص‌تر برنامه ریزی کنید که می‌خواهید چه بگویید؛ می‌توانید تله‌ی خود را در مقدمه فهرست کنید؛ سه یا شمار بیشتری از نکات اصلی را برای توضیح در بدنه‌ی سخنرانی‌تان مشخص کنید و به شکلی شفاف تعیین کنید که می‌خواهید سخنرانی‌تان را چطور به پایان برسانید و در نتیجه‌گیری‌تان مخاطب را با چه افکاری رها خواهید کرد.
مهم است بدانید که طرح کلی فقط یک راهنماست. هدف آن، کمک به شما در اجرای یک سخنرانی روشن است که جریانی آرام و مؤثر دارد و همه‌ی ایده‌های‌تان را به‌درستی منتقل می‌کند. فراموش نکنید که طرح کلی نباید نوشتاری از سخنرانی شما یا دقیقا همان نوشتاری باشد که می‌خواهید بگویید و نیز نباید ساختاری بدون انعطاف داشته باشد که شما را هنگام سخنرانی، به پیروی جزء به جزء وادارد.
طرح کلی‌تان را مانند یک اسکلت ببینید – ابزاری برای ارائهی یک سخنرانی بداهه. طرح کلی، در حقیقت، ستون فقرات سخنرانی شماست و ساختاری محکم فراهم می‌کند تا بر پایه‌ی آن ارائه‌ای جذاب و اثربخش تهیه کنید. شما باید از شمِ خلاقانه‌ی خود بهره بگیرید و محتوایی بیافرینید که برای مخاطب‌تان گیراتر و دسترس‌پذیرتر باشد.
طرح کلی آماده‌سازی
چنان‌که از نامش پیداست، طرح کلی آماده‌سازی به شما کمک می‌کند تا موضوعات اصلی و نکات فرعی سخنرانی‌تان را مشخص کنید.
طرح کلی آماده‌سازی، شکل ابتدایی طرح کلی سخنرانی‌تان است. طرح کلی آماده‌سازی، به شما کمک می‌کند تا سخنرانی‌تان را آماده کنید. ارائه‌هایی که نیازمند داده‌های پژوهشی، ابزار بصری یا دیگر انواع محتوای بیرونی هستند، معمولا به سازماندهی و آماده‌سازی اطلاعات در قالب یک طرح کلی نیاز دارند.
طرح کلی، فهرستی از مواردِ تنظیم‌شده بر پایه‌ی قاعده‌ای منسجم است. هر مورد شاید به موارد یا نکات فرعی اضافی تقسیم شود. طرح کلی آماده‌سازی شامل سه بخش اصلی است که مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری و نیز عنوان سخنرانی را دربرمی‌گیرد.
رویکرد طرح کلی
طرح‌های کلیِ آماده‌سازی برای سخنرانی‌ها انواع گوناگونی دارند. با این حال، کار شماست که مناسب‌ترین سبک و قالب را برای سخنرانی خود ارزیابی و انتخاب کنید.
سبک‌های رایجِ طرح‌های کلی شامل طرح‌های کلی جمله‌ای، طرح‌های کلی موضوعی، طرح‌های کلی ترتیب زمانی و طرح‌های کلی الفبایی-عددی هستند. درحالی‌که طرح‌های کلی جمله‌ای، ساختاری سلسله‌مراتبی را دنبال می‌کنند که از جمله‌ها و عنوان‌هایی بر اساس موضوع سخنرانی ساخته شده‌اند، طرح‌های کلی موضوعی از موضوعات اصلی و فرعی تشکیل شده‌اند. طرح‌های کلی الفبایی-عددی شامل پیشوندی به شکل یک عدد لاتین در سطح اول، حروف بزرگ برای سطح بعدی، اعداد عربی برای سطح سوم و حروف کوچک برای سطح آخر هستند.
ساختار طرح کلی
برای نمونه، اگر شما ابزار بصری را برای مقدمه و طرح نکات اصلی در بدنه‌ی سخنرانی و نتیجه‌گیری‌تان جدا کرده باشید، پس احتمالا سبک جمله‌ای برای طرح کلی آماده‌سازی‌تان مناسب‌تر است. طرح کلی آماده‌سازی با مقدمه آغاز می‌شود؛ همراه با فهرستی از نکاتی که می‌خواهید پیش از شروع بدنه‌ی سخنرانی پوشش دهید. این نکات شاید شامل پیش‌نمایشی از موضوع اصلی، نقل‌قولی برای جلب توجه یا آماری برای پشتیبانی از بحث اصلیِ ارائه‌تان باشد.
بدنه‌ی سخنرانی شما، جزئیات و شرح‌دهنده‌هایی را برای پشتیبانی از نکته‌ی اصلی، موضوع یا بحث سخنرانی دربرمی‌گیرد. در اینجا شما هرکدام از نکات یا موضوعات اصلیِ مطرح‌شده در مقدمه را تشریح می‌کنید که به دنبالش، حقایق و جزئیاتِ پشتیبان می‌آیند. موضوعات فرعی، باید زیر هر موضوع اصلی که در طرح کلی آماده‌سازیِ بدنه آمده‌اند، قرار بگیرند.
مهم نیست که چه نوع سخنرانی‌ای ارائه می‌دهید؛ هر طرح کلی آماده‌سازی، باید دارای یک نتیجه‌گیری باشد. نتیجه‌گیری به شما اجازه می‌دهد تا موضوع یا بحث اصلی را (که در مقدمه به آن اشاره می‌کنید)، چکیده‌وار به شکل فهرستی از نکات کلیدی بازگو کنید. همچنین، شما باید مشخص کنید که چطور سخنرانی‌تان را برای مخاطب به پایان خواهید رساند. موارد تکمیلی که می‌توانید به طرح کلی آماده‌سازی بیفزایید، عبارت‌اند از فهرست منابع یا مراجعی که برای آماده‌کردنِ سخنرانی‌تان مورد بهره‌برداری قرار داده‌اید.
فراموش نکنید که طرح کلی صرفا راهنمای شماست. برای نگارش طرح کلی، از شیوه‌های سنتی و مدرن گوناگونی بهره‌گیری می‌شود؛ اما چندان نگران شیوه‌های «درست و نادرست» نگارش طرح کلی نباشید؛ آنچه بدیهی است اینکه یک طرح کلی آماده‌سازیِ استاندارد می‌تواند به شما در سازماندهی یک سخنرانی و ارائهی اثربخش کمک شایانی کند و آن را برای سال‌ها در ذهن مخاطبان به یادگار بگذارد.
طرح کلی صحبت
طرح کلی صحبت به ارائه‌دهنده در زمان‌بندی،سرعت و اجرای کلی سخرانی کمک می‌کند.
پس از آماده‌کردن طرح کلی پیش‌نویس (مانند «اسکلت» سخنرانی) سخنرانان می‌توانند طرح کلی صحبت را آماده کنند. طرح‌های کلی صحبت، جزئیات اضافی را درباره‌ی سخنرانی تکمیل می‌کنند و جاهایی را که سخنران می‌خواهد به عبارات کوتاهی اشاره کند، مکث کند و به موضوعات دیگری گذار کند، نشان می‌دهند. این طرح کلی همچنین ممکن است شامل جایی باشد که سخنران می‌خواهد پرسش‌هایی بپرسد یا از ابزار بصری مانند نمودارها یا برگه‌های مخصوص مخاطب استفاده کند. طرح کلی صحبت، در واقع، راهنمایی برای سخنران است که چطور برای انجام سخنرانی زمان‌بندی کند و سرعت خود را تنظیم نماید.
نقش طرح کلی صحبت
برخلاف طرح کلی پیش‌نویس که شامل یادداشت‌هایی کوتاه درباره‌ی ساختار است، طرح کلی صحبت، هم نکات اصلی را پوشش می‌دهد و هم به حافظه‌ی سخنران درباره‌ی موضوعات معینی کمک می‌کند. این نوع طرح کلی به سخنران امکان انعطاف‌پذیری بیشتری برای تدوین سخنرانی در راستای نیازها و واکنش‌های مخاطب می‌دهد. طرح‌های کلی صحبت می‌توانند برای آماده‌سازی و تمرین سخنرانی‌ها و نیز به عنوان ابزار کمکی حافظه در طول ارائه به کار روند.
بخش‌های طرح کلی صحبت
درحالی‌که طرح‌های کلی صحبت شامل یک مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری هستند، به مکان‌هایی که گذارها رخ می‌دهند و زمانی که نکات کلیدی یا آمارها باید در طول ارائه مطرح شوند، اشاره می‌کنند. ساختار طرح کلی سخنرانی، احتمالا برحسب موضوع، زمان‌بندی و مخاطب کمی متفاوت است. برای نمونه، شاید سخنران یادداشت‌هایی برای زمان معرفی ابزار بصری در طول ارائه به آن بیفزاید. با این وجود، طرح کلی صحبت به طور کلی شامل موارد زیر است:
- مقدمه – که دربرگیرنده‌ی یادداشت‌هایی است که مشخص می‌کند آیا سخنران می‌خواهد با یک نقل‌قول، آمار، داستان شخصی یا لطیفه‌ای خنده‌دار، سخنرانی را آغاز کند؛ سپس به مرور سخنرانی هدایت می‌شود، موضوعات اصلی را مرور می‌کند و توجه مخاطب را جلب می‌کند.
- گذار اولیه – نخستین گذار باید تا حد امکان آرام و نرم باشد و میان مقدمه و بدنه‌ی سخنرانی قرار گیرد.
- بدنه – بدنه، نکات اصلی، نکات فرعی و شواهد پشتیبان را فهرست می‌کند. هر نکته‌ی فرعی در طرح کلی باید مدرکی برای پشتیبانی داشته باشد.
- گذار ثانویه – دومین گذار پس از بدنه و پیش از نتیجه‌گیری است.
- نتیجه‌گیری – شامل نشانه‌ای برای اعلام پایان سخنرانی است؛ نشانه‌ای برای بازگوکردن اهداف یا بحث اصلی و نشانه‌ای که موضوعات اصلی بحث‌شده در بدنه را مرور می‌کند. سخنران شاید با افزودن یادداشتی، همراه با قدردانی از مخاطبان، سخنرانی را با عبارتی به‌یادماندنی یا فراخوانی به اقدام و عمل به پایان ببرد.
ارائه‌دهندگان معمولا برای اجرای موفق سخنرانی دارای طرح کلی، در موضوع مورد نظر متخصص هستند یا دستِ‌کم از دانشی کافی درباره‌ی موضوع برخوردارند. اما حتی برای سخنوران مجرب و نویسندگان سخنرانی، طرح کلی صحبت افکار را منظم می‌کند؛ گذارها را نشان می‌دهد و به سخنران یادآوری می‌کند تا ایده‌های کلیدی را با جزئیات برای مخاطبان شرح دهد.
طرح کلی پیش‌نویس
طرح کلی پیش‌نویس، شکلی ابتدایی برای پیش‌نویس سخنرانی است و به سازماندهی و پیوستگی ایده‌های سخنران از نظر موضوعی کمک می‌کند.
طرح‌های کلی پیش‌نویس، به عنوان بخشی از فرایند پرورش سخنرانی‌ها، جریان و سبک ارائهی سخنرانان را به محصولی واقعی و کامل تبدیل می‌کنند. تهیه‌ی طرح‌های کلی پیش‌نویس – مانند طرحی کلی که شکل ابتدایی پیش‌نویس سخنرانی است – اغلب به سازماندهی و ساختاربخشی به ایده‌های سخنران و تبدیل آن به موضوعی به‌هم‌پیوسته و قطعی کمک می‌کند. طرح‌های کلی پیش‌نویس همیشه ضروری نیستند و شاید اضافی به نظر برسند. با این حال، می‌توانند به نویسندگان سخنرانی کمک کنند تا ایده‌های خود را در طول مرحله‌ی پیش‌نویسی آماده و مرتب کنند.
مزایای طرح‌های کلی پیش‌نویس
طرح‌های کلی، اسکلت سخنرانی را شکل می‌بخشند. آنها الگویی فراهم می‌کنند تا به وسیله‌ی آن، سخنران، موضوع اصلی، بحث و نکات پشتیبانش را بنویسد. طرح کلی پیش‌نویس، به‌ویژه در مرحله‌ی پیش از نگارش ارزشمند است و برای نویسنده انعطافی فراهم می‌کند تا به سخنرانی ساختار ببخشد. در واقع، طرح‌های کلی پیش‌نویس، افکار اولیه‌ی نویسندهی سخنرانی را سازمان می‌بخشند و به او کمک می‌کنند تا طی فرایندی فراگیر، از یک پیش‌نویس، به سخنرانی نهایی برسد.
شروع طرح کلی پیش‌نویس
یکی از سودمندترین تکنیک‌ها برای آغاز طرح کلی پیش‌نویس، طوفان فکری است. طوفان فکری همانند نگارش آزادانه، فرایندی خلاقانه است که به نویسندهی سخنرانی کمک می‌کند تا ایده‌های خود را طی جریانی به‌هم‌پیوسته پیرامون موضوعی مشخص سازمان دهد و خط فکری منسجمی را در طول ارائه دنبال کند.
پیش از آغاز طرح کلی پیش‌نویس، باید اندکی تحقیق کرد. مطلوب آن است که نویسنده، موضوعات اصلی را که می‌خواهد در طول سخنرانی مورد بحث قرار دهد، کاملا شناسایی کرده و ارتباط و پیوستگی میان آنها را به شکلی دقیق مورد بررسی قرار دهد تا ارائه‌اش از هرگونه شکاف و پرش ناگهانی به دور باشد. هر گذار از مطلبی به مطلب دیگر، باید با چنان نرمی و ملایمت صورت گیرد تا مخاطب طی فرایندی منسجم و یکپارچه، ایده‌های سخنران را از آغاز تا پایان پیگیری کند و چکیده‌ی پیام مورد نظر وی را به روشنی دریابد. طوفان فکری، به سخنران کمک می‌کند تا نخست با رویکردی واگرا، مجموعه‌ای از ایده‌ها را به روی کاغذ بیاورد و سپس، با رویکردی همگرا، ایده‌های مرتبط را در نظمی منطقی و پیوسته سازمان دهد.
اجزای طرح کلی پیش‌نویس
بخش‌های تشکیل‌دهنده‌ی طرح کلی پیش‌نویس، همانند دیگر انواع طرح کلی، موارد زیر را دربرمی‌گیرند:
- مقدمه: این بخش از پیش‌نویس باید شامل یک جمله‌ی موضوعیِ مقدماتی و نیز یادداشت‌هایی درباره‌ی بحث یا دیدگاه سخنرانی باشد.
- بدنه: بدنه‌ی بحث سخنرانی باید شامل یک یا چند نکته‌ی اصلی باشد. هر نکته‌ی اصلی را نکاتی فرعی پشتیبانی می‌کنند؛ این نکات فرعی بر شواهد حقیقی مرتبط با بحث اصلی تأکید می‌کنند یا بحث‌های مخالف را رد می‌کنند.
- نتیجه‌گیری: سخنران باید یادداشت کند که چطور می‌خواهد با بازگوکردن دیدگاه خود، بحث را به شکلی تأثیرگذار و به‌یادماندنی جمع‌بندی کند. این جمع‌بندی که پایان‌بخش سخنرانی است، باید احساسات مخاطب را هدف گرفته و او را هنگام ترک سالن، به اندیشیدن و دگرگونه‌نگریستن وادارد.
در پایان باید گفت طرح کلی پیش‌نویس، اساسا تکنیکی برای سازماندهی ایده‌هاست؛ بنابراین، نباید انتظار داشت که در این طرح کلی، همه‌ی ایده‌ها از همان آغاز، از کیفیتی کاملا پخته و جامع برخوردار باشند؛ بدیهی است وقتی که نویسندهی سخنرانی، در مراحل بعدی، پژوهش بیشتری انجام می‌دهد، ایده‌های خام، پخته‌تر شده و شکل طرح کلی نیز اندکی تغییر خواهد کرد. چنان‌که پیش‌تر گفتیم، انعطاف‌پذیری، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های هر طرح کلیِ سخنرانی و در مجموع، هر ارائهی مطلوب و اثربخش است.
