هرکسی در هر شغلی ممکن است در موقعیتی قرار بگیرد که مجبور به استعفا شود. در چنین موقعیتی لازم است علاوه‌بر هماهنگی‌های شفاهی، نامه استعفای خود را نیز تقدیم مدیر و سازمان خود کنیم. نوشتن این نامه اصول و و قواعدی دارد که بهتر است آنها را بیاموزیم. در این مقاله، این اصول و قواعد و یک نمونه استعفا نامه را نوشته‌ایم. پس تا پایان مقاله با ما همراه باشید.
چرا باید نامه استعفا بنویسیم؟
نامه استعفا سندی رسمی است که نشان می‌دهد شما کارتان را رها کرده‌اید. واحد منابع انسانی بر مبنای تاریخ ترک کار که در نامه نیز قید می‌شود، کار تسویه حساب شما را انجام می‌دهد. آنها معمولا پس از دریافت نامه، آن را در پرونده شما بایگانی می‌کنند. پس بسته به نوع کار، گاهی اوقات باید حتما استعفا نامه بنویسید. همچنین در صورت نیاز باید در متن استعفا نامه به نکات مهم برای اداره امور در غیاب شما تا زمان جایگزینی فرد جدید اشاره کنید.
متن نامه استعفا
نامه استعفا در کل از ۵ بخش زیر تشکیل شده است:
- اعلام استعفا؛
- آخرین روز کاری؛
- تقدیر و تشکر؛
- اشاره به آینده یا بیان اطلاعات مهم؛
- امضا.
چطور نامه استعفا بنویسیم؟
پیش از نوشتن متن نامه اعلام قطع همکاری، حتما استعفای خود را شفاهی به مدیر و واحد منابع انسانی اعلام کنید. بسیاری از شرکت‌ها دست‌کم یک ماه زمان نیاز دارند تا فردی را جایگزین شما کنند. همچنین شاید بنا بر عرف و قواعد درون‌سازمانی، لازم باشد نامه خود را برای یک یا چند نفر بفرستید. پس از هماهنگی‌ها، می‌توانید استعفا نامه خود را با رعایت گام‌های زیر بنویسید.
۱. زمان و ساعت نگارش نامه را قید کنید
اگر نامه را به‌صورت ایمیل می‌فرستید، نیازی به رعایت این نکته ندارید چراکه هر ایمیل شامل تاریخ و ساعت ارسال است. اما اگر نامه را چاپی یا دست‌نویس تحویل می‌دهید، حتما بالای سمت چپ صفحه، تاریخ و ساعت نگارش نامه را قید کنید.
۲. عنوان نامه را تنظیم کنید
پس از نوشتن عبارت استعفا نامه در مرکز صفحه، در سمت راست نامه، نام فرد یا افرادی را بنویسید که نامه خطاب به آنها نوشته شده است.
۳. استعفای خود و دلیل آن را اعلام کنید
واضح و شفاف استعفای خود و دلیلش را اعلام کنید تا متن استعفا تاثیرگذار شود. مثلا بگویید که به دلایل خانوادگی و شخصی، تحصیلی، مهاجرت یا شغلی جدید قصد رهاکردن کار فعلی را دارید.
۴. آخرین هفته یا روز کاری خود را مشخص کنید
در متن نامه به آخرین روز یا هفته‌ای که سر کار خود حضور دارید، اشاره کنید. این کار به سازمان فرصت می‌دهد تا خودش را با تغییرات سازگار کند. ممکن است سازمان از شما بخواهد مدت بیشتری بمانید. بهتر است پیش از نوشتن این بخش، شفاهی با مدیر خود مشورت کنید و سر یک تاریخ مشخص به توافق برسید.
۵. از همکاران و مدیر خود تشکر کنید
گرچه شما سازمان را ترک می‌کنید، حفظ روابط قبلی همیشه مفید و لازم است. بنابراین از همکاران و مدیران خود تشکر کنید و در حد یکی‌دو خط به تجربیات خوبی اشاره کنید که در همکاری با ایشان داشته‌اید.
۶. به اهداف آینده یا اطلاعات مهم اشاره کنید
اگر شغل شما به گونه‌ای است که همکاران یا فرد جایگزین باید به نکاتی آگاه شوند، به آنها در این بخش اشاره کنید. این موارد را شفاهی نیز با مدیر خود در میان بگذارید. در صورتی که نیاز به چنین کاری نباشد، می‌توانید در حد یکی‌دو خط به آمادگی خود برای همکاری جهت انتقال سریع‌تر و نیز اهداف کلی خود در آینده اشاره کنید.
۷. راه ارتباطی خود را ذکر کنید
این بخش اختیاری است و بستگی دارد که به چه دلیل کارتان را رها می‌کنید. اگر مایلید همچنان با همکاران و مدیرتان در ارتباط بمانید، این بخش را به نامه خود اضافه کنید.
۸. نامه را امضا کنید
در پایان، گوشه سمت چپ نام و نام خانوادگی خود را بنویسید و حتما آن را امضا کنید.
نکاتی برای نوشتن استعفا نامه
بد نیست هنگام نوشتن نامه استعفای خود و تحویل آن، به نکات زیر توجه کنید تا نامه‌تان بهتر و تأثیرگذارتر شود.
۱. لحن نامه خود را مثبت کنید
صرف‌نظر از دلیل استعفا، از جملاتی استفاده کنید تا متن استعفا تاثیرگذار شود و فرصت حفظ ارتباط در آینده را از شما نگیرد. به‌جای انتقاد یا مرور وقایع ناراحت‌کننده، بر موارد سازنده و مثبت تأکید کنید.
۲. استعفا نامه خود را شخصا تحویل دهید
در صورت امکان، نامه خود را حضوری تحویل گیرنده(گان) دهید.
۳. مختصر و مفید بنویسید
در نامه‌نویسی رعایت اصل خلاصه‌نویسی ضروری است. بنابراین تا امکان دارد از درازگویی و تکلف خودداری کنید.
۴. به فرایند استعفای دیگران توجه کنید
اگر در گذشته کسی از همکاران استعفا داده است، به روند خروج و انتقال توجه کنید. تجربیات دیگران را در نظر بگیرید و فرایندهای خروج کارکنان را هنگام نگارش نامه و تعیین تاریخ خروج در نظر بگیرید.
۵. خواسته‌های مدیر خود را برآورده کنید
پس از تحویل نامه استعفا، شاید مدیرتان از شما بخواهد که کارهای باقی‌مانده را تکمیل کنید یا به فرد جدید برای سازگارشدن کمک کنید. در صورت امکان، خواسته‌های او را انجام دهید.
نمونه استعفا نامه
جناب آقای/خانم…………………
(عنوان شغلی یا سمت او)
اینجانب به دلیل (….) قصد دارم از شغل خود استعفا دهم. روز/هفته پایانی کار من تاریخ (….) خواهد بود. باعث افتخارم بود که در این مدت با شما و تیم (….) همکاری داشتم. از شما و اعضای مجموعه (…..) بابت این تجربه سپاسگزارم و برایتان آرزوی موفقیت و پیشرفت دارم.
آمادگی دارم تا برای تسهیل روند خروج و جایگزینی خود همکاری کنم (یا در صورتی که برای جایگزینی بنده نیاز به همکاری من هست، با کمال میل آمادگی دارم). (بسته به نوع شغل، در صورتی که نیاز به توضیح بیشتری درباره الزامات فرایند خروجتان هست، این بخش را دقیق‌تر شرح دهید).
(اختیاری) با سپاس مجدد، راه‌های ارتباطی من به شرح زیر است. خوشحال خواهم شد که در آینده نیز در ارتباط باشیم.
(آدرس ایمیل و شماره تلفن همراه)
با احترام
(نام و نام خانوادگی)
امضا
تجربه شما از نوشتن نامه استعفا
آیا تابه‌حال استعفا نامه نوشته‌اید؟ نظرات و تجربیات خود درباره نوشتن متن نامه اعلام قطع همکاری را با ما در میان بگذارید.
