فرض کنید مغازه‌ای دارید که محصولی را ۴۰۰ هزار تومان می‌خرد و با قیمت ۹۰۰ هزار تومان می‌فروشد. در نگاه اول، ۵۰۰ هزار تومان از هر فروش برایتان باقی می‌ماند. شاید با خودتان حساب کنید که اگر روزی ۱۰ عدد از این محصول بفروشید، درآمد خوبی خواهید داشت. اما این محاسبه هنوز تمام ماجرا نیست.
اجاره مغازه، حقوق کارکنان، هزینه برق و آب، بسته‌بندی، حمل‌ونقل، کارمزد کارت‌خوان، تخفیف‌ها و کالاهایی که خراب می‌شوند یا به فروش نمی‌رسند، همگی روی سود نهایی تأثیر می‌گذارند. اگر این هزینه‌ها را در حساب‌وکتاب خودتان وارد نکنید، ممکن است مغازه فروش خوبی داشته باشد، اما در پایان ماه پول چندانی برایتان باقی نماند.
این همان جایی است که هزینه‌های پنهان خودشان را نشان می‌دهند. هزینه‌هایی که لزوماً مخفی نیستند، اما چون جداگانه ثبت نمی‌شوند یا سهمشان در قیمت تمام‌شده محصولات مشخص نیست، معمولاً از چشم صاحب مغازه دور می‌مانند.
برای اینکه بفهمید مغازه‌تان واقعاً چقدر سود می‌کند، باید یاد بگیرید این هزینه‌ها را شناسایی کنید، سهم هرکدام را بسنجید و آن‌ها را در محاسبه سود واقعی فروش دخالت دهید.
هزینه‌های پنهان مغازه دقیقاً چه چیزهایی هستند؟
وقتی از هزینه‌های پنهان حرف می‌زنیم، منظورمان فقط مخارج غیرمنتظره نیست. بسیاری از این هزینه‌ها کاملاً عادی و قابل پیش‌بینی‌اند، اما در محاسبات روزانه جایی ندارند. برای مثال، ممکن است هزینه خرید کالا را دقیق ثبت کنید، اما هزینه رفت‌وآمد برای تهیه همان کالا را در نظر نگیرید. شاید مبلغ اجاره را بدانید، اما سهم هر محصول از اجاره ماهانه را محاسبه نکرده باشید. حتی ممکن است خودتان ساعت‌های زیادی در مغازه کار کنید، بدون اینکه ارزش زمانی را که صرف می‌کنید، در هزینه‌های کسب‌وکار بیاورید. در چنین شرایطی، سودی که روی کاغذ می‌بینید با سود واقعی مغازه تفاوت دارد. در مقاله «سود و زیان را چطوری حساب کنیم؟» به‌طور مفصل درباره محاسبه این معقوله در مغازه صحبت کردیم.
محاسبه هزینه‌های پنهان مغازه
برای شناسایی هزینه‌های پنهان، لازم نیست حسابدار باشید یا از نرم‌افزارهای پیچیده استفاده کنید. کافی است بدانید کدام مخارج را معمولاً فراموش می‌کنید، پرداخت‌های خود را با دقت بیشتری بررسی کنید و هزینه‌هایی را که به شکل مستقیم ثبت نمی‌شوند، از قلم نیندازید.
۱. هزینه‌های جانبی خرید کالا را بررسی کنید
قیمت خرید کالا معمولاً مشخص‌ترین بخش هزینه‌های مغازه است، اما گاهی برای رساندن همان کالا به قفسه فروشگاه، مخارج دیگری هم پرداخت می‌کنید.
هزینه حمل‌ونقل از عمده‌فروشی، کرایه باربری، تخلیه و جابه‌جایی کالا و بسته‌بندی اولیه، نمونه‌هایی از این مخارج هستند. ممکن است هر بار مبلغ زیادی نباشند، اما تکرار آن‌ها در طول ماه می‌تواند هزینه قابل توجهی ایجاد کند.
برای شناسایی این هزینه‌ها، فقط فاکتور خرید را بررسی نکنید. رسیدهای باربری، پرداخت‌های نقدی به راننده، هزینه تخلیه بار و سایر پرداخت‌های مرتبط با تهیه کالا را هم کنار فاکتور قرار دهید.
بهتر است هنگام ثبت هر خرید، تمام مخارج جانبی همان سفارش را نیز یادداشت کنید. به این ترتیب، هزینه‌هایی که قبلاً در میان پرداخت‌های روزمره گم می‌شدند، به‌وضوح قابل مشاهده خواهند بود.
۲. هزینه‌های کوچک و روزمره را نادیده نگیرید
بعضی از هزینه‌های پنهان نه به خرید کالا مربوط‌اند و نه مبلغ زیادی دارند. این مخارج معمولاً در طول روز و به‌صورت پراکنده پرداخت می‌شوند؛ به همین دلیل، بیشتر از سایر هزینه‌ها احتمال دارد فراموش شوند.
برای مثال:
- خرید کیسه، چسب، کاغذ، برچسب قیمت و سایر لوازم مصرفی
- هزینه رفت‌وآمدهای کاری و جابه‌جایی‌های کوچک
- خرید مواد شوینده و وسایل نظافت
- هزینه شارژ تلفن همراه یا اینترنت مورد استفاده برای کارهای مغازه
- خریدهای فوری و جزئی برای رفع نیازهای روزانه فروشگاه
- هزینه ارسال مدارک، چاپ فاکتور و تهیه لوازم اداری
ممکن است پرداخت چند ده یا چند صد هزار تومان در یک روز چندان مهم به نظر نرسد. اما اگر این مبالغ به‌طور مرتب تکرار شوند، مجموع آن‌ها می‌تواند قابل توجه باشد.
راه شناسایی این دسته از هزینه‌ها ساده است؛ برای مدتی تمام پرداخت‌های مغازه را ثبت کنید، حتی اگر مبلغشان کم باشد. در پایان ماه، فهرست را مرور کنید و ببینید چه مقدار از هزینه‌ها مربوط به همین خریدهای پراکنده بوده است.
۳. هزینه تعمیر و نگهداری تجهیزات را فراموش نکنید
یخچال، فریزر، کولر، ترازو، دستگاه کارت‌خوان، رایانه، قفسه‌ها و سایر تجهیزات مغازه ممکن است هر روز بدون مشکل کار کنند، اما این به معنای نداشتن هزینه نیست.
گاهی برای تعمیر یک دستگاه مبلغی پرداخت می‌کنید، گاهی قطعه‌ای را تعویض می‌کنید و گاهی هم برای جلوگیری از خرابی، به سرویس دوره‌ای نیاز دارید. چون این هزینه‌ها هر ماه تکرار نمی‌شوند، ممکن است در برنامه‌ریزی روزمره فراموش شوند.
برای شناسایی آن‌ها، رسید تعمیرکاران و فاکتورهای خرید قطعات را نگه دارید. تاریخ تعمیر، نوع دستگاه و مبلغ پرداختی را هم ثبت کنید. اگر هزینه‌ای فقط یک یا دو بار در سال اتفاق می‌افتد، باز هم باید در سوابق هزینه‌های مغازه وجود داشته باشد. نامنظم بودن یک هزینه به این معنا نیست که می‌توان آن را نادیده گرفت.
همچنین، مخارج تعویض وسایل فرسوده را از تعمیرات معمولی جداگانه ثبت کنید تا مشخص باشد چه هزینه‌هایی برای نگهداری تجهیزات پرداخت شده و چه هزینه‌هایی به خرید وسایل جدید مربوط بوده‌اند.
۴. هزینه کالاهای خراب، تاریخ‌گذشته و مفقودشده را شناسایی کنید
همه کالاهایی که وارد مغازه می‌شوند، لزوماً با قیمت مورد انتظار فروخته نمی‌شوند. بعضی از محصولات در انبار یا قفسه آسیب می‌بینند، بعضی تاریخ مصرفشان تمام می‌شود و بعضی به دلایل مختلف از موجودی مغازه کم می‌شوند.
این اتفاق در حسابداری سوپرمارکت، فروشگاه‌های لوازم آرایشی، پوشاک، لوازم خانگی و بسیاری از کسب‌وکارهای دیگر رخ می‌دهد؛ هرچند شکل و میزان آن متفاوت است.
برای مثال، ممکن است بسته‌بندی یک محصول آسیب ببیند و مجبور شوید آن را با تخفیف بفروشید. یا بخشی از مواد غذایی پیش از فروش خراب شوند. حتی ممکن است پس از شمارش موجودی متوجه شوید تعداد کالاهای موجود با تعداد ثبت‌شده در دفتر یا سیستم فروش مطابقت ندارد. برای شناسایی این هزینه‌ها، موجودی واقعی را به‌صورت دوره‌ای بررسی کنید و موارد زیر را جداگانه ثبت کنید:
- کالاهای خراب یا آسیب‌دیده
- محصولات تاریخ‌گذشته یا فاسدشدنی
- کالاهایی که به دلیل قدیمی شدن با تخفیف فروخته می‌شوند
- اقلام مفقودشده یا دارای کسری موجودی
- کالاهای مرجوعی که دیگر امکان فروش عادی ندارند
این بررسی کمک می‌کند بفهمید چه مقدار از کالاهای خریداری‌شده به دلیل آسیب، خرابی، کسری یا افت ارزش، از چرخه فروش معمول خارج شده‌اند.
۵. هزینه مرجوعی و تعویض کالا را جداگانه ثبت کنید
وقتی مشتری کالایی را مرجوع می‌کند یا درخواست تعویض آن را دارد، ممکن است هزینه‌های دیگری هم به مغازه تحمیل شود. ممکن است برای ارسال یا دریافت مجدد کالا هزینه کنید، بسته‌بندی جدید بخرید یا زمانی را صرف بررسی و آماده‌سازی محصول کنید. اگر کالا آسیب دیده باشد، شاید دیگر نتوانید آن را با همان شرایط قبلی بفروشید.
در فروشگاه‌های اینترنتی، این مخارج ممکن است شامل هزینه ارسال برگشت، بسته‌بندی مجدد و رسیدگی به سفارش نیز باشد. در مغازه‌های حضوری هم تعویض کالا می‌تواند به هزینه بررسی محصول، جابه‌جایی موجودی یا کاهش ارزش کالای برگشتی منجر شود. این موضوع در حسابداری فروشگاه پوشاک بسیار چالش‌برانگیز است.
برای شناسایی این هزینه‌ها، مرجوعی‌ها را از فروش‌های عادی جدا کنید. تعداد موارد، علت برگشت و مخارج مرتبط با هر مورد را ثبت کنید. اگر فقط مبلغ فروش و بازپرداخت را بررسی کنید، ممکن است بخشی از هزینه‌هایی را که در فرایند مرجوعی ایجاد شده‌اند، نبینید.
۶. کارمزدها و هزینه‌های پرداخت را از قلم نیندازید
دریافت پول از مشتری همیشه بدون هزینه نیست. بسته به روش پرداخت و قراردادهای مربوط، ممکن است هزینه‌هایی برای خدمات پرداخت، تراکنش‌های بانکی یا تبدیل ارز در فروش‌های خاص وجود داشته باشد. این مبالغ معمولاً در میان تراکنش‌های متعدد پراکنده‌اند و به همین دلیل، ممکن است به چشم نیایند.
برای شناسایی آن‌ها، گزارش‌های صندوق فروشگاهی و دستگاه کارت‌خوان، درگاه پرداخت و صورت‌حساب‌های بانکی را بررسی کنید. مبالغی را که به‌عنوان کارمزد یا هزینه خدمات از حساب کسر شده‌اند، مشخص کنید و مطمئن شوید در فهرست هزینه‌های مغازه ثبت شده‌اند.
اگر چند روش دریافت وجه دارید، بهتر است گزارش هرکدام را جداگانه بررسی کنید. به این ترتیب، هزینه‌های مرتبط با هر روش پرداخت روشن‌تر می‌شوند و احتمال جا افتادن آن‌ها کاهش پیدا می‌کند.
۷. هزینه بسته‌بندی و ارسال سفارش‌ها را کامل حساب کنید
اگر مغازه شما سفارش تلفنی، اینترنتی یا غیرحضوری می‌پذیرد، ممکن است بخشی از هزینه‌ها در فرایند آماده‌سازی و ارسال سفارش ایجاد شود. کارتن، پاکت، نایلون، چسب، ضربه‌گیر، برچسب، چاپ فاکتور و سایر لوازم بسته‌بندی از جمله این موارد هستند. علاوه بر آن‌ها، ممکن است هزینه پیک، باربری یا ارسال مجدد سفارش هم وجود داشته باشد.
گاهی هزینه ارسال را مشتری پرداخت می‌کند، اما همه مخارج مربوط به آماده‌سازی و تحویل سفارش لزوماً از این طریق جبران نمی‌شوند.
برای شناسایی این هزینه‌ها، خرید لوازم بسته‌بندی و پرداخت‌های مربوط به ارسال را جداگانه ثبت کنید. همچنین سفارش‌هایی را که به دلیل اشتباه در آدرس، آسیب کالا یا نرسیدن به‌موقع نیاز به ارسال مجدد داشته‌اند، مشخص کنید. این کار کمک می‌کند هزینه‌هایی که در میان سفارش‌های روزانه پخش شده‌اند، به‌صورت یکجا قابل بررسی باشند.
۸. هزینه‌های اداری، مالیاتی و قراردادی را بررسی کنید
بخشی از هزینه‌های مغازه به فعالیت مستقیم روزانه مربوط نیست، اما برای ادامه کار یا رعایت الزامات قانونی پرداخت می‌شود.
بسته به نوع کسب‌وکار و مقررات محل فعالیت، این هزینه‌ها ممکن است شامل هزینه‌های حسابداری، تهیه و تمدید مجوزهای لازم، خدمات حقوقی، بیمه‌های مرتبط، هزینه‌های بانکی یا مخارج مربوط به انجام تعهدات قراردادی باشند. بعضی از این هزینه‌ها سالانه یا در زمان مشخصی پرداخت می‌شوند. به همین دلیل، ممکن است هنگام بررسی مخارج یک ماه به چشم نیایند.
برای شناسایی آن‌ها، قراردادهای اجاره و خدمات، رسیدهای پرداخت، فاکتورهای حسابدار و مدارک مربوط به مجوزها و تعهدات قانونی را مرور کنید. تاریخ پرداخت و علت هر هزینه را هم ثبت کنید. این کار کمک می‌کند مخارجی که به‌صورت دوره‌ای یا نامنظم ایجاد می‌شوند، از قلم نیفتند.
۹. هزینه‌هایی را که از وقت خودتان ایجاد می‌شوند، نادیده نگیرید
اگر صاحب مغازه هستید و بسیاری از کارها را شخصاً انجام می‌دهید، احتمال دارد بخشی از هزینه‌های واقعی کسب‌وکار در حساب‌وکتاب شما دیده نشود. برای مثال، ممکن است ساعت‌ها برای خرید کالا، مذاکره با تأمین‌کنندگان، شمارش موجودی، ثبت سفارش‌ها، رسیدگی به شکایت مشتریان یا پیگیری امور اداری وقت بگذارید.
چون بابت این فعالیت‌ها به خودتان حقوق پرداخت نمی‌کنید، ممکن است تصور کنید این کارها هزینه‌ای ندارند. اما اگر روزی بخواهید این مسئولیت‌ها را به فرد دیگری بسپارید، باید برای انجام آن‌ها دستمزد پرداخت کنید.
برای شناسایی این هزینه پنهان، فعالیت‌هایی را که شخصاً انجام می‌دهید فهرست کنید و زمان تقریبی هرکدام را یادداشت کنید. سپس بررسی کنید انجام همین کارها توسط یک نیروی جایگزین، چه هزینه‌ای برای مغازه به همراه خواهد داشت.
این مبلغ لزوماً پرداخت نقدی ندارد، اما درک آن کمک می‌کند تصویر کامل‌تری از منابعی داشته باشید که برای اداره مغازه صرف می‌کنید.
۱۰. هزینه‌هایی را پیدا کنید که فقط در شرایط خاص ظاهر می‌شوند
بعضی از مخارج نه هر روز اتفاق می‌افتند و نه لزوماً در پایان هر ماه تکرار می‌شوند. این هزینه‌ها معمولاً زمانی ایجاد می‌شوند که مشکلی پیش بیاید یا شرایط فعالیت مغازه تغییر کند. برای مثال، ممکن است قفل مغازه خراب شود، دوربین مداربسته به تعمیر نیاز پیدا کند، یکی از تجهیزات آسیب ببیند یا برای جابه‌جایی قفسه‌ها و تغییر چیدمان هزینه کنید. گاهی هم به دلیل یک اشتباه در سفارش‌گذاری، مجبور می‌شوید برای خرید فوری کالا هزینه بیشتری بپردازید.
این مخارج به دلیل نامنظم بودن، به‌راحتی فراموش می‌شوند؛ به‌خصوص اگر مبلغ آن‌ها از صندوق مغازه یا به‌صورت نقدی پرداخت شده باشد. برای شناسایی آن‌ها، فقط به فهرست هزینه‌های ماهانه اکتفا نکنید. پرداخت‌های چند ماه گذشته را هم بررسی کنید و سراغ رسیدهای تعمیرات، خریدهای اضطراری و سایر مخارج غیرتکراری بروید. هر هزینه‌ای را که به اداره مغازه مربوط بوده، ثبت کنید؛ حتی اگر فقط یک بار اتفاق افتاده باشد.
چطور مطمئن شویم هزینه پنهانی از قلم نیفتاده است؟
برای پیدا کردن هزینه‌های پنهان، لازم نیست تمام اسناد مالی مغازه را از ابتدا بازنویسی کنید. می‌توانید بررسی را با یک روش ساده شروع کنید.
- اول، تمام پرداخت‌های مغازه را جمع‌آوری کنید. صورت‌حساب‌های بانکی، رسیدهای نقدی، فاکتورهای خرید، گزارش‌های کارت‌خوان و مدارک پرداخت‌های دوره‌ای را کنار هم قرار دهید.
- دوم، پرداخت‌های پراکنده را بررسی کنید. به‌خصوص سراغ مبالغی بروید که بدون فاکتور رسمی پرداخت شده‌اند یا در میان خریدهای روزمره گم شده‌اند.
- سوم، مخارج غیرتکراری را پیدا کنید. تعمیرات، خریدهای اضطراری، تعویض تجهیزات و هزینه‌های سالانه را از قلم نیندازید.
- چهارم، موجودی واقعی مغازه را با سوابق ثبت‌شده مقایسه کنید. این کار به شناسایی کالاهای خراب، مفقودشده یا ثبت‌نشده کمک می‌کند.
- پنجم، فهرست هزینه‌ها را به‌طور منظم به‌روز کنید. بررسی یک ماه کافی نیست. بعضی هزینه‌ها فقط در فصل‌های خاص، زمان تمدید قراردادها یا هنگام بروز مشکلات ظاهر می‌شوند.
در پایان، می‌توانید از این چک‌لیست برای بررسی هزینه‌های مغازه استفاده کنید:
- هزینه حمل‌ونقل و تخلیه کالا
- لوازم مصرفی و خریدهای جزئی روزانه
- تعمیر و نگهداری تجهیزات
- کالاهای خراب، تاریخ‌گذشته و مفقودشده
- هزینه مرجوعی و تعویض کالا
- کارمزدها و هزینه‌های بانکی
- بسته‌بندی و ارسال سفارش‌ها
- مخارج اداری، مالیاتی و قراردادی
- زمانی که صرف کارهای مغازه می‌کنید
- هزینه‌های اضطراری و پرداخت‌های غیرتکراری
جمع‌بندی
هزینه‌های پنهان مغازه معمولاً مخارج عجیب‌وغریبی نیستند. بیشتر آن‌ها در میان پرداخت‌های روزانه، خریدهای کوچک، تعمیرات، کسری موجودی و هزینه‌های نامنظم قرار دارند؛ مخارجی که به‌تنهایی ممکن است ناچیز به نظر برسند، اما اگر ثبت نشوند، تصویر دقیقی از هزینه‌های واقعی مغازه به دست نمی‌دهند.
برای شناسایی این هزینه‌ها، باید غیر از اجاره و قیمت خرید کالا، رسیدهای بانکی و نقدی را بررسی کنید، هزینه‌های جانبی خرید را ثبت کنید، موجودی واقعی را بشمارید و مخارجی را که فقط گاهی اتفاق می‌افتند، نادیده نگیرید.
هر هزینه‌ای که به اداره مغازه مربوط است، حتی اگر کوچک، نامنظم یا غیرنقدی باشد، ارزش بررسی دارد. هرچه ثبت هزینه‌ها دقیق‌تر باشد، احتمال اینکه بخشی از مخارج واقعی از قلم بیفتد کمتر خواهد شد.