حسابداری شرکت‌های تجاری مقوله‌ای است که شاید در نگاه اول چندان پیچیده به نظر نرسد، اما اگر آن را دقیق‌تر زیر نظر بگیریم، خواهیم دید که شامل زیرمجموعه‌ها، اصطلاحات و تخصص‌های متفاوتی می‌شود که بدون کسب آگاهی از آنها، پی‌بردن به روند کاری حسابداران ممکن نیست. موضوع مطلبی که پیش رو دارید، آموزش مبتدی حسابداری است. اگر به حسابداری علاقه‌مند هستید یا به‌فراخور کسب و کار خود نیاز به اطلاعات بیشتری درباره این موضوع دارید، در ادامه همراه ما باشید. در این مقاله، شما را با مفاهیم و اصطلاحات مهم حسابداری آشنا می‌کنیم.
آموزش مبتدی حسابداری؛ حیطه وظایف دفتردار، حسابدار و ناظر | آموزش مبتدی حسابداری؛ حسابداری بدون برنامه کامپیوتری | مفاهیم پایه‌ای مرتبط با صورت‌حساب سود و زیان؛ درآمد، هزینه‌ها و بهای تمام‌شده
نقش و اهمیت فعالیت‌های دفترداری در تعیین سیستم حسابداری شرکت
نخستین اصطلاح مهم و ضروری در مقوله آموزش مبتدی حسابداری، دفترداری (bookkeeping) است.
مبنا و اساس تعیین سیستم حسابداری شرکت تجاری متکی بر فعالیت‌های دفترداری آن است. دفتردار شرکت وظیفه ثبت و طبقه‌بندی معامله‌ها/ تراکنش‌های مالی شرکت را به عهده دارد؛ همچنین باید با روش‌های ثبت و طبقه‌بندی این اطلاعات آشنا باشد.
چگونگی رسیدگی به سیستم‌های حسابداری در کسب‌وکارهای مختلف
از دیگر مباحث مهم مرتبط با آموزش مبتدی حسابداری نوع نیاز کسب‌وکارهای مختلف است.
اگر کسب و کار کوچک دارید، یا باید خودتان عهده‌دار طراحی سیستم حسابداری شرکت شوید یا آنکه کسی را برای این منظور استخدام کنید. اگر خوداشتغال هستید (خوداشتغالی) و کسب‌وکارتان یک‌نفره است، حسابداری را خودتان انجام خواهید داد. اگر کارکنانی را استخدام کرده‌اید و انتظار گسترش چشمگیر کسب‌وکارتان در آینده را دارید، ممکن است برای مدیریت مالی و حسابداری شرکت به خدمات ناظر (controller/ حسابدار ارشد) نیاز پیدا کنید. اما در سوی دیگر، اگر گسترش کسب‌وکارتان در آینده چندان قابل‌ملاحظه نخواهد بود، استفاده از خدمات حسابدار یا دفتردار برای رسیدگی به سیستم حسابداری شرکت کفایت می‌کند.
آموزش مبتدی حسابداری؛ حیطه وظایف دفتردار، حسابدار و ناظر و تفاوت‌های میان اینها
پیش‌تر گفتیم که دفتردار شرکت تجاری تراکنش‌های مالی را ثبت و طبقه‌بندی می‌کند. وظایف دفتردار محدود به اینها است و فراتر نمی‌رود، حال آنکه وظایف حسابدار گسترده‌تر است و برداشتن گام‌های بعدی به عهده او خواهد بود. تجزیه‌وتحلیل اطلاعات مالی، بازبینی آنها، گزارش نویسی و تعبیر و تفسیر این اطلاعات، همگی در حیطه فعالیت‌ها و وظایف حسابدار هستند.
در ادامه، به ناظر می‌رسیم که در صدر این فهرست قرار می‌گیرد. ناظر، در حقیقت، حسابدار ارشد شرکت تجاری است. راه‌اندازی سیستم حسابداری شرکت و کسب اطمینان از برآورده‌شدن نیازهای مالی و حسابداری شرکت به‌وسیلهٔ آن، دو وظیفه اصلی ناظر هستند. چنین شخصی مسئول حسابداری‌های مالی و مدیریتی شرکت نیز هست؛ به بیان دیگر، او وظیفه دارد در مواجه با اطلاعات حسابداری شرکت، واکنش مقتضی و مناسب را از خود نشان دهد. به‌طور معمول، شرکت‌های بزرگ‌تر و روبه‌توسعه هستند که به خدمات ناظر نیاز پیدا می‌کنند.
آموزش مبتدی حسابداری؛ حسابداری بدون برنامه کامپیوتری
در این بخش از مطلب و در ادامهٔ آموزش مبتدی حسابداری شما را با حسابداری بدون نیاز به برنامه کامپیوتری آشنا می‌کنیم. اما با وجود تمامی برنامه‌های کامپیوتری حسابداری موجود، چه نیازی به داشتن چنین اطلاعاتی است؟ آیا با این اصطلاح در علوم کامپیوتری آشنا هستید که می‌گوید: «ورودی زباله، خروجی زباله»؟ منظور از این اصطلاح این است که اگر داده‌های واردشده به سیستم (ورودی) نامعتبر باشند، خروجی هم نامعتبر خواهد بود؛ به همین خاطر، لازم است با مباحث پایه‌ای حسابداری، که چندوچون اطلاعات ورودی به برنامه کامپیوتری را تعیین می‌کنند، آشنا باشید؛ تنها در این صورت است که قادر به واردکردن اطلاعات درست خواهید بود و هدف از ارائه توضیحات درباره حسابداری بدون نیاز به کامپیوتر هم دقیقا همین است.
در ادامه، در چهار بخش مجزا، اطلاعات لازم در این باره را در اختیارتان خواهیم گذاشت.
۱. حسابداری یک‌طرفه یا دوطرفه؛ استفاده از کدام‌یک بهتر است؟
حسابداری یک‌طرفه تا حدود زیادی به ثبت اطلاعات تراکنش‌های مالی حساب جاری شباهت دارد. در حسابداری یک‌طرفه، درحالی‌که صورت‌حساب‌ها را پرداخت و به حساب/ حساب‌های بانکی شرکت پول واریز می‌کنید، اطلاعات مرتبط با آنها را ثبت می‌کنید. چنین رویکردی تنها در صورتی جواب‌گوی نیازهایتان خواهد بود که صاحب کسب‌وکاری کوچک باشید با تعداد تراکنش‌های مالی محدود.
اگر کسب‌وکاری بزرگ‌تر و گسترده‌تر دارید، بهتر است به فکر راه‌اندازی سیستم حسابداری دوطرفه (دوبل) باشید. در این روش، اطلاعات هر تراکنش حداقل دو بار ثبت می‌شوند: یک بار در حساب بدهکار و بار دیگر در حساب بستانکار.
۲. حسابداری نقدی یا تعهدی؛ استفاده از کدام‌یک بهتر است؟
تصمیم‌گیری برای انتخاب بین حسابداری نقدی (cash accounting) یا حسابداری تعهدی (accrual accounting) از نخستین کارهایی است که پیش از راه‌اندازی و تعیین سیستم حسابداری لازم است تکلیفش را روشن کنید. اگر کسب‌وکاری کوچک دارید یا خودتان به‌تنهایی از خانه یا دفتر اجاره‌ای‌تان خدماتی را ارائه می‌کنید، حسابداری نقدی جواب‌گوی نیازهایتان خواهد بود. در این روش، اطلاعات تراکنش‌ها هنگامی ثبت می‌شود که وجه نقد دست‌به‌دست شود؛ البته منظور از وجه نقد صرفا سکه و اسکناس نیست و شامل وجوه پرداختی الکترونیکی هم می‌شود. بعضی از کسب‌وکارها در اوایل کارشان از حسابداری نقدی استفاده می‌کنند و به‌مرور، حسابداری تعهدی را جایگزین آن می‌کنند.
در سوی دیگر، اگر می‌خواهید به مشتریانتان به‌طور نسیه خدمت‌رسانی کنید یا می‌خواهید فرضا اجناس موردنیازتان را به همین صورت یا به‌طور اعتباری از تولیدی‌ها دریافت کنید، باید از حسابداری تعهدی استفاده کنید. در حسابداری تعهدی، اطلاعات تراکنش‌ها بلافاصله پس از خرید یا فروش ثبت می‌شوند، حتی اگر در این میان پولی دست‌به‌دست نشود و تاریخی در آینده برای پرداخت در نظر گرفته شود: شبیه به آنچه در حساب‌های پرداختنی (بدهی شرکت به دیگران/ Account Payable) یا حساب‌های دریافتنی (طلب شرکت از دیگران/ Accounts Receivable) مشاهده می‌کنیم.
۳. مفاهیم پایه‌ای: دارایی‌ها، بدهی‌ها و ارزش ویژه
یک مبحث مهم دیگر هم در مقوله آموزش مبتدی حسابداری جا دارد و باید پیش از راه‌اندازی و تعیین سیستم حسابداری به آن واقف شده باشید: اطلاعات پایه‌ای درباره حساب‌های شرکت. این اطلاعات شامل دارایی‌ها (assets)، بدهی‌ها (liabilities) و ارزش ویژه (equity) می‌شود. دارایی‌ها به هرآنچه شرکت صاحب آن است گفته می‌شود، اعم از موجودی کالاها و حساب‌های دریافتنی که پیش‌تر گفتیم. بدهی‌ها هم که نیازی به توصیف ندارد و شامل حساب‌های پرداختنی، وام‌های بانکی و تجاری، وام‌های رهنی (مسکن/ mortgage) و هر بدهی دیگری است که در دفاتر مالی ثبت شده باشد. ارزش ویژه هم حق مالکیت صاحب‌امتیاز شرکت و سایر سرمایه‌گذاران است.
آموزش مبتدی حسابداری؛ ترازکردن حساب‌ها و دفاتر
به‌منظور ترازکردن دفاتر باید به‌دقت پیگیر وضعیت مواردی که برشمردیم (دارایی‌ها، بدهی‌ها و ارزش ویژه) باشید. همچنین لازم است از ثبت مناسب تمامی تراکنش‌های مرتبط با این موارد در مکان مناسب، کسب اطمینان کنید. فرمولی کلیدی در مقوله آموزش مبتدی حسابداری وجود دارد که به شما در این امر (ترازکردن دفاتر) کمک می‌کند. این فرمول را با اصطلاح معادله حسابداری (accounting equation) می‌شناسیم:
معادله حسابداری نشانگر آن است که هرآنچه در اختیار شرکت است (دارایی‌ها)، در مقابل مطالبه‌ها (بدهی‌ها و ارزش ویژه) تراز می‌شود. بدهی‌ها شامل مطالبه‌های فروشندگان و وام‌دهندگان می‌شود. ارزش ویژه هم مطالبه مالک/ مالکان شرکت یا کسب‌وکار است.
نگاهی دقیق‌تر به اصطلاحات مرتبط با معادله حسابداری
در ادامه، به‌طور دقیق‌تر، اصطلاحات دارایی‌ها، بدهی‌ها و ارزش ویژه را بررسی خواهیم کرد تا به‌خوبی با مفهوم هریک آشنا شوید و بدانید شامل چه چیزهایی می‌شوند.
دارایی‌ها
اگر به قالب ترازنامه نگاه کنید، صورت‌حساب‌های دارایی، بدهی و ارزش ویژه را خواهید دید. صورت‌حساب دارایی معمولا با گزارش‌های وجه نقد و اوراق بهادارِ قابل‌فروش شروع می‌شود. در ادامه فهرست، گزارش‌های موجودی کالاها، حساب‌های دریافتنی و دارایی‌های ثابت (زمین، خانه، ماشین‌آلات، تجهیزات و …) را مشاهده خواهید کرد. اینها دارایی‌های مشهود هستند، یعنی می‌توان دید و لمس‌شان کرد. شرکت‌های تجاری دارایی‌های نامشهود هم دارند، مثل حسن‌نیت مشتری‌ها (اعتماد و وفاداری آنها به برند و کسب‌وکار).
بدهی‌ها
گزارش بدهی‌های درج‌شده در ترازنامه شامل بدهی‌های کنونی و بدهی‌های بلندمدت می‌شود. مورد اول معمولا دربرگیرنده حساب‌های پرداختنی و اقلام تعهدی (accruals) است. حساب‌های پرداختنی بدهی شرکت به تولیدی‌ها (عرضه‌کنندگان کالا یا خدمات) و سایر بدهی‌های مرتبط با وام‌های بانکی یا کارت‌های اعتباری است. اقلام تعهدی شامل مالیات‌هایی می‌شود که شرکت موظف به پرداخت آنها است، اعم از مالیات بر درآمد، مالیات بر فروش، مالیات وضع‌شده بر حقوق کارکنان و… .
ارزش ویژه
ارزش ویژه شامل گزارش‌های تمامی مطالبه‌های صاحبان شرکت می‌شود. صاحب اصلی شرکت، به‌منظور راه‌اندازی آن، سرمایه موردنیاز را فراهم کرده است و ممکن است ارزش ویژه فقط مطالبه او را در بر بگیرد؛ اما اگر شرکت سرمایه‌گذاران دیگری هم جذب کرده باشد، مطالبه‌هایشان به این گزارش‌ها افزوده می‌شود.
۴. مفاهیم پایه‌ای مرتبط با صورت‌حساب سود و زیان؛ درآمد، هزینه‌ها و بهای تمام‌شده
صورت‌حساب سود و زیان آخرین مبحث مرتبط با آموزش مبتدی حسابداری است که در این مطلب توضیح خواهیم داد. مواردی که این صورت‌حساب در بر می‌گیرد، عبارت‌اند از: درآمد (revenue)، بهای تمام‌شده (cost) و هزینه‌ها (expenses).
درآمد عبارت است از عایدی شرکت از فروش محصولات یا عرضه خدمات.
بهای تمام‌شده یا بهای تمام‌شدهٔ کالاهای فروخته‌شده، تمامی هزینه‌هایی را دربرمی‌گیرد که شرکت برای خرید یا تولید کالاها یا فراهم‌کردن خدمات خود برای مشتری‌هایش متحمل می‌شود. گزارش کالاهای خریداری‌شده در صورت‌حساب خریدها ثبت می‌شود.
هزینه‌ها به تمامی مخارج شرکت گفته می‌شود که برای سرپا ماندن کسب‌وکار نیاز است (نه صرفا مخارج مرتبط با فراهم‌کردن کالاها یا خدمات). حقوق‌ها و دستمزدهای پرداختی به کارکنان، مثالی برای این مورد است.
کلام آخر
در این مطلب سعی کردیم، در حد امکان، اطلاعات مختصر و مفیدی درباره آموزش مبتدی حسابداری در اختیارتان بگذاریم. اصطلاحات و مفاهیمی که شرح دادیم، راه شما برای ورود به مباحث تخصصی‌تر و پیچیده‌تر حسابداری را تا حدودی هموار می‌کنند. فراموش نکنید که آشنایی با مفاهیم اولیه به معنای توانمندی کامل در انجام و رسیدگی به کارهای حسابداری و حسابرسی شرکتتان نیست، بلکه بهتر است از یک متخصص یا مشاور مالی کمک بگیرید. اگر می‌خواهید بیشتر در این باره بدانید، موضوعات مد نظر خود را در بخش کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.
