امروزه گزینه‌های ارتباطی بسیاری در اختیار داریم، از جمله تلفن، فکس، ایمیل، پیامک، شبکه‌های اجتماعی و غیره؛ و گاهی اوقات به نظر می‌رسد که بساط جلسات سنتیِ رو در رو و حضوری در حال برچیده شدن است.
سناریوی زیر برای‌تان آشنا نیست؟
بابک مدیر فروش است و در سفری تجاری به سر می‌برد. او پیامکی برای معاونش سیمین می‌فرستد، از این قرار: اتفاق مهمی افتاده. باید صحبت کنیم. فردا ظهر خوبه؟
سیمین پاسخ می‌دهد: باشه ساعت ۱۲
سیمین فورا چنین پیامکی برای تعدادی از دوستانش در بخش ارسال می‌کند: همین الان پیامی دریافت کردم. اتفاق مهمی افتاده. شرط می‌بندم با سامسونگ قرارداد بستیم. فردا بعد از اینکه باهاش صحبت کردم بهتون خبر میدم.
در همین حین، بابک پیامی به محسن، مدیر منابع انسانی، فرستاده است: کل قرارداد سامسونگ رو از دست دادیم. برگه‌های قطع همکاری رو آماده کن. باید در مورد سازمان‌دهی مجدد بخش صحبت کنیم.
محسن ایمیلی برای سیمین ارسال می‌کند: می‌توانی گزارش مختصری از داده‌های عملکرد کارمندان آماده کنی؟ می‌دانم که گزارش رسمی چهارشنبه صادر می‌شود، اما اگر بتوانی فروش کل امسال را جمع کنی و به طور ماهیانه و مطابق با فروش به ازای هر فروشنده تقسیم‌بندی کنی و بعد هم فرمول ROI را بر کارکنان بخش پشتیبانی اعمال کنی، عالی می‌شود. در ضمن می‌خواهم بدانم که آیا تغییر چشم‌گیری در شرح وظایف شغلی یا تغییراتی در وضعیت کارکنان معوق به وجود آمده که باید در مورد آنها اطلاع داشته باشم یا نه؟ می‌دانم که سرت شلوغ است اما لطفا این کار را در اولویت قرار بده.
سیمین همه چیز را رها می‌کند و ایمیلی به کل بخش ارسال می‌کند: اتفاق مهمی در جلسه با سامسونگ رخ داده. محسن داده‌های به‌روزرسانی شده‌ی عملکرد و همه‌ی تغییرات اعمال شده در شرح وظایف شغلی یا سمت‌ها را می‌خواهد. می‌توانید در اسرع وقت، جدیدترین اطلاعات خود را برایم ارسال کنید؟ آخرین باری که این نوع اطلاعات را جمع‌آوری کردم، داشتند چک‌های پاداش را آماده می‌کردند، هر چیزی را که فکر می‌کنید با عملکردتان در این دوره مرتبط است برایم ارسال کنید.
به نظر شما پس از آنکه بابک، شخصا فرصتی برای صحبت با سیمین پیدا کند، نتیجه‌ی این وضعیت چه می‌شود؟
سهولت ارتباط فوری می‌تواند منجر به سوءِتفاهم و سردرگمی زیادی شود که موجب ایجاد شایعات غلط، جریحه‌دار شدن احساسات و حتی بدگمانی می‌شود. عجله برای به اشتراک گذاری اطلاعات و اقدام به آن، باعث می شود که نیازِ به گرد هم آوردن اعضای گروه و انتقال اطلاعات پیچیده و مهم به افراد نادیده گرفته شود.
به منظور اجتناب از آشفتگی ایجاد شده توسط مکالمات گسیخته‌ای مانند نمونه‌ی بالا، جلسات منظم با اعضای گروه، مفید خواهد بود. این مسئله که جلسه‌ی گروهی نامیده می‌شود، به شما امکان می‌دهد تا به‌روزرسانی‌های دقیقی از خط مشی‌ها، پروژه‌ها، اولویت‌ها و مسائل مربوط به کارکنان گروه و سازمان را در یک زمان در اختیار افراد کلیدی بگذارید.
در جلسه‌ی گروهی، افراد فرصتی برای پرسیدن سؤالات، بیان شفافِ ادراکات خود و ابراز واکنش و بازخورد فوری دارند.
ویژگی‌ها و مزایای جلسات گروهی
ویژگی‌های اساسی جلسات گروهی، به شرح زیر است:
- به صورت رو در رو و با گروه کوچکی انجام می‌شود نه با کل واحد کسب‌وکار؛
- مدیر گروه، جلسه را سازمان‌دهی می‌کند و اطلاعات را ارائه می‌دهد؛
- جلسات کوتاه هستند، معمولا ۳۰ دقیقه یا کمتر؛
- از پرسش استقبال می‌شود.
ارتباط چه بالا به پایین، چه پایین به بالا و چه جنبی باشد، گروه‌تان باید از آنچه که برای آنها و پیرامون آنها اتفاق می‌افتد اطلاع داشته باشند. وقتی اطلاعات به صورت منظم به اشتراک گذاشته می‌شود، مزایای زیادی به همراه دارد:
- اعضای گروه می‌دانند که سازمان به چه چیزی می‌خواهد دست یابد، پس احتمال بیشتری وجود دارد که برای دستیابی به آن تلاش کنند.
- گروه می‌داند که هر یک از اعضا بر روی چه چیزی کار می‌کنند، پس می‌دانند که چگونه به نحو احسن به اولویت بندی و تخصیص وظایف بپردازند.
- به ویژه در مورد گروه‌های از راه دور، اعضا یکدیگر را بهتر می‌توانند بشناسند و این یعنی به طور مؤثرتری با همدیگر کار می‌کنند.
- اعضای گروه موانعی که بر سر راه‌شان وجود دارد را درک می‌کنند، پس فرصتی برای یافتن راه‌حل دارند و خود را برای تغییر آماده می‌کنند.
- مدیر گروه ارتباط منظم را حفظ می‌کند تا مطمئن شود که آنچه باید انجام شود، در واقع انجام می‌شود.
- مدیر گروه نقش خود را تقویت می‌کند و در نتیجه، اعتماد، همکاری و تعهد به وجود می‌آورد.
شیوه‌ی گزارش‌دهی به گروه
مرحله‌ی ۱: از یک فرآیند پیروی کنید
افراد باید بدانند که انتظارشان از جلسه‌ی گروهی چیست. در ضمن سازمان باید از این فرایند حمایت کند.
- مطمئن شوید که به خود گزارش‌دهندگان به طور منظم گزارش داده می‌شود. به عبارت دیگر، مطمئن شوید که رهبران از آنچه در سطوح مختلف و در گروه‌های مختلف در کل سازمان رخ می‌دهد با خبر هستند.
- شیوه‌ی درست جلسه‌ی گروهی را آموزش دهید.
- ناظران و مدیرانی که به طور منظم جلسه برگزار می‌کنند را بشناسید و به آنها پاداش دهید.
مرحله‌ی ۲: قواعد بنیادی وضع کنید
در مورد محیطی که می‌خواهید در این جلسات به وجود آورید فکر کنید. اعضای گروه برای به اشتراک گذاری اطلاعات گرد هم آمده‌اند و شما از آنها می‌خواهید فرصتی برای پرسیدن سؤالات و ابراز دیدگاه‌های خود داشته باشند. این دستورالعمل‌ها را وضع کنید:
- جلسات منظمی را زمان‌بندی کنید.
- مطمئن شوید که کسی در گزارش‌دهی از قلم نیفتد. اگر بعضی‌ها نمی‌توانند شخصا حاضر شوند، روشی برای شرکت دادن آنها در این فرایند بیابید.
- بر اهمیت رک و شفاف بودن، راستگویی و مؤدب بودن تاکید کنید.
- تنها در مورد موضوع مربوطه بحث کنید و اجازه ندهید که جلسه تمرکز خود را از دست بدهد.
مرحله‌ی ۳: اهداف خود را مشخص کنید
شما زمان کوتاهی برای انتقال اطلاعات دارید، پس باید در مورد آنچه که نیاز است انجام شود شفاف باشید. این سؤالات را از خودتان بپرسید تا بتوانید پیام و هدف جلسه را شفاف کنید:
- پیام کلیدی که باید منتقل شود و مورد بحث قرار گیرد چیست؟
- گروه اکنون چه چیزی می‌داند؟
- گروه باید چه اطلاعات پیش‌زمینه‌ای را بداند؟
- شما از گروه و در نتیجه از اعضایش انتظار دارید چه اقداماتی را انجام دهند؟
- چقدر باید رهنمود فراهم کنید؟
- این اقدامات را چه زمانی باید انجام داد؟
- اعضای گروه چگونه متوجه می‌شوند که موفق بوده‌اند؟
- به چه اقداماتی از جلسه‌ی قبلی باید رسیدگی شود؟
- آیا شرکت‌کنندگان باید قبل از جلسه اطلاعاتی آماده کنند؟
مرحله‌ی ۴: سخنرانی خود را آماده کنید
جلسات معمولا الگوی مشابهی دارند. مدیر اطلاعات را منتقل می‌کند، افراد حاضر در جلسه پرسش‌هایی مطرح می‌کنند و مدیر پس از پاسخ به آنها و رفع ابهامات به وجود آمده؛ در نهایت خلاصه‌ای از جلسه را که شامل اطلاعات جمع‌آوری شده از طریق پرسش و پاسخ افراد و بازخوردهای ارائه شده است، بیان می‌کند. برای اینکه این فرایند به راحتی پیش برود، مدیر باید جلسه‌ای را طراحی و آماده کند که نیازهای گروه را برآورده کند. برای آماده کردن پیام‌تان، می‌توانید از این چارچوب استفاده کنید:
- در مورد عملکرد صحبت کنید. در مورد پیشرفت و عملکرد سازمان در مقایسه با جلسه‌ی قبلی، صحبت کنید.
- جدیدترین اخبار مربوط به تغییرات و اصلاحات را ارائه دهید. در مورد سیاست‌ها و روندهایی که ایجاد شده یا تغییر یافته‌اند بحث کنید.
- در مورد مسائل پرسنل بحث کنید. مسائل مربوط به منابع انسانی و افراد درون سازمان را لحاظ کنید.
- اقدامات را تصریح کنید. اولویت‌ها را برای دوره‌ی بعدی در سطح گروهی و سازمانی شرح دهید.
برای هر یک از این نکات، نه تنها اطلاعاتی که باید ارائه دهید، بلکه آنچه را بیش از هر چیز روی گروه تأثیر می‌گذارد، در نظر بگیرید. این امر به شما کمک می‌کند تا خود را برای پرسش‌هایی که در جلسه مطرح می‌شوند آماده کنید.
مرحله‌ی ۵: اطلاعات‌تان را منتقل کنید
هنگام برگزاری جلسه، توصیه‌های زیر را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که گروه، پیام و آنچه را که در نهایت نیاز است انجام بدهند، درک می‌کند:
- روشی برای ارائه‌ی خود انتخاب کنید. ببینید که گروه‌تان چگونه به بهترین شکل می‌آموزد و جلسه را در راستای بهره بردن از آن آماده کنید.
- جلسه را جذاب برگزار کنید. از زبان و مثال‌هایی استفاده کنید که افراد با آنها رابطه برقرار می‌کنند.
- مثبت بمانید. فارغ از نوع پیامی که منتقل می‌کنید، در عین راستگویی، بر روی عناصر مثبت تأکید کنید.
- پیام را از آن خود بدانید. سعی نکنید خودتان را از اطلاعاتی که ارائه می‌دهید دور نگه دارید. هرچه می‌گویید از عمق وجودتان باشد.
- از پرسش‌ها استقبال کنید. تا جایی که می‌توانید صریحا اطلاعات را به اشتراک بگذارید و به نگرانی‌های افراد اهمیت بدهید.
- نکات اصلی را خلاصه کنید. وضعیت کنونی، هر تصمیمی که تاکنون اتخاذ شده و مراحل توافق‌شده‌ی بعدی را در این خلاصه بگنجانید.
برای توصیه‌های مفصل‌تر در مورد ارائه‌ی سخنرانی‌های مؤثر، از مقاله‌ی نکاتی برای سخنرانی بهتر و همچنین این مقاله استفاده کنید. این مقاله‌ها، شما را به سوی بهبود این مهارت مهم و تأثیرگذار هدایت می‌کند.
مرحله‌ی ۶: پیگیری کنید
پیگیری موارد ذکر شده در جلسه را به جلسه‌ی بعدی گروه موکول نکنید. از این جلسات به عنوان مسیری برای بهبود ارتباط کلی، اعتماد و تعهد در گروه استفاده کنید.
- پیام را تقویت کنید. به فکر شیوه‌هایی برای تقویت پیام باشید؛ مثلا از طریق ایمیل، تعامل یا تابلوی اعلانات و خبرنامه‌های شرکتی.
- بازخورد را بررسی کنید. بازخوردی که در جلسه دریافت کردید را مورد بررسی قرار بدهید و از آن برای بهبود سبک مدیریت و رهبری‌تان استفاده کنید.
- در مورد مسائل مربوطه، با رئیس‌تان صحبت کنید. در مورد آنچه که پرسیده شد، آنچه که گروه‌تان بیشتر نگران آن بود و هر پرسشی را که نتوانستید پاسخ مناسبی به آن بدهید با رئیس‌تان در میان بگذارید.
- مطالب خلاصه شده را به افراد غایب بدهید. مطمئن شوید افرادی که نتوانستند در جلسه حضور یابند، اطلاعات مهم را دریافت می‌کنند.
- بر اثربخشی جلسه نظارت کنید. از مدیریت از طریق گشت‌زنی و سرکشی استفاده کنید تا از آنچه که در گروه رخ می‌دهد مطلع باشید.
این مجموعه حاصل تجربیات اساتید هاروارد است که هر یک، از کارآفرینان و مشاوران بزرگ در دنیا هستند.
