آشنایی با سیستم مدیریت تنخواه داری و راه اندازی این سرویس

امروزه گسترش کسب و کار‌ها باعث ارتباط نزدیک تر افراد با شرکت ها و ادارات شده است، به همین جهت اصطلاحاتی را می‌شنوید که شاید برای شما آشنا نباشد. اکثر افراد واژه تنخواه گردان به گوششان خورده است اما با این واژه آشنایی ندارند و از خود می‌پرسند که تنخواه چیست؟ در این مقاله به جواب این سوال و نحوه کار سیستم مدیریت تنخواه داری می‌پردازیم.

انواع تنخواه گردان

در تعاریف از جنبه های مختلفی انواع تنخواه گردان را بررسی می‌کنند؛ در این قسمت ما تنخواه گردان را براساس روش ثبت آن تقسیم بندی کرده‌ایم که پیش از شرح آن بهتر است به تعریف برخی از اصطلاحات بپردازیم.

سیستم مدیریت تنخواه داری در شرکت ها و موسسات جهت پرداخت ضروری و فوری روزانه با مبالغ کم ایجاد شده است. در این سیستم به مبلغی که جهت پرداخت های خرد و جاری شرکت هزینه می‌شود تنخواه و به فردی که مسئول پرداخت هزینه ها است تنخواه دار گفته می‌شود.

تنخواه گردان به2 نوع کلی تقسیم بندی می‌شود: تنخواه گردانی به روش ثابت و متغیر

تنخواه گردان ثابت مربوط به یک دوره مالی یا سال مالی است و مبلغی ثابت و معین به حساب تنخواه واریز می‌شود و تنخواه دار پس انجام هر هزینه باید سند مربوط آن هزینه را در اختیار داشته باشد. با صفر شدن حساب تنخواه، تنخواه دار مدارک و اسناد مربوط به هزینه ها را به بخش حسابداری ارائه می‌دهد و حسابداری دوباره حساب را شارژ می‌کند. پس از پایان دوره مالی حساب تنخواه صفر و بسته می‌شود و باقیمانده مبلغ تنخواه به حساب وجه نقد واریز می‌شود.

تنخواه گردان متغیر به این صورت است که مدیران ارشد سقف مبلغ تنخواه را تعیین می‌کنند و برای یک محدوده زمانی مشخص این مبلغ را در اختیار تنخواه دار قرار می‌دهند برای مثال گفته می‌شود که این مبلغ برای پرداخت هزینه های خرد و جاری شرکت در 3 ماه آینده می‌باشد. پس از پایان دوره و صفر شدن حساب تنخواه تمام اسناد و مدارک پرداخت ها توسط تنخواه دار به حسابداری ارائه می‌شود و شارژمجدد حساب تنخواه صورت می‌گیرد.

شیوه کار تنخواه گردان و رسیدگی به اسناد تنخواه

همان طور که گفته شد تنخواه مبلغی است که جهت پرداخت هزینه های جاری و خرد شرکت در اختیار تنخواه دار قرار می‌گیرد. در فرآیند تنخواه گردانی مبالغی که توسط تنخواه دار هزینه می‌شود می‌بایست در فرمی منسوب به فرم تنخواه حسابداری ثبت و سند مربوط به هزینه نیز ضمیمه شود. این فرم و اسناد مربوط به هزینه ها در پایان هر دوره به حسابداری ارجاع داده می‌شود و حسابداری پس از بررسی و تایید هزینه ها، حساب تنخواه را مجدداً شارژ می‌کند.

فرآیندی که گفته شده روش کار کلی سیستم مدیریت تنخواه داری می‌باشد؛ حال به این موضوع می‌پردازیم که رسیدگی به اسناد تنخواه به چه صورت انجام می‌شود.

اسناد مربوط به تنخواه گردانی باید در مراحل مختلف به درستی ثبت شوند. رسیدگی به اسناد در حالت کلی به شرح زیر می‌باشد:

• قبل از پرداخت: در رسیدگی قبل از پرداخت دو حالت وجود دارد. اگر تنخواه دار خود مسئول هزینه کرد و پرداخت شرکت باشد، باید اسناد مربوط به هزینه ها را به حسابداری ارائه کند و بخش امور مالی را در جریان ماهیت هزینه ها قرار دهد.

حال اگر تنخواه دار فقط پرداخت کننده باشد، بر اساس قوانین و ضوابطی که در حسابداری حاکم است رسیدگی های لازم انجام می‌شود و پس از تایید صحت آنها پرداخت انجام می‌شود.

• بعد از پرداخت: رسیدگی بعد از پرداخت به این صورت است که تنخواه دار اسناد مربوط به هزینه ها را به واحد حسابداری ارائه می‌کند و سپس امور مالی اسناد را طبق قوانین و ظوابط سازمان بررسی می‌کند و پس از تایید صحت اسناد، مراحل تأمین تنخواه انجام می‌شود.

اهداف تنخواه گردان

تنخواه گردان 3 هدف اصلی دارد که در این بخش به آنها می‌پردازیم:

1. پرداخت آسان و سریع هزینه ها: استفاده از تنخواه باعث سهولت و تسریع فرآیند پرداخت های جاری و خرد شرکت می‌شود و همچنین در شرایطی امکان استفاده از امکانات بانکی موجود نیست پرداخت های ضروری توسط تنخواه به راحتی و با سرعت انجام می‌شود.
2. کاهش حجم عملیات های حسابداری: یکی دیگر از اهداف مهم تنخواه گردان کاهش حجم عملیات های حسابداری است. با توجه به تعریف تنخواه گردان عدم استفاده از تنخواه باعث افزایش بیش از حد حجم عملیات حسابداری می‌شود زیرا تعداد هزینه های جاری و روزانه شرکت در ماه بسیار زیاد است و ثبت آنها توسط حسابداری بسیار زمان بر است و حجم عملیات حسابداری نیز افزایش پیدا می‌کند.
3. کنترل وجوه نقد سازمان: هزینه هایی که برای امور روزانه شرکت پرداخت می‌شود مبالغ بالایی را به خود اختصاص می‌دهند و کنترل این وجوه نقد به کمک تنخواه گردان عملی و بسیار ساده است.

ثبت سند تنخواه در نرم افزار تنخواه گردان

امروزه به علت گستردگی زیادی که در امور حسابداری وجود دارد به جهت سهولت و انجام سریع تر این امور نرم افزار های حسابداری بسیار زیادی به وجود آمده است. با توجه به پیشرفت نرم افزارهای حسابداری، امور مربوط به تنخواه گردان را نیز می‌توان از طریق نرم افزار های طراحی شده ثبت کرد. نرم افزار های طراحی شده جهت ثبت هزینه ها و اسناد پرداخت های تنخواه باعث می‌شود که شرکت ها و سازمان ها از تهیه فرم های تنخواه حسابداری و یا رسید تنخواه به صورت دستی، بی نیاز شوند و با به کار گرفتن نرم افزار تنخواه گردان روند ثبت عملیات های تنخواه را سرعت ببخشند.

نرم افزار تنخواه گردان رابط کاربری جذاب و ساده ای دارد و کار با این نرم افزار بسیار آسان است. این نرم افزار تمام قابلیت های مورد نیاز جهت ثبت عملیات تنخواه مانند: پیوست تصویر سند پرداخت، تاریخ پرداخت، مبلغ پرداخت، توضیحات پرداخت و بسیاری قابلیت دیگر را دارا می‌باشد. خرید و نصب نرم افزار تنخواه گردان از طریق موسسه تنخواه گردان به راحتی امکان پذیر بوده و در تمام مراحل نصب، اجرا و آموزش نرم افزار و پس از آن پشتیبانی 24 ساعته به مشتریان خود ارائه می‌دهد.