دکتر ساینا

چطور برای تعیین صلاحیت‌ها در سازمان یک چارچوب ایجاد کنیم؟

0

تعریف و سنجش کارایی، به ویژه در مورد عملکرد کارمندان، بخش مهمی از شغل هر مدیری است. پرسش این است که چگونه می‌توانید مهارت‌ها، رفتارها و نگرش‌هایی را که کارمندان شما برای ایفای موثر نقش‌ خود به آن نیاز دارند، تعریف کنید؟ چطور بدانید که آنها برای این شغل شایستگی دارند و به بیان دیگر، از کجا می‌دانید که چه چیزی را بسنجید؟ شما می‌توانید این کار را با ايجاد یک چارچوب صلاحیت در برنامه‌ی مدیریت استعداد خود انجام دهید. با جمع‌آوری و ترکیب اطلاعات مربوط به صلاحیت، قادر خواهيد بود تا رویکردی استاندارد شده‌ در مورد عملکرد به‌وجود آورید که برای همه‌ی افراد شرکت روشن و قابل دسترس باشد.

وقتی پای تعیین صلاحیت در میان باشد، برخی از مردم براين باورند که آموزش آكادميك، مقیاس معتبری است. برخی دیگر بیشتر يادگيری حين کار و داشتن سال‌ها تجربه‌ را معيار اين سنجش می‌دانند. و بسياری از افراد همواره بر اين عقيده هستند كه ويژگی‌های فردی كليد رسيدن به رفتارِ كاریِ اثربخش است.

همه‌ی موارد مذکور مهم هستند، اما هیچ کدام از آنها برای توصیف مجموعه‌ی مناسبی از رفتارها و ویژگی‌های لازم برای ایفای هر نقش کافی نیستند و هیچ کدام تضمین نمی‌کنند که افراد طبق استانداردها و سطوح لازم سازمان عمل خواهند کرد.

تعیین صلاحیت باید بر مبنای اهداف کسب‌وکار باشد

دکتر ساینا

اتصال عملکرد فردی با اهداف کسب‌وکار، روشی کامل‌تر برای پرداختن به این مسئله است. بسیاری از شرکت‌ها به منظور انجام این کار از صلاحیت‌های مربوط به هر نقش استفاده می‌کنند. صلاحیت‌ها عبارتند از دانش یکپارچه، مهارت‌ها، قضاوت‌ها و ویژگی‌هایی که افراد به آنها نیاز دارند تا کاری را به طور مؤثر انجام دهند. سازمان با داشتن مجموعه‌ی مشخصی از صلاحیت‌های هر سِمت شغلی در سازمان، نوع رفتارهایی که برای آنها اهمیت قائل است و برای دستیابی به اهداف، به آنها نیاز دارد را به کارمندان نشان می‌دهد. با مرتبط ساختن عملکرد شخصی به اهداف و ارزش‌های سازمانی، اعضای تیم شما نه تنها می‌توانند به طور مؤثرتری کار کنند و به پتانسیل خود دست یابند، بلکه مزایای تجاری بسیاری را بوجود می‌آورند.


حتما بخوانید: چطور اهدافی تعیین کنیم که واقعا دست‌یافتنی هستند؟

تعریف اینکه کدام صلاحیت‌ها برای موفقیت در سازمان شما لازم هستند می‌تواند به شما کمک کند تا موارد زیر را انجام دهید:

  • اطمینان حاصل کنید که افراد شما مهارت کافی را از خود نشان می‌دهند.
  • کارکنان جدید را به طور مؤثرتری انتخاب و استخدام کنید.
  • عملکرد را به طور مؤثرتری ارزیابی کنید.
  • خلأهای مهارتی و شایستگی را به طور کارآمدتری شناسایی کنید.
  • برنامه‌های آموزشی و توسعه فردی را به صورت شخصی‌سازی شده، ایجاد کنید.
  • برای موفقیت به میزان کافی برنامه‌ریزی کنید.
  • فرایند مدیریت تغییرات را کارآمدتر کنید.

حال چگونه می‌توانيد مجموعه اقدامات لازم را برای ايجاد عملکردی مؤثر تعریف كنيد؟ چارچوب تعیین صلاحیت بطور ويژه‌ای مشخص می‌كند كه افراد براي موثر بودن در جايگاه خود نياز به انجام چه كارهايی دارند، و چگونگی تاثيرگذاری نقش هر فرد را در ارتباط با اهداف و موفقيت سازمانی به‌طور واضحی تعيين ميكند. در ادامه مراحل لازم را برای ایجاد و گسترش یک الگوی تعیین صلاحیت کارمندان در سازمان شرح می‌دهیم.

اصول چارچوب تعیین صلاحیت را طراحی کنید

اصول چارچوب تعیین صلاحیت را طراحی کنید

یک چارچوب و الگوی مناسب؛ صلاحیت، دانش، مهارت‌ها و ویژگی‌های لازم برای افراد درون یک سازمان را تعیین می‌کند. هر يك از نقش‌ها، مجموعه‌ای از صلاحیت‌های مورد نياز برای انجام مؤثر شغل را دربرمی‌گيرند. به منظور ایجاد این چارچوب بايد درک عمیقی از نقش‌های موجود در کسب‌وکار خود داشته باشيد. برای انجام این کار می‌توانید ازچند رویکرد متفاوت كمك بگيريد:

  • از فهرست صلاحیت‌های مشترک و استانداردِ از پیش تنظیم شده‌، استفاده کنید و سپس آن را با نیازهای خاص سازمان خود مطابقت دهید.
  • از مشاوران بیرونی استفاده کنید تا چارچوبی برای شما تنظیم کنند.
  • یک چارچوب سازمانی کلی به‌وجود آورید و در صورت لزوم از آن به عنوان مبنایی برای سایر چارچوب‌ها استفاده کنید.

توسعه‌ی یک چارچوب صلاحیت مستلزم تلاش بسياری است. برای اطمينان از بكارگيری صحيح اين چارچوب، بايد آن را به گونه‌ای طراحی كنيم كه به مصرف‌كنندگان خود مرتبط باشد و كاركنان بتوانند آن را از آنِ خود بدانند.


حتما بخوانید: چرا داشتن ذهنیت رشد برای موفقیت شغلی ضروری است؟

۳ اصل اساسی در طراحی چارچوب صلاحیت

۱. كاركنان را درگير كنيد: طراحی چارچوب‌ها نبايد منحصرا توسط بخش منابع انسانی انجام شود؛ چرا كه آنها هميشه از ملزومات دقيق هر شغل باخبر نيستند. اين‌كار به‌طور صرف بر عهده‌ی مدیران هم نباید گذاشته شود؛ زيرا كه آنها نيز نمی‌توانند بطور دقيق وظايفی را كه روزانه بر دوش كاركنان قرار می‌گيرد شناسايی نمايند. به منظور درک کامل هر نقش، باید در كنار جمع آوری اطلاعات گوناگونی كه به افراد در داشتن موفقيت شغلی كمك می‌كند، به منبع آن نقش یعنی شخصی که آن کار را انجام می‌دهد نيز مراجعه كنيد.

۲. ارتباط برقرار کنید: افراد معمولا در مورد امور عملکردی خود دچار اضطراب می‌شوند. پس اجازه بدهيد تا كاركنان شما علت به‌وجود آمدن اين چارچوب، چگونگي تنظیم و بكارگيری آن را بداند. پس در ابتدا ارتباط بیشتر در محیط کار پياده‌سازی چارچوب آسان‌تر خواهد کرد.

۳. از صلاحیت‌های مرتبط استفاده کنید: مطمئن شويد که تمام صلاحيت‌های منتخب شما همه‌ی وظايف تحت پوشش چارچوب را در برمی‌گيرند. چرا كه اگر صلاحیت‌های غیرمرتبطی انتخاب کنید، افراد در برقراری ارتباط با چارچوب دچار مشكل خواهند شد. برای مثال اگر چارچوبی برای تمام سازمان طراحی كرده‌ايد، ويژگی مديريت مالی، تا زمانی كه تمامی كاركنان شركت اين ويژگی را بروز ندهند در چارچوب به حساب نخواد آمد. هر چند كه در چارچوب‌های سطح مديريتی ويژگی مديريت مالی قطعا يكی از صلاحيت‌ها به‌حساب می‌آيد.

توسعه چارچوب تعیین صلاحیت

توسعه‌ی چارچوب تعیین صلاحیت

در فرایند توسعه‌ی چارچوب صلاحیت، چهار مرحله‌ی اصلی وجود دارد. هر مرحله دارای فعالیت‌هایی کلیدی است که افراد را ترغیب می‌کند تا چارچوب نهایی را بپذیرند و آن را به کارگیرند.

مرحله‌ی اول: آماده کنید

  • هدف را مشخص کنید: قبل از آغاز تحلیل نقش‌ها، و درک این مسئله که هر نقش برای موفقیت به چه چیزی نیاز دارد، مطمئن شوید که برای ایجاد چارچوب، هدف را در نظر می‌گیرید. چگونگی برنامه‌ریزی شما برای استفاده از این چارچوب، روی افرادی که در آماده‌سازی آن شرکت می‌دهید، تأثیر خواهد گذاشت. برای مثال یک چارچوب برای پر کردن جای خالی یک شغل بسیار مشخص خواهد بود، در حالی که یک چارچوب برای ارزیابی پاداش، باید طیف وسیعی از نقش‌ها را تحت پوشش قرار دهد.
  • گروهی مربوط به چارچوب صلاحیت به‌وجود آورید: گروهی از همه‌ی افراد فعال در حوزه‌های موجودِ کسب‌وکارتان که قرار است این چارچوب را مورد استفاده قرار دهند، به‌وجود آورید. تا حد ممکن، به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که تنوع افراد سازمان (از لحاظ ویژگی‌های شخصی و حرفه ای) در این چارچوب گنجانده شود. فکر کردن در مورد نیازهای درازمدت نیز حائز اهمیت است، این کار کمک می‌کند تا چارچوب را به‌روز و مرتبط نگه دارید.

حتما بخوانید: چطور کارمندانی واقعا مسئولیت‌پذیر پرورش دهیم؟ ۳ گام مؤثر

مرحله‌ی دوم: اطلاعات جمع کنید

این مرحله مهم‌ترین بخش طراحی چارچوب است. به طور کلی هر چقدر داده‌های شما بهتر باشند، چارچوب دقیق‌تر خواهد بود. به همین منظور، بهتر است در نظر داشته باشید که می‌خواهید از چه تکنیک‌هایی برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به نقش‌ها و وظایف موجود در هریک استفاده کنید. می‌توانید از موارد زیر کمک بگیرید:

  • مشاهده کنید: افراد را در حال ایفای نقش مشاهده کنید. این کار به ویژه برای شغل‌هایی که شامل کار عملی هستند و می‌توانید به طور فیزیکی آن را مشاهده کنید، مفید است.
  • با افراد مصاحبه کنید: به طور فردی با هر شخص صحبت کنید، نمونه‌ای آماری از افراد را برای مصاحبه انتخاب کنید یا یک مصاحبه گروهی انجام دهید. همچنین می‌توانید با ناظر شغل مورد ارزیابی خود مصاحبه کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا از دید افراد مختلف، ببینید که چه چیزی برای موفقیت این نقش لازم است.
  • پرسشنامه ایجاد کنید: نظر سنجی، شیوه‌ای کارآمد برای جمع‌آوری داده‌هاست. با صرف وقت مطمئن شوید که سوالات درستی را مطرح می‌کنید و صحت و قابل اطمينان بودن آنها را مد نظر قرار می‌دهيد. پرسشنامه‌های استاندارد‌ِ تحليل شغلی نيز در بازار وجود دارند كه در صورت تمايل می‌توانید به جای ایجاد پرسشنامه‌ها‌ی دستی، از آنها استفاده کنید.
  • کار را تحلیل کنید: چه رفتارهایی برای انجام شغل‌های تحت پوشش چارچوب استفاده می‌شوند؟ می‌توانید موارد زیر را در نظر داشته باشید:
    • طرح‌ها و استراتژی‌ها و اهداف کسب‌وکار
    • اصول سازمانی
    • شرح شغل
    • مسائل تنظیمی یا تطبیقی
    • پیش‌بینی آینده‌ی صنعت یا سازمان
    • شرایط مشتری و تامین‌کننده

حتما بخوانید: رهبران واقعی چطور اطلاعات موردنیازشان را گردآوری می‌کنند؟

تحلیل شغلی که شامل انواع تکنیک‌ها و ملاحظات باشد، دقیق‌ترین و جامع‌ترین نتایج را به شما خواهد داد. اگر چارچوبی را برای کل سازمان ایجاد می‌کنید، باید از همه‌ی نقش‌های کل شرکت، نمونه‌ای داشته باشید. این کار به شما کمک خواهد کرد تا بزرگ‌ترین طیف صلاحیت‌هایی را که با کل کسب‌وکار مرتبط هستند، انتخاب کنید.

این نکات را در نظر بگیرید

  • هنگام جمع‌آوری اطلاعات درباره‌ی هر نقش، آنچه فرا می‌گیرید را با عبارت‌های رفتاری جداگانه ثبت کنید. برای مثال اگر متوجه می‌شوید که حمید از بخش حسابداری در دفترداری مشارکت دارد، می‌توانید این مسئله را با این عبارت‌های رفتاری شرح دهید: پول صندوق را اداره می‌کند، دارایی در گردش را حفظ می‌کند، مطابق با دستورالعمل‌ها به فروشندگان پول پرداخت می‌کند، و دفتر حساب‌های نقدی را هر ماه تحلیل می‌کند. ممکن است متوجه شوید که نقش‌های دیگر نیز وظایف مشابهی دارند و بنابراین دفترداری صلاحیتی در این چارچوب خواهد بود.
  • در هنگام ورود به مرحله‌ی سوم، بايد اطلاعات گردآوری شده را در قالب معيارهايی بزرگتر دسته‌بندی كنيد، اين كار به شما كمك می‌كند تا در صورت لزوم داده‌های خام خود را به شكل موثری تحليل و گروه‌بندی كنيد.

حتما بخوانید: مدیریت دانش چیست؛ آشنایی با تعریف، مزایا و عوامل موفقیت آن

مرحله‌ی سوم: چارچوب را بسازید

چارچوب تعیین صلاحیت را ایجاد کنید

این مرحله شامل گروه‌بندی همه‌ی رفتارها و مهارت‌ها در قالب صلاحیت است. از مراحل زیر برای کمک در انجام این کار استفاده کنید:

عبارات را گروه‌بندی کنید

از اعضای گروه خود بخواهید تا داده‌های شما را ارزیابی کنند و سپس آنها را در چند دسته گروه‌بندی کنند. برای مثال در شروع، ایجاد 4 گروه مهارتی مثل مهارت‌های فیزیکی و یا بدنی، مهارت‌های تصمیم‌گیری، مهارت‌های قضاوتی و مهارت‌های برقراری ارتباط کافیست.

زیرگروه ایجاد کنید

هر یک از دسته‌های بزرگ‌تر را به زیردسته‌هایی از رفتارهای مرتبط تجزیه کنید. معمولا برای هر دسته‌ی بزرگتر، سه یا چهار زیرگروه وجود خواهد داشت. این امر ساختار اصلی چارچوب تعیین صلاحیت را به وجود می‌آورد.

زیرگروه‌ها را پالایش کنید

برای هر یک از مقوله‌های بزرگتر، زیرگروه‌ها را به صورت مفصل‌تری تعریف کنید. از خود بپرسید که چرا و چگونه رفتارها با یکدیگر مرتبط هستند یا نیستند، در صورت لزوم گروه‌بندی‌های خود را بازبینی کنید.

صلاحیت‌ها را شناسایی و نام‌گذاری کنید

از گروه‌تان بخواهید یک صلاحیت خاص را به عنوان نماینده‌ی هریک از زیرگروه‌های کوچکتر رفتاری شناسایی کنند. در ادامه آنها می‌توانند دسته‌ی بزرگ‌تر را نیز نام‌گذاری کنند.

  • مورد زیر نمونه‌ای از گروه‌بندی و زیرگروه‌بندیِ صلاحیت‌های مربوط به نقش یک مدیر عمومی است:
  • نظارت و رهبری
    • کارکنان را به طور مستمر هدایت و حمایت کنید.
    • اقداماتی را برای رهنمون‌سازی اتخاذ کنید.
    • رهنمون‌ها را به کارکنان منتقل کنید.
    • بر عملکرد کارکنان نظارت کنید.
    • کارکنان را تشویق کنید.
    • طرح‌های پیاپی تدوین کنید.
    • مطمئن شوید که استانداردهای شرکت رعایت می‌شوند.
    • جذب نیرو و استخدام
      • شرح شغل و مشخصات نقش را آماده کنید.
      • در مصاحبه‌های انتخاب کارمند شرکت کنید.
      • نیازهای آموزشی افراد را مشخص کنید.
      • رویه‌ انضباطی در سازمان و نحوه‌ی رسیدگی به شکایات را اعمال کنید.
      • مطمئن شوید که تعهدات حقوقی رعایت می‌شوند.
      • قراردادهای کارکنان را تدوین کنید.
      • مقیاس‌های حقوق و بسته‌های پاداش را تدوین کنید.
      • رویه‌ی مربوط به مدیریت پرسنل را تدوین کنید.
      • مطمئن شوید که منابع انسانی و کارکنان، نیازهای سازمانی را برآورده می‌کنند.
    • آموزش و توسعه
      • به کارکنان تازه‌کار آموزش دهید.
      • به کارکنان ارشد آموزش دهید.
      • نیازهای آموزشی را تعیین کنید.
      • از توسعه‌و پیشرفت‌های شخصی حمایت کنید.
      • مواد و روش‌های آموزشی را تدوین کنید.
    • مدیریت پروژه و برنامه
      • طرح‌های عملیاتی مفصلی آماده کنید.
      • منابع مالی و انسانی را مدیریت کنید.
      • بر عملکرد کلی در مقایسه با اهداف نظارت کنید.
      • گزارش، پیشنهاد و اصلاحیه‌های مربوط به پروژه را بنویسید.
      • محیط سرمایه‌گذاری بیرونی را درک کنید.
      • استراتژی پروژه یا برنامه ایجاد کنید.

حتما بخوانید: کوچینگ شغلی و هدایت کارکنان تازه‌کار با ۴ راهبرد مؤثر

افزودن سطوح بیشتر به چارچوب

ممكن است بخواهيد سطوحی را به صلاحيت‌های خود اضافه كنيد. این امر به‌شكل ويژه‌ای برای استفاده از چارچوب‌ها به منظور پاداش‌دهی یا بررسی عملکرد، كارآمد است. بدین منظور، هر یک از صلاحیت‌ها را در نظر گرفته و رفتارهای مرتبط با آن را از نظر پیچیدگی، نوع مسئولیت، حوزه‌ی آن و یا دیگر معیارها در مقیاس‌هایی قابل اندازه‌گیری دسته‌بندی کنید. اين سطوح در صورت وجود رتبه‌بندی شغلی از قبل آماده خواهند بود.

  • در صورت لزوم مجموعه صلاحیت‌ها را بازبینی کنید: برای هر کدام از آنها، پرسش‌ زیر را مطرح کنید:
    • آیا لیست تهیه شده از صلاحیت‌های مربوط به هر شغل، واقعا لازمه‌ی آن شغل است؟ به عبارت دیگر، آیا افرادی که آن صلاحیت‌ها را ندارند، در نقش خود ناکارآمد هستند؟

این پرسش‌ها اغلب در قالب پرسشنامه پرسیده می‌شوند. بهتر است میان افرادی که کار را انجام می‌دهند و همچنین در حوزه‌هایی که توافق اندکی وجود دارد، به دنبال اجماع نظرات باشیم. همچنین به دنبال زبان و شیوه‌ی توصیف صلاحیت‌ها هم باشید و آنها را نیز پالایش و اصلاح کنید.

مرحله‌ی چهارم: چارچوب را پیاده‌سازی کنید

چارچوب را پیاده‌سازی کنید

هنگامی که چارچوب نهایی صلاحیت را معرفی می‌کنید، اصل ارتباط را که پیش‌تر نیز به آن اشاره شد، به خاطر داشته باشید. به منظور همراه کردن کارکنان در همه‌ی سطوح سازمان، باید برای‌شان شرح دهید که چرا این چارچوب به‌وجود آمده است و باید نحوه‌ی استفاده‌ی دلخواه‌تان را توضیح دهید. نحوه‌ی به‌روز رسانی چارچوب و رویه‌های تعبیه شده در آن به منظور سازگاری با تغییرات را نیز شرح دهید.


حتما بخوانید: مدیریت تغییر در سازمان و نحوه پیاده‌سازی آن

اینها توصیه‌هایی برای به کارگیری این چارچوب هستند:

  • با اهداف کسب‌وکار پیوند برقرار کنید: تا حد امکان ارتباطاتی را بین صلاحیت‌های فردی و اهداف و ارزش‌های سازمانی برقرار کنید.
  • به صلاحیت‌ها پاداش دهید: ببینید آیا سیاست‌ها و رویه‌های شما از صلاحیت‌های مشخص شده حمایت می‌کنند و به آنها پاداش می‌دهند یا نه.
  • رهبری و آموزش ارائه کنید: مطمئن شوید که رهبری و آموزش کافی در دسترس است. مردم می‌خواهند بدانند که از تلاش‌هایشان حمایت خواهد شد.
  • چارچوب را ساده نگه دارید: تا جایی که می‌توانید چارچوب را ساده نگه دارید. شما می‌خواهید سندتان مورد استفاده قرار گیرد، نه اینکه بایگانی و فراموش شود.
  • ارتباط برقرار کنید: مهم‌تر از همه اینکه با پیاده‌سازی چارچوب، به گونه‌ای رفتار کنید که با هر نوع اقدام یا تغییر جدید دیگری رفتار می‌کردید. در این فرآیند هرچه صداقت بیشتری به خرج دهید و دید بازتری داشته باشید، نتایج نهایی هم بهتر خواهند بود و شانس اینکه بیشتر به اهداف تان دست یابید، بیشتر خواهد شد.

در ادامه بخوانید: آموزش منابع انسانی چه تاثیری بر پیشرفت سازمان دارد
شبکه‌سازی هوشمندانه و تأثیرگذار در محیط کار را از اساتید هاروارد بیاموزید و مسیر شغلی خود را هموار کنید.
منبع mindtools
ارسال دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.