چطور در شرایط دورکاری تعامل مؤثری با همکارانمان داشته باشیم؟
۵ راهکار برای داشتن همکاری مؤثر در سازمان در شرایط دورکاری
با شیوع ویروس کرونا، بسیاری از شرکت‌ها به دورکاری روی آورده‌اند. خیلی از این کسب و کار ها تا پیش از این، تجربه‌ای در این حوزه نداشته‌اند. بدیهی است که در چنین شرایطی، چالش‌های دورکاری خودش را نشان بدهد. مهم‌ترین چالش نه فقط مسائل فنی، بلکه پیچیدگی ارتباط انسان‌ها با یکدیگر است. در این مقاله، ابتدا درباره این چالش‌ها صحبت می‌کنیم و سپس، ۵ راهکار ساده برای کاهش آنها پیشنهاد می‌کنیم.
چالش‌های دورکاری
با شیوع ویروس کرونا در جهان، بسیاری از شرکت‌های کوچک و بزرگ به دورکاری روی آورده‌اند؛ اما دورکاری با همه مزایایی که در این بحران دارد، چالش‌ها و مشکلات خاص خودش را هم ایجاد می‌کند.
این چالش‌ها معمولا فنی نیستند؛ چراکه در اغلب نقاط دنیا، فناوری‌های ارتباطی پیشرفت شگرفی داشته‌اند. این پیشرفت‌ها برقراری ارتباط و تعامل دو یا چندطرفه در فضای مجازی را آسان کرده است. آنچه دردسرساز می‌شود، پیچیدگی‌های ارتباطی بین انسان‌ها است. برای درک بهتر این موضوع، به مثال‌های زیر توجه کنید:
- ساعت ۱۰ شب، یک پیام کاری از همکارتان دریافت می‌کنید. با خود فکر می‌کنید که آیا او نباید صبر می‌کرد و در ساعات کاری فردا صبح، پیام می‌داد؟!
- بعد از یک روز کاری شلوغ، مدیرتان ایمیلی می‌فرستد و از شما می‌خواهد تا هزینه‌ها را در فهرست مربوطه وارد کنید. کاری که خودتان هم از آن مطلع هستید و از دخالت او در یک کار جزئی آزرده‌خاطر می‌شوید.
- در یک جلسه مجازی گروهی هستید. میکروفون یکی از اعضا خاموش است. شاید مشکل فنی وجود دارد. شاید هم آن را عمدا خاموش کرده است تا به کارهای خودش برسد!
مثال‌هایی از این دست نشان می‌دهند که چرا ارتباط در دنیای مجازی می‌تواند به‌سادگی منجر به سوءتفاهم شود. علت این سوءتفاهم‌ها این است که در این‌گونه ارتباطات، یک عنصر مهم غایب است: زبان بدن!
وقتی ما با کسی حضوری ملاقات می‌کنیم، لحن کلام و حالت بدن او اطلاعاتی درباره معنای صحبت‌هایش به ما می‌دهد؛ اما در ارتباط مجازی، به‌ویژه از نوع متنی یا فقط صوتی، ما زبان بدن فرد را نمی‌بینیم. پس ممکن است به‌راحتی دچار سوءبرداشت از صحبت‌های طرف مقابل شویم.
ازطرفی، ضعف نگارش و اشتباههای مرتبط با دستورزبان می‌تواند به جمله‌بندی‌های غلط در یک پیامک منجر شود که باز هم باعث کج‌فهمی و سوءتفاهم خواهد شد.
اگر برای چگونگی تعامل در فضای مجازی و حل این چالش‌ها، راهبرد‌ها و قواعد مناسبی نداشته باشیم، به‌سرعت روابط اعضای گروه تحت‌تأثیر قرار می‌گیرد و کارایی آنها کاهش می‌یابد.
انواع فاصله‌ها در دورکاری
پیش از ارائه راهکارها و روش‌ها، باید این نکته را بدانید که در دورکاری، سه نوع فاصله وجود دارد:
- فاصله فیزیکی: دوری اعضا از یکدیگر؛
- فاصله عملیاتی: اختلاف در سطح امکانات ارتباطی و مهارت‌های اعضا در استفاده از تجهیزات؛
- فاصله ارزشی: اختلاف اعضا در سطح وابستگی و اعتماد متقابل اعضا به یکدیگر.
وظیفه اصلی شما به‌عنوان مدیر گروه، کاهش فاصله ارزشی بین اعضای گروه است؛ به این معنا که باید تلاش کنید که اعضای شرکت شما، همان‌طور که در دنیای واقعی به هم اعتماد دارند و روی هم حساب می‌کنند، همین رفتار را در تعامل دورکاری نیز نشان دهند.
برای شروع بهتر است که اعضا با یکدیگر از طریق تماس تصویری ارتباط داشته باشند؛ چراکه دیدن چهره افراد سطح اعتماد را افزایش می‌دهد. همچنین با برنامه ریزی دورهمی‌های مجازی، می‌توانید سطح صمیمیت و ارتباط اعضا با یکدیگر را بیشتر کنید. این کار باعث می‌شود که اعضا با رفتارها و نحوه گفتار و نوشتار هر فرد در فضای مجازی، بیشتر آشنا شوند.
پنج راهکار برای ایجاد تعامل بهتر در شرایط دورکاری
با اجرای روش‌های زیر، می‌توانید تا حد زیادی مشکلات مربوط به ارتباط از راه دور را کاهش دهید:
۱. شفاف صحبت کنید، نه مختصر!
یکی از اشتباهات متداول، کوتاه‌کردن جملات و کلمات برای صرفه‌جویی در وقت است. این کار گرچه به‌ظاهر سرعت کارها را زیاد می‌کند، باعث بروز کج‌فهمی گیرنده پیام می‌شود. بهترین روش این است که تا جایی که می‌توانید، برای شفافیت گفتار خود وقت صرف کنید تا اینکه بخواهید بعدا با اعضای گروه بر سر سوءبرداشت‌ها بحث کنید.
۲. دست از بمباران بردارید!
آیا شما هم جزء افرادی هستید که وقتی کاری را به کسی می‌سپارید، مدام درباره مراحل مختلف انجام آن سؤال می‌کنید؟! یکی دیگر از اشتباههای مدیران و رهبران گروه در عرصه دورکاری، پیگیری زیاد و وسواس‌گونه کارها است. درست است که برقراری ارتباط در فضای مجازی آسان است، اما به این معنا نیست که شما باید هر روز و هر ساعت به کارمندان خود پیام بدهید و از آنها گزارش بخواهید.
۳. روش‌های ارتباطی استاندارد ایجاد کنید!
شرکت‌های دورکار باید روش‌هایی برای تعامل سریع‌تر و درعین‌حال شفاف ایجاد کنند. این کار با طراحی واژههای اختصاری امکان‌پذیر است. این واژه‌ها از مجموع حروف اول (سرنام‌ها) چند کلمه ساخته می‌شوند. هر شرکت و گروهی می‌تواند واژههای اختصاری مخصوص به خود را داشته باشد که برای همه اعضا به‌سادگی قابل‌فهم باشد.
علاوه بر این، تعیین روش‌هایی یکسان برای ارسال و دریافت مدارک، باعث بهبود عملکرد و نظم گروه می‌شود؛ مثلا در گروه خود توافق کنید که همه مدارک کاری از طریق کدام نرم‌افزار و شبکه ارتباطی ارسال شوند.
در گروه‌های کوچک‌تر هم افراد می‌توانند درباره ترجیح‌های شخصی خود صحبت کرده و آنها را برای سایر اعضا شفاف کنند؛ مثلا اینکه چه زمانی پاسخ‌گوی تماس‌های کاری هستند.
تعیین این موارد نقش مهمی در افزایش سرعت و شفافیت ارتباط از راه دور دارند.
۴. فرصت‌های پنهان در ارتباط نوشتاری را دریابید!
ارتباط تصویری از راه دور، الزاما برای همه گروه‌ها و افراد راحت نیست. چه‌بسا در گروه شما، افرادی هستند که درون‌گرا هستند و ترجیح می‌دهند که با نوشتن ارتباط برقرار کنند. برای تعامل با اعضای درون‌گرا یا برای غلبه بر شرایط فرهنگی که اجازه استفاده از تماس تصویری را محدود می‌سازد، از ظرفیت‌های نوشتاری استفاده کنید. مزیت مهم این روش کاهش استرس کارکنان در تماس‌های تصویری و صرفه‌جویی در وقت است. در استفاده از این روش، باید به نکات زیر توجه کنید:
- به دستورزبان، علائم نگارشی توجه کنید. گاهی‌اوقات یک علامت تعجب بی‌جا می‌تواند منجر به یک سوءتفاهم بزرگ شود.
- پیش از ارسال پیام‌ها، یک بار دیگر، با دقت، آن را بخوانید.
- از گیرنده پیام بخواهید که اگر درباره هر بخشی از نوشته سؤال و ابهامی دارد، از شما بپرسد.
۵. صمیمیت ایجاد کنید!
دورکاری به این معنا نیست که ارتباط شما و اعضای گروه فقط به حوزه کاری محدود شود. شما می‌توانید با راه‌اندازی گروه‌های غیرکاری یا ابداع روش‌هایی جالب مانند ساخت شکلک‌های اختصاصی برای تشویق اعضای فعال، صمیمیت اعضای گروه را بیشتر کنید. تلاش کنید تا دل‌های اعضا را به هم نزدیک کنید.
جمع‌بندی
دورکاری روشی کم‌هزینه است که در شرایطی مانند امروز، کمک زیادی به سرپا نگه‌داشتن کسب‌وکارها می‌کند. بااین‌حال، چالش‌های ارتباط انسانی با پیشرفت فناوری و افزایش ارتباطات مجازی بیشتر می‌شود. راه‌حل این مشکل فقط ارتقای سطح فناوری نیست، بلکه درک زبان جدید گفت‌وگو و تعامل در این فضا است. با به‌کاربردن و تمرین روش‌هایی که در این مقاله معرفی شد، می‌توانید در شرایط دورکاری، رابطه بهتری بین اعضای گروه ایجاد کنید.
اگر تجربه مشابهی از چالش‌های دورکاری و راه‌حل‌هایی برای آنها دارید، در بخش دیدگاه، آنها را با ما در میان بگذارید.
این مجموعه حاصل تجربیات اساتید هاروارد است که هر یک، از کارآفرینان و مشاوران بزرگ در دنیا هستند.
