روزهای تعطیلات نوروز اغلب جزو شادترین اوقات سال هستند. روزمان را با اعضای خانواده سپری می‌کنیم، از بزرگترها عیدی می‌گیریم، به کسانی که دوست‌شان داریم عیدی می‌دهیم و از خوبی‌های زندگی لذت می‌بریم. اما ممکن است هم‌زمان با نزدیک شدن به تعطیلات نوروزی استرس زیادی را هم تجربه کنیم، به خصوص در محیط کار. به بیان ساده، افراد حوالی ایام تعطیلات نوروزی، باید کار بیشتری نسبت به روزهای دیگر انجام دهند؛ یعنی معمولا با نزدیک شدن پایان سال، تمرکز، مشارکت و بهره وری اعضای گروه کاهش پیدا می‌کند. اما خبر خوب این است که کارهای زیادی می‌توان انجام داد تا استرسی که اعضای گروه‌تان در طول تعطیلات نوروزی تجربه می‌کنند، از دوش‌شان برداشته شود. در این مقاله می‌خواهیم ببینیم چطور می‌توان در این زمینه به افراد کمک کرد.
مشکلات رایج
در حالی که اغلب افراد از حضور در کنار خانواده، شادی و آرامش در طی تعطیلات لذت می‌برند، برخی ممکن است مشکلاتی را نیز تجربه کنند. به عنوان مثال مطالعه‌ای که در سال ۲۰۰۶ در آمریکا انجام شد نشان داد که:
- ۶۱ درصد از افراد در دوران تعطیلات، استرس بیشتری را تجربه کردند.
- ۶۸ درصد از افراد احساس خستگی بیشتری داشتند.
- ۵۲ درصد از افراد در مقایسه با ایام دیگر، عصبی‌تر بودند.
- ۶۷ درصد از افراد کمبود وقت را یکی از منابع استرس خود می‌دانستند.
- ۴۷ درصد از افراد فشار ناشی از هدیه دادن و هدیه گرفتن را منبع اصلی استرس‌شان می‌دانستند.
در بررسی دیگری گزارش شده است که ۶۸ درصد از کارمندان معتقدند مدیریت کارهایشان (برای این که بتوانند زمان فراغت داشته باشند) منبع اصلی استرس آنهاست.
در سازمان شما چه اتفاقاتی در تعطیلات نوروزی می‌افتد؟ دلایل احتمالی استرس می‌توانند اینها باشند:
- کاهش تعداد پرسنل به دلیل مرخصی و غیبت
- افزایش یا کاهش حجم کار (دوران تعطیلات می‌تواند شلوغ‌ترین زمان سال باشد، به خصوص برای کسب و کارهای کوچک)
- ضرب‌العجل‌های کوتاه‌تر، به دلیل فرارسیدن تعطیلی‌ها یا محقق ساختن اهداف پایان سال
- کاهش روحیه و مشارکت افراد (به خصوص وقتی برخی اعضای گروه مجبورند در روزهای تعطیل هم کار کنند)
- تغییرات در افراد و ساختار تیم
همه‌ی اینها می‌توانند موجب شود تعطیلات مثلِ مسابقه‌ی دو سرعتی باشد که فقط باید از خط پایانش گذشت.
خیلی‌ها نیز به محض اینکه جشن‌ها و مهمانی‌ها به پایان می‌رسند، دچار «غم پساتعطیلات» یا حتی افسردگی می‌شوند. این موضوع می‌تواند به علت انتظاراتِ براورده نشده، افزایش تنهایی وقتی دوستان و خانواده به سر خانه و زندگی خود برمی‌گردند یا احساس افسردگی پس از یک خوش‌گذرانی بیش از حد باشد.
استراتژی‌هایی برای کمک به گروه‌تان
برای کاهش استرس افرادتان، در روزهای منتهی به تعطیلات و در دوران تعطیلات، این کارها را انجام دهید:
گزینه‌های کاریِ منعطفی ارائه دهید
خیلی از افراد در دوران تعطیلات به مسافرت می‌روند یا میزبان خویشاوندان خود می‌شوند. همچنین به خاطر رفتن به خرید یا تعهدات خانوادگی، تقاضاهای اعضای خانواده از فرد برای وقت آزاد هم بالا می‌رود.
در طی تعطیلات نوروزی هر جا که منطقی است، برنامه‌های کاری منعطفی ارائه دهید تا استرس اعضای گروه‌تان را به حداقل برسانید. می‌توانید به آنها اجازه دهید به صورت دورکار در خانه کارشان را انجام دهند، از راه دور ارتباط برقرار کنند یا ساعت‌های کاری منعطفی داشته باشند. یا می‌توانید ساعت‌ها را طوری تغییر دهید که زمان بیشتری برای ناهار و استراحت داشته باشند تا بتوانند به کارهای شخصی‌شان برسند.
اگر چه شاید متناقض به نظر برسد، اما وقتی انعطاف بیشتری در مورد ساعات کاری به اعضای گروه‌تان می‌دهید، با کاهش میزان استرس، می‌تواند بازدهی بیشتری به ارمغان بیاورد.
آموزش متقابل دهید
خیلی از افراد در تعطیلات نوروزی از مرخصی سالیانه‌ی خود استفاده می‌کنند، با این کار مهارت‌ها و تخصص‌شان را نیز با خود می‌برند. اگر مسئله یا بحرانی پیش بیاید که فقط آنها می‌توانند رفعش کنند، آن وقت است که به مشکل بر می‌خورید.
برای جلوگیری از این مشکل، مطمئن شوید که همه‌ی اعضای گروه آموزش‌های متقابل دیده‌اند. این کار به آنها امکان می‌دهد تا به سرعت جای خالی مهارت یا تخصص دیگری را پر کنند. آموزش متقابل باید تا جای ممکن سریع انجام شود تا پیش از آنکه مشغله زیاد شود، افراد در نقش‌های مختلفی که دارند احساس راحتی بیشتری کنند.
انتظارات را مدیریت کنید و پیشاپیش آماده شوید
باید انتظارات‌تان را از اعضای گروه و همین‌طور مشتریان، در روزهای تعطیلات، در حد واقع‌بینانه‌ای نگه دارید.
اول از همه، به ضرب‌العجل‌هایی که در این روزهای پرمشغله تعیین می‌کنید، توجه کنید. هر جا ممکن بود، پروژه‌هایی که ضرورت کمتری دارند را به بعد از تعطیلات موکول کنید.
پیشاپیش به نیازهای پرسنل هم توجه کنید؛ همه نمی‌توانند در روزهای یکسانی مرخصی بگیرند. سعی کنید زمان‌بندی را به گونه‌ای انجام دهید که برای همه منصفانه و متعادل باشد. برای مثال می‌توانید برای جبران زحمتِ کارمندانی که باید در زمان تعطیلات نیز کار کنند، یک روز مرخصی بیشتر در نظر بگیرید. یا برای اینکه روزِ کاری ویژه‌ای داشته باشند، برای‌شان کیک، ناهار یا شام ببرید.
در هنگام استخدام، به کارمندان تازه‌وارد اطلاع دهید که شاید در تعطیلات نوروزی هم از آنها انتظار برود کار کنند. این مسئله را در منشور گروه و نیز در شرح وظایف شغلی افراد ذکر کنید تا اطمینان یابید که اعضای گروه‌تان از قبل می‌دانند چه انتظاری از آنها می‌رود.
گر چه خیلی از سازمان‌ها در زمان تعطیلات پرمشغله‌تر می‌شوند، اما برخی صنایع در این مدت حجم کاری کمتری دارند. اگر کاهش/افزایش فعالیت در پایان سال، برای سازمان شما امری عادی است، پیشاپیش برای آن آماده شوید. وظایف و پروژه‌هایی را طرح‌ریزی کنید که اعضای گروه‌تان بتوانند برای بعد از تعطیلات و در روزهای شلوغ/خلوت، هم‌چنان آماده باقی بماند. (این زمان می‌تواند فرصت خوبی برای تمرکز بر فعالیت‌های آموزشی و فوق برنامه نیز باشد.)
خیلی از سازمان‌ها مراسم و مهمانی‌هایی برگزار می‌کنند تا فصل جدید را جشن بگیرند و به افراد روحیه بدهند. با این وجود، اینکه از همه انتظار داشته باشید در این مراسم شرکت کنند یا در روز مراسم (یا روز بعد از آن، اگر روزِ کاری باشد) هم‌چنان پربازده و پرانرژی عمل کنند، انتظار واقع‌بینانه‌ای نیست.
به باورهای مذهبی گوناگون احترام بگذارید
ممکن است برخی از اعضای گروه‌تان، از مذاهب و فرهنگ‌های دیگری باشند و تعطیلات مذهبی یا غیرمذهبی متفاوتی را جشن بگیرند و شاید برخی افراد اصلا نوروز را جشن نگیرند.
نسبت به باورهای مذهبی مختلف موجود در گروه‌تان حساس باشید. به یاد داشته باشید که چه کسی، چه تعطیلاتی دارد و برنامه‌های زمانی و انتظارات خود را برای آن فرد، متناسب با نیازهایش تنظیم کنید.
یک راه دیگر برای جشن گرفتن تعطیلات، این است که اعضای گروه‌تان را تشویق کنید تا فضای دفتر کار خود را تزئین کنند و باورهای مذهبی و فرهنگی‌شان را به نمایش بگذارند. این کار اگر درست انجام شود، می‌تواند روحیه و مشارکت را افزایش بدهد و تحمل افراد را بالا ببرد. می‌توانید جشن‌های موضوعی درر روزهای منتهی به نوروز هم داشته باشید.
حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید
از آن‌جا که خیلی از افراد در انتهای سال مرخصی می‌گیرند، قبل از مرخصی سالیانه، اعضای گروه‌تان باید روی انجام همه‌ی وظایف‌شان تمرکز کنند. این مسئله می‌تواند روزهای منتهی به تعطیلات پایان سال را به فرصت خوبی برای راهنمایی افراد درباره‌ی مدیریت زمان تبدیل کند.
اول از همه، با آنها کار کنید تا حواس‌پرتی را به حداقل برسانند. برای مثال اعضای گروه را تشویق کنید تا تلفن‌های همراه‌شان را خاموش کنند، درب دفتر کارشان را ببندند، مرورگر وب‌شان را برای چک کردن سایت‌های نامربوط باز نکنند و وقتی باید تمرکز کنند، از چک کردن ایمیل‌ها خودداری کنند. فقط جلسات یا رویدادهایی را برنامه‌ریزی کنید که ضروری هستند؛ این طوری اعضای گروه‌تان برای تمرکز روی مهم‌ترین پروژه‌هایشان، وقت و انرژی بیشتری دارند.
در محیط کاریِ شلوغ و نامرتب، حفظ تمرکز می‌تواند کار سختی باشد. با کار کردن با اعضای گروه‌تان برای مرتب شدن، پیشاپیش برای این زمان پرمشغله خود را آماده کنید. پروژه‌های مهم را از پیش، به افراد، تخصیص بدهید و وظایف هر شخص را معین کنید و اطمینان یابید که همه می‌دانند چطور باید از ابزار مدیریت زمان، مانند برنامه های عملیاتی و فهرست کارهای پیش رو استفاده کنند تا وظایف و مسئولیت‌هایشان را به بهترین نحو انجام دهند.
روحیه را بالا ببرید
استرس تعطیلات می‌تواند روحیه را به شدت تضعیف کند. ممکن است در این ایام پر تب و تاب سال، اعضای گروه‌تان احساس سردرگمی، دستپاچگی یا حتی افسردگی کنند.
محیط کاری سالم به افراد کمک می‌کند تا استرس را مدیریت کنند و روحیه‌ی خود را بالا ببرند. مطمئن شوید که همه، محیط کاری تمیز، با نور مناسب و سالمی دارند. از گیاهان و آثار هنری استفاده کنید تا دفتر کار را روشن‌تر و پرانرژی‌تر کنید و بگذارید نور طبیعی وارد اتاق‌ها شود. می‌توانید در زمان تعطیلات، کارمندان را برای نحوه‌ی پوشش نیز آزادتر بگذارید نیازی نیست حتما لباس‌های رسمی بپوشند؛ بگذارید با پوشش‌های نیمه رسمی و لباس‌های رنگی حال و هوای سال نو در سازمان‌تان طنین‌انداز شود.
زمانی بگذارید تا از اعضای گروه‌تان برای سخت کوشی و موفقیت‌هایشان، تشکر کنید. یادداشتی شخصی و دست‌نویس برای هر فرد تهیه کنید و در آن اشاره کنید که در طی این سال چه دستاوردهای خوبی داشته است. این حرکتِ به ظاهر کوچک، تأثیری به مراتب بیشتر از دادن هدیه یا کوپن‌های تخفیف به کارمندان، در پی دارد؛ اگر چه آن موارد نیز می‌توانند در نوع خود مؤثر باشند.
اصلا می‌توانید امسال کار متفاوت و پرمعناتری نسبت به مهمانی‌ها و جشن‌های مرسوم اداری انجام دهید. برای مثال میزبانی رویداد خیریه‌ای را بر عهده بگیرید، یا آشپزی کنید و در سالن غذاخوری، مراسم غذای خانگی برپا کنید. رویدادهای خیریه و جمعی می‌توانند ابزار بسیار مؤثری در افزایش روحیه و نشاط کارکنان باشند.
و در پایان، برای افسردگیِ پساتعطیلات نیز برنامه‌ریزی کنید. وقتی همه از تعطیلات بازگشتند، مهمانی کوچکی ترتیب بدهید و اعضای گروه را تشویق کنید تا برای سال جدید، اهداف مهم و سازنده‌ای را تعیین کنند.
این مجموعه حاصل تجربیات اساتید هاروارد است که هر یک، از کارآفرینان و مشاوران بزرگ در دنیا هستند.
