ایمیل از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی دنیای امروز است. ارسال ایمیل، فوری، کم‌زحمت و روشی ایده‌آل برای دسترسی به افراد در سراسر دنیاست. اما مشکل این است که اغلب نمی‌دانیم چطور به روشی کارامد از ایمیل استفاده کنیم. ما انتظار پاسخ‌دهی سریع داریم، درحالی که ایمیل‌های طولانی و گیج‌کننده می‌نویسیم و انبوهی از ایمیل‌هایی را که کسی رغبت به خواندنشان نمی‌کند، روانه‌ی صندوق ورودی ایمیل افراد می‌کنیم. در این مقاله می‌خواهیم روش‌هایی را برای استفاده‌ی موثر از ایمیل به شما معرفی کنیم.
اهمیت استفاده‌ی کارامد از ایمیل
با اینکه ایمیل می‌تواند بسیار سودمند باشد، اما اگر به درستی از ایمیل استفاده نکنید وقت و انرژی زیادی را هدر می‌دهد. احتمالا شما هم وقت زیادی را صرف مرور ایمیل‌های باز ارسال‌شده‌ای می‌کنید که هیچ ربطی به شما و کارتان ندارند! تا کنون چندین بار مجبور شده‌اید در صندوق نامه‌هایتان به دنبال ایمیلی که نیازمند پاسخ فوری بوده است بگردید درحالی‌که فرستنده آن را با عنوان «مهم» یا «فوری» نشان‌دار نکرده است؟
در ادامه ۸ استراتژی را برای استفاده‌ی کارامد از ایمیل معرفی می‌کنیم. (مقاله‌‌ی چطور ایمیل تأثیرگذارتری بنویسیم توصیه‌های بیشتری در این زمینه به شما ارائه می‌کند.)
۱. استفاده‌ی درست از فیلدهای موجود
در ارسال برای دریافت‌کنندگان، باید گزینه‌های «To ،cc و bcc» را به درستی انتخاب کنید. «To» را برای مخاطبانی که انتظار اقدام ویژه‌ای را از آنها دارید یا کسانی که موضوع نامه مستقیما به آنها مربوط می‌شود، استفاده کنید. از «cc» برای مخاطبانی که باید از موضوع نامه مطلع شوند ولی انتظار اقدام خاصی را از آنها ندارید به کار بگیرید. «bcc» را وقتی به کار بگیرید که می‌خواهید برای افراد زیادی بدون آشکار شدن نام و آدرس آنها ایمیل بفرستید.
۲. دقت در استفاده از «پاسخ به همه»
«پاسخ به همه» کارتان را ساده می‌کند اما تنها زمانی از آن استفاده کنید که مطمئن هستید نامه و پاسخ‌تان به دریافت‌کنندگان ربط دارد.
هرگز هنگام ارسال بازخورد یا نقد موضوعی از «پاسخ به همه» استفاده نکنید. برای اطلاع‌رسانی درباره‌ی خبر‌های ناخوشایند یا بازخوردهای منفی، به فرد یا افراد مورد نظر ایمیل‌های جداگانه ارسال کنید.
۳. اجتناب از ایمیل پینگ‌پونگی
ایمیل پینگ‌پونگی وقتی رخ می‌دهد که افراد به صورت پیوسته (معمولا در مدتی کوتاه) و در متن‌های کوتاه برای هم ایمیل می‌فرستند. با ارائه‌ی گزینه‌های مختلف در ایمیل‌تان می‌توانید از ایمیل پینگ‌پونگی اجتناب و از هدر رفتن زمان جلوگیری کنید.
مثال
سلام امیر عزیز
لازم است برای آخر هفته جلسه‌ای داشته باشیم. من سه‌شنبه، پیش از ۱۰ صبح و چهارشنبه ۲ تا ۳ بعداز ظهر وقت آزاد دارم. به من اطلاع بده کدام گزینه برایت مناسب است.
با احترام، رضا
تصور کنید بدون ارائه‌ی این گزینه‌ها، چه رخ می‌داد. شاید امیر دوست داشت سه‌شنبه ظهر یا چهارشنبه بعد از ساعت ۳ جلسه بگذارد، در نتیجه رضا مجبور می‌شد در ایمیل دیگری به امیر بگوید که ملاقات در آن زمان‌ها برایش ممکن نیست.
همه‌ی اطلاعات لازم را در اولین ایمیل در اختیار مخاطب قرار دهید و ساده‌نویسی را فراموش نکنید. با این کار در زمان صرفه‌جویی می‌کنید و مبادله‌ی اطلاعات به سرعت انجام می‌شود. اگر نیاز به تبادل بیشتر بود به جای ایمیل از تلفن استفاده کنید.
۴. رعایت ادب و احترام
به طور منظم به صندوق نامه‌هایتان سر بزنید و اگر لازم است در زمان مناسب به ایمیل‌ها پاسخ بدهید. این کار نشان‌دهنده‌ی ادب و احترام شماست و دیگران را تشویق می‌کند تا در زمان معینی به ایمیل‌های شما پاسخ دهند. بسته به کارتان ممکن است چندین بار در روز صندوق نامه‌هایتان را چک کنید؛ معمولا برای مدیریت مناسب ایمیل‌ها پیشنهاد می‌شود روزی ۳ بار صندوق نامه‌هایتان را چک کنید.
گاهی بهتر است از پاسخ فوری به ایمیل‌ها اجتناب کنید. فرض کنید دوستی درباره‌ی مسئله‌ای از شما راهنمایی خواسته است، اما چند دقیقه بعد ایمیلی می‌فرستد با این مضمون که خودش مشکل را رفع کرده است. اگر بلافاصله برای پاسخ به ایمیل نخست اقدام کرده باشید و نامه‌ی بلندبالایی نوشته باشید احتمالا ایمیل دوم را ندیده‌اید و وقت‌تان را برای نوشتن ایمیلی بیهوده هدر داده‌اید.
اگر لازم است به ایمیلی پاسخ دهید ولی اطلاعات و داده‌های لازم را در اختیار ندارید، دریافت نامه را تأیید و زمان پاسخ کامل و دقیق را اعلام کنید.
نکته‌ی پایانی اینکه اگر مدتی از کار فاصله گرفتید، تنظیمات مناسبی برای ایمیل‌تان در نظر بگیرید.
۵. مشخص کردن ایمیل‌های مهم و فوری
ایمیل‌هایی که اولویت پاسخ‌گویی بالایی دارند باید در سطر عنوان با کلمات «مهم» یا «فوری» مشخص شوند تا دریافت‌کننده بتواند آنها را اولویت بندی کند.
مثال
موضوع: فوری
لطفا تا ۱۲ امروز اشکالات برطرف شود
همیشه یقین پیدا کنید که بهترین روش برای ارسال یک پیام فوری خاص، ایمیل است. مثلا اگر دریافت‌کننده‌ی نامه در محل کارش نباشد، احتمالا تا پیش از ساعت ۱۲ ایمیل را نخواهد خواند. پس شاید بهتر باشد از پیام‌رسان فوری یا تلفن استفاده کنید.
۶. راهنمایی روشن و دقیق
برای همه‌ی ما پیش آمده که ایمیل‌هایی دریافت کرده‌ایم و مجبور بوده‌ایم متن آن را چندین بار بالا و پایین ببریم تا نکته‌ای به‌دردبخور در آن پیدا کنیم؛ کاری که هم آزاردهنده است و هم وقت را تلف می‌کند. پس به مخاطب‌تان لطف کنید و خلاصه‌ای از آنچه را باید بداند ارائه کنید. این راهنمایی به ویژه در ارسال پیوست‌ها سودمند است. در این موارد نکات کلیدی فایل‌های پیوست را در آغاز ایمیل مطرح کنید تا به محض باز کردن دیده شوند.
مثال
موضوع: خلاصه‌ی رویدادهای جلسه‌ی ۱۲ آبان
درود بر همه
خلاصه‌ی نکات مطرح شده در جلسه‌ی امروز:
- مهلت انجام پروژه، ۱۷ آبان است و به هیچ عنوان تمدید نخواهد شد.
- در مدت غیبت رضا، امیر مدیریت پروژه را عهده‌دار خواهد بود.
- آیدا مفیدی به عنوان مدیر تیم IT به تیم اضافه خواهد شد.
همچنین برای اطلاعات بیشتر می‌توانید به صورت‌جلسه در پیوست مراجعه کنید.
با احترام
زهرا
۷. ارسال ایمیل تشکر
هیچ کس از قدرشناسی بدش نمی‌آید. بیان قدرشناسی و ابراز سپاس به خاطر تلاش‌های دیگران اهمیت زیادی دارد اما ارسال پیوسته‌ی ایمیل‌های کوتاه «تشکر» و «سپاس»، چندان مناسب نیست. به جای ارسال ایمیل‌های متعددِ تشکر بهتر است یک ایمیل با محتوای بیشتر و اثرگذارتر بفرستید.
مثال
درود آیدای عزیز
برای تلاش و کار خوبت در هفته‌ای که گذشت از تو سپاسگزارم. ارتباطات خوبی داری، از پاسخ‌های سریع و به موقع‌ات ممنونم. پروژه با وجود همکاری تو حتما با موفقیت به پایان می‌رسد!
با سپاس دوباره
زهرا
همچنین می‌توانید در سطر عنوان ساده و کوتاه بنویسید «سپاس» و عبارت «پایان پیام» را اضافه کنید. به علاوه می‌توانید در سطر عنوان به روش‌های مختلف مشخص کنید که نیازی به تشکر نیست، فقط اگر از علائم اختصاری استفاده کنید مطمئن شوید مخاطب‌تان از معنی آن آگاه است.
۸. ارسال اطلاعات محرمانه
فراموش نکنید که ایمیل صددرصد امن نیست. ایمیلی که برای دیگران می‌فرستید ممکن است به راحتی برای دیگران بازفرستاده شود. اطلاعات حساس را در متن ایمیل قرار ندهید. بهتر است آنها را در فایلی محافظت‌شده با رمز عبور ارسال کنید. بهتر از همه این است که اطلاعات محرمانه را رودررو یا تلفنی در اختیار دیگران بگذارید.
همیشه در نظر داشته باشید که مخاطب ایمیل ممکن است به چشم یک مسئله‌ی خصوصی و محرمانه به آن نگاه نکند.
