فاکتورهای بسیاری برای انتخاب نرم افزار حسابداری مالی وجود دارد. اول از هر چیز باید بسته به زمینه کاری خود، نرم‌افزار متناسبی را انتخاب نماییم. برای مثال، نرم افزار حسابداری صنعتی، نرم افزار حسابداری پیمانکاری یا کلاً نرم افزار حسابداری شرکت های کوچک و نرم افزار حسابداری شرکت های بزرگ، هرکدام نرم‌افزار و سیستم حسابرسی متناسب با خود را طلب می‌کنند. در این بین نرم‌افزارهایی هستند که به‌صورت عمومی عرضه می‌شوند و می‌توانند برای انواع کسب‌وکارها مورد استفاده قرار بگیرند. اما هدف ما پیدا کردن متناسب‌ترین نرم افزار حسابداری و مالی برای کسب‌وکارمان است. در ادامه به تمام فاکتورهای انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری مناسب خواهیم پرداخت. اگر این مهم برای شما نیز دغدغه ایجاد کرده، حتماً با ما همراه شوید.
چرا باید از نرم افزار حسابداری و مالی استفاده کنیم؟
در دوران‌های کاری پیشین، نگهداری «دفترهای حساب» برای یک کسبوکار به معنای واقعی کلمه یک فرآیند مبتنی بر کاغذ بود. یک حسابداری کاغذی سنتی که شامل یک دفتر کل، تعداد زیادی ستون و یک مداد برای ثبت اطلاعات مالی ضروری یک کسبوکار می‌شد. با این حال، در عصر دیجیتال، حتی کوچک‌ترین کسب‌وکارها نیز می‌توانند از طیف گسترده‌ای از محصولات حسابداری بهره ببرند. نرم افزار حسابداری نه تنها می‌تواند به شما در کاهش خطاهای انسانی محاسبات کمک کند، بلکه می‌تواند به شما کمک کند تا بینش‌هایی را در مورد کسبوکار خود به دست آورید که نمی‌توانید آن را به صورت کاغذی ببینید؛ مانند ایجاد پیش‌بینی فروش برای سه ماهه آینده، تعیین اینکه کدام اقلام بیش از حد موجود است یا اینکه بتوانید کم سودترین خدمات خود را مشخص کرده و آن‌ها را مدیریت کنید. پس استفاده از انواع نرم افزار حسابداری و مالی در عصر حاضر، یک ضرورت است!
21 نکته کاربردی در انتخاب نرم افزار حسابداری
طبیعتاً قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری و مالی یا حداقل قبل از هزینه کردن برای خرید یک نرم‌افزار حسابداری، باید به نکات بسیاری توجه داشته باشید. شاید در نگاه اول، توجه به این نکات برای صاحبان کسب‌وکارها دشوار به نظر برسد، اما این موضوع چندان هم سخت نیست. فقط نیاز به کمی دقت دارد. نکاتی که باید قبل از خرید نرم افزار حسابداری و مالی به آن توجه کنید، به قرار زیر هستند:
ارتقا دانش حسابداری صاحبان کسبوکار
اولین قدمی که باید قبل از تصمیم‌گیری در مورد نرم افزار حسابداری بردارید، این است که مطمئن شوید تا حدودی سواد مالی دارید. لیندا پینسون «Linda Pinson»، نویسنده کتاب‌های حسابداری در این باره می‌گوید: «یکی از اشتباهاتی که کسب‌وکارها هنگام خرید نرم‌افزار حسابداری مرتکب می‌شوند این است که فکر می‌کنند اصلاً نیازی به دانستن چیزی در مورد حسابداری مالی ندارند!» آن‌ها فکر می‌کنند که نرم‌افزار خود همه‌ی کارها را انجام می‌دهد. اما در حقیقت چنین نیست. زمانی صاحب یک کسبوکار می‌تواند به بالاترین کارایی یک نرم‌افزار حسابداری پی ببرد که آن را با اطلاعات مالی خود بسنجد. اگر شما یک مدیر هستید و اطلاعاتی در مورد حسابداری ندارید، می‌توانید آموزش خود را آغاز کنید. برای این امر می‌توانید کتاب بخوانید، در کلاس‌های حسابداری شرکت کنید یا در اینترنت به جستجوی موضوعات حسابداری پایه بپردازید.
هرچقدر دانش حسابداری شما بیشتر باشد، راحت‌تر می‌توانید نرم‌افزار متناسب با شغل خود را انتخاب کنید. اما هرچقدر دانش مالی شما کمتر باشد، انتخاب نرم افزار حسابداری و مالی متناسب با کسبوکار شما به کار سخت‌تری تبدیل خواهد شد. پس فکر نکنید راه دور و درازی در پیش دارید. همین که اصول حسابداری پایه را بشناسید، بهتر می‌توانید برای انتخاب نرم افزار حسابداری کارتان قدم بردارید.
توجه به نوع کسبوکار
نکته دیگری که باید به آن توجه کنید، نوع کسبوکار شما است. طبیعتاً گزینه‌های موردنیاز برای ثبت در هر شغل با شغل دیگر تفاوت دارد. برای مثال، اگر شما یک تولید کننده هستید، ممکن است نیاز به درک درستی از موجودی، جابجایی قطعات و نیروی کار داشته باشید. اگر شما یک خرده فروش هستید، ممکن است بخواهید به اطلاعات هر مشتری دسترسی داشته باشید. مطب پزشک به برنامه‌های تخصصی برای شرکت‌های بیمه نیاز دارد. عمده‌فروشان به اطلاعات لحظه‌ای بازار نیاز دارند. این روند را می‌توان برای هر کسب‌وکاری به‌صورت جدا ارزیابی کرد. مهم این است که کسبوکار شما در چه رده شغلی جای می‌گیرد و محاسبه و ثبت چه اطلاعات مالی در آن اولویت دارد. پس نوع کسبوکار خود و اولویت‌های مالی آن را دقیقاً مشخص کنید. آن‌گاه انتخاب نرم افزار حسابداری و مالی راحت‌تر خواهد بود.
قابلیت ارتقا
بیشتر کسب‌وکارها در عصر حاضر، یک مسیر صعودی را طی می‌کنند. کسب‌وکارها در دنیای امروز مانند گذشته خطی نیستند. اگر شما به فعالیت‌های کاری چندین سال پیش نگاه کنید، می‌بینید که بعضی کسب‌وکارها چندین سال با یک شیوه خاص فعالیت می‌کردند؛ به طوری که نه پس‌رفت می‌کردن و نه پیشرفت. اما دنیای رقابتی کسبوکار در عصر حاضر، پیشرفت‌های روزافزون را می‌طلبد. اگر شما چشم‌اندازی‌های دوره‌ای برای ارتقا کسبوکار خود دارید؛ باید نرم‌افزار مالی که انتخاب می‌کنید، توانایی پشتیبانی از اطلاعات افزوده کسبوکار شما را داشته باشد. در این باره باید به قابلیت ارتقا نرم‌افزارهای حسابداری توجه نمایید. به طوری که نرم‌افزار همزمان با رشد کسبوکار شما، قابل ارتقا باشد و بتواند از فرمت‌ها و حجم اطلاعات جدید شما پشتیبانی کند!
نظرسنجی از کارکنان
اگر شما صاحب کسبوکار یا شرکتی هستید که افرادی در آن برای شما کار می‌کنند؛ باید نظر آن‌ها را در مورد انتخاب نرم‌افزار حسابداری‌تان جویا شوید. شاید تا به امروز از یک نرم‌افزار حسابداری ساده استفاده می‌کردید که شما و کارمندانتان را کلافه کرده بود. حالا که به فکر انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری برتر هستید، باید از کارمندان خود در این باره مشورت بگیرید. گاهی کارمندان بهتر از خود صاحب یک کسبوکار می‌دانند که شرکت به چه امکانات حسابداری نیاز دارد. چراکه کارمندان بیشتر از صاحب کسبوکار، درگیر جزئیات کار هستند. پس نظر آن‌ها حتماً می‌تواند در این باره سودمند باشد.
امکان تهیه نسخه پشتیبان (بک‌آپ)
اگرچه بیشتر نرم افزارهای حسابداری و مالی، امکان تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات و بانک اطلاعاتی حساب‌ها را دارند؛ اما هستند نرم‌افزارهایی که از این قابلیت بی‌بهره هستند یا گرفتن نسخه پشتیبان آن‌ها با دشواری و گزینه‌های زیاد صورت می‌گیرد. پس بهتر است در هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری به قابلیت‌های بک‌آپ‌گیری آن هم توجه داشته باشید. به طوری که به راحتی بتوانید در هر زمان از اطلاعات خود نسخه پشتیبان با فرمت‌های مختلف تهیه نمایید.
امکانات سخت‌افزاری شرکت
نرم افزارهای حسابداری و مالی برای اجرا شدن و روان کار کردن به فضای مناسب داخل دیسک نیاز دارند. پس اگر در محل کار خود از کامپیوترهای قدیمی با حافظه کم استفاده می‌کنید، نباید انتظار داشته باشید یک نرم‌افزار حسابداری به‌صورت کامل روی آن اجرا شود و هرگز هنگ نکند. البته خود نرم‌افزارهای حسابداری روی معمولی‌ترین سیستم‌ها نیز قابلیت اجرا دارند؛ اما باید فضای کافی برای گرفتن نسخه‌های پشتیبان و ارتقا نرم‌افزار وجود داشته باشد. همچنین برای شبکه‌سازی در شرکت نیز باید امکانات شبکه‌سازی وجود داشته باشد. پس اگر به دنبال بالاتری کارایی و شبکه‌سازی در شرکت‌تان هستید، از کیفیت سخت‌افزارهای خود نیز اطمینان حاصل کنید.
قابلیت ذخیره‌سازی ابری
سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری «Cluding» به سیستم‌هایی اشاره دارند که به کمک آن‌ها می‌توان اطلاعات را روی بستر وب ذخیره کرد. این امکان حتی برای پردازش داده‌ها نیز مهیا است. برخی از نرم افزارهای حسابداری مالی دارای قابلیت ابری هستند. به طوری که اگر سیستم‌های محلی شما فضای کافی برای ذخیره‌سازی اطلاعات یا توان کافی برای پردازش اطلاعات مالی را نداشته باشند؛ می‌توان اطلاعات را از طریق وب، با استفاده از یک پردازشگر قوی انجام داده یا در فضای وب گسترده ذخیره‌سازی کرد. در این صورت، حتی اگر کامپیوترها و سیستم‌های محلی شرکت به هر دلیلی از بین بروند، اطلاعات روی سرور اصلی در هر مکان و زمان و با استفاده از هر سیستمی قابل دسترسی خواهند بود. بنابراین اگر نگران از دست رفتن اطلاعات مالی خود هستید یا به هر دلیلی به پردازنده و فضای ذخیره بیشتر نیاز دارید، می‌توانید پیگیر قابلیت ابری نرم‌افزارهای حسابداری شوید!
نصب و راه‌اندازی آسان
برخی از انواع نرم افزار حسابداری و مالی دارای مراحل نصب و راه‌اندازی دشواری هستند. به طوری که فقط متخصصین حسابداری قادر به نصب و راه‌اندازی آن‌ها هستند. اما ممکن است شما صاحب یک کسبوکار کوچک باشید که حسابدار استخدام نکنید و بخواهید خودتان امور حسابداری‌تان را انجام دهید. در این صورت باید نرم‌افزار انتخابی شما، مراحل نصب و راه‌اندازی آسانی داشته باشد. به طوری‌که به راحتی یا با استفاده از فایل راهنمای آن بتوانید نرم‌افزار را روی سیستم خود نصب و اجرا نمایید؛ بدون اینکه به کمک شخص دیگری نیاز داشته باشید.
رابط کاربری کاربرپسند
رابط کاربری به محیط کاری نرم‌افزار اشاره دارد. برخی از نرم‌افزارهای حسابداری ظاهر و گزینه‌های بسیار ساده و قدیمی دارند. به طوری که کاربر اصلاً از کار کردن با آن، نمی‌تواند لذت ببرد. این در حالی است یک نرم‌افزار حسابداری برتر، علاوه بر داشتن قابلیت‌های پردازش برتر، باید ظاهر شیک و کاربرپسندی هم داشته باشد. پس اگر می‌خواهید نرم‌افزار انتخابی شما از هر لحاظ برای کار شما مناسب باشد، به رابط کاربری آن نیز توجه داشته باشید.
امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربران
در کسب‌وکارهای بزرگ، هر کاربر باید به بخش مختص به خود دسترسی داشته باشد. دسترسی تمام افراد شرکت به تمام اطلاعات حسابداری آن از لحاظ امنیتی صحیح نیست. بنابراین این موضوع را می‌توان در مثال یک خرده فروشی به این صورت در نظر گرفت که انباردار به بخش انبارداری نرم‌افزار، فروشنده به بخش محصولات و اطلاعات مشتریان و مدیر هم به تمام اطلاعات نرم‌افزار باید دسترسی داشته باشد. یک نرم‌افزار حسابداری مناسب باید دارای امکان تعیین سطوح دسترسی مختلف برای هر کاربر باشد.
قابلیت گزارش‌گیری
گزارش‌گیری دارای انواع روش‌ها است. یک نرم‌افزار حسابداری و مالی مناسب باید بتواند گزارشات دوره‌ای را صادر کند. شما باید برحسب گزارشاتی که نیاز دارید، نرم‌افزار خود را انتخاب نمایید. همچنین گزارش مالی باید قابل تنظیم با فرمت‌های مختلف باشد. پس به نوع گزارش‌هایی که یک نرم‌افزار می‌تواند تنظیم کند، دقت داشته باشید.
امکان نصب ماژول و افزونه
نصب ماژول‌ها و افزونه‌های کاربردی می‌تواند یک نرم‌افزار حسابداری را برای یک کسبوکار خاص شخصی‌سازی کند. شاید شما بعدها به اضافه کردن یک گزینه روی نرم‌افزارتان نیاز داشته باشید. بنابراین بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که قابلیت نصب ماژول‌ها و افزونه‌های مختلف را داشته باشد.
یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای مالی
معمولاً کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ در کنار نرم‌افزار حسابداری خود، از نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و نرم افزار خدمات پس از فروش استفاده می‌کنند. بنابراین باید نرم افزار حسابداری شما قابلیت یکپارچه شدن با دیگر نرم‌افزارهای مالی نامبرده را داشته باشد تا مجبور نباشید اطلاعات را به‌صورت جداگانه در هر نرم‌افزار وارد کنید. برای این کار می‌توانید در هنگام خرید و دانلود نرم افزار خدمات پس از فروش، سایر نرم‌افزارهای مالی خود را نیز از همان شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار تهیه کنید. معمولاً نرم‌افزارهای مالی تولید یک شرکت خاص، قابلیت یکپارچگی بالاتری دارند. اما اگر این امر مهیا نبود، می‌توانید یک نرم افزار حسابداری با قابلیت یکپاچه‌سازی با دیگر نرم‌افزارهای مالی را خریداری نمایید!
استفاده از نسخه رایگان
اگرچه برخی از نرم‌افزارهای حسابداری رایگان هستند؛ اما معمولاً این نرم‌افزارها امکانات معمولی و همگانی دارند. اگر شما به دنبال نرم‌افزار قوی و اختصاصی هستید، طبیعتاً باید برای آن هزینه کنید. اما قبل از هزینه کردن، با نسخه دمو (آزمایشی) و رایگان نرم افزار موردنظر خود کار کنید تا به سرعت و دقت آن پی ببرید. نسخه دمو، نماینده نسخه اصلی است. اگر نسخه دمو بتواند رضایت خاطر شما را جلب کند، نسخه اصلی هم همین‌طور خواهد بود. پس همیشه قبل از خرید، درخواست نسخه دمو بدهید تا با فضا، سرعت و دقت نرم‌افزار انتخابی‌تان آشنا شوید. آن‌گاه برای خرید نسخه اصلی اقدام نمایید.
سابقه کاری شرکت تولید کننده نرم‌افزار حسابداری
بهتر است قبل از خرید نرم‌افزار به سابقه شرکت تولید کننده آن نرم افزار دقت نمایید. این کار کمک می‌کند که مطمئن شوید نرم‌افزار به دست متخصصین و برنامه‌نویسان کاربلد طراحی شده و قابلیت اجرایی بالایی دارد. اگر تیم قوی پشت تولید نرم افزار حسابداری و مالی نباشد، نمی‌توان چندان روی آن حساب کرد.
توجه به برندهای جدید حسابداری
بیشتر نرم‌افزارهای مشهور حسابداری، حاصل تولید شرکت‌های مشهور و شناخته شده‌ی نرم‌افزاری در داخل کشور هستند. این شرکت‌ها زمانی در زمینه ارائه نرم افزار حسابداری و مالی فعالیت کرده‌اند که بازار به اندازه امروز رقابتی نبوده است. آن‌ها توانسته‌اند جای خود را در بازار باز کرده و محبوبیت بسیاری کسب کنند. اما شرکت‌هایی که نرم‌افزارهای جدید حسابداری را ارائه می‌کنند، برای باز کردن جای خود در بین مصرف کنندگان به تولید نرم‌افزاری باکیفیت‌تر نیاز دارند. بنابراین شما مجبور نیستید فقط روی برندهای قدیمی حساب کنید. به برندهای جدید و شرکت‌هایی که به تازگی اقدام به انتشار نرم‌افزارهای حسابداری کرده‌اند نیز توجه داشته باشید. درست است که همه‌ي آن‌ها قابل اعتماد نیستند. اما برخی از آن‌ها دارای طیف گسترده‌ای از محصولات مالی متنوع هستند و می‌توانند کلیه نیازهای شما برای خرید یک نرم افزار حسابداری و مالی متناسب با کسب‌وکارتان را برطرف نمایند!
پشتیبانی قوی
متأسفانه موضوع پشتیبانی از نرم افزارهای حسابدار و مالی در کشورمان تبدیل به یک معضل بزرگ شده است. به طوری که بیشتر شرکت‌های نرم‌افزار مطرح که در زمینه تولید نرم‌افزارهای حسابداری فعالیت دارند، پشتیبانی بسیار ضعیفی را برای محصولات خود ارائه می‌کنند. این در حالی است که باید این نرم‌افزارها دارای پشتیبانی قوی و لحظه‌ای باشند تا کاربران بتوانند مشکلات و ابهامات خود در مورد نرم‌افزار را با آن‌ها در میان گذاشته و آن‌ها را رفع کنند. پس سعی کنید در هنگام انتخاب و خرید نرم‌افزار به پشتیبانی شرکت ارائه دهنده‌ی آن توجه کنید. پی بردن به این موضوع کار سختی نیست. می‌توانید از مشتریان قبلی که از محصول آن شرکت استفاده کرده‌اند، در مورد پشتیبانی آن سؤال بپرسید. همچنین می‌توانید در مراحل قبل از قطعی کردن خریدتان یا قبل از پرداخت، از طریق تلفن یا چت با شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار مکاتبه یا گفتگو داشته باشید تا ببینید چقدر در ارائه پشتیبانی موفق عمل می‌کنند!
دریافت مشاوره حسابداری
وقتی در بین انتخاب چند نرم افزار حسابداری و مالی مردد ماندید، برای اطمینان از انتخاب بهتر می‌توانید از یک متخصص حسابداری مشورت بگیرید. یک متخصص حسابداری که سابقه طولانی فعالیت در این حوزه را داشته، به راحتی می‌تواند با پرسیدن چند سؤال از شما، نرم‌افزار بهتر برای کسب‌وکارتان را به شما پیشنهاد بدهد. پس در کنار دیگر گزینه‌های نامبرده از این مهم نیز غافل نشوید تا در انتخاب خود به خطا نروید.
قابلیت حسابرسی مالیاتی
قوانین مشخصی برای مالیات محصولات و کالاها و کلیه کسب‌وکارها در کشور وجود دارد. با توجه به اینکه این قوانین ثابت هستند، پس باید نرم‌افزار حسابداری بتواند این قوانین را به‌صورت خودکار روی محصولات و کالاها حساب کند. شما می‌توانید در هنگام خرید نرم‌افزار به این قابلیت توجه داشته باشید.
قابلیت بهروزرسانی
ممکن است قوانین مالیاتی به دلایلی تغییر کرده یا برخی از تبصره‌های آن اصلاحیه پیدا کنند. در این صورت باید شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار، آن قوانین را اصلاح کرده و نرم‌افزارهای ارائه شده‌ی خود را به‌روز کند. این مورد می‌تواند برای هر نوع اصلاحیه در سایر امور نیز در نظر گرفته شود. پس یک نرم‌افزار حسابداری برتر، نرم‌افزاری است که به‌روزرسانی‌های دوره‌ای توسط شرکت تولید کننده برای آن ارائه شود.
به‌کارگیری صحیح نرم افزار
تا به اینجا به مواردی اشاره کردیم که باید در طراحی یک نرم افزار حسابداری و مالی به آن توجه شود تا خرید مطمئنی برای صاحبان کسبوکار باشد. اما گاهاً یک نرم‌افزار قابلیت‌های سطح بالایی دارد، اما صاحبان کسبوکار از تمام گزینه‌های آن بهره نمی‌گیرند. اگر حقیقتاً به دنبال یک نرم‌افزار برتر هستید، باید پس از اینکه کلیه مراحل فوق را برای انتخاب آن طی کردید، حالا وظیفه دارید تا از تمام امکانات آن بهره بگیرید. حتماً وقت کافی بگذارید و تمام موارد ذکر شده در فایل راهنمای نرم افزار حسابداری و مالی خود را چک کنید. وقتی برای انتخاب این مهم وقت گذاشته و هزینه کرده‌اید، باید بتوانید به بهترین شیوه ممکن از آن بهره بگیرید.
موارد فوق برای کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ به اشکال گوناگون قابل پیگیری است. ممکن است برخی از گزینه‌ها در کسب‌وکارهای بزرگ به بررسی دقیق‌تر نیاز داشته باشند. اما برای کسب‌وکارهای کوچک بتوان برخی از گزینه‌ها را نادیده گرفت. این موضوع بسته به صلاحدید شما می‌تواند مورد توجه و بازنگری قرار بگیرد.
سخن نهایی
صاحبان هوشمند کسب‌وکارها چه در انتخاب و به‌کارگیری نرم افزار حسابداری و مالی و چه در خرید و دانلود نرم افزار خدمات پس از فروش و دیگر نرم‌افزارهای مالی، به دنبال بهترین‌ها هستند. اما بهترین در این مورد به معنی متناسب بودن با کسبوکار است. در واقع نرم‌افزاری که بتواند بیشترین نیاز محاسبات کاری شما را برطرف کند، برای شما بهترین خواهد بود. همین نرم‌افزار ممکن است برای کسبوکار دیگر اصلاً کارایی نداشته باشد. مطمئناً شمایی که تا به اینجا این مطلب را مطالعه کرده‌اید، یک صاحب کسبوکار وظیفه‌شناس و هوشمند هستید. پس با استفاده از گزینه‌های نامبرده می‌توانید بهترین نرم افزار حسابداری و مالی خود را انتخاب نمایید. در زمینه دانلود نرم افزار خدمات پس از فروش و نرم‌افزارهای دیگر مالی نیز به همین صورت عمل خواهید کرد.
منبع:www.farapayam.com