امروزه افراد روزانه ساعات زیادی را صرف ارتباطِ ایمیلی می‌کنند. بر مبنای تحقیقاتی که شرکت «McKinsey» در آمریکا انجام داد؛ افراد ۲۸ درصد از زمان کاری خود را صرف خواندن ایمیل‌ها و پاسخ دادن به آنها می‌کنند. با اینکه امروزه تلفن‌های هوشمند و نرم افزارهای پیام‌رسان به سرعت همه‌گیر شده است اما ایمیل هنوز هم یکی از ابزارهای قدرت‌مند و کارآمد ارتباطی است.
ایمیل امکان ارتباط سریع و آسان را با همکاران، مشتریان و سهام‌داران به ویژه کسانی که از نظر جغرافیایی پراکنده هستند، فراهم می‌کند. اما اگر سهل‌انگار باشید، نوشتن و ارسال ایمیل‌های ناکارآمد، ایجاد برداشت غلط و حتی خدشه به اعتبارتان به آسانی ممکن است.
در این مقاله شما را با ۱۰ اشتباه رایج در تهیه و ارسال ایمیل و راه‌هایی برای اجتناب از آنها آشنا می‌کنیم.
نکته:
برای اطلاعات بیشتر درباره‌ی فنون ارتباطات، مقالههای استفاده‌ی کارآمد از ایمیل و نوشتن ایمیل تاثیرگذار را بخوانید.
۱. استفاده از لحن نامناسب
وقتی عجله دارید می‌خواهید ایمیل‌تان را هر چه سریع‌تر و بدون توجه کافی به مخاطب‌تان، محتوا و پیامِ آن ارسال کنید. دانستن اینکه مخاطبان‌تان چه کسانی هستند و اینکه خواسته‌ی شما از آنها چیست، پیش از ارسال ایمیل، اهمیت بسیاری دارد.
مثلا ایمیلی که برای مدیر بالادستی‌تان می‌فرستید باید رسمی‌تر از یک گزارش روتین برای همکارتان باشد؛ یا پیامی که به مشتریان می‌فرستید باید جذاب‌تر و محترمانه‌تر از مراودات‌تان با همکاری صمیمی باشد.
از عنوان ایمیل غافل نشوید، شاید عنوانی که انتخاب می‌کنید برای خودتان قابلِ‌فهم باشد اما ممکن است دیگران چنین برداشتی نداشته باشند. بنابراین از عبارات اختصاری، اصطلاحات تخصصی یا زبان پیامکی اجتناب کنید و پیش از فشردن دکمه‌ی ارسال از اعتبار ایمیل‌تان مطمئن شوید. آیا خواننده حرف‌تان را درک می‌کند؟ آیا اطلاعات به درستی سازمان‌دهی شده‌اند؟
بهتر است در ایمیل افراد را طوری مخاطب قرار بدهید که انگار رودررو با آنها صحبت می‌کنید. مثلا خیلی زود درخواست‌تان را مطرح کنید. حتی اگر وقت ندارید از «سلام» و «تشکر» غافل نشوید زیرا ممکن است پیام‌تان بی‌ادبانه تلقی شود. ایمیل باید محترمانه باشد. اگر به زبان انگلیسی می‌نویسید، از حروف بزرگ استفاده نکنید (به جز مواردی که ضروری است) زیرا این کار نشان‌دهنده‌ی عصبانیت است.
۲. پاسخ به همه (Reply All)
شاید برای‌تان پیش آمده باشد که ایمیل‌هایی دریافت کرده باشید که گویا ربطی به شما نداشته و هیچ درخواستی از شما ندارند. این اتفاق واقعا ناخوشایند است. ارسال گروهی راهکار مناسبی برای ارتباط بین اعضای تیم یا اقدام برای تصمیم گیری گروهی است اما افراد بسیاری بدون توجه به اینکه مخاطب‌شان کیست دکمه «Reply All» را کلیک می‌کنند.
دریافت ایمیل‌های نامرتبط آزاردهنده و ناخوشایند است. همچنین فشردن بی‌محابای «Reply All» به عنوان عملی عجولانه، حساب‌نشده و غیرحرفه‌ای از اعتبارتان می‌کاهد.
علاوه بر آن در استفاده از “cc” و “bcc” که مخفف (carbon copy و blind carbon copy) هستند، دقت کنید.
۳. زیاده‌نویسی
ایمیل‌های کوتاه و موجز که تنها به نکات مهم و ضروری اشاره می‌کنند مؤثرتر و کارآمدتر از ایمیل‌های طولانی و کش‌دار هستند. اگر خلاصه کردن ایمیل دشوار است، دوباره موضوع و هدف پیام را بررسی کنید. ببینید آیا ابزار دیگری برای رسیدن به این هدف در اختیار ندارید؟ مثلا دیدار رودررو یا مکالمه‌ی تلفنی برای انتقال پیام گزینه‌ی مناسب‌تری نیست؟
۴. فراموش‌کاری
بی‌شک پیش آمده که فراموش کنید فایل‌های مربوطه را به ایمیل پیوست کنید یا فایل‌های اشتباه را پیوست کرده‌اید یا لینک اینترنتی غلط را ارسال کرده‌اید.
با فرستادن یک ایمیلِ دیگر به دنبال آن، به راحتی می‌توان این اشتباهات را اصلاح کرد اما این کار حجم ایمیل‌های ارسالی را زیاد می‌کند که نه برای مخاطب خوشایند و نه برای وجهه و اعتبار حرفه‌ای شما خوب است. به محض شروع نسخه‌ی پیش‌نویس، فایل‌های لازم را پیوست و لینک‌های موردِ نظر را نوشته و بررسی کنید.
پیوست فایل‌های اشتباه مسئله‌ی جدی‌تری است به ویژه اگر اطلاعات حساس و مهمی باشند. مقاله‌ی محافظت از اطلاعات محرمانه محیط کار به چگونگی تشخیص اطلاعات محرمانه‌ی شرکت و حفاظت از آنها می‌پردازد.
۵. ارسالِ اشتباه
امروزه خدمات‌دهندگان ایمیل، با پیشنهاد دادن «نام‌ها» و «آدرس‌ها» و امکان تکمیل خودکار، در عین ساده کردن کار، باعث شده‌اند احتمال ارسال ایمیل به فرد یا افراد اشتباه افزایش یابد. به غیر از خجالت زدگی، این خطا باعث می‌شود ایمیل به شخص مورد نظرتان نرسد و شما نیز متوجه این موضوع نخواهید شد، مگر اینکه دریافت‌کننده‌ی ایمیل، اشتباه‌تان را به شما گوشزد کند. مهم‌تر از آن ممکن است اطلاعات حساسی را برای شخصی نامشخص بفرستید و اعتبار شرکت‌تان را به خطر بیندازید. پس همیشه پیش از ارسال، ایمیل‌تان و آدرس دریافت‌کننده را بررسی کنید.
۶. پیام بیش از حد احساساتی
یکی از مزیت‌های ایمیل این است که مجبور نیستید بلافاصله پاسخ بدهید. پس اگر تحت فشار، ناراحت یا عصبانی هستید، پاسخ را به تعویق بیندازید. اگر در اوج احساسات پاسخ نامناسبی بدهید دیگر امکان پس گرفتن آن را ندارید. (البته این روزها خدمات‌دهندگان ایمیل امکان «ابطال» یا «بازیابی» اشتباهات را ایجاد کرده‌اند.) چنین ایمیل‌هایی اعتبار شما را خدشه‌دار می‌کنند و حتی ممکن است بر ضد شما به کار گرفته شوند.
نکته:
مقاله‌ی مدیریت احساسات در محیط کار را برای کنترل احساسات در موقعیت‌های دشوارِ کاری بخوانید.
۷. عدم استفاده از «ارسال با تأخیر»
تمایل به ارسال ایمیل به محض تکمیل آن و سبک کردن کارتان طبیعی است. این روزها خدمات‌دهندگان ایمیل امکان «ارسال با تأخیر» یا «زمان‌بندی‌شده» را فراهم کرده‌اند که برخی وقت‌ها استفاده از آنها سودمند است.
فرض کنید کارتان روی ایمیلی خاص در ساعات دیروقت شب یا در آخر هفته تمام می‌شود، با ارسال بی‌درنگ آن، چه برداشتی در مخاطب ایجاد خواهید کرد؟ چه تصوری از وقت شناسی شما ایجاد می‌شود؟ آیا همکاران از اینکه در زمان غیرکاری وقت‌شان را صرف ایمیل کاری کنند حس خوبی خواهند داشت؟
در موقعیتی دیگر فرض کنید باید اطلاعات خاصی را در زمان خاصی به دست همکاران و دست‌اندرکاران پروژه‌ی کاری‌تان برسانید؛ با تنظیم ارسال ایمیل در زمانی خاص هم این هدف تأمین می‌شود و هم امکان مدیریت زمان و کارتان را خواهید داشت.
نکته:
مقالههای ما درباره‌ی مدیریت زمان و ۱۰ نکته طلایی در مورد مدیریت زمان اطلاعات سودمندی درباره‌ی استفاده‌ی کارآمد از زمان در اختیارتان می‌گذارند.
۸. عنوان مبهم برای موضوع ایمیل
همان‌طور که گفتیم ایمیلی که خلاصه و مربوط به موضوع موردِ انتظار باشد، اثرگذاری بیشتری دارد. بنابراین اهمیت زیادی دارد که آغاز کار با عنوان واضح و مشخصی شروع شود تا مخاطب بداند که در ادامه چه خواهد خواند.
ایمیل درباره‌ی چیست؟ آیا مهلت محدودی برای پاسخ‌گویی وجود دارد؟ آیا اقدام مخاطب پیش از زمان معینی ضروری است؟ آیا ایمیل‌تان و پاسخ آن ضروری است؟ عنوان را بر مبنای این نکته‌ها تعیین کنید تا مخاطب بداند ایمیل‌تان چقدر مهم است و چه اولویتی باید به آن بدهد.
۹. عدم بازبینی
ویرایش ایمیل یکی از مهم‌ترین کارهاست! با این کار که زمان زیادی نیاز ندارد، می‌توانید اشتباهات دستوری، نوشتاری و نگارشی را که شما را غیرحرفه‌ای جلوه می‌دهند، اصلاح کنید. مقاله‌ی مهارت‌های نوشتاری راهکارهای بیشتری را در مورد شناسایی و اصلاح خطاها معرفی می‌کند.
همچنین خواندن و بررسی همه‌ی ایمیل‌هایی که در رابطه با موضوع موردِ نظر دریافت کرده‌اید، ضروری است زیرا ممکن است کسی راه حلی برای مسئله‌ی مورد بحث مطرح یا اطلاعاتی را ارائه کرده باشد که پرداختن دوباره‌ی شما به آن موجب دوباره‌کاری، سردرگمی و خستگی شود.
نکته‌ی آخر اینکه تا پیش از اتمامِ نگارشِ ایمیل آدرس مخاطب را وارد نکنید. با این کار احتمال ارسال تصادفی ایمیل پیش از ویرایش، اصلاحِ خطاها و پیوست فایل‌های لازم وجود نخواهد داشت.
۱۰. ارسال ایمیل‌های غیرضروری
به دلیل سادگی و سرعت آن، ایمیل معمولا نخستین انتخاب افراد برای برقراری ارتباط با همکاران و افراد دیگر است. اما فراموش نکنید که ایمیل ابزاری غیرشخصی است و با تکیه‌ی بیش از حد به آن ممکن است تماس‌تان با افراد قطع شود. ایمیل به هیچ وجه جایگزینی برای دیدارهای رودررو و مکالمات تلفنی نیست.
