۷ روش برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار

0

گاهی اوقات تشخیص موانعی که سبب سوءتفاهم در محیط کار می‌شوند، آن‌قدرها که فکر می‌کنیم دشوار نیست. سوءتفاهم هنگامی روی می‌دهد که شفافیت در محیط کار وجود نداشته باشد؛ البته گاهی هم ممکن است ناخواسته اتفاق بیفتد. درهرصورت اگر سوءتفاهم حل‌نشده باقی بماند، ممکن است به درگیری در محیط کار یا کاهش بهره وری منجر شود.

واقعیت این است که داشتن تحصیلات یا تجربهٔ کاری لزوما به این معنا نیست که قدرت برقراری ارتباط مؤثر هم داریم. حتی تحصیل‌کرده‌ترین و باتجربه‌ترین افراد هم ممکن است در رساندن درست پیام‌شان به دیگران با مشکل مواجه شوند. می‌دانیم که ارتباط نامؤثر به هدر رفتن فرصت، زمان و منابع می‌انجامد. دلیل اصلی این مسئله این است که مکالمات ما در محیط کار معمولا سازنده نیست.

ویژگی‌های شخصی، فاصلهٔ فیزیکی، موضوع پیام، اصطلاحات خاصی که به‌کار می‌بریم و نیز فرهنگ، از جمله عواملی هستند که بر داشتن ارتباطی روشن، مؤثر و شفاف در محیط کار تأثیر می‌گذارند. در این مطلب، ۷ روش برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار را با هم مرور می‌کنیم که به افزایش بهره وری محیط کاری می‌انجامند.

۱. شناخت مخاطب

شناخت مخاطب برای ارتباط مؤثر در محیط کار کاملا ضروری است. منظور از ارتباط در اینجا، همۀ ارتباطات کلامی و نوشتاری، سخنرانی، ایمیل‌های روزانه، اطلاعیه‌های شرکت یا ارائهٔ به‌روزرسانی وضعیت پروژه‌هاست.

اینکه پیام‌مان را به‌خوبی به مخاطب انتقال دهیم یا نه، بستگی به این دارد که تا چه اندازه او را درک کرده‌ایم. به پرسش‌های زیر دقت کنید:

  • چه کسی طرف صحبت من است؟
  • هدف پیامی که می‌خواهم انتقال دهم چیست؟
  • مخاطب من چه چیزی را از این پیام باید درک کند؟
  • از او می‌خواهم چه کاری انجام دهد؟
  • بهترین روش انتقال پیام به او کدام است؟
  • چه برداشتی ممکن است از این پیام داشته باشد؟
  • پس از اینکه پیام را دریافت کرد، چه احساسی خواهد داشت یا چه واکنشی ممکن است نشان دهد؟

برای اینکه بتوانیم این پرسش‌ها را پاسخ دهیم، باید از قبل، رفتارهای مخاطب را مشاهده، تحلیل و بررسی کنیم. در یک کلام باید بدانیم با چه کسی طرف هستیم. مثلا رویکردی که برای ارتباط با گروه یا همکاران‌مان داریم، مسلّما باید متفاوت از نوع ارتباط با رئیس‌مان باشد، زیرا این دو گروه با هم تفاوت‌هایی اساسی دارند.

۲. درک موقعیت و صریح‌ بودن

روش‌هایی برای ارتباط مؤثر - درک موقعیت و صریح بودن

باملاحظه‌ بودن و سنجیده رفتار کردن نقشی اساسی در برقراری ارتباط مؤثر دارند. برای اینکه این دو صفت خوب را در خودمان نهادینه کنیم، باید برای آنها وقت صرف کنیم. برای برقراری ارتباط با دیگران در محیط کار، باید کمی صبر کنیم و موقعیت را درک کنیم، صحبت‌هایمان را واضح و صریح بیان کنیم و درعین‌حال، رفتار همدلانه‌ای با دیگران داشته باشیم. در اینجا چند نکتهٔ مهم وجود دارد که به برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار کمک می‌کند:

کنجکاو باشید

کنجکاوی در معنای خوب آن، در درک مخاطب بسیار سودمند است. با استفاده از سؤالاتی که با «چه چیزی» و «چگونه» آغاز می‌شوند می‌توانیم انتهای پرسش را باز بگذاریم تا مخاطب به‌ناچار به پرسش پاسخ دهد. به‌این‌ترتیب به‌راحتی می‌توانیم از توضیحات آنها اطلاعاتی را جمع‌آوری کنیم که نیاز داریم. همچنین، می‌توانیم با مطرح‌ کردن پرسش‌هایی کاوشگرانه، زمینهٔ بهتری از موقعیت به‌دست آوریم. هرچه موقعیت را بیشتر درک کنیم، احتمال انتقال بهتر پیام به مخاطب بیشتر خواهد شد.

مانند کودکان یاد بگیرید

معمولا کودکان هیچ پیش‌زمینه یا اطلاعات قبلی دربارهٔ چیزهایی که می‌آموزند ندارند. به‌همین‌دلیل در هنگام یادگیری می‌توانیم نوعی احساس فروتنی را در آنها ببینیم. این رویکرد بسیار مؤثر است. کافی است خودمان را به‌جای مخاطب قرار دهیم تا شرایط را از زاویۀ دید آنها ببینیم. اگر خودمان را پذیرا، آماده و مشتاق نظرات مخاطبان نشان دهیم، از آنها چیزهای زیادی یاد خواهیم گرفت.

پیش‌فرض‌های‌تان را بررسی کنید

معمولا وسعت دانسته‌های ما روی برداشت‌ها و قضاوت‌هایمان سایه می‌اندازد. به‌همین‌دلیل بهتر است ابتدا تصوراتی را که از قبل دربارهٔ مخاطب‌مان داریم بررسی کنیم. باید بدانیم دقیقا با چه کسی باید صحبت کنیم یا اینکه چه تحقیقاتی باید انجام دهیم تا بفهمیم که پیش‌فرض‌های‌مان درست است یا نه. بهتر است قبل از هر اقدامی خوب فکر کنیم.

همه را درگیر کنید

تقریبا همهٔ افراد دوست دارند در محیط کار احساس ارزشمند بودن داشته باشند و حس کنند که حضورشان مهم است. باید همهٔ ایده‌ها را بشنویم و هیچ دیدگاهی را از قلم نیندازیم. مثلا اگر در جلسه‌ای قرار است از افراد دربارهٔ موضوعی اطلاعات کسب کنیم، باید زمان کافی درنظر بگیریم تا همه نظرات‌شان را ابراز کنند. اگر زمان جلسه به‌پایان رسید، در همان جلسه اعلام می‌کنیم که بعدا با بقیۀ افراد صحبت می‌کنیم.

۳. خوب گوش‌ دادن

روش‌هایی برای ارتباط مؤثر - خوب گوش دادن برای ارتباط مؤثر بسیار مفید است

شاید بسیاری از ما با فنون و مبانی مهارت گوش‌ دادن صحیح آشنا باشیم. اما هنگامی‌که با انبوهی از جلسات، اولویت بندی ها و کارهای مهم درگیر می‌شویم، واقعا تا چه حد اصول مهمی را به‌یاد می‌آوریم که به برقراری ارتباط مؤثر کمک می‌کنند؟ تمرین نکات عملی زیر می‌تواند به گوش‌ دادن صحیح به مخاطب کمک کند:

تفسیر کردن

وقتی درحال صحبت با مخاطب هستیم، می‌توانیم با تکرار کلمات او یا بازگویی آنها به زبان خودمان گفته‌هایش را تأیید کنیم. به‌این‌ترتیب، او مطمئن می‌شود که منظورش را درک می‌کنیم و از آن بهتر اینکه اگر چیزی که ما فهمیده‌ایم همانی نیست که او می‌گوید، بلافاصله می‌توانیم موضوع را روشن کنیم.

سؤال‌ کردن

گاهی ممکن است در هنگام صحبت‌ کردن با مخاطب احساس کنیم به اطلاعات بیشتری نیاز داریم. در این زمان، بهترین کار این است که دربارهٔ جزئیاتِ بیشتر سؤال کنیم.


حتما بخوانید: چطور سؤال‌های بهتری بپرسیم؟

روشنگری

وقتی چیزی را به‌طور کامل درک نمی‌کنیم، بهتر است درباره‌اش بیشتر سؤال کنیم.

به‌خاطر سپردن

یکی از مهم‌ترین تمریناتی که برای ارتباط مؤثر ضروری است، تقویت مهارت به‌خاطر سپردن است. اگر تلاش کنیم مواردی را که می‌دانیم برای مخاطب‌مان مهم است به‌خاطر بسپاریم، می‌توانیم در آینده آنها را به او یادآوری کنیم. این به مخاطب نشان می‌دهد که ما خوب به او گوش داده‌ایم و برای حرف‌هایش اهمیت قائل شده‌ایم.

اینها مهارت‌های گوش‌ دادن بودند که برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار ضروری هستند. برای تقویت این مهارت‌ها باید تمرین کنیم. فراموش نکنیم که:

  • باید با دیگران همدلی کنیم؛
  • نباید فقط به احساسات خودمان اهمیت بدهیم؛ باید احساسات دیگران را هم درک کنیم؛
  • باید رفتارهای هیجانی و واکنش‌های خودمان و دیگران را بسنجیم؛
  • از ارزش‌ها و عقاید خودمان و دیگران آگاه باشیم؛
  • نشانه‌های ارتباط غیرکلامی مانند زبان بدن را ببینیم و درک کنیم.

۴. بررسی نحوهٔ دریافت بازخوردها

نحوهٔ دریافت بازخوردها، ابتدا بر واکنشی که نشان می‌دهیم و سپس نحوهٔ برقراری ارتباط مؤثر با دیگران تأثیر می‌گذارد. گفتنِ اینکه باید بازخوردها و انتقادها را بپذیریم، از انجام‌دادنش خیلی راحت‌تر است. ما انسان هستیم و طبیعت‌مان ایجاب می‌کند که گاهی آسیب‌پذیر باشیم. هنگامی‌که به‌دلیل رویدادهای زندگی پریشان می‌شویم یا وقتی که در محیط کار احساس فشار می‌کنیم، با کوچکترین بازخورد منفی حالت تدافعی می‌گیریم. به‌همین‌دلیل، نحوهٔ دریافت بازخورد بسیار مهم است.

اما چطور می‌توانیم مهارت انتقادپذیری و توانایی‌مان را برای جذب بازخوردها بهبود بخشیم؟ روش کلی کار این است که تمرین کنیم موارد سودمند را از بازخوردها بیرون بکشیم و از آنها یاد بگیریم. از سوی دیگر، باید از بخش‌هایی که سازنده نیستند خلاص شویم و دیگر به آنها فکر نکنیم. راهبردهای زیر می‌توانند در تقویت این مهارت کمک‌کننده باشند:

  • شناخت، درک‌ کردن و مدیریت واکنش‌ها و نیز هر آنچه که پس از دریافت بازخوردها به ما انگیزه می‌دهد؛
  • گرفتن پیام اصلی از بازخوردها بدون توجه به اینکه چه کسی این بازخورد را داده است؛
  • بازخورد را نوعی مشاوره درنظر گرفتن: نباید به این فکر کنیم که دارند قضاوت‌مان می‌کنند؛
  • تفکیک بازخورد به بخش‌های کوچک‌تر و قابل‌فهم‌تر؛
  • بازخورد گرفتن فقط برای یک موضوع خاص (هروقت بازخورد می‌خواهیم، فقط و فقط باید دربارهٔ یک موضوع خاص سؤال کنیم و این موضوع نباید کلی باشد)؛
  • آزمودن روش‌های پیشنهادشده در بازخوردها به‌شکل مرحله‌به‌مرحله و با گام‌های کوچک (نباید بلافاصله برای اجرای کامل هر پیشنهادی که به ما می‌دهند شیرجه بزنیم)؛

بازخوردها می‌توانند درس‌های زیادی به ما بیاموزند و در پیشرفت و رشدمان نقش مهمی داشته باشند. تفکیک بازخورد به بخش‌های کوچک می‌تواند در بررسی پیام‌ها و نشان‌ دادن واکنش مناسب سودمند باشد.

۵. ارائهٔ بازخورد بی‌طرفانه و ملموس (قابل‌مشاهده)

روش‌هایی برای ارتباط مؤثر - ارائه بازخورد سازنده

این یکی از سخت‌ترین بخش‌های تمرین برای ارتباط مؤثر است. دادن بازخورد به دیگران کار ساده‌ای نیست. می‌ترسیم کسی را برنجانیم، قصدمان پیشگیری از بروز درگیری‌هاست اما نمی‌دانیم چطور آن را انجام دهیم. خیلی مواقع از نظر هیجانی آماده نیستیم یا پیش‌فرض‌های‌مان مانع درک درست واقعیت می‌شوند.

یکی از روش‌های بسیار مؤثر در ارائهٔ بازخورد صریح و روشن استفاده از مدل «موقعیت، رفتار، اثر» (SBI) است:

  • موقعیت: ابتدا زمینه را آماده می‌کنیم. از خودمان می‌پرسیم چه اتفاقی، کجا و چه‌وقت افتاده است.
  • رفتار: رفتار را توضیح می‌دهیم. این سخت‌ترین بخش کار است، زیرا باید پیش‌فرض‌های‌مان را بررسی کنیم. رفتار مخاطب را باید طوری توضیح دهیم که قابل‌مشاهده باشد. مثلا لحن بازخورد با گفتن عبارت «تو بی‌ادبانه رفتار کردی» به‌جای «تو حرف مرا قطع کردی» تغییر می‌کند، زیرا بی‌ادب دانستن فرد برداشتی شخصی است، درحالی‌که قطع‌کردن صحبت‌مان رفتاری است که همه می‌توانستند ببینند و قابل‌مشاهده بوده است.
  • اثر: برای توصیف نتایج رفتار باید از عباراتی استفاده کنیم که اول‌شخص باشند؛ به‌این‌ترتیب به مخاطب می‌گوییم که این گفته‌ها از جانب خودمان است.

بعد از آن باید به گفت‌وگو ادامه دهیم. از آنها سؤال می‌کنیم تا با توجه به پاسخ‌های‌شان درک بهتری از موضوعِ پیش‌آمده پیدا کنیم. می‌پرسیم:

  • نظرتان چیست؟
  • چه اتفاقی برایتان افتاده است؟
  • چه چیزی از این موضوع فهمیدید؟
  • چه برنامه‌ای برای بهبود شرایط در آینده دارید؟

مثال اول

«توی جلسهٔ دیروز وقتی داشتید ارائه می‌دادین (موقعیت)، متأسفانه دربارهٔ دو تا از اسلایدها یه کم نامطمئن حرف می‌زدین و محاسبات فروش‌تون اشتباه دراومد (رفتار). راستش تا حدودی خجالت کشیدم، چون همهٔ اعضای هیئت‌مدیره توی جلسه حضور داشتند. نگرانم این مسئله روی اعتبار و خوشنامی تیم‌مون تأثیر منفی بذاره (اثر).»

مثال دوم

«جلسهٔ امروز عصرمون با مشتریان خیلی عالی بود. جلسه رو درست به‌موقع برگزار کردین و از قبل، همهٔ بروشورها رو روی میز چیده بودین (موقعیت). همهٔ تحقیقات‌تون درست انجام شده بود و به همهٔ سؤالات مشتریان پاسخ دادین (رفتار). من بهتون افتخار می‌کنم و با اعتماد به نفس میگم که با این کار فوق‌العاده سازمان‌مون می‌تونه تو موقعیت ویژه‌ای قرار بگیره. می‌تونم ببینم که به همهٔ اهداف‌مون می‌رسیم و از همه به‌خاطر اینکه سخت کار کردن، تشکر می‌کنم (اثر).»

دانستن چگونگی ارائه‌ دادن بازخوردی واضح، دقیق و قابل‌مشاهده، از مهارت‌های ضروری برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار است.


حتما بخوانید: چطور به رئیس، همکار و کارمندان خود بازخورد دهیم؟

۶. پیگیری، تأیید، مسئولیت‌پذیری

برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، فرایندی همیشگی و نیازمند پیگیری، تأیید و مسئولیت پذیری است. باید به‌شکل مداوم بر روند پیشرفت نظارت کرده و به‌شکل پیوسته از دیگران پشتیبانی کنیم. در این راستا باید پیشرفت همکاران، گروه‌ها یا حتی مافوق‌مان را تأیید کنیم.

پرسش‌های زیر برای ارزیابی و اطمینان از مؤثربودن ارتباطات در محیط کار سودمند هستند:

  • چه فرصت‌هایی را می‌توانیم ببینیم؟
  • چگونه می‌توانیم خودمان را با آنها وفق دهیم؟
  • چه تصمیماتی باید بگیریم؟
  • چگونه می‌توانیم نقش حمایتی داشته باشیم؟
  • چطور بفهمیم که پیام‌مان را به‌درستی دریافت می‌کنند؟

۷. استفاده از هفت واژهٔ اساسی در ارتباط مؤثر

برای هر نوع ارتباط در محیط کار می‌توانیم از این هفت واژهٔ مهم استفاده کنیم و آنها را به کار ببندیم:

  • شفافیت: هدف پیام‌مان چیست؟ آیا درک آن برای مخاطب آسان است؟
  • مختصرگویی: چه بخش‌هایی را می‌توانیم در صحبت‌مان حذف کنیم؟ آیا چیزی که می‌خواهیم بگوییم واقعا مهم است؟
  • ملموس‌ بودن: چه حقایقی را می‌خواهیم بیان کنیم؟ آیا این حقایق ملموس و قابل‌مشاهده هستند؟
  • درست‌ بودن: آیا پیامی که می‌خواهیم انتقال بدهیم کاملا درست است و اشتباهی در آن وجود ندارد؟ آیا اصلا برای مخاطب‌مان مناسب هست؟
  • منسجم‌ بودن: آیا جریانی منطقی در صحبت‌های‌مان وجود دارد؟ یا موارد ضدونقیضی در آن دیده می‌شود؟
  • کامل‌ بودن: آیا اطلاعات مربوطه به‌طورکامل ارائه شده است؟ آیا مخاطب می‌داند دقیقا چه کاری از او می‌خواهیم؟
  • مبادی‌آداب‌ بودن: لحن پیام‌مان چگونه است؟

کلام آخر

روش‌های ارتباط مؤثر در محیط کار به تمرین و صرف زمان نیاز دارد. ۷ روشی که در این مطلب گفته شد، می‌تواند به شما در برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار کمک کند. با استفاده از آنها می‌توانید مهارت های ارتباطی خود را بهبود بخشید.

شما از کدام‌یک از روش‌های فوق در محیط کارتان استفاده می‌کنید؟ کدام‌یک از موارد بالا را در همین ماه پیش‌ِرو می‌توانید در محیط کارتان اجرا کنید؟ آیا تجربه‌ای از برقراری ارتباط مؤثر در محیط کارتان دارید؟

خوشحال می‌شویم تجربۀ خود را با ما و دوستان‌تان در میان بگذارید.


در ادامه بخوانید: چرا گاهی اوقات دلمان می‌خواهد رئیس‌مان را بکشیم؟
با هرکسی که بخواهید می‌توانید ارتباطی موثر برقرار کنید

منبع lifehack

ارسال دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.