نقش رسانه ها در کسب و کارها و رشد آنها پوشیده نیست، این نقش به قدری مهم و حیاتی است که اگر شرکتی کمپین جدیدی اجرا کند، محصول جدیدی لانچ کند و یا اتفاق مهمی رقم بزند و آن را در رسانه ها منتشر نکند، انگار هیچ اتفاقی صورت نگرفته است.
یکی از راه هایی که کسب و کارها برای رسانه ای کردن رخدادهای خود در نظر می گیرند برگزاری نشست خبری است. هدف شرکت ها از برگزاری نشست خبری یا می تواند رسانه ای کردن رویداد و اتفاقات جدید آن کسب و کار باشد و یا پاسخ اعضای اصلی به مشکلات پیش آمده و شفاف سازی برای رسانه ها که در مدیریت بحران برای کسب و کارها بسیار کارساز است.
منظور کلی از نشست خبری، در واقع پوشش رسانه ای اتفاقی خوب یا بد است. این پوشش می تواند در حاشیه رویداد و دعوت از خبرنگاران صورت گیرد و یا به صورت مجزا سخنرانان به رسانه ها و خبرنگاران توضیحات را ارائه کنند، در هر صورت رسانه ها با پخش اخبار، پوشش خبری را انجام داده اند.
برگزاری نشست خبری یکی از وظایف هر روابط عمومی قدرتمند است که البته با کاهش هزینه های اضافی، رخدادهای مربوطه را رسانه ای خواهد کرد.
رسانه اکوموتیو، به عنوان رسانه اکوسیستم استارتاپی و کسب و کار و کامل ترین بانک اطلاعاتی استارتاپ ها، می کوشد تا کسب و کارها و استارتاپ ها را با فضای رسانه و رویداد آشنا کند و البته خبرنگاران این رسانه همواره در نشست های خبری حضور پررنگ داشته و پوشش خبری آن کسب و کار را انجام داده اند. یکی دیگر از کمک هایی که اکوموتیو در راستای توانمندسازی روابط عمومی ها انجام می دهد، برگزاری نشست های خبری برای شرکت هاست و این کار با ارائه مشاوره مفید از سمت کارشناسان خبره این رسانه صورت می گیرد. به هر حال شما به عنوان کسب و کار، چه بخواهید خودتان نشست خبری برگزار کنید و چه بخواهید این نشست را برون سپاری کنید، لازم است اطلاعات کافی از این فرآیند داشته باشید. در این مقاله سعی کردیم نکات مهم و کلیدی برگزاری نشست های خبری را برایتان تشریح کنیم:
تعیین اهداف
قبل از انجام هر کاری تعیین اهداف از ملزومات محسوب می شود. برای برگزاری نشست خبری هم باید در ابتدا تعیین کنیم که قرار است هدف از برگزاری نشست خبری چه باشد؟ آیا محصول جدیدی برای معرفی داریم؟ آیا می خواهیم گزارش سالیانه منتشر کنیم؟ آیا در مورد عملکرد کسب و کار ما ابهاماتی وجود دارد و می خواهیم با پاسخ به رسانه ها این ابهامات را برای مخاطبانمان برطرف کنیم؟
رسانه یابی
قبل از هرچیز، نیاز است رسانه های مربوط به کسب و کار خود را شناسایی کنیم. می دانیم که رسانه در تعریف کلی به معنای بستری برای انتقال پیام است. پس رسانه های کسب و کار ما، می توانند یک پیج پر مخاطب در اینستاگرام باشد یا یک پایگاه خبری و یا یک رسانه تخصصی و تولید کننده محتوا در حوزه کاری ما. بعد از شناسایی رسانه های مرتبط و آماده سازی لیست مفصلی از آن ها (که البته این کار برای همیشه به درد روابط عمومی شرکت می خورد.) باید تصمیم بگیریم کدام یک از این رسانه ها برای حضور در نشست خبری مناسب هستند و رویکردی مناسب با استراتژی روابط عمومی ما خواهند داشت، آنگاه لیست مدعوین خبری خود را آماده کنید.
انتخاب محتوای ارائه
به عنوان یک روابط عمومی فعال که جسارت برگزاری یک نشست خبری را در خود دیده است، نیاز است محتوای ارائه را بر اساس اهداف سازمان تنظیم کنید. سوالات احتمالی خبرنگاران را لیست کنید و از قبل در اختیار مدیران و سخنرانان قرار دهید و با همفکری پاسخ مناسبی برای آن تهیه کنید. اگر نشست خبری پیرامون گزارش سالیانه شرکت است، حتما آمار و ارقام درخور توجهی از سیستم استخراج کنید. برخی مواقع شاید لازم باشد با مجری نشست یا مدیرپنل جلسه داشته باشید و یا حتی اسلایدهای ارائه را نیز برای سخنرانان تهیه کنید.
دعوت از خبرنگاران
در مراحل قبل لیست مدعوین رسانه ای نشست را آماده کردیم، حالا زمان دعوت فرا رسیده است. برای این کار لازم است دعوتنامه ای طراحی کنید و سپس برای خبرنگاران ارسال کنید. دقت کنید در این دعوتنامه علاوه بر اطلاعات زمانی و مکانی نشست خبری، نیاز است به نکاتی که قرار است در نشست خبری ارائه شود نیز اشاره کنید تا خبرنگار اطلاعات لازم را برای حضور داشته باشد. چنانچه خبرنگار یا رسانه ای اعلام کرد که نمی تواند در نشست شما شرکت کند، بگویید که پرس کیت و عکس های رویداد را برایش ارسال می کنید تا در صورت تمایل بتواند آن را منتشر کند و همچنین پاسخگوی سوالات او نیز هستید. دقت کنید ارتباط خوب با رسانه ها و خبرنگاران یکی از بازوهای قدرت روابط عمومی هاست.
تعامل با رسانه ها حین اجرا نشست
تصور کنید روز اجرای نشست خبری است و شما با ورود همزمان چندین رسانه در سالن رو به رو خواهید شد. آنها تشنه اخبار هستند و هر یک می کوشند محتوای مناسب را از ارائه ها برای انتشار برگزینند. حتما به آن ها اطلاع دهید که زمان پرسش و پاسخ برای سوالاتشان در نظر گرفتید و پرس کیت را نیز برایشان ارسال خواهید کرد. در ادامه با مفهوم پرس کیت نیز آشنا می شوید.
مدیریت زمان نشست
مدیریت زمان در هر رویدادی مهم و کلیدی است. اغلب رویدادها با تاخیر شروع می شوند، برخی سخنرانان هنگام ارائه از زمان خود بیشتر ارائه می دهند، در وقت پذیرایی اغلب دیرتر از زمان مقرر به سالن برمی گردند و کنداکتور مسیر متفاوتی طی می کند، از این دست پیشامدها که اغلب با آن ها مواجه شده اید. حالا تصور کنید خبرنگاران نیز در پرسش سوالات زیاده روی می کنند و زمان از محدوده خود تجاوز می کند. وظیفه شماست که از خبرنگاران درخواست کنید تا سوالات اختصاصی خود را از فرد مربوطه در حاشیه رویداد بپرسند تا زمان مدیریت شود و البته ترتیبی دهید تا این ارتباط نیز در همان رویداد شکل بگیرد چرا که ناامید کردن خبرنگاران از گرفتن پاسخ عواقب خوبی در بر نخواهد داشت.
تهیه پرس کیت و عکاسی مناسب
پرس کیت، حداقل محتوایی است که از سمت روابط عمومی در اختیار رسانه ها قرار می گیرد. هر رسانه ای مختار است که از محتوای پرس کیت کم یا به آن سوالات خود را اضافه کند. پرس کیت در حقیقت محتوای ثابتی شامل کنداکتور و ترتیب برنامه، اسامی کامل افراد همراه با سمت ها و چکیده ارائه هاست. اغلب ترجیح میدهند که یک فرد رسانه ای در نشست حضور داشته باشد و پرس کیت کاملی منطبق بر ارزش های خبری آماده کند و در انتهای رویداد آن را تحویل دهد. برخی نیز در هنگام آماده سازی محتوای نشست، پرس کیت را آماده می کنند تا در اختیار رسانه ها قرار دهند.
درست است که این روزها اغلب مردم توانایی عکاسی با گوشی تلفن همراه خود را دارند اما قطعا محل نشستن آن ها یا عوامل دیگری بر کیفیت عکس ها تاثیرگذار است. بهتر است عکاسی در سالن باشد تا از نشست خبری به ویژه سخنرانان عکاسی کند و شما در انتهای رویداد پرس کیت و عکس ها را در اختیار رسانه ها قرار دهید.
جمع آوری لینک های انتشار
فردای رویداد بهتر است با رسانه ها تماسی داشته باشید و ضمن تشکر از حضورشان در نشست خبری شما، درخواست کنید تا لینک انتشار را برایتان ارسال کنند. لیستی از لینک ها تهیه کنید تا به هنگام ارائه گزارش عملکرد روابط عمومی بتوانید از آن استفاده کنید.