هدف از برقراری ارتباط این است که پیام خود را به صورت واضح و شفاف به دیگران منتقل کنید. انجام این کار مستلزم تلاش دو جانبه از طرف فرستنده و گیرنده‌ی پیام است. این فرایندی است که می‌تواند آکنده از اشتباه باشد، زیرا خیلی از مواقع دریافت‌کننده ممکن است پیام را اشتباه برداشت کند. وقتی این موضوع تشخیص داده نشود، می‌تواند باعث ایجاد سردرگمی و در نتیجه از دست رفتن فرصت‌ها شود.
در حقیقت، ارتباط زمانی موفق خواهد بود که هم فرستنده و هم گیرنده، برداشت یکسانی از اطلاعات داشته باشند.
با انتقالِ موفقِ پیامِ خود، افکار و ایده‌ها را به صورت مؤثر انتقال می‌دهید. وقتی ارتباط موفق نباشد، افکار و ایده‌هایی که منتقل می‌کنید، بازتاب واقعی افکار شما نخواهند بود و در نتیجه ارتباط از بین خواهد رفت و موانعی بر سر راه اهداف حرفه‌ای و شخصی شما به‌وجود خواهند آمد.
در تحقیقی که اخیرا از افرادی که وظیفه‌ی استخدام کارمندان را در شرکت‌هایی با بیشتر از ۵۰ هزار کارمند به عهده داشتند انجام شده، به این نکته اشاره شده که مهارت های ارتباطی تنها عامل مهم و تعیین‌کننده در انتخاب مدیران هستند. این تحقیق آماری که توسط دانشکده‌ی کسب‌وکار کاتس (Katz) در دانشگاه پیتسبِرگ انجام شده، به این نکته اشاره می‌کند که مهارت‌های ارتباطی از جمله انتقال پیام به صورت کتبی و شفاهی، در کنار قابلیت همکاری با دیگران مهم‌ترین عاملِ موفقیت شغلی هستند.
به‌رغم اهمیت روزافزون مهارت‌های ارتباطی، خیلی از افراد با این موضوع مشکل دارند و نمی‌توانند افکار و ایده‌هایشان را به صورت کتبی یا شفاهی، به شکلی کارامد به دیگران منتقل کنند. این عدم توانایی، رقابت در محیط کاری را برای آنها غیر‌ممکن می‌کند و سد راه پیشرفت شغلی آنها می‌شود.
انتقال پیام در پیشرفت حیاتی است. به این منظور، ابتدا باید پیام خودتان را خوب بشناسید، سپس دقیقا بدانید مخاطب این پیام کیست و چگونه پیام را درک خواهد کرد. همچنین، باید شرایطی را که می‌خواهید پیام‌تان را در آن منتقل کنید هم در نظر بگیرید. این شرایط می‌توانند زمینه‌های فرهنگی و موقعیت‌های اجتماعی باشند.
مهارت‌های ارتباطی: اهمیت حذفِ موانع
موانع ارتباطی ممکن است در هر کدام از مراحل فرایند ارتباط سر برآورند. مراحل ارتباط شامل موارد زیر می‌شود: (تصویر زیر)
سوءِتفاهم و سردرگمی ممکن است در هر کدام از این مراحل بروز کنند. برای اینکه بتوانید به صورت کارامد و بدون ایجاد سوءِتفاهم پیام خود را منتقل کنید، باید در هر کدام از مراحلی که ذکر شد، میزان موانع را از طریق برقراری ارتباطی شفاف، دقیق و به خوبی برنامه‌ریزی شده کاهش بدهید. ما این مراحل را به صورت زیر دنبال می‌کنیم:
۱. مبدأ
شما به عنوان مبدأ ارتباط باید به خوبی بدانید دلیل برقراری ارتباط چیست و دقیقا چه چیزی را می‌خواهید منتقل کنید. همچنین باید با قطعیت بدانید که اطلاعاتی که قصد منتقل کردن‌شان را دارید مفید و دقیق هستند.
۲. پیام
پیام، اطلاعاتی است که می‌خواهید منتقل کنید.
۳. رمزگذاری
رمزگذاری، فرایندِ انتقال اطلاعات به صورتی است که گیرنده بتواند آنها را دریافت و به راحتی رمزگشایی کند. موفقیت شما در رمزگذاری به این بستگی دارد که بتوانید اطلاعات را به سادگی و به وضوح منتقل کنید و منابعی که باعث به‌وجود آمدن سوءِتفاهم می‌شوند مانند مسائل فرهنگی، فرضیات اشتباه و اطلاعات ناکامل را پیش‌بینی و حذف کنید. یکی از مهم‌ترین عواملی که در این مرحله به شما کمک می‌کند این است که مخاطب خود را به خوبی بشناسید. ناتوانی در شناختِ فردی که قصدِ برقراری ارتباط با او را دارید به فرستادن پیام‌های اشتباه منجر می‌شود.
۴. کانال ارتباطی
پیام‌ها از طریق کانال‌های ارتباطی منتقل می‌شوند. کانال‌های شفاهی مانند جلسات رو در رو، تلفن یا کنفرانس ویدئویی و کانال‌های کتبی، نامه، ایمیل و گزارش هستند.
کانال‌های مختلف مزایا و معایب متفاوتی دارند. به عنوان مثال دادن یک فهرستِ طولانی از دستورالعمل‌ها به صورت شفاهی مناسب نیست یا شاید برای‌تان دردسرساز شود اگر از طریق ایمیل فردی را به شدت مورد انتقاد قرار بدهید.
۵. رمزگشایی
رمزگشایی از پیامِ فرستاده شده نیز مانند فرستادن پیام به مهارت نیاز دارد. مهارت‌هایی که شامل خواندنِ با دقت پیام یا به دقت گوش دادن به آن می‌شوند. درست همان‌طور که ممکن است در مرحله‌ی رمزگذاری و ارسال، اشتباه و سوءِتفاهم روی دهد، به همان شکل این مشکلات ممکن است در مرحله‌ی رمزگشایی هم اتفاق بیفتند، خصوصا در مواقعی که فردی که اطلاعات را رمزگشایی می‌کند دانش کافی برای درک پیام را نداشته باشد.
۶. گیرنده
پیام به تک‌تک افرادی که مخاطب شما هستند فرستاده می‌شود. بدون شک در ذهن‌تان اقدامات یا واکنشی را که از آنها انتظار دارید تصور می‌کنید. با این حال، به یاد داشته باشید که هر کدام از این افراد با ایده‌ها و احساساتی وارد این ارتباط می‌شوند که مطمئنا بر درک آنها از پیام و پاسخی که به آن می‌دهند تأثیر می‌گذارند. برای اینکه در برقراری ارتباط، موفق ظاهر شوید، باید قبل از فرستادن پیام این موارد را در نظر بگیرید و بر اساس آنها اقدام کنید.
۷. بازخورد
مخاطب شما به صورت کتبی یا شفاهی به پیامی که شما منتقل کرده‌اید واکنش نشان داده و در نتیجه به شما بازخوردهایی ارائه می‌دهد. بازخورد تنها چیزی است که به شما اجازه می‌دهد متوجه شوید آیا مخاطب پیام را به درستی دریافت کرده است یا نه. اگر متوجه شدید سوءِتفاهمی رخ داده است، حداقل این فرصت را دارید تا یک بار دیگر پیام را بفرستید.
۸. زمینه
موقعیتی که در آن پیام شما فرستاده می‌شود زمینه نام دارد. زمینه می‌تواند شامل محیط اطراف یا فرهنگ (فرهنگ سازمانی، فرهنگ بین‌المللی و غیره) شود.
حذف موانع در تمامی مراحل
برای اینکه پیام را به صورت کارامد منتقل کنید، باید موانعِ ذکر شده در هر کدام از مراحل بالا را حذف کنید.
اجازه بدهید با خود پیام شروع کنیم. اگر پیام خیلی طولانی، نامنظم و حاوی اشتباه باشد، باید انتظار داشته باشید که گیرنده دچار سوءِتفاهم شود. استفاده از زبان شفاهی و زبان بدن ضعیف نیز می‌تواند باعث ایجاد سردرگمی شود.
موانع معمولا زمانی ظاهر می‌شود که فرستنده‌ها قصد دارند اطلاعات زیادی را با سرعتِ زیاد منتقل کنند. بعضی مواقع حتی ممکن است خودمان فکر کنیم که اطلاعات کم هستند، در صورتی که در حقیقت این‌طور نیست. در جوامع امروزی که عموما همه مشغله‌ی زیادی دارند، بهتر است زمان افراد را در نظر بگیریم و برای آن احترام قائل شویم.
بعد از اینکه این موضوع را به خوبی درک کردید، باید تلاش کنید تا با فرهنگ مخاطب‌تان به خوبی آشنا شوید و اطمینان حاصل کنید که می‌توانید پیام خود را به افرادی که از فرهنگ‌های مختلف در سازمان‌تان، یا حتی خارج از کشور فعالیت می‌کنند منتقل کنید.
