وقتی صاحبان کسبوکار به این فکر می‌کنند که چطور کسبوکار خود را بهتر کنند، اغلب نکته‌های کوچک را نادیده می‌گیرند. ضبط تماس تلفنی و منشی تلفنی یکی از مفیدترین روش‌هاست، اما هنوز هم بیشتر صاحبان کسبوکار توجهی به آن نمی‌کنند. کسبوکار صرفا با تغییرات و اقدامات بزرگ و فراگیر سروکار ندارد، پس هرگز نباید این نکته‌های کوچک را نادیده بگیرید. در این مقاله به موضوع ضبط تماس می‌پردازیم. قول می‌دهم وقتی از قابلیت‌های آن آگاه شوید، شگفت‌زده می‌شوید.
در ادامه ۷ فایدهٔ مهم استفاده از ضبط تماس را با شما در میان می‌گذاریم:
۱. متوجه جزئیاتی می‌شوید که شاید جا انداخته یا فراموش کرده‌اید
موقع صحبت با مشتریان، باید فعالانه گوش کنید. یادداشت‌برداری اغلب به افراد کمک می‌کند جزئیات و ایده‌ها را حفظ کنند، اما انجام این کار طی تماس تلفنی ممکن است از گوش‌کردن فعالانه جلوگیری کند. با ضبط تماس، می‌توانید تمام توجه خود را به صحبت‌ها معطوف کنید و بعدا با پخش مجدد تماس، یادداشت‌برداری کنید. این باعث می‌شود مشتری حس کند با تمام وجود شنیده می‌شود؛ و این یعنی ایجاد تجربهٔ خوب در مشتری.
علاوه بر این، گاهی فهم آنچه مشتری می‌گوید دشوار است. مثلا محیط شلوغ است، مشتری تند صحبت می‌کند یا لهجهٔ نامفهومی دارد. در صورت نیاز می‌توانید درخواست تکرار کنید، و باید هم چنین کنید، اما اگر تماس را ضبط کرده باشید، بعدا آن را چندین بار گوش می‌کنید و مطمئن می‌شوید همه چیز را متوجه شده و چیز مهمی را جا ننداخته‌اید.
۲. گروه خود را مؤثرتر هدایت می‌کنید
با ضبط تماس‌ها، می‌توانید شیوهٔ صحبت‌کردن اعضای گروه‌تان با مشتری‌ها را بشنوید. این فرصت فوق‌العاده‌ای برای مدیران است تا بتوانند در تقویت مهارت‌های ارتباطی به اعضای گروه کمک کنند و توصیه‌هایی دربارهٔ چگونگی فروش مؤثرتر و ارائهٔ خدمات مشتری و پشتیبانی بهتر در اختیارشان بگذارند. همهٔ افراد سازمان می‌توانند از هدایت و بازخوردی که مدیران پس از کنترل ضبط تماس‌ها در اختیارشان می‌گذارند بهره‌مند شوند.
۳. مشتریان خود را بهتر می‌شناسید
ضبط تماس به گروه بازاریابی کمک می‌کند مشتری یا «شخصیت خریدار» را بهتر درک کنند. شخصیت خریدار، نمودی از مشتری معمول یا هدفِ شماست، مثلا «کارمند، ساکن شهر و بیست‌وچند ساله».
گروه بازاریابی با گوش‌کردن به تماس‌های مشتری‌ها، متوجه می‌شوند شخصیت خریدار را در مقایسه با مشتری‌های واقعی، چقدر خوب شکل داده‌اند. داشتن درک واقع‌بینانه‌ای از شخصیت خریدار، می‌تواند اثرگذاری تلاش‌های بازاریابی را بیشتر کند.
۴. محصول یا خدمات را تقویت می‌کنید
وقتی ضبط تماس‌ها را در اختیار بخش‌های مدیریت محصول، یا تحقیق و توسعه می‌گذارید، در واقع به آن‌ها کمک می‌کنید تا درک بهتری از چگونگی استفادهٔ مشتری از محصول، مزیت‌هایش از نظر آن‌ها، و این نکته داشته باشند که کجای این محصول می‌تواند بهتر باشد. همهٔ این‌ها اطلاعات ارزشمند و رایگانی هستند و می‌توانید آن‌ها را به محصولات و خدماتی تبدیل کنید که انتظارات مشتری را به‌شکل مؤثرتری برآورده می‌کنند.
۵. سنجیده‌تر صحبت می‌کنید
اغلب گفته می‌شود هزینهٔ جذب مشتری جدید، پنج تا هفت بار بیشتر از حفظ مشتری فعلی است. برای حفظ مشتری‌ها، باید خدمات مشتری فوق‌العاده‌ای ارائه کنید. گاهی اوقات آنچه می‌گویید اهمیتی ندارد، بلکه آنچه نمی‌گویید است که گفت‌وگو را شکل می‌دهد.
اگر کسبوکار کوچکی دارید، احتمالا مشتریانی همیشگی دارید که کم‌کم آن‌ها را شناخته‌اید. شما و اعضای گروه‌تان با گوش‌کردن به تماس‌های ضبط‌شده، می‌فهمید مثلا به فلان مشتری چه چیزی را نباید بگویید که مبادا احساساتش جریحه‌دار شود و این‌طوری دل همه را به دست می‌آورید.
۶. داستان مشتری‌ها را می‌شنوید
مشتری‌هایی که با شرکت شما تماس می‌گیرند و از تجربهٔ خود در استفاده از محصول یا خدمات شما تعریف می‌کنند، اینکه چرا آن را انتخاب کرده‌اند، چه کمکی به آن‌ها کرده و الی آخر، نعمت هستند! جدا از اعتمادبه‌نفسی که پیدا می‌کنید، شاید بتوانید از محتوای این تماس‌ها (که مشتری راضی است) برای بخش «رضایت مشتری» در کمپین‌های بازاریابی و تبلیغاتی خود استفاده کنید.
۷. متوجه می‌شوید خدمات مشتری‌تان چه تکاملی یافته است
با ایجاد یک پایگاه داده از تماس‌های ضبط‌شده، می‌توانید شیوهٔ برخورد کنونی اعضای گروه‌تان با مشتری‌ها را با شیوهٔ برخورد آن‌ها در گذشته مقایسه کنید. تفاوت‌ها به شما نشان می‌دهند که در کدام حیطه‌ها بهبود داشته‌اید و در کجا هنوز باید کار کنید؛ همین‌طور کسب‌وکارتان چه رشدی داشته است، و این می‌تواند ایجاد انگیزه هم بکند.
همهٔ این مزایا، فقط با ضبط تماس تلفنی و منشی تلفنی
ضبط تماس راه ساده و ارزانی برای کنترل کسبوکار و اعمال تغییرات است. داده‌های ارزشمندی در اختیارتان می‌گذارد؛ راه‌های بسیاری برای به‌کارگیریِ کاربردی این اطلاعات وجود دارند.
اگر تماس‌های تلفنی بخش اعظمی از کسبوکار شما هستند و از ضبط تماس استفاده نمی‌کنید، فرصت بسیار خوبی برای به حداکثر رساندن توانایی‌های کسب‌وکارتان را از دست می‌دهید. در بازار به‌شدت رقابتی کسب‌وکارهای امروزی، این بی‌توجهی نابخشودنی است!
نحوه استفاده از دستگاه ضبط تماس تلفنی و منشی تلفنی صوت پرداز
در طول روز و پایان وقت اداری مواقعی پیش می آید که امکان و آمادگی پاسخگویی به تلفن وجود ندارد، در این مواقع دستگاه ضبط مکالمات تلفن همراه با منشی تلفنی صوت پرداز گره‌گشا خواهد بود.
به این ترتیب که دستگاه را روی تعداد زنگی مشخص تنظیم می‌کنیم. در طول روز کلیه تماس‌های داخلی و بیرونی ما همراه با کالر آی‌دی و تاریخ و ساعت ضبط خواهد شد و در صورت زنگ خوردن تلفن بیش از تعداد تعیین شده، منشی تلفنی دستگاه به طور اتوماتیک پاسخگو خواهد بود و پیام ما را برای مخاطب پخش می‌نماید و سپس پیام تماس گیرنده را همراه با اطلاعات تماس ضبط خواهد کرد که با مراجعه به دستگاه ترکیبی ضبط مکالمات و منشی تلفنی در فرصت مناسب کلیه مکالمات تلفنی و پیام‌های منشی قابل شنیدن خواهد بود.
با فشردن دکمه C ID در هنگام پخش، تاریخ، ساعت، شماره تماس، داخلی یا خارجی و یا منشی به صورت شفاهی به اطلاع خواهد رسید. البته در صورت نیاز به ذخیره سازی در کامپیوتر، رم دستگاه را مختصری فشرده و بیرون می‌آوریم، سپس با استفاده از رم ریدر همراه دستگاه به پورت USB کامپیوتر متصل می کنیم.
برای هر روز یک فولدر جداگانه داخل رم می‌باشد و ساعت و دقیقه فایل صوتی روی اسم آن موجود می‌باشد، به‌همین‌خاطر به سهولت امکان دسترسی به فایل صوتی مورد نظر فراهم می‌آید.
در صورت نیاز به شنیدن مکالمات تلفنی و پیام‌های ضبط شده روی دستگاه از راه دور، می‌توانید شماره تلفنی که دستگاه به آن وصل می‌باشد را بگیرید و پس از برداشته شدن گوشی تلفن توسط دستگاه ضبط مکالمات تلفنی و منشی، رمز ۴ رقمی را وارد نموده و با دستگاه ارتباط برقرار نمایید، اکنون دستگاه شما را به صورت شفاهی راهنمایی خواهد کرد. می‌توانید به قسمت پخش مکالمات تلفنی ضبط شده و پیام‌ها بروید پیام‌ها را تک‌تک و یا روز به روز، کنترل کنید. در صورت نیاز به اطلاعات تماس گیرنده و یا تاریخ و ساعت، دکمه ۸ را فشار دهید.
در صورتیکه بخواهید از راه دور، پیام اولیه منشی و یا تعداد زنگ و یا … را تغییر دهید به همان روش فوق با دستگاه ارتباط برقرار کنید و مطابق راهنمایی‌های دستگاه، وارد قسمت تنظیمات شوید.
سلام، این مطلب خیلی برای من جالب بود، از این جهت که نمی دونستم دستگاهی هست که هم منشی تلفنیه و هم ضبط مکالماته، و هر دو تا کار رو با هم می تونه انجام بده
خود ما هم میدونیم منظور از ضبط تماس و منشی تلفنی چی هست. ولی کدوم برنامه اینکار رو انجام میده نام ببرید