آیا به علت فشار کاری زیاد، بار زیادی را به دوش می‌کشید و همواره استرس دارید؟ یا کارتان به نظر به بن‌بست رسیده است؟ اگر چنین است، پس باید مهارت‌های تفویض اختیار را در خودتان تقویت کنید!
اگر به تنهایی کار می‌کنید، علیرغم سخت کوشی، فقط می‌توانید حجم محدودی از کارهایتان را به اتمام برسانید. در‌حالی‌که در طول روز، ساعات زیادی برای کار کردن وجود دارد و کارهای زیادی می‌تواند در طی این ساعات انجام شود. اگر افراد زیادی وجود داشتند که می‌توانستند در انجام این وظایف به شما کمک کنند، همه کارها بر وفق مراد بود. اما این افراد اندک هستند و به همین دلیل، میزان موفقیت شما در انجام همه‌ی وظایف‌تان محدود است.
با وجود این، اگر در کارتان خِبره باشید، دیگران بیش از این، از شما انتظار خواهند داشت. این انتظار سبب می‌شود دچار استرس شوید و بارِ زیادی را به دوش بکشید. طبیعتا نمی‌توانید هر آنچه را که دیگران از شما می‌خواهند، انجام بدهید. قرار گرفتن در این موقعیت، شما را مضطرب و ناراحت می‌کند، چون ممکن است دیگران را ناامید کنید.
به هرحال، اگر به جنبه‌ی مثبت انتظارات بالا بنگریم، خواهیم دید که این انتظارات می‌توانند فرصت فوق‌العاده‌ای برای غلبه بر محدودیت‌ها باشند. اگر بتوانید این فرصت‌ها را شناسایی کنید، به موفقیت واقعی دست می‌یابید!
یکی از رایج‌ترین روش‌های غلبه بر محدودیت، این است که بیاموزید چگونه کارهایتان را به دیگران واگذار کنید. حتی اگر در کارتان «درجه یک» باشید، باز هم به کمک و حمایت احتیاج دارید. طلب کمک از دیگران عیب نیست. غرور را کنار بگذارید و برای استعداد دیگران احترام قائل شوید. به یاد داشته باشید هیچ‌گاه به تنهایی موفق نخواهید شد. وقتی دیگران را در موفقیت خود سهیم بدانید و از آنها قدردانی کنید، به خود، هم‌تیمی‌ها و حامیان‌تان ارج می‌نهید. اگر این کار را به خوبی انجام دهید، می‌توانید به سرعت، یک تیم قوی و موفق داشته باشید که قادر به برآوردن نیازهای دیگران است. به همین دلیل، تفویض اختیار مهارت بسیاری مهمی است که مسلما باید آن را یاد بگیرید!
چرا مردم کارهایشان را به دیگران واگذار نمی‌کنند
برای درک چگونگی روش صحیح تفویض اختیار، دانستن دلایل اجتنابِ افراد از این کار بسیار حائز اهمیت است . ساده بگوییم، مردم کارهایشان را به دیگران واگذار نمی‌کنند، چون این کار، به مقدمات زیادی احتیاج دارد.
گذشته از این، کدام یک راحت‌تر است؟ اینکه خودتان طراحی و نوشتن محتوای بروشوری که محصول جدیدی را تبلیغ می‌کند به عهده بگیرید یا بگذارید اعضای یک تیم، این کار را برای شما انجام دهند؟ شما محتوا را مثل کف دست می‌شناسید. در خواب هم می‌توانید به جملات تبلیغی فکر کنید. طراحی و نوشتن آن برای شما کار نسبتا آسانی است، حتی می‌تواند سرگرم‌کننده هم باشد! اما سؤال اینست: «آیا با این کار، از زمان‌تان به درستی استفاده می‌کنید؟»
با وجود این که در ظاهر، انجام این کار توسط خودتان از توضیح استراتژی های زیربنایی بروشور به فردی دیگر، راحت‌تر است، دو دلیل مهم برای بهتر بودن تفویض اختیار به دیگری وجود دارد:
- اگر شما به عنوان مثال توانایی هدایت و اجرای یک کمپین تبلیغاتی را داشته باشید، این احتمال وجود دارد که با توسعه‌ی بیشتر استراتژی‌ها و پرداختن به ایده‌های جدید، از مهارت‌های شما بهتر استفاده شود. در حالی که اگر خودتان به تنهایی کار را انجام دهید، نمی‌توانید از زمان‌تان به بهترین شکل استفاده کنید.
- با مشارکت دادن معنادار دیگران در پروژه، مهارت‌ها و توانایی‌های آنها را هم گسترش می‌دهید. این به آن معناست که بار دیگری که پروژه‌ی مشابهی به شما پیشنهاد شد، می‌توانید آن را با اطمینان بیشتری به دیگران واگذار کنید، در حالی که می‌دانید با وجود مشارکت کمتر شما، نتیجهی کار خوب خواهد بود.
تفویض اختیار، امکان استفاده‌ی بهینه از زمان و مهارت‌هایتان را فراهم می‌کند و به افراد دیگر تیم کمک می‌کند تا استعدادهایشان را در سازمان به بالاترین حد ممکن برسانند.
چه هنگام تفویض اختیار کنیم
اگر تفویض اختیار به درستی انجام شود، در نتیجهی آن هر دو طرف برنده خواهند بود. با وجود این، نباید هر کاری را به دیگران واگذار کنید. برای تعیین اینکه چه هنگام، تفویض اختیار مناسب‌ترین تصمیم است، باید این پنج پرسش کلیدی را از خود بپرسید:
- آیا فرد دیگری وجود دارد که برای انجام این کار، اطلاعات یا تخصص لازم را داشته باشد (یا بتوان اطلاعات لازم را به او داد)؟ در اصل، آیا این کاری است که فرد دیگری بتواند انجام دهد، یا حتما خود شما باید آن را انجام دهید؟
- آیا این کار فرصت رشد و توسعه‌ی مهارت‌های فرد دیگری را فراهم می‌کند؟
- آیا این کاری است که در آینده به همین شکل، تکرار خواهد شد؟
- آیا شما برای واگذاری درست کار، زمان کافی در اختیار دارید؟ برای آموزش کافی، برای پرسش و پاسخ، برای نظارت بر پیشرفت کار و در صورت نیاز دوباره‌کاری، باید زمان کافی وجود داشته باشد.
- آیا این کار در موفقیت سازمان نقش اساسی ندارد؟ وظایف حیاتی برای دستیابی به موفقیت در بلند‌مدت (برای مثال، استخدام افراد مناسب برای تیم) نیازمند توجه و دقت شما هستند.
اگر بتوانید حداقل به برخی از پرسش‌های بالا جواب «مثبت» بدهید، پس باید بدانید که این کار ارزش واگذاری به دیگران را دارد.
عوامل دیگری که در بررسی قابلیت واگذاری یک کار مهم هستند، عبارتند از:
۱. جدول زمانی/ مهلت پروژه.
-برای انجام کار چقدر زمان دارید؟
-اگر کار برای اولین‌بار، درست انجام نشود، آیا فرصت انجام دوباره‌ی آن وجود دارد؟
-عواقبِ انجام ندادن به موقع کار چه هستند؟
۲. انتظارات یا اهداف شما برای پروژه یا کار عبارتند از:
-چقدر اهمیت دارد که نتایج، از بالاترین کیفیت ممکن برخوردار باشند؟
-آیا رسیدن به یک نتیجهی «حداقلی»، کفایت می‌کند؟
-آیا شکست، سرنوشت‌ساز خواهد بود؟
-میزان تأثیر شکست بر مسائل دیگر، چقدر است؟
با در نظر گرفتن نکاتی که گفته شد، فراهم بودن همگی این شرایط، باز هم نتیجهی موفقیت‌آمیز تفویض اختیار را تضمین نمی‌کند. علاوه بر این، باید در انتخاب فرد (یا افرادی) که برای تفویض اختیار انتخاب می‌کنید، دقت کنید.
چه کسی را برای واگذاری انتخاب کنیم و چگونه این کار را انجام دهیم
پس از قطعی شدن تصمیم تفویض اختیار به فرد دیگر، عواملی هستند که باید آنها را در نظر بگیرید.
باید کار را به چه کسی واگذار کنید؟
عواملی که باید در نظر بگیرید، عبارتند از:
۱. تجربه، دانش و مهارت‌هایی که فرد هنگام انجام کار، از آنها استفاده می‌کند.
- فرد انتخاب شده، در حال حاضر چه اطلاعات، مهارت‌ها و نگرشی دارد؟
- آیا شما برای دادن هر گونه آموزش لازم، وقت و منابع در اختیار دارید؟
۲. سبک کاری مورد پسند این فرد.
- این فرد چقدر مستقل است؟
- این فرد از شغل خود چه انتظاراتی دارد؟
- این فرد چه علایق و اهداف بلندمدتی دارد و این علایق و اهداف چگونه با کار پیشنهاد شده به او همسو خواهند شد؟
۳. حجم کاری کنونی این فرد.
- آیا این فرد برای انجام کار بیشتر، وقت دارد؟
- آیا واگذاری کار شما مستلزم بَر هم زدن و تغییر مسئولیت‌های دیگرِ فرد می‌شود؟
شاید وقتی برای اولین بار کاری را به فردی واگذار می‌کنید، متوجه شوید او در مقایسه با خودتان، برای انجام کار به زمان بیشتری احتیاج دارد. دلیل آن اینست که شما در این کار متخصص هستید و او هنوز در حال یادگیری است. صبور باشید: اگر فرد درستی را انتخاب کرده باشید و کار واگذاری را به درستی انجام داده باشید، این فرد به زودی ماهر و قابل‌اعتماد خواهد شد.
چگونگی تفویض اختیار
تفویض اختیار را با روشن کردن نتیجهی مطلوب برای افرادی که کار را به آنها واگذار کرده‌اید، آغاز کنید. برنامه‌ی نظارتی تنظیم کنید، محدودیت‌های کار را شناسایی کنید و حمایت کافی به عمل آورید، اما از پس گرفتن اختیاری که قبلا به کسی واگذار کرده‌اید؛ اجتناب کنید. همزمان با پیشرفت کار، به‌روز شوید و به جای فرآیند و نحوه انجام وظیفه، روی نتیجهی کار تمرکز کنید. سرانجام، پس از اتمام کار، از افرادی که سزاوار تشویق هستند، قدردانی کنید. از اصول زیر استفاده کنید تا تفویض اختیار را با موفقیت انجام دهید:
۱. نتیجه‌‌ای را که می‌خواهید دریافت کنید، به روشنی بیان کنید. در ذهن‌تان با فکر کردن به نتیجهی نهایی شروع کنید و نتایج مورد انتظار را مشخص کنید.
۲. محدودیت‌ها و مرزها را به روشنی تعیین کنید. مرزهای اختیار، مسؤولیت و پاسخگویی را تعریف کنید. آیا فرد باید:
- صبر کند تا به او بگویید چه کاری را انجام دهد؟
- بپرسد که چه کاری را انجام دهد؟
- پیشنهاد کند که چه کاری باید انجام شود و سپس وارد عمل شود؟
- کارش را انجام دهد و فورا نتیجه را گزارش بدهد؟
- کارش را شروع کند و به صورت دوره‌ای گزارش بدهد؟
۳. در صورت امکان، افراد دیگری را در فرایند واگذاری مشارکت دهید. به آنها قدرت بدهید تا تصمیم بگیرند که چه کارهایی، در چه زمانی به آنها واگذار شود.
۴. میزان مسؤلیت را با میزان اختیار، تطبیق بدهید. شما می‌توانید برخی از مسؤولیت‌ها‌یتان را واگذار کنید، اما نمی‌توانید پاسخگویی نهایی را هم واگذار کنید. مسؤلیت نهایی کار به گردن خود شماست!
۵. کار را به افرادی با پایین‌ترین جایگاه سازمانی ممکن واگذار کنید. کسانی که بیشترین نزدیکی را با کار دارند، بهترین گزینه‌ها برای انجام کار هستند، زیرا دقیق‌ترین اطلاعات را درباره‌ی جزئیات کار دارند. شما با واگذاری کار به این افراد، کارایی تیم و امکان پیشرفت این افراد را بالا می‌برید.
۶. حمایت کافی کنید و برای پاسخگویی به پرسش‌ها در دسترس باشید. از طریق ارتباطات و نظارت و همچنین تهیه‌ی منابع و اعتمادسازی، موفقیت پروژه را تضمین کنید.
۷. بر نتایج تمرکز کنید. بیشتر به پیشرفت بپردازید تا جزئیات انجام کار: راه شما لزوما تنها راه یا بهترین راه موجود نیست! به فرد اجازه دهید، کنترل روش‌ها و فرآیندهای خودش را در دست داشته باشد. این آزادی، زمینه‌ی موفقیت و اعتماد را فراهم می‌کند.
۸. از محول شدن مجدد کار به خودتان اجتناب کنید. اگر مشکلی وجود دارد، به فرد منتخب اجازه ندهید تا مسؤلیت کار را دوباره به گردن شما بیندازد: از او درباره‌ی راه‌حل‌های پیشنهادی‌اش سؤال کنید، اما فورا جواب را در اختیار او قرار ندهید.
۹. تعهد و انگیزه ایجاد کنید. درباره‌ی تأثیر موفقیت بر پاداش‌های مالی، فرصت‌های آینده، به رسمیت شناختن تلاش‌ها و دیگر نتایج مطلوب، صحبت کنید.
۱۰. کنترل امور را در دست داشته باشید.
- درباره‌ی جدول زمانی و مهلت به اتمام رساندن کار صحبت کنید.
- در جدول زمانی، تاریخی را برای بررسی روند پیشرفت پروژه معین کنید.
- در صورت لزوم، اصلاحاتی را انجام دهید.
- برای بررسی تمام کارهای واگذار شده، حوصله به خرج دهید.
در بررسی کامل تمام این نکات کلیدی، قبل و حین فرایند واگذاری، خواهید دید که عمل واگذاری را با موفقیت بیشتری انجام می‌دهید.
حفظ نظارت
حالا که مراحل بالا را انجام داده‌اید، حتما اعضای تیم خود را به درستی، توجیه کنید. برای توضیح دلیل انتخاب آنها برای کار، انتظاراتی که حین پروژه از آنها می‌رود، اهداف خود برای پروژه، تمامی برنامه‌های زمانی و مهلت‌ها و منابعی که می‌توانند از آنها استفاده کنند، حوصله به خرج دهید و بر سر تاریخِ نظارت بر پروژه و به‌روزرسانی روند پیشرفت، با آنها به توافق برسید.
در آخر، مطمئن شوید که اعضای تیم به حساسیت شما نسبت به باخبر شدن از مشکلات و در دسترس بودن‌تان برای هر گونه سؤال یا راهنمایی، آگاه هستند.
همه‌ی ما می‌دانیم که به عنوان مدیر، نباید از رویکرد مدیریت خُرد استفاده کنیم. با این‌حال، این بدین معنا نیست که بطور کلی، کنترل و نظارت بر امور را هم واگذار کنیم: برای واگذاری مؤثر، باید بین آزادی دادن به افراد برای بهره‌وری از توانایی‌هایشان و نظارت و حمایت کافی برای تضمین انجام درست و مؤثر کار، تعادل ایجاد کنیم. (این کار در بعضی مواقع به سختی امکان‌پذیر است)
اهمیت پذیرش کامل
وقتی کار واگذار شده به شما تحویل داده می‌شود، زمانی کافی برای بررسی آن در نظر بگیرید در صورت امکان، فقط کاری را قبول کنید که کیفیت خوبی دارد و کامل انجام شده است. اگر کاری را بپذیرید که از نتیجه آن راضی نیستید، اعضای تیم شما یاد نمی‌گیرند که کار را به درستی انجام دهند. بدتر از آن پذیرش کاری است که مجبورتان کند تا خودتان مجددا آن را کامل کنید. این پذیرش، به حجم کاری شما می‌افزاید و به این معناست که شما حتی برای انجام درست کارهای خودتان هم زمان کافی نخواهید داشت.
به یاد داشته باشید که وقتی کار خوبی به شما تحویل داده می‌شود، حتما تلاش فرد (یا افراد) را تصدیق و از آن تقدیر کنید. شما به عنوان رهبر تیم، باید عادت کنید هر بار که اعضای گروه، شما را با عملکرد خوب‌شان تحت تأثیر قرار می‌دهند، از آنها تعریف کنید. این تلاش از سوی شما تأثیر بسزایی در ایجاد اعتماد به نفس و کارایی اعضای تیم خواهد داشت، خصوصیاتی که در پروژه‌ی بعدی به کیفیت‌شان افزوده خواهد شد و در نتیجه، هر دو طرف در این پروژه برنده خواهند بود.
