نمودار گانت برای توضیح و کنترل انواع پروژه‌ها طبق قوانین مدیریت پروژه، به‌طور گسترده‌ای در کسب‌وکارها استفاده می‌شود. نمودار گانت در دنیای امروز معمولا با برنامه‌های کامپیوتری‌ای همچون مایکروسافت پروجکت (Microsoft® Project)، پریماورا پروجکت پلنر (Primavera Project Planner) و مایندویو ایجاد می‌شود. در اینجا از این برنامه‌ها با عنوان برنامه‌های گانت یاد می‌کنیم. برنامه‌های مختلف گانت، ویژگی‌ها و قابلیت‌های مختلفی دارند. در ادامه‌ی این مقاله از وب‌سایت چطور، برخی از رایج‌ترین‌‌ها را شرح می‌دهیم.
نخستین چیزی که پیش از تنظیم نمودار گانت نیاز دارید، یک برنامه‌ی پروژه‌ی دقیق است. برنامه‌ی پروژه مجموعه‌ای از کارهای وابسته به هم است که باید به ترتیب مشخصی انجام شوند. برای مثال وقتی وارد دفتر جدیدی می‌شوید، نمی‌توانید پیش از امضای اجاره‌نامه، طراحی فضای اداری را شروع کنید.
برنامه‌های پروژه تاریخ شروع مشخص، مطابق با آغاز نخستین کار (برای مثال تعیین ملزومات دفتر جدید) و همین‌طور تاریخ پایان مشخصی مطابق با پایان آخرین کار (برای مثال اسباب‌کشی به دفتر جدید) دارند.
یک راه ایجاد برنامه‌ی پروژه، استفاده از ساختار شکست کار است، روشی برای تقسیم کارها به کارهای کوچک‌تر و ایجاد سلسله‌مراتب کاری.
نرم‌افزار نقشه‌کشی ذهنی که تفکر خلاق را تقویت می‌کند، به شما کمک می‌کند ساختار شکست کار را توسعه بدهید و اطمینان بیابید که از کل برنامه‌ی پروژه هیچ‌چیزی حذف نشده است. اگر نرم‌افزار نقشه‌کشی ذهنی با نرم‌افزار نمودار گانت (برای مثال مایندویو) ترکیب شود، می‌توانید در حین پیش‌برد برنامه، داده‌ها را هم وارد و به این‌صورت در زمان صرفه‌جویی کنید. مطمئن شوید که برنامه‌تان تا جای ممکن کامل است و فرضیه‌هایش واقع‌بینانه هستند.
وقتی برنامه‌ی پروژه کامل شد، داده‌ها را وارد برنامه‌ی گانتی کنید که نمودار ایجاد می‌کند.
چگونگی ایجاد نمودار گانت
- تنظیمات پروژه همچون تاریخ شروع، تاریخ پایان و حالت برنامه‌ریزی را تعیین کنید. رایج‌ترین حالت برنامه‌ریزی، پیش‌روی از تاریخ آغاز پروژه به سمت جلو است. در این حالت، پیش‌فرض شروع کارها در اسرع وقت است یعنی کل پروژه در اولین فرصت ممکن پایان بیابد؛
- تقویم پروژه را تعیین کنید. این تقویم، تعداد روزهای کاری در هفته، تعداد ساعات کاری در روز و الی آخر را مشخص می‌کند؛
- نام و مدت زمان هر کاری را وارد یا ویرایش کنید؛
- یک فهرست منابع ایجاد کنید و منابع را به کارهای مربوطه اختصاص بدهید. گرچه اغلب اوقات می‌توانید منابع را در زمان نیاز تعیین کنید اما ایجاد فهرست منابع از همان آغاز معمولا سریع‌تر است و این‌گونه می‌توانید منابع را برای واگذاری به کارهای مختلف پروژه انتخاب کنید. برای اطلاعات بیشتر بخش اضافه‌کردن منابع در نمودار گانت را ببینید؛
- برای تشخیص وابستگی‌های موجود بین کارهای پروژه لینک‌هایی ایجاد کنید. برای اطلاعات بیشتر بخش کارها در نمودار گانت را ببینید؛
- اگر لازم است برای کارها محدودیت‌هایی تعیین کنید. برای اطلاعات بیشتر بخش اضافه کردن محدودیت‌ها در نمودار گانت را ببینید؛
- تنظیمات نهایی را به برنامه‌ی پروژه اعمال کنید. برای اطلاعات بیشتر بخش تقویت نمودار گانت را ببینید؛
- وقتی پروژه واقعا شروع شد، در بازه‌های زمانی منظمی آن را بررسی کنید تا مشکلات احتمالی یا اختلافات زمانی را شناسایی کنید و اصلاحات موردنیاز را انجام بدهید. برای اطلاعات بیشتر بخش بررسی پروژه با استفاده از نمودار گانت را ببینید.
نکته: اگر طی مرحله‌ی برنامه‌ریزی از نرم‌افزار نقشه‌کشی ذهنی در ترکیب با ایجاد نمودار گانت استفاده کرده‌اید، بیشترِ این داده‌ها از قبل در جای خود هستند.
وقتی همه‌ی داده‌ها وارد شدند، برنامه‌ی گانت نمودار را نشان می‌دهد. هرگونه تغییری در زمان‌بندی هریک از کارها، روی همه‌ی کارهایی که به آن بستگی دارند تأثیر می‌گذارد. اگر کاری جلوتر از برنامه‌ی زمان‌بندی‌شده باشد، نمودار گانت به‌طور خودکار تاریخ‌های مربوط به همه‌ی کارهایی را که به آن کار بستگی دارند دوباره محاسبه می‌کند تا از زمان به‌دست‌آمده استفاده کند. برعکس، اگر کاری به تأخیر افتاده باشد، همه‌ی کارهایی که به آن وابسته هستند به‌طور خودکار دوباره زمان‌بندی می‌شوند که این امر می‌تواند روی تاریخ پایان کلی پروژه تأُثیر بگذارد یا نگذارد.
با استفاده از نمایشگر گانت می‌توانید برنامه‌ی پروژه‌های کاملی را در این قالب استاندارد و مناسب بسازید و مدیریت کنید. می‌توانید به‌راحتی کارها را اضافه یا حذف کنید، مدت زمان کارها (طول ستون‌ها) را تعیین یا تنظیم کنید، کارها را لینک کنید (برای مثال برای اینکه یک کار بلافاصله پس از کار دیگری دنبال شود) و محدودیت‌هایی اضافه کنید (برای مثال برای مشخص‌کردن اینکه انجام فلان کار نباید بیش از زمان مشخصی طول بکشد).
برای کمک به شروع، برنامه‌های گانت شامل برنامه‌ی پروژه‌های آماده برای فعالیت‌های تجاری معمول هستند (برای مثال سازمان‌دهی نمایشگاه تجاری، تولید نشریه، معرفی محصول و غیره). می‌توانید از آنها به‌منظور آموزش یا به‌عنوان پایه‌ای برای برنامه‌ی پروژه‌های خودتان استفاده کنید.
لینک کردن کارها در نمودار گانت
برنامه‌ی پروژه‌ها معمولا مستلزم انجام‌شدن کارها به ترتیب مشخصی است. برای مثال یک کتاب یا نشریه پیش از آنکه چاپ شود، ابتدا باید نوشته و ویرایش شود. برای دستیابی به این امر، نمودار گانت به شما کمک می‌کند کارها را لینک کنید تا به یکدیگر وابسته باشند.
کارها به‌صورت پیش‌فرض معمولا در قالب رابطهی «پایان به آغاز» (وابستگی) لینک شده‌اند، یعنی اولین کاری که انتخاب می‌کنید (کار قبلی) باید پیش از اینکه کار بعدی‌ای که انتخاب می‌کنید شروع شود به پایان رسیده باشد و الی آخر.
این مسئله در نمودار گانت معمولا با پیکان‌هایی نشان داده می‌شود که هر کاری را به کار بعدی پیوند داده‌اند. این پیکان‌ها جهت لینک را نشان می‌دهند که از قبلی به بعدی می‌رود.
یک کار مشخص می‌تواند بیش از یک کار قبلی داشته باشد. در این‌صورت تاریخ شروع آن با لینک قبلی‌ای که آخرین تاریخ شروع را به آن می‌دهد تعیین می‌شود. همین‌طور که تاریخ‌ها و زمان‌ها طی دوره‌ی پروژه تغییر می‌کنند، لینک قبلی که تاریخ آغاز کار را تعیین می‌کند نیز ممکن است تغییر کند.
به همین ترتیب هر کاری می‌تواند چندین کار بعدی هم داشته باشد. در این‌صورت این کار تاریخ آغاز همه‌ی کارهای بعدی را نیز تعیین می‌کند.
وقتی مشغول زمان‌بندی برنامه‌ی پروژه هستید، برنامه‌ی گانت از همان تاریخ آغاز، بر اساس طول مدت کار، وابستگی‌های کار و تقویم پروژه، تاریخ پایان پروژه را به‌طور خودکار محاسبه می‌کند.
امکان لینک‌کردن کارها به این شیوه همان چیزی است که نرم‌افزار مدیریت پروژه را قدرتمند می‌کند؛ شما می‌توانید طول زمان یک یا چند کار را تغییر بدهید، کاری را اضافه یا از زنجیره‌ی کارهای لینک‌شده حذف کنید؛ همه‌ی تاریخ‌ها به‌طور خودکار دوباره محاسبه می‌شوند تا وابستگی‌های کاری‌ای که تعریف کرده‌اید، حفظ شوند.
انواع دیگر لینک
چهار رابطه (وابستگی) ممکن بین کارها عبارتند از:
- پایان به آغاز (FS)، پیش‌فرض: این کار نمی‌تواند پیش از تمام شدن کار قبلی آغاز شود، اما می‌تواند دیرتر آغاز شود. این رایج‌ترین نوع رابطه است که در بالا توضیح داده شد.
- آغاز به آغاز (SS): این کار نمی‌تواند آغاز شود مگر اینکه کار قبل از آن آغاز شده باشد، اما می‌تواند بعد از آن هم آغاز شود. این رابطهی زمانی هنگامی که تاریخ آغاز کارتان به تاریخ آغاز کار دیگری بستگی داشته باشد، مفید است.
- پایان به پایان (FF): این کار نمی‌تواند پیش از آنکه کار قبلی پایان یابد، به پایان برسد اما می‌تواند بعد از آن پایان یابد.
- آغاز به پایان (SF): این کار نمی‌تواند پیش از آنکه کار قبلی آغاز شود، پایان یابد اما می‌تواند پس از آن پایان یابد. این رابطهی کاری به‌ندرت استفاده می‌شود.
این برنامه‌ی پروژه برای آماده‌سازی یک کتاب، همه‌ی این روابط را نشان می‌دهد:
در این مثال:
- کار نگارش مستقیما از کار برنامه‌ریزی آغاز می‌شود. اگر تاریخ پایان برنامه‌ریزی تغییر کند، آغاز نگارش هم تغییر خواهد کرد. این رابطهی «پایان به آغازِ» معمول است.
- کار ویرایش جایی در میان کار نگارش آغاز می‌شود. نویسنده‌ها و ویراستاران تا کامل‌شدن متن در قالب یک گروه با هم کار می‌کنند. در واقع کار آنها هم‌زمان پایان می‌یابد. اگر تاریخ پایان نگارش تغییر کند، تاریخ پایان ویرایش هم تغییر خواهد کرد. این رابطهی «پایان به پایان» است.
- ایجاد آثار تصویری به آغاز نگارش بستگی دارد. در این مورد تأخیری به‌وجود آمده تا آغاز کار نگارش با آغاز کار ایجاد آثار تصویری دقیقا هم‌زمان نباشد. حتی در این حالت هم اگر آغاز نگارش تغییر کند، آغاز ایجاد آثار تصویری هم تغییر خواهد کرد. این رابطهی «آغاز به آغاز» است.
- کار تغییرات نهایی به پایان ایجاد آثار تصویری وابسته است، اما یک هم‌پوشانی هم در نظر گرفته شده تا دو روز کاری پیش از تاریخ پایان خلق آثار تصویری آغاز شود. اگر خلق آثار تصویری به تأخیر بیفتد، آغاز تغییرات نهایی هم تأخیر خواهد داشت. این رابطهی «پایان به آغازِ» معمول است.
- چاپ پس از تکمیل تغییرات نهایی آغاز می‌شود. این هم رابطهی «پایان به آغاز» است.
- برای آغاز چاپ، انتقال کاغذ از انبار به چاپ‌خانه باید تکمیل شود، اما با هیچ‌یک از کارهای قبلی ارتباط ندارد. چاپ‌خانه‌دارها ظرفیت ذخیره‌سازی محدودی دارند و نمی‌خواهند کاغذها پیش از نیاز برسند (زمان‌بندی «درست به‌موقع» یا JIT). بنابراین آغاز چاپ، محرک تحویل کاغذ است. اگر تاریخ آغاز چاپ به دلیلی تغییر کند، تاریخ پایان هم تغییر می‌کند تا کاغذها به دست چاپ‌خانه‌دارها برسند. این رابطهی «آغاز به پایان» است.
در اینجا هر کاری تنها یک کار قبلی دارد (ساده‌ترین ترتیب)، اما هر کاری می‌تواند چندین کار قبلی هم داشته باشد. در چنین شرایطی باید درباره‌ی پیامدهای نامطلوب احتمالی به‌دقت فکر کنید. برای مثال، اگر در بالا کار قبلیِ دیگری به کار «کاغذ به چاپ‌خانه‌دارها» اضافه می‌کردید، ممکن بود که آن کار قبلی، «کاغذ به چاپ‌خانه‌دارها» را بیرون بزند تا تاریخ پایانش پس از آغاز چاپ باشد.
استفاده از زمان‌های تأخیری و سبقتی در نمودار گانت
هنگام لینک‌کردن کارها می‌توانید برای گسترش یک لینک به سمت عقب یا جلو، زمان تأخیر یا سبقت اضافه کنید تا کار بعدی زودتر یا دیرتر از آنچه شروع می‌شد آغاز شود. برای لینک «پایان به آغاز» پیش‌فرض، این امر یا هم‌پوشانی ایجاد می‌کند (زمان سبقتی) تا کار بعدی پیش از پایان‌یافتن کار قبلیِ خود آغاز شود، یا تأخیر ایجاد می‌کند (زمان تأخیری) که باعث می‌شود کار بعدی کمی بعد از پایان یافتن کار قبلی خود آغاز شود.
برای مثال هنگام برنامه‌ریزی تولید یک بروشور بازاریابی، می‌توانید از زمان سبقتی برای شروع ایجاد آثار تصویری مربوط به بروشور، چند روز پیش از به اتمام رسیدن فاز نگارش استفاده کنید. اما این دو کار هنوز به هم لینک هستند و این یعنی تأخیر در فاز نگارش باعث تأخیر در ایجاد آثار تصویری هم خواهد شد.
اضافه کردن محدودیت‌ها در نمودار گانت
محدودیت‌ها با اعمال حدومرزهایی برای تاریخ آغاز و پایان کار، مقدار انعطاف‌پذیری موجود در برنامه‌ی گانت را هنگام زمان‌بندی یا زمان‌بندی مجدد آن کار تعیین می‌کنند. انواع محدودیت کاری که در ذیل آمده‌اند، مقدار انعطاف‌پذیری‌های مختلف را نشان می‌دهند.
این دو «محدودیت» در واقع آن‌قدر انعطاف‌پذیر هستند که اصلا محدودیت تلقی نمی‌شوند.
- تا جای ممکن سریع (ASAP): هنگام زمان‌بندی پروژه‌تان از تاریخ آغاز (حالت معمول)، این مورد عموما محدودیت پیش‌فرض است. باید سعی کنید این پیش‌فرض را هرجایی که ممکن است نگه دارید، چراکه بیشترین انعطاف‌پذیری در زمان‌بندی را به نرم‌افزار می‌دهد. اگر این محدودیت را به کار لینک‌نشده‌ای اعمال کنید، آن کار طوری زمان‌بندی خواهد شد که با تاریخ آغاز پروژه، آغاز شود. اگر برای کار لینک‌شده‌ای به‌کار ببرید، به محض آنکه وابستگی‌های مربوط به کارهای قبلی آن اجازه بدهند، آغاز خواهد شد.
- تا جای ممکن با تأخیر (ALAP): وقتی پروژه‌ی خود را از تاریخ پایانش زمان‌بندی می‌کنید، این عموما محدودیت پیش‌فرض شماست. اگر این محدودیت را به کار لینک‌نشده‌ای اعمال کنید، آن کار طوری زمان‌بندی خواهد شد که تاریخ پایانش با تاریخ پایان کل پروژه هم‌زمان باشد. اگر آن را برای کاری به‌کار بگیرید که به کار بعدی خود لینک شده، آن کار طوری زمان‌بندی خواهد شد که وقتی کار بعدی باید آغاز شود، به پایان برسد. به‌طورکلی باید از این محدودیت امتناع کنید، چراکه هیچ زمان اضافی‌ای برای رسیدگی به مشکلات احتمالی باقی نمی‌گذارد. هرگونه تأخیر در کار به احتمال زیاد روی تاریخ پایان کل پروژه تأثیر می‌گذارد.
همه‌ی این محدودیت‌ها هنگام زمان‌بندی کارها انعطاف‌پذیریِ برنامه‌ی گانت را محدود می‌کنند. اگر در مدیریت پروژه تازه‌کار هستید، شاید وسوسه شوید از آنها استفاده کنید، اما باید اطمینان بیابید که مفاهیم را به‌خوبی می‌دانید. اگر استفاده از آنها (به‌ویژه دو محدودیت آخر) را در حداقل ممکن نگه دارید، می‌توانید از امکانات زمان‌بندی خودکار به بهترین شکل استفاده‌ی کنید.
- آغاز نه زودتر از (SNET): این یعنی کار، خواه لینک شده باشد یا نه، نباید پیش از تاریخ موردنظر آغاز شود. اما برنامه‌ی گانت هنوز هم انعطاف‌پذیری لازم برای آغاز کار بعد از تاریخ مدنظر را دارد.
- آغاز نه دیرتر از (SNLT): این یعنی که کار، خواه لینک شده باشد یا نه، نباید بعد از تاریخ موردنظر آغاز شود. اما برنامه‌ی گانت همچنان انعطاف‌پذیری لازم برای آغاز کار زودتر از تاریخ مدنظر را دارد.
- پایان نه زودتر از (FNET): این یعنی که کار، خواه لینک شده باشد یا نه، نباید پیش از تاریخ موردنظر به پایان برسد. اما برنامه‌ی گانت هنوز هم انعطاف‌پذیری لازم برای پایان کار بعد از تاریخ مدنظر را دارد.
- پایان نه دیرتر از (FNLT): این یعنی که کار، خواه لینک شده باشد یا نه، نباید بعد از تاریخ موردنظر به پایان برسد. اما برنامه‌ی گانت همچنان انعطاف‌پذیری لازم برای پایان کار زودتر از تاریخ مدنظر را دارد.
- باید آغاز شود در (MSO): این محدودیت قطعی یعنی اینکه کار، خواه لینک شده باشد یا نه، حتما باید در تاریخ موردنظر آغاز شود؛ حتی اگر کار قبلی زودتر تمام شده باشد هم برنامه‌ی گانت نمی‌تواند این کار محدودشده را مجبور به استفاده از زمان اضافی کند.
- باید پایان یابد در (MFO): این محدودیت قطعی یعنی اینکه کار، خواه لینک شده باشد یا نه، حتما باید در تاریخ موردنظر پایان یابد. همچون مورد بالا حتی اگر کار قبلی زودتر تمام شده باشد هم برنامه‌ی گانت نمی‌تواند این کار محدودشده را مجبور به استفاده از زمان اضافی کند.
اگر تصمیم گرفتید یکی از این محدودیت‌ها را برای کاری اعمال کنید، بهتر است یادداشت یا دیدگاهی به آن کار پیوست کنید و توضیح بدهید که چرا چنین کاری کرده‌اید. اگر بعدا و در مسیر تکمیل پروژه، این محدودیت موجب اختلاف در زمان‌بندی شد، می‌توانید به یادداشت مذکور مراجعه کنید و تصمیم بگیرید که آیا محدودیت را حفظ کنید یا آن را تغییر بدهید یا کلا حذف کنید.
چنین یادداشت‌هایی به شما امکان می‌دهند که بین کارهایی که خودتان به‌عمد محدودشان کرده‌اید و کارهایی که شاید سهوا، با حرکت دادن آنها یا ویرایش تاریخ‌های آغاز و پایان‌شان به‌صورت دستی محدود کرده‌اید، به‌آسانی تمایز قائل شوید.
وقتی برنامه‌ی پروژه‌ی خود را از تاریخ پایان آن زمان‌بندی می‌کنید، تأثیر محدودیت همیشه هم واضح نیست، بنابراین بررسی کنید که نتیجه‌ی موردنظرتان را داشته باشد.
این مثال برخی کارها را در آماده‌سازی بروشوری برای تبلیغات نشان می‌دهد. این تبلیغات برای تاریخ ۱۰ سپتامبر زمان‌بندی شده است. کارها لینک شده‌اند، اما محدودیت «باید پایان یابد در» را روی کار «چاپ برای تاریخ ۷ سپتامبر» تعیین کرده‌ایم، آخرین تاریخی که به ما اجازه خواهد داد تبلیغات را برای دوشنبه ۱۰ سپتامبر ارسال کنیم.
این محدودیت هم مثل همیشه از لینک فراتر می‌رود. با تعیین محدودیت «باید پایان یابد در» برای ۷ سپتامبر، کار را به‌طرز مؤثری تغییر مکان دادیم تا دقیقا در تاریخ ۷ سپتامبر پایان یابد، صرف‌نظر از اینکه آیا می‌تواند زودتر هم تکمیل شود یا نه.
مشکل این قضیه آن است که اگر کار چاپ بیشتر از حد انتظار زمان ببرد، نمی‌توان بروشور را در تاریخ موردنظر ارسال کرد. بهتر آن است که از زمان بی‌استفاده پس از پایان کار تصحیح، برای آغاز چاپ بهره ببریم. اما هنوز هم باید حواس‌مان به مهلت ۷ سپتامبر باشد. برای انجام این کار، محدودیت را از کار چاپ حذف می‌کنیم تا لینک تاریخ شروع آن را تعیین کند و به‌جای آن یک نشان‌گر مهلت اضافه می‌کنیم.
حالا فاصله‌ی سه‌روزه‌ی مفیدی بین پایان تاریخ چاپ و مهلت وجود دارد و مهلت هم به‌وضوح مشخص است. اگر این کار از مهلت مقررش تجاوز کند، نشان‌گر مهلت به ما هشدار خواهد داد.
تعامل بین لینک‌های وابستگی کار و محدودیت‌ها
محدودیت‌ها با لینک‌های وابستگی کار ترکیب می‌شوند تا بر زمان‌بندی کارها تأثیر بگذارند. در برخی موارد، اعمال محدودیتی به یک کار علاوه بر به‌کارگیری آن در رابطهی کار، اختلاف زمان‌بندی ایجاد می‌کند. در بیشتر برنامه‌های گانت وقتی چنین اختلافی به‌وجود می‌آید، محدودیت موردنظر نسبت به وابستگی کار تقدم می‌یابد.
بیایید مثال زیر را در نظر بگیریم. در اینجا کار «چاپ» با رابطهی پیش‌فرض «پایان به آغاز» به کار «تغییرات نهایی» لینک شده است. کار «تغییرات نهایی» در تاریخ ۱ اکتبر به پایان می‌رسد. در شرایط معمول به این معنی است که کار «چاپ» نمی‌تواند پیش از تاریخ ۲ اکتبر آغاز شود.
اما ازآنجاکه حتما موارد چاپ‌شده را در تاریخ ۲۸ سپتامبر برای امتحان نیاز دارید، همان‌طور که نشان‌گر محدودیت مشخص کرده است، محدودیت «باید پایان یابد در» را برای کار «چاپ»، ۲۸ سپتامبر تعیین می‌کنید. ازآنجاکه محدودیت اعمال‌شده روی کار همیشه نسبت به هر رابطه‌ای که ممکن است با سایر کارها داشته باشد تقدم دارد، تاریخ آغاز کار «چاپ» به‌طور خودکار برای پایان در ۲۸ سپتامبر دوباره زمان‌بندی می‌شود.
در این مورد، محدودیت به ایجاد رابطهی غیرمنطقی با کار قبلی منجر شده است. اکنون چاپ طوری زمان‌بندی شده که پیش از تکمیل تغییرات نهایی آغاز شود. در این مثال نرم‌افزار مربوطه این مورد را با استفاده از یک آیکون، به‌عنوان مشکل احتمالی نشانه‌گذاری می‌کند که نشان می‌دهد لینکی با استفاده از یک محدودیت لغو شده است.
اگر بعدا تصمیم بگیرید این محدودیت را حذف کنید، برای مثال به این خاطر که برگزاری جلسه‌ی امتحان به تأخیر افتاده است، این لینک وابستگی کار دوباره اعمال می‌شود؛ مانند این شکل:
اضافه کردن منابع در نمودار گانت
بسیاری از برنامه‌های گانت به شما اجازه می‌دهند منابع را به کارها و برنامه‌ی پروژه‌های خود تخصیص بدهید. این منابع می‌توانند افراد، مواد، تجهیزات، مقدار بودجه یا هر چیز دیگری باشند. معمولا نام افرادی را که روی آن کارها فعالیت می‌کنند به‌عنوان منبع وارد می‌کنید.
نمودار گانت منابعی را که به هر کار تخصیص یافته‌اند، نشان می‌دهد. می‌توانید اطلاعات دیگری هم وارد کنید، برای مثال:
- وقتی منابع فرد یا گروهی باشد، مقدار زمانی که فرد یا گروه برای آن کار صرف خواهد کرد. این مورد معمولا در قالب درصد نشان داده می‌شود. ۱۰۰ درصد نشانه‌ی یک فرد به‌صورت تمام‌وقت است. بنابراین وقتی یک نفر از گروهی سه‌نفره تنها ۵۰ درصد از وقت را کار می‌کند، برای آن گروه ۲۵۰ درصد وارد می‌کنید.
- وقتی منابع مواد باشد، مقداری که برای کار نیاز است. برای موادی همچون شن، می‌تواند مثلا ۵۰ تُن باشد.
- هزینه‌ی منابع در مورد شخص می‌تواند به‌صورت دلار به‌ازای هر ساعت باشد. برای موادی همچون شن، می‌تواند دلار به‌ازای تُن باشد و برای الکتریسیته می‌تواند دلار به‌ازای هر کیلووات باشد.
- نسبت مصرف منابع مواد. برخی منابع هزینه‌ی ثابتی دارند اما برای بقیه، هزینه به مدت‌زمان کار بستگی دارد. برای مثال گرما می‌تواند به‌صورت کیلووات به‌ازای هر روز محاسبه شود.
برخی برنامه‌های گانت، طول هر ستون گانت (مدت زمان کار) را طبق مقدار کاری تنظیم می‌کنند که افراد تخصیص‌داده‌شده به آن کار می‌توانند انجام بدهند. استفاده‌ی بیش از حد از منابع می‌تواند نشانه‌گذاری شود، مثل وقتی که تغییر زمان‌بندی باعث می‌شود دو کار که دربردارنده‌ی گروهی یکسانی از افراد هستند، هم‌پوشانی داشته باشند.
تقویت نمودار گانت
برنامه‌های گانت عموما شامل ویژگی‌هایی هستند که استفاده از نمودار گانت را برای‌تان آسان‌تر می‌کنند. این ویژگی‌ها از برنامه‌ای به برنامه‌ی دیگر تفاوت دارند. چند نمونه:
- اضافه‌کردن یادداشت‌های توضیحی به کارها. این به‌ویژه برای کارهایی مفید است که محدودیت دارند. محدودیت‌ها بر لینک‌ها تقدم دارند و می‌توانند به موارد غیرمنطقی یا اختلافات زمان‌بندی در برنامه منجر شوند، بنابراین باید مراقب آنها باشید.
- برجسته‌سازی مسیر اصلی، به‌منظور دیدن کارهایی که هم‌اکنون تاریخ پایان پروژه‌ی شما را مستقیما تحت‌تأثیر قرار می‌دهند در یک نگاه. در برنامه‌ی پروژه، مسیر اصلی متناظر با کارها یا زنجیره‌ای از کارهای لینک‌شده است که ممکن نیست بدون به تأخیرانداختن کل پروژه به تأخیر بیفتند. اگر تغییر در تاریخ آغاز یا مدت‌زمان آن، بر تاریخ پایان پروژه (یا اگر در حال زمان‌بندی از انتهای پروژه هستید، بر تاریخ آغاز آن) تأثیر بگذارد، کار در مسیر اصلی قرار می‌گیرد. مراقبت از وضعیت کارهای مهم در هر زمانی، کلید مدیریت خوب پروژه است. اگر زمان کلی پروژه بیش از حد طولانی است، تنها راه برای کوتاه‌تر کردن آن و عقب‌آوردن تاریخ پایانش، کوتاه کردن این مسیر اصلی است.
- تعیین مایلستون یا مهلت برای نشانه‌گذاری تاریخ‌های مهم. مایلستون کاری با طول زمان صفر است که روی نمودار گانت به‌صورت نشانه‌ی مایلستون ظاهر می‌شود. مایلستون‌ها عموما برای نشان‌دادن تاریخ‌های مهم مانند رویدادها یا اهداف مهم در برنامه‌ی پروژه استفاده می‌شوند. برای مثال می‌توانید از مایلستون برای نشانه‌گذاری تاریخ‌های مطلوب تکمیل کار یا جلسات بررسی پروژه استفاده کنید.
نشانه‌ی مهلت روی هیچ‌یک از محاسبات گانت تأثیر نمی‌گذارد و فقط برای یادآوری نشانه‌ی قابل مشاهده‌ای را روی نمودار گانت قرار می‌دهد. در بیشتر برنامه‌های گانت اگر کاری از نشانه‌ی مهلت خود فراتر برود، نشان‌گر به شما هشدار خواهد داد.
- اولویت دادن به کارها.
- نشان دادن درصد تکمیل برای هر کاری، قابل مشاهده روی ستون کار.
- شخصی‌سازی ظاهر برنامه‌ی پروژه روی نمودار گانت، برای مثال رنگ ستون‌های کار، نشان دادن یا ندادن برچسب‌های اطلاعات.
بررسی پروژه با استفاده از نمودار گانت
بررسی برنامه‌ی پروژه به‌صورت منظم به‌منظور یافتن اختلافات یا سایر مشکلات فکر خوبی است. با این کار می‌توانید تغییرات مناسب را اعمال یا آنها را حذف کنید.
پرسش‌هایی که می‌توانید از خودتان بپرسید:
- آیا پروژه روی روال است؟ تاریخ پایانِ آخرین کار را روی نمودار گانت ببینید و بررسی کنید که این تاریخ منطقی باشد؛
- آیا کاری از مهلت خود تجاوز کرده است؟ اگر این‌طور است باید اقدامی صورت بدهید؛ مهلت را بیشتر یا حذف کنید، زمان بیشتری برای کار در نظر بگیرید یا افراد بیشتری را به آن اختصاص بدهید.
- آیا همه‌ی لینک‌های بین کارها ضروری هستند؟ با حذف لینک کارهایی که واقعا به یکدیگر وابستگی ندارند، می‌توانید از همه‌ی وقت اضافی موجود استفاده کنید، در نتیجه زمان‌بندی خود را کاهش می‌دهید و انعطاف‌پذیری را به حداکثر می‌رسانید.
- بررسی کنید که آیا ممکن است برخی کارها هم‌پوشانی داشته باشند تا زمان کلیِ پروژه کاهش بیابد. اگر این‌طور است زمان سبقت مناسب اختصاص بدهید (به زمان تأخیر و سبقت در نمودار گانت مراجعه کنید). امکان دیگر، تغییر برخی از روابط «پایان به آغاز» به «پایان به پایان» یا «آغاز به آغاز» است، البته اگر منطق زمان‌بندی‌تان اجازه می‌دهد.
- آیا محدودیت‌ها طبق انتظارتان عمل می‌کنند؟ اگر به محدودیت‌هایی که تعیین کرده‌اید، یادداشت توضیحی اضافه کرده‌اید، آن یادداشت‌ها را بخوانید تا ببینید مقصودتان هنوز هم برآورده می‌شود یا نه و به دنبال کارهایی بگردید که محدودیت دارند اما یادداشتی ندارند؛ شاید این کارها سهوا ایجاد شده و مشکل‌ساز شده‌اند. همچنین، ازآنجاکه محدودیت‌ها عموما بر لینک‌ها تقدم دارند، ممکن است باعث بروز اختلافاتی در زمان‌بندی شوند.
- آیا کارهایی که محدودیت دارند، همان جایی هستند که انتظار دارید؟ آیا با سایر کارهای دوروبرشان هماهنگی منطقی دارند؟ ببینید که تاریخ آغاز و پایان‌شان خیلی زود یا خیلی دیر نباشد.
- آیا هم‌پوشانی یا فاصله‌ای بین کارهای لینک‌شده وجود دارد؟ این مورد اغلب از محدودیت قطعی روی یک یا چند کار ناشی می‌شود، اما به‌خاطر داشته باشید که هم‌پوشانی‌ها و فاصله‌ها می‌توانند ناشی از زمان‌های سبقتی و تاخیری عمدی هم باشند.
