مدیریت دانش (Knowledge Management) فرآیند شناسایی، سازماندهی، ذخیره‌سازی و انتشار اطلاعات در یک سازمان است. عدم دسترسی راحت به دانش در یک سازمان می‌تواند به طور باورنکردنی برای یک کسب‌وکار پرهزینه باشد، زیرا زمان با ارزش بجای انجام کارهای نتیجه محور، صرف یافتن اطلاعات مرتبط می شود.
یک سیستم مدیریت دانش ( (KMS، با جمع آوری دانش جمعی سازمان، منجر به بازده عملیاتی بهتر می‌شود. این سیستم‌ها با استفاده از یک پایگاه دانش پشتیبانی می‌شوند. پایگاه دانش معمولا برای موفق مدیریت دانش حیاتی هستند و یک مکان متمرکز برای ذخیره اطلاعات و دسترسی به آن را فراهم میکند.
شرکت‌های دارای استراتژی مدیریت دانش سریعتر به نتایج دست می‌یابند، زیرا مدیریت دانش یادگیری و همکاری سازمانی افزایش یافته و تصمیم گیری سریعتر را در تمام بخش های کسب‌وکار تسهیل میکند. به علاوه به فرآیندهای سازمانی دیگری مانند آموزش و مدیریت رابطه مشتری و کسب‌وکار کمک میکند که منجر به رضایت و حفظ بالاتر کارمندان می‌شود. در این نوشته مفاهیم مدیریت دانش تشریح شده است.
انواع دانش
تعریف انواع مدیریت دانش همچنین شامل سه نوع دانش ضمنی، پنهان و صریح است. این دسته های دانش تا حد زیادی با تدوین اطلاعات متمایز هستند.
دانش ضمنی: این نوع دانش معمولا از طریق تجربه بدست‌آمده و به طور شهودی درک می‌شود. در نتیجه، به چالش کشیدن و تدوین این اطلاعات برای افراد دیگر دشوار است. مثال‌هایی از دانش ضمنی می‌تواند شامل زبان، تشخیص چهره و یا مهارت‌های رهبری باشد.
دانش پنهان: در حالی که برخی از مقالات دانش ابهاماتی در مورد تشابه دانش ضمنی و پنهان دارند، برخی از دانشگاهیان این دو نوع را به طور جداگانه تجزیه می‌کنند و بیان می‌کنند که تعریف دانش تاکتیکال تفاوت اندکی دارند. در حالی که تدوین دانش ضمنی برای کدگذاری سخت است، دانش پنهان لزوما این مشکل را ندارد. در عوض، اطلاعات پنهان هنوز مستند نشده است. تمایل به بودن در فرآیندها وجود داشته باشد، و می‌تواند به عنوان “دانش چگونگی” نامیده شود.
دانش صریح: دانش صریح از انواع مختلف اسناد مانند دفترچه راهنما، گزارش، و راهنمای ثبت می‌شود و به سازمانها امکان می‌دهد تا به راحتی دانش را در بین تیم‌ها به اشتراک بگذارند. این نوع از دانش شاید شناخته‌شده‌ترین نوع باشد و مثال‌های آن شامل دارایی‌های دانش مثل پایگاه‌های اطلاعاتی، کاغذهای سفید و مطالعات موردی است. این شکل از دانش برای حفظ سرمایه معنوی در یک سازمان و همچنین تسهیل انتقال دانش موفق به کارمندان جدید مهم است.
فرآیند مدیریت دانش
در حالی که برخی از دانشگاهیان فرآیند مدیریت دانش را شامل کسب دانش، ایجاد، پالایش، ذخیره‌سازی، انتقال، به اشتراک گذاری و کاربرد مدیریت دانش خلاصه می‌کنند. این فرآیند می‌تواند کمی بیشتر تجزیه شود. سیستم مدیریت دانش کارآمد معمولا از سه مرحله اصلی عبور میکند، این مراحل مهم ترین ارکان مدیریت دانش هستند:
ایجاد دانش: در طی این مرحله، سازمانها هر گونه اطلاعات موجود یا جدیدی که می‌خواهند در سراسر شرکت توزیع کنند را شناسایی و ثبت می‌کنند.
ذخیره دانش: در طی این مرحله، یک سیستم فن‌آوری اطلاعات به طور معمول با هدف میزبانی دانش سازمانی برای توزیع استفاده می‌شود. ممکن است لازم باشد اطلاعات به روشی خاص قالب‌بندی شود تا الزامات این ذخیره سازی برآورده شود.
اشتراک گذاری دانش: در این مرحله نهایی، فرایندهایی اشتراک گذارنده دانش به طور گسترده در سراسر سازمان پخش می‌شوند. نرخ انتشار اطلاعات بسته به فرهنگ سازمانی متفاوت خواهد بود. شرکت‌هایی که این رفتار را تشویق و پاداش می‌دهند قطعا مزیت رقابتی نسبت به پروژه‌های دیگر در صنعت خود خواهند داشت.
ابزارهای مدیریت دانش
ابزارهای متعددی وجود دارند که سازمانها از آن برای کسب منافع مدیریت دانش بهره می‌برند. نمونه‌هایی از سامانه مدیریت دانش می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
سیستم‌های مدیریت سند به عنوان یک سیستم ذخیره‌سازی متمرکز برای اسناد دیجیتال مانند PDF ها، تصاویر و فایل‌های پردازش کلمه عمل می‌کنند. این سیستم‌ها جریان کار کارمندان را با امکان بازیابی آسان اسناد، مانند درس‌های آموخته، افزایش می‌دهند.
سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS)برنامه‌هایی هستند که محتوای وب را مدیریت می‌کنند که در آن کاربران نهایی می‌توانند محتوای وب را ویرایش و منتشر کنند. این ها عموما با سیستم‌های مدیریت اسناد اشتباه می‌شوند، اما CMSs می‌تواند انواع دیگر رسانه‌ها مانند صوت و ویدیو را پشتیبانی کند.
اینترانت شبکه‌های خصوصی است که تنها در یک سازمان وجود دارد و به اشتراک گذاری توانمندیها، ابزارها و فرایندهای درون ذی نفعان داخلی را ممکن می‌سازد. در حالی که این سرویس می‌توانند زمان گیر و پر هزینه برای نگهداری باشند، تعدادی از خدمات گروهی مانند دایرکتوری‌های داخلی و جستجو را فراهم می‌کنند که همکاری را تسهیل می‌کنند.
ویکی (Wiki) ها می‌تواند با توجه به سهولت استفاده از آنها یک ابزار مدیریت دانش محبوب باشد. به راحتی بارگذاری و ویرایش اطلاعات را آسان می‌کنند، اما این راحتی می‌تواند منجر به نگرانی‌ها در مورد اطلاعات نادرست شود چون محتواگذاران ممکن است آنها را با اطلاعات نادرست یا منسوخ به روز کنند.
انبارهای داده، داده‌ها را از منابع مختلف به یک انبار داده واحد، مرکزی و سازگار برای پشتیبانی از تجزیه و تحلیل داده‌ها، داده کاوی، هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین جمع‌آوری میکند. داده‌ها از این مخازن استخراج می‌شوند به طوری که شرکت‌ها می‌توانند بینش داشته باشند، و کارکنان را توانمند سازی کنند تا تصمیمات با توجه به داده را اتخاذ کنند.
استراتژی‌هایی برای تسریع مدیریت دانش
اگرچه راهکارهای مدیریت دانش می‌تواند در تسهیل انتقال دانش بین تیم‌ها و افراد مفید باشد، به پذیرش کاربر برای ایجاد نتایج مثبت بستگی دارند. در نتیجه سازمانها نباید ارزش عناصر انسانی که باعث موفقیت حاصل از مدیریت دانش را به حداقل برسانند.
فرهنگ سازمانی: شیوه‌های مدیریتی بر نوع سازمانی که مدیران اجرایی رهبری می‌کنند، تاثیر خواهد گذاشت. مدیران می‌توانند با تشویق و جایزده دهی رفتارهای اشتراک دانش در میان تیم‌های خود، سازمان‌های یادگیرنده بسازند. این نوع رهبری، زمینه را برای تیم‌ها فراهم میکند تا به یکدیگر اعتماد کرده و با صراحت بیشتری برای دستیابی به نتایج کسب‌وکار ارتباط برقرار کنند.
گروه های حرفه ای: مراکز تعالی در رشته‌های خاص، انجمنی به منظور پرسیدن سوالات، تسهیل یادگیری و انتقال دانش برای کارمندان فراهم می‌کنند. به این ترتیب، سازمانها تعداد متخصصان موضوعی در یک حوزه خاص از شرکت را افزایش می‌دهند، وابستگی به افراد خاص را کاهش می‌دهند تا کارهای مشخصی را به طور خاص اجرا کنند.
نمونه های مدیریت دانش
نمونه های زیر چند مثال برای مدیریت دانش ، با استفاده از ابزارها و استراتژی‌های مناسب است:
پذیرش سازمانی کارمندان: سیستم‌های مدیریت دانش به سازمانها این امکان را می دهد که بجای مواجهه نیروها در بدو استخدام با داده های زیاد و گمراه کننده، از منحنی های یادگیری استفاده کنند و با استفاده مداوم از ابزارهای مدیریت دانش از اطلاعات مورد نیاز خود بهره مند شوند.
وظایف روزمره کارمندان: همه کارکنان می توانند به پاسخ‌های دقیق و اطلاعات مهم دسترسی داشته باشند. دسترسی به پاسخ‌های بسیار مرتبط در زمان مناسب، برای شخص مناسب، به نیروی کاری اجازه می‌دهد زمان کمتری را برای جستجو اطلاعات و زمان بیشتری برای فعالیت‌هایی که کسب‌وکار را هدایت میکند، صرف کند.
خدمت به مشتری: مشتریان معمولا می‌گویند که ترجیح می‌دهند به جای تماس تلفنی به پشتیبانی، خودشان به پاسخ برسند. با اجرای صحیح، یک سامانه مدیریت دانش به کسب و کارها کمک میکند تا هزینه‌های پشتیبانی مشتری را کاهش داده و رضایت مشتری را افزایش دهد.
مزایای مدیریت دانش
شرکت‌ها با استفاده از استراتژی‌های مدیریت دانش از مزایای متعددی بهره مند می شوند. برخی از مهم ترین پیامدهای مدیریت دانش عبارتند از:
شناسایی شکاف‌های مهارتی: زمانی که تیم‌ها اسنادی از دانش ضمنی یا پنهان ایجاد می‌کنند یا دانش صریح را تقویت می‌کنند، شکاف در شایستگی‌های محوری در بین تیم‌ها نشان داده می شود. این کار اطلاعات ارزشمندی به مدیریت می‌دهد تا ساختارهای سازمانی جدیدی را شکل داده یا منابع اضافی را استخدام کند.
اتخاذ تصمیماتی آگاهانه تر: سیستم‌های مدیریت دانش، با بهبود دسترسی به دانش فعلی و تاریخی کسب‌وکار، به مهارت افزایی تیم‌ها و اتخاذ تصمیمات متناسب با اهداف کسب‌وکار کمک میکند.
حفظ دانش شرکت: اگر کلیدی تری کارمندان شما فردا از شرکت خارج شوند، کسب‌وکار شما چه کار میکند؟ اجرای مدیریت دانش داخلی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا یک حافظه سازمانی ایجاد کنند. همچنین دانشی که کارمندان بلند مدت و دیگر متخصصان شما دارند را برای تیم گسترده‌تر شما در دسترس قرار می‌دهد.
کارایی عملیاتی: سیستم‌های مدیریت دانش مکانی را ایجاد می‌کنند که کارکنان دانش را قادر می‌سازد تا اطلاعات مربوطه را سریعتر بیابند. این امر به نوبه خود میزان زمان صرف شده برای تحقیق را کاهش می‌دهد و منجر به تصمیم‌گیری سریعتر و صرفه‌جویی در هزینه از طریق کارایی عملیاتی می‌شود. افزایش بهره‌وری نه تنها صرفه‌جویی در زمان را کاهش می‌دهد بلکه هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
افزایش همکاری و ارتباط: سیستم‌های مدیریت دانش و فرهنگ‌های سازمانی برای ایجاد اعتماد میان اعضای تیم با استفاده می شوند. این سیستم‌های اطلاعاتی، شفافیت بیشتری در میان کارکنان ایجاد می‌کنند و درک بیشتر و هم ترازی حول اهداف مشترک ایجاد می‌کنند. مدیریت پیگیر و ارتباطات آزاد یک محیط برای تیم‌ها ایجاد می‌کنند تا نوآوری و بازخورد را بپذیرند.
امنیت داده‌ها: سیستم‌های مدیریت دانش امکان سفارشی سازی کنترل دسترسی، بینندگان و اسناد امنیتی را فراهم می کند. بدینوسیله تضمین می کند که اطلاعات فقط در کانال‌های درست یا با افراد انتخاب‌شده به اشتراک گذاشته می‌شود. به کارمندان خود استقلال دسترسی ایمن و بااعتماد به نفس به دانش را بدهید.
