یکی از نکات مهمی که در هر سازمان و ارگانی اعم از دولتی و خصوصی باید مد نظر قرار داد، هماهنگی بین امور جهت دستیابی به اهداف کوتاه و بلند مدت است. به طور کلی به منظور برقراری یک نظم و هماهنگی در ارتباطات بین بخش‌های مختلف یک سازمان لازم است که از تجربه افرادی که در این زمینه تحت عنوان منشی و مسئول دفتر تجربه دارند کمک بگیریم.
به همین منظور آموزش کارهای دفتری در سطح گسترده‌ای توسط ارگان‌های خاصی در این زمینه صورت می‌گیرد. برای فهم بهتر اهمیت بالای نقش منشی و مسئول دفتر در سازمان در ادامه به بررسی تعریف منشی کیست، وظایف منشی چیست، مسئول دفتر به چه کسی می‌گویند، مسئول دفتر چه وظایفی دارد و مواردی از این قبیل می‌پردازیم.
مسئول دفتر کیست؟
شاید شما نیز در مراجعه به سازمان‌های مختلف با مسئول دفتر آن سازمان برخورد داشته‌اید. به طور کلی قبل از بررسی اهمیت بالای نقش منشی و مسئول دفتر در سازمان، باید تعریف مناسبی برای مسئول دفتر ارائه دهیم. به افرادی که توسط سازمانها و شرکت‌های مختلف برای انجام امور هماهنگی مربوط به آن کسب و کار استخدام می‌شوند، مسئول دفتر می‌گوییم.
این شغل یکی از رایج‌ترین مشاغل سطح جهان است که شما می‌توانید با خلاقیت و استعدادی که در این زمینه کسب می‌کنید، در اداره و ایجاد هماهنگی لازم در واحد مربوط نقش مفیدی را ایجاد کنید. از این جهت خیلی از مردم در هر سطحی از تحصیلات به دنبال کلاس‌های آموزشی در این زمینه هستند تا بتوانند مهارت‌های مربوط به آن را کامل یاد بگیرند.
مهارت‌های لازم برای مسئول دفتر
شاید برای شما این سوال مطرح شود که مسئول دفتر باید چه مهارت‌هایی داشته باشد تا بتواند در سازمان‌های مختلف استخدام شود؟ یا مهارت‌هایی که موجب اهمیت بالای نقش منشی و مسئول دفتر در سازمان می‌شود، چیست؟
اگر شما نیز می‌خواهید در این زمینه مشغول به فعالیت شوید لازم است که مهارت‌های زیر را کسب کنید.
- داشتن روابط عمومی بالا و عالی
- رفتار محترمانه و خوش رو بودن
- صبر و حوصله زیاد در پیگیری مستمر فعالیت‌های مربوط به شرکت
- حضور ذهن قوی و حافظه خوب
- توانایی محرمانه نگه داشتن مدارک و اسناد
- منظم و وقت شناسایی بودن
- متعهد به فعالیت‌های واگذار شده به شما
- انجام امور به صورت دقیق و باکیفیت
وظایف مسئول دفتر
اگر می‌خواهید به عنوان مسئول دفتر در شرکت‌ها و سازمانها استخدام شوید، لازم است که با اهمیت بالای نقش منشی و مسئول دفتر در سازمان و وظایف زیر آشنایی کامل داشته باشید.
اصلی‌ترین وظایف مسئول دفتر عبارت است از:
- ایجاد هماهنگی بین واحدهای مختلف ارگان
- گزارش دهی کامل به مدیریت
- هماهنگی جلسات و ملاقات‌ها
- طرح پیش‌نویس نامه‌های مربوط به دفتر
- نگهداری اسناد و مدارک
- پیگیری امور
- ابلاغ دستورات مدیر به سایر اعضای دفتر
منشی کیست؟
حتما در آگهی‌های کسب و کار با عنوان به یک منشی نیازمندیم مواجه شده‌ايد. شغل منشی‌گری به یکی از مشاغل آسان و پردرآمد تبدیل شده است. به همین منظور خیلی از افراد برای یاد گرفتن دوره منشی گری، کلاس‌های مربوط به آن را شرکت می‌کنند تا اهمیت بالای نقش منشی و مسئول دفتر در سازمان شناسایی کنند. در تعریف منشی باید بگوییم که به فردی که هماهنگی‌های لازم را در برنامه روزانه شرکت‌ها و سازمانها انجام می‌دهد، منشی می‌گویند.
مهارت‌های لازم برای منشی
اهمیت بالای نقش منشی و مسئول دفتر در سازمان در مهارت‌هایی که او دارد شناسایی می‌شود. اگر می‌خواهید در این زمینه فعالیت داشته باشید باید از توانایی‌های زیر برخوردار باشید.
- تسلط به امور تایپ
- داشتن مهارت نوشتاری و گفتاری
- روابط عمومی بالا
- تحمل فشار کاری
- داشتن اعتماد به نفس
- تسلط بر برنامه‌های کامپیوتری مانند آفیس
- مدیریت استرس
- خلاقیت
- توانایی انجام هم‌زمان کارها
از ذکر این نکته نیز غافل نشویم که بسیاری از ما در اول هر کاری استرس و نگرانی انجام آن کار را داریم. به همین منظور لازم است که کلاس‌ها و آموزش‌های مربوط به کنترل استرس و انجام هم‌زمان کارها را پشت سر بگذاریم تا بتوانیم وظایف که به ما سپرده شده را به درستی انجام دهیم.
کلاس‌های آموزش امور اداری و دفتری به شما کمک می‌کند تا اهمیت بالای نقش منشی و مسئول دفتر در سازمان و مهارت‌های فوق را در حد عالی و پیشرفته یاد بگیرید و بتوانید با کسب این مهارت‌ها در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و توسعه یافته استخدام شوید.
وظایف منشی
اگر شما نیز قصد دارید به عنوان منشی در دفاتر مشغول به کار شوید باید بتوانید اهمیت بالای نقش منشی و مسئول دفتر در سازمان را شناخته و وظایف زیر را را به درستی انجام دهید.
- پاسخ دادن تلفن، پیام، ایمیل و …
- مدیریت سایر کارمندان
- تنظیم وقت جلسه و ثبت ملاقات‌ها
- کار با سیستم‌های تلفن، ماشین فکس و ویدئو کنفرانس
- سایر وظایف مرتبط با سازمان مد نظر
بررسی منشی و مسئول دفتر مورد نیاز برای هر سازمان خاص
به طور کلی هر سازمان و شرکتی دارای وظایف و شرایط کاری خاصی است متناسب با آن اهمیت بالای نقش منشی و مسئول دفتر در سازمان شناخته می‌شود. مسلما شما نیز در هنگام مراجعه برای استخدام با شرایط کاری خاص و متفاوتی از سوی این شرکت‌ها روبه‌رو شده‌ايد. در نتیجه باید گفت که با در نظر گرفتن نوع سازمان، حجم کار و نوع کاری که باید انجام دهید، وظایف و حدود اختیارات منشی و مسئول دفتر متفاوت است. پس کلاس‌های آموزشی دوره کسب مهارت‌های مسئول دفتر و منشی به شما کمک می‌کند تا بتوانید متناسب با شرایط کاری ارگان مد نظر کار را یاد بگیرید. برای مثال اگر شما به عنوان منشی یک وزارت‌خانه استخدام شوید حجم کاری متفاوت را نسبت به یک منشی دفتر وکالت خواهید داشت.
یادگیری مهارت‌های مربوط به شغل منشی و مسئول دفتر با دوره‌های برنادل
آموزش مسئول دفتر و منشی یکی از مهمترین مواردی است که در زمینه این دو شغل باید به آن توجه شود. اگر شما نیز می‌خواهید در این زمینه مشغول به کار شوید حتما در دوره‌های آموزشی کلاس‌های منشی‌گری شرکت کنید.
با حضور در این کلاس‌ها مهارت‌هایی مانند افزایش اعتماد به نفس، روابط عمومی بالا و مناسب، تسلط بر ذهن، یادگیری هماهنگی هم زمان بین کارها و مواردی از این قبیل به شما آموزش داده می‌شود. این کلاس‌ها به طوری طراحی شده که هر فردی از هر قشر جامعه، اعم از کارمندان اداری، منشی‌ها، مسئولین دفتر و حتی مدیر‌های داخلی می‌توانند در آن شرکت کنند.
شرکت در این کلاس‌ها موجب می‌شود که شما با بهترین اساتید و کسانی که در این زمینه فعالیت داشته‌اند، صحبت کنید و از تجربیات آن‌ها بهره‌مند شوید. در پایان این دوره‌های آموزشی مدرک فنی حرفه‌ای برنادل به شما داده می‌شود که از طریق آن می‌توانید در هر سازمان و شرکتی استخدام شوید.
سخن آخر
اگر شما نیز جز به دنبال یک شغل پر درآمد و راحت هستید، منشی‌گری و مسئول دفتر بهترین گزینه است. ما سعی کردیم در این مطلب ضمن تعریف این دو عنوان، مهارت‌ها و وظایف مورد نیاز، مسائل مربوط به دوره‌های آموزشی، نحوه شرکت در آن و اهمیت بالای نقش منشی و مسئول دفتر در سازمان را بیان کنیم.