فرض کنید همکارتان در ایمیلی به شما اعلام کند که تا یک ساعت دیگر جلسهٔ مهمی دارید و باید برای ارائهٔ توضیحاتی مربوط به بخشی از یک پروژهٔ کاری آماده باشید؛ طبق گفتهٔ همکارتان داده‌ها و اطلاعات کلیدی مورد نیاز هم در ایمیل موجود است.
اما از بخت بد، ایمیل بسیار بد نوشته شده است. هرچه نگاه می‌کنید، نمی‌توانید اطلاعات لازم را پیدا کنید. غلط‌های املایی، جمله‌های ناقص و بندهای طولانی شما را چنان سردرگم می‌کند که باید چندین بار ایمیل را بخوانید تا اطلاعات لازم را به‌دست بیاورید. در نتیجه هنگام جلسه و ارائهٔ مطلب، به‌اندازهٔ کافی آماده نیستید و جلسه مطابق میل‌تان پیش نمی‌رود.
آیا با چنین مشکلی مواجه شده‌اید؟ در دنیای امروز که سرشار از فوران داده‌ها و اطلاعات است، انتقال پیام به شکلی شفاف، بدون ابهام و کارا امری حیاتی است. افراد زمانی برای خواندن ایمیل‌های طولانی ندارند و آن‌قدر صبور نیستند که با اشتباهات ساختاری ایمیل کنار بیایند!
با تقویت مهارت های نوشتاری خود، تأثیر بهتر و بیشتری روی اطرافیان از جمله رئیس، همکاران و مشتریان‌تان می‌گذارید. نتایج مثبت این تأثیرگذاری قابل پیش‌بینی نیست! در این مطلب به نکاتی که باعث بهبود مهارت نوشتاری شما و کاهش اشتباهات رایج نوشتاری می‌شوند، می‌پردازیم.
توجه به مخاطب و چارچوب
نخستین گام برای تهیهٔ یک متن مناسب، تعیین چارچوبِ نامه است. آیا هدف نوشتن یک نامهٔ غیررسمی، تهیهٔ یک گزارش، یک پیام تبلیغاتی یا یک نامهٔ رسمی است؟
چارچوب در کنار نوع مخاطب، تعیین‌کنندهٔ «لحن نامه» است و مشخص می‌کند لحن شما باید چقدر رسمی یا خودمانی باشد. مثلا آیا نامه‌ای که برای مشتری احتمالی‌تان می‌نویسید و نامه‌ای که برای یک دوست می‌نویسید، دارای یک لحن هستند؟ بی‌تردید این‌طور نیست.
مشخص کنید گیرندهٔ نامه کیست. هرچه که می‌نویسید باید برای خوانندگان یا دریافت‌کنندگان ایمیل قابل فهم باشد و لحن نامه و پیام آن را کاملا روشن و مشخص کند.
ساختار و سبک نگارش
پس از اینکه مشخص شد چه چیزی و برای چه کسی می‌خواهید بنویسید، نوبت به نوشتن می‌رسد. وقتی نمی‌دانید چطور شروع کنید قطعا در نوشتن گیر می‌کنید. نگذارید صفحهٔ سفید و خالی کامپیوتر باعث ترس‌تان بشود. به توصیه‌های زیر توجه کنید:
۱. شناسایی مخاطب و ویژگی‌های آن
فراموش نکنید که ممکن است مخاطب‌تان هیچ اطلاعاتی دربارهٔ موضوع نامه نداشته باشد، پس همهٔ اطلاعات موردنیاز مخاطب باید در نامه آورده شود.
۲. تهیهٔ طرح کلی و رئوس مطالب
این کار به‌ویژه هنگام نوشتن متن‌های طولانی مانند گزارش‌ها، معرفی‌نامه یا متن سخنرانی سودمند است و نوع مطالب و ترتیب ارائهٔ آنها را مشخص می‌کند، همچنین نامه را به چندین بخش کوچک‌تر که تهیه و مدیریت آنها ساده‌تر است تقسیم می‌کند.
۳. فرمول تکتا
اگر هدف از نوشتن، ترغیب خواننده به اقدام کردن است، فرمول توجه- کشش-تمایل- اقدام (تکتا) را به کار بگیرید. این چهار مرحله راهنمای شما در فرآیند نوشتن خواهند بود.
۴. جلب همدلی
وقتی نامهٔ فروش یا تخفیف برای مشتریان احتمالی می‌نویسید به این توجه کنید که چرا آنها باید تمایلی به خرید محصول شما داشته باشند؟ این کار چه مزیتی برای آنها دارد؟ همیشه نیازهای مشتریان را در مرکز توجه قرار بدهید.
۵. مثلث بلاغت
اگر می‌خواهید افراد را به کاری ترغیب کنید، باید به خوبی روشن کنید که چرا خواندن نامهٔ شما سودمند است. پیام‌تان را به شکلی که مخاطبان را جذب کند و اطلاعات لازم را در یک روند منطقی و پیوسته، ارائه کنید.
۶. تعیین زمینهٔ اصلی
اگر برای تعیین زمینهٔ اصلی نامه مشکل دارید، تصور کنید برای توصیف موقیعت‌تان تنها ۱۵ ثانیه زمان دارید. چیزهایی که به ذهن‌تان می‌رسد، به احتمال زیاد بیانگر موضوع و زمینهٔ اصلی نامه‌تان است.
۷. ساده‌نویسی
معمولا بهتر است ساده بنویسید و پیام‌تان را سرراست بیان کنید (به جز مواقعی که مقالهٔ علمی می‌نویسید). برای تاثیرگذاری بر دیگران از عبارات پرطمطراق استفاده نکنید.
ساختار
خواندن متن شما باید تا جایی که ممکن است ساده باشد. هر جا که ممکن است و در مکان‌های مناسب از عنوان‌ها، زیرتیترها، شماره‌گذاری و نشانه‌گذاری برای بخش‌بندی متن استفاده کنید. متنی که برای چشم‌ها خوشایند و به آسانی قابل بررسی باشد، نسبت به متنی طولانی با بندهای قطور بیشتر خوانده می‌شود.
عنوان‌ها باید قابلیت جذب خواننده را داشته باشند. استفاده از سؤال روش مناسبی به ویژه در پیام‌های تبلیغاتی یا گزارش‌هاست زیرا سؤال با تحریک حس کنجکاوی خواننده کمک می‌کند او را همراه خود نگه دارید.
در ایمیل‌ها و پیشنهادها از تیترها و زیرتیترهای اخباری استفاده کنید.
استفاده از نمودارها و شکل‌ها نیز روش خوبی برای فاصله‌گذاری در متن است. این ابزار دیداری نه تنها به ایجاد تنوع می‌کند بلکه به روشی ساده و سریع اطلاعات مهم را منتقل می‌کند.
ویرایش
بزرگ‌ترین مانع یک ویرایش خوب، عجله است. اگر متن‌تان را با عجله بررسی کنید، به احتمال زیاد اشکالات و اشتباه‌هایی را از قلم می‌اندازید. توصیه‌های زیر را دنبال کنید تا بتوانید به درستی، ایرادات احتمالی نوشته خود را اصلاح کنید:
- تیترها و زیرتیترها را فراموش نکنید. افراد اغلب از این قسمت‌ها می‌گذرند و روی متن اصلی تمرکز می‌کنند، اما درشت و بزرگ بودن تیترها آنها را از اشتباه مبرا نمی‌کند.
- متن را با صدای بلند بخوانید. این کار سرعت خواندن را کم می‌کند و در نتیجه احتمال تشخیص اشتباه‌ها را افزایش می‌دهد.
- در هنگام خواندن با انگشت متن را دنبال کنید. این هم روش دیگری است که سرعت خواندن کاهش می‌دهد.
- از آخر شروع کنید. متن را از آخر به اول، جمله به جمله بخوانید. این کار باعث می‌شود به‌جای محتوا روی خود متن و اشتباهات تمرکز کنید.
