فلوچارت ابزاری برای شناسایی و ساده‌سازی فرآیندهای سازمان

نحوه ترسیم و استفاده از فلوچارت

0

آیا تا به‌حال پیش آمده است که به ساده‌سازی فرآیندی درسازمان‌تان فکر کنید اما هیچ ایده‌ای نداشته باشد که باید از کجا شروع کنید؟ یا در فهم فرآیندی که با جزئیات بسیار ازائه شده است، مشکل داشته باشید. در چنین مواقعی فلوچارت‌ها بسیار مفید هستند و باعث می‌شوند تا در یک نگاه، چگونگی فرآیند مورد نظرتان را بفهمید. آنها با استفاده از تنها چند کلمه یا علامت، به‌وضوح نشان‌تان می‌دهند که در هر مرحله از فرآیند چه اتفاقی می‌افتد و این تغییر چه تاثیری بر دیگر تصمیمات و اقدامات می‌گذارد.

استفاده‌ی کارآمد از فلوچارت‌ها، شما را در ساده‌سازی و حل مشکلات کسب‌وکار یاری خواهد کرد. با استفاده از فلوچارت می‌توانید بهترین فرآیند را برای خود شناسایی و استفاده کنید. در این مقاله، به چگونگی ترسیم و استفاده از فلوچارت‌ها نگاهی خواهیم انداخت و بررسی خواهیم کرد که این ابزار چگونه می‌تواند در حل مشکلات فرآیندها به شما کمک کند.

فلوچارت چیست؟

فلوچارت‌ها نمودارهایی ساده و قابل فهم هستند که چگونگی هماهنگی مراحل یک فرآیند را نشان می دهند. فرانک گیلبرت(Frank Gilbreth)، مهندسی آمریکایی است که برای اولین بار در سال 1921 یک جریان فرآیندی را مکتوب نمود و «نمودار فرآیندی» را به جامعه‌ی مهندسی مکانیک آمریکا معرفی کرد.

معمولا فلوچارت‌ها از چهار نماد اصلی تشکیل شده‌اند که توسط فلش‌های نشان‌دهنده‌ی مسیر فرآیند، به‌هم متصل هستند:

1- بیضی‌ها، که نشان‌دهنده‌ی شروع و خاتمه‌ی فرآیند هستند.

2- مستطیل‌ها که نشان‌دهنده‌ی دستورالعمل‌ها یا اقدامات هستند.

3- لوزی‌ها که نشان‌دهنده‌ی زمان تصمیم‌گیری‌ها هستند.

4- متوازی‌الاضلاع‌ها، نشان‌دهنده‌ی ورودی‌ها و خروجی‌ها هستند که می توانند شامل مواد، خدمات یا افراد باشند.

شما می‌توانید از علائم دیگری نیز در فلوچارت خود استفاده کنید، اما باید به یاد داشته باشید که فلوچارت‌ها برای انتقال صریح مفهوم هر فرآیند استفاده می‌شوند. پس اگر از علائمی استفاده کنید که فقط افراد محدودی با آنها آشنا هستند، ممکن است در انتقال مفهوم مورد نظرتان شکست بخورید. بنا‌براین رعایت سادگی و صراحت را در دستور کار خود قرار دهید.

چه موقع از فلوچارت‌ها استفاده می‌شود؟

تمامی سازمان‌ها (مستقل از نوع فعالیتی که انجام می‌دهند) در موارد زیر از فلوچارت‌ها استفاده می‌کنند:

  • تعریف فرآیند.
  • استانداردسازی فرآیند.
  • ارائه‌‌ی بیان و توضیح فرآیند و انتقال مفهوم آن به افراد.
  • شناسایی ایرادات، ناکارآمدی‌ها و دلایل هدر رفتن منابع در فرآیند.
  • حل مسئله.
  • بهبود فرآیند.

به عنوان مثال، اعضای باتجربه‌ی تیم‌ می‌توانند با پیروی از فلوچارت‌ها در تکمیل فعالیت‌ها مطابق با ترتیب مشخص شده، استفاده کنند. تولیدکننده می‌تواند با استفاده از فلوچارت کنترل کیفیتی که سوالات و نکات مربوط به تصمیم‌گیری را مشخص می کند، از حفظ سطح کیفی محصولات خود اطمینان حاصل کند. یا بخش منابع انسانی یک شرکت می‌تواند با ترکیب فلوچارت با نمودار سازمانی، برای افراد مشخص کند که در صورت بروز هرگونه مشکل در بخش خود باید به چه کسی و در چه زمانی مراجعه کنند.


حتما بخوانید: چارت سازمانی؛ ابزاری برای نشان دادن ارتباط اجزای یک سازمان

چرا باید از فلوچارت‌ها استفاده کنیم؟

این ابزار، مستندسازی و انتقال مفهوم فرآیند را شفاف می‌کند و به آن سرعت می‌بخشد، و بدین‌ترتیب درک فرآیند و به‌کارگیری صحیح و مدوام آن را تسهیل می‌کند. همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا مقیاس زمانی انجام فرآیند را تخمین بزنید، به شکل بهتری زمان مورد نیاز را برای انجام هر وظیفه تعیین کنید و از احتمال تخمین اشتباه بکاهید. علاوه بر این به شما کمک می‌کند تا مشخص کنید که چه کسی و در چه مرحله ای وارد فرآیند شرکت شود و مسئولیت انجام وظایف مشخص‌شده را بر عهده بگیرد.

اما ترسیم مرحله‌به‌مرحله‌ی یک فلوچارت به خودی‌ِخود می‌تواند برای شما فوایدی درپی داشته باشد. از طریق فلوچارت‌ها می‌توانید بدون احساس انجام کاری اضافه‌بر سازمان، بر جزئیات کامل هریک از مراحل تمرکز کنید و پس از اتمام مراحل، از بیرون و با دیدی کلی‌تر، فرآیند خود را مورد بررسی قرار دهید.

اگر چندین فرد یا تیم، در فرآیند یا پروژه ی شما مشارکت دارند، استفاده از یک نمودار خط شنا می‌تواند مفیدتر از استفاده‌ی فلوچارت باشد. این نوع نمودار به شما کمک می‌کند تا جریان فرآیندِ میان افراد یا تیم‌ها را نیز به تصویر بکشید.

چگونگی ترسیم فلوچارت

چگونگی ترسیم فلوچارت

این چهار مرحله را دنبال کنید:

مرحله 1: شناسایی وظایف

برای شروع، وظایفی را که باید در طول فرآیند انجام شوند، به ترتیب زمان‌بندی لیست کنید. سپس سوالات زیر را از خود بپرسید:

اتفاق بعدی در فرآیند چیست؟ آیا قبل از ورود به مرحله‌ی بعد باید تصمیمی گرفته شود؟ قبل از ورود به مرحله‌ی بعد چه تأییدیه‌هایی لازم است؟

خود را به جای کسانی بگذارید که احتمالا می‌خواهند برای اولین‌بار از این فرآیند استفاده کنند. با آن دسته از اعضای تیم که به‌طور مستقیم با فرآیند مورد نظر کار می‌کنند صحبت کنید و نظر آنها را در مورد تغییرات و بهسازی‌های مورد نیاز فرآیند، جویا شوید. بهتر است رویکردی عملیاتی اتخاذ کنید و خود رَویه‌ی مورد نظر را یک‌بار به‌طور عملی دنبال و درباره‌ی نکات عملیاتی هر مرحله فکر کنید. در صورتی که فلوچارت شما پیرامون خدمات مشتریان است، از پیاده‌سازی تجربیات مشتریان استفاده کنید تا بتوانید درک بهتری از فرآیند مورد نظر به‌دست آورید.

مرحله 2: سازمان‌دهی و مستندسازی وظایف

در این مرحله، با ترسیم یک بیضی و نام‌گذاری آن تحت عنوان «شروع»، کار خود را آغاز کنید. سپس روی کلیت فرآیند خود کار کنید و اقدامات و تصمیمات لازم را به ترتیبی که در واقعیت اتفاق می‌افتند، روی کاغذ بیاورید. با استفاده از فلش‌ها آنها را به هم مرتبط کنید و جریان فرآیند را به‌تصویر بکشید.

در طول فرآیند، هرجا که لازم است تصمیمی اتخاذ شود، فلشی از لوزی تصمیم‌گیری به پاسخ‌های ممکن و موجود بکشید و با توجه به پاسخ سوالی که در لوزی تصمیم گیری پرسیده شده‌ است، هر فلش را نام‌گذاری کنید (مثلا بله یا خیر). برای نشان دادن اتمام فرآیند نیز از یک بیضی استفاده کنبد و آن را با کلمه ی «پایان» نام‌گذاری کنید.

مرحله ی 3: بررسی مجدد فرآیند

وقتی که فلوچارت خود را تکمیل کردید، به نقطه شروع برگردید و آن را دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید که چیزی از قلم نیفتاده‌ است. روی هریک از مراحل فرآیند کار کنید و ببینید آیا ترتیب اقدامات و تصمیماتی را که باید در فرآیند صورت‌گیرند، به درستی رعایت کردده‌اید یا خیر. آیا تصمیمات دیگری در مراحل فرآیند وجودداشته‌ است که فراموش‌ کرده باشید؟

سپس فلوچارت خود را به دیگران نشان دهید، به ویژه افرادی که به طور مستقیم با فرآیند در‌ ارتباطند. از آنها بخواهید که آن را مطالعه کندد و اگر مشکلات و یا کمبودی مشاهده کردند به شما اطلاع دهند.

مرحله 4: آزمون فلوچارت

در نهایت، ممکن است بخواهید فرآیند خود را بهبود دهید. در این راستا، مراحل فرآیند را بررسی کنید و ببیند کدام‌یک از آنها غیرضروری و یا بیش‌از حد پیچیده‌ است. گلوگاه‌های اصلی آن را شناسایی کنید و برای بهبود عملکرد فرآیند، آنها را بر‌طرف نمایید.

فارغ از کوچک و بزرگ بودن مراحل، آیا مرحله‌ای را از قلم نیانداخته‌اید؟ آیا وظایف و تصمیم‌گیری‌ها را به‌ افراد درستی اختصاص داده‌اید؟ تغییرات لازم را ایجاد کنید . مجددا فلوچارت خود را مورد آزمون قرار دهید.

ممکن است با آزمون فلوچارت خود و به چالش کشاندن آن، افرادی را که با آن فرآیند کار می‌کنند نیز به چالش بکشید. برای جلب حمایت آنها زمان بگذارید و انتظار نداشته باشید که تغییر عادات افراد، فوراً تحقق یابد.

نرم افزارهای ترسیم فلوچارت

احتمالا برای شروع، فلوچارت‌ها را با دست خواهید کشید، اما بهتر این است که در ادامه از یک نرم افزار ترسیم نمودار برای ذخیره کردن، تصییح و به اشتراک گذاشتن فلوچارت خود استفاده کنید.

برخی از نرم افزارهای مناسب برای این کار عبارتند از:

  • SmartDraw؛
  • Lucidchart؛
  • Gliffy؛
  • Pencil Project؛
  • Creately؛
  • draw.io؛
  • Visio.

در ادامه بخوانید: چطور از نمودارهای روابط متقابل برای حل مسئله استفاده کنیم؟

کتاب الکترونیکی

    • قیمت نسخه انگلیسی در سایت آمازون

      ۷ دلار

      قالب فایل

      PDF

      تعداد صفحه

      ۶۴

      سال انتشار

      ۱۳۹۸

      ناشر

      Harvard Business Review

      تعداد فایل

      ۱ فایل PDF

    برگزاری جلسات موثر به روش اساتید هاروارد

    جلسات خود را به موثرترین شکل ممکن مدیریت کنید
    و از اتلاف هزاران ساعت زمان در سازمان جلوگیری کنید

    ۱۸،۰۰۰ تومان ۱۳،۹۰۰ تومان

ارسال دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.